某物業公司行政管理規定

第五章行政管理規定

第一節值班規定

第一條為加強對節假日的值班管理,確保公司各項工作正常開展,為業主提供滿意服務,特指定本規定。

第二條值班人員

公司總部由部門經理以上人員構成;

管理處由主任、管理員、內勤、保安隊長構成;

工程維修部根據工作規章制度,安排水、電等維修工、電梯工值班;

第三條職責

1、接待節假日來訪的業主,對業主提出的問題及要求做到熱情接待,耐心解釋、處理及時;

2、了解、監督節假日在崗人員履行工作職責和遵守紀律的情況;

3、指揮處理突發事件,及時報告公司相關領導;

4、認真填寫《值班記錄》。

第四條程序

1、公司總部值班人員負責處理值班期間公司各部門發生的情況,負責指揮協調公司各崗位值班人員的工作,員工應服從其安排。每天必須對公司物業轄區進行一次巡查,檢查下級的值班情況;

2、管理處值班人員負責處理本轄區發生的情況;

3、保安人員實行24小時值班;

4、值班人員負責當班期間物業轄區的全面管理,發生緊急情況時執行《緊急情況處理程序》。考慮到物業管理工作的特殊性,各管理處主任、職能部門負責人在放假期間需保持通信暢通,遇有緊急情況需及時返回公司進行處理。

第五條值班時間和編排

1、值班時間:執行正常上下班時間;

2、辦公室每月一日編制公司當月節假日值班表,值班人員按班值班;

3、凡已排班的值班人員如遇特殊情況本人不能值班的可以換班,但事先必須在辦公室備案。

第二節公章管理規定

第一條公司對外簽訂的合同、協議一律須蓋公司行政章,報總理批準后方可以蓋章,并寫《公章使用登記表》。

第二條各部門的圖章由本部門負責人或指定專人保管,須經部門負責人批準方可蓋章,并只能在本部門轄區范圍內有效,超出范圍所造成的后果,由公章使用批準人承擔。

第三條公章如需攜帶外出,必須辦理出借手續。

第四條公章必須妥善保管,保持清潔、完好、清晰。

第五條加蓋公司行政章的合同、協議必須在辦公室存檔。

第三節文檔管理規定

第一條為提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,制定本規定。

第二條本公司所有文件均由辦公室辦理。

第三條文件處理包括發文處理、收文處理、文書處理三個環節的管理。

第四條所有文件填寫《文件登記薄》,重要文件由辦公室予以嚴格保管。

第五條發文處理

1、凡公司發文,由發文部門擬稿,辦公室按照發文格式對草擬的文稿進行審查、修改,經總經理審閱后,由總經理批準后簽發,文稿一經簽發即成定稿,據此生效。

2、辦公室負責文件的編號,確定份數,對打印好的文件加蓋公章。

第六條收文處理

1、辦公室對收到的文件須進行登記,登記的內容為:順序號、收文日期、來文單位、標題、備注等。

2、文件處理的基本原則是"及時"、"準確",并明確文件處理的責任者。

3、辦公室應將來文按照文件性質送到相應部門處理,須輪閱的填寫《文件閱覽登記表》。如遇性質不明的,請領導對應辦的文件由誰或哪一部門辦理及如何辦理寫出指示性意見。

4、辦公室應對文件辦理情況進行督促、檢查,提醒相關人員加快辦文速度。

第七條辦公室將每年度的重要文件進行匯總,分編裝訂成冊,存入檔案。

第八條將文件分類別確定保存期限

反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的,列入永久保存;

反映公司一般工作活動,在相當時間內需要查考的,列入長期保存;

在較短時間內本公司需要查考的各種資料,列入短期保存。

第九條保存期滿或在保存期內沒有必要繼續保存的文件,應及時予以廢除或銷毀。廢除必須經有關部門合議,報總經理認可,由辦公室執行。如對廢除沒有異議,應立即予以銷毀。

第十條文件的歸檔

1、歸檔的文件必須按年度立卷,公司承辦部門或人員應保證經辦文件的系統完整,并及時交辦公室保存,工作變動或因故離職后應將經辦的文件材料向接辦人員交待清楚,不得擅自帶走或銷毀。

2、歸檔范圍:

重要的會議材料;

上級機關來文中與本公司有關的決定、決議、指示、命令、計劃等文件材料;

本公司的請示與上級機關的批復;

本公司的各種計劃、總結、會議記錄、統計報表及簡報;

本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料;

本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料;

本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的簡報、照片、錄像等。

3、各部門、管理處應建立健全平時歸卷制度。

4、案卷質量總的要求是遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

5、永久、長期、短期案卷必須按規定的格式填寫卷內文件目錄,并放在卷首。

第十一條檔案管理規定

1、文書處理完畢后,由辦公室歸檔保存,經辦部門根據實際需要留存,如因業務需要原稿須由經辦部門保管,應由辦公室同意后妥善保管,辦公室以復印件存檔。

2、檔案管理人員應注意維護檔案清潔,防止損毀,每年年終整理一次。

3、保管期限屆滿的文件中,部分經核定仍有保存價值的,檔案管理人員應注明"參考"字樣,供員工參考。

4、借閱檔案(文件、資料)必須進行《文件檔案借閱登記表》登記后方可借閱。

5、案卷不準外借,只供在辦公室查閱,未歸檔的文件及資料可外借。

6、借閱檔案的人員必須愛護檔案,要保護檔案的安全和保密。

7、外單位借閱檔案,應持單位介紹信,并經總經理或相關負責人批準,但不得以任何形式(復印、拷貝、照相、電子郵件等)將檔案帶離公司。

第四節會議管理規定

第一條為改進工作作風,提高會議質量,特制定本規定。

第二條公司會議基本上歸納為:總經理辦公會議、部門經理會議、部門

會議、員工大會、(半)年度會議、臨時會議等。

第三條組織召開會議的部門、責任人要做好相應的會前準備工作,并做好會議記錄,對會議期間所使用的文件資料以及會議期間形成的文件進行收集、清理、立卷和歸檔。

第四條會議紀律

參加會議的人員不得遲到、早退。如不到會,必須事先請假,并說明原因。與會人員應統一公司著裝、佩戴工作牌。

開會期間,將手機、BP機等通訊工具調至震動或關機,如有來電,到室外接聽,避免影響會議進程;會議進行途中不得隨意離場;

對會議內容有異議的應舉手示意,經會議主持人認可后公開討論,不得私下交頭接耳,影響會議秩序。

以上如有違反,每條處以當事人10元。

第五條會議時間、地點由組織部門提前通知。

第六條總經理辦公會議

由總經理主持,參加人員:副總經理、總經理助理。

第七條部門經理會議

1、每月召開一次,時間定在每月的1日上午8:00,遇節假日順延。

2、會議內容:工作匯報、工作安排。

3、參加人員:總經理、各職能部門負責人及管理處主任。

4、會議程序

會議開始,上次會議遺留問題處理情況進展報告;

各部門負責人及管理處主任工作匯報;

會議提及事項當場解決,形成決議;

下步工作安排。

5、要求各與會人員作好充分準備,發言突出重點,簡介明了,多提建設性意見和建議。

第八條部門會議

職能部門每月一次,管理處每周一次,由部門主管主持;

參加人員:各部門員工。

第八條全體員工大會

每半年一次,由總經理或副總經理主持。

第九條(半)年工作會議

1、半年度工作會議、年度工作會議基本上分別于當年的7月和次年1月中旬召開,時間為1-2天。

2、參加人員:總經理、各職能部門負責人及各管理處主任。

3、會議由辦公室負責組織,包括會議場所、日程的安排,相關人員的通知以及相關資料的準備工作。

4、各職能部門負責人及各管理處主任作工作總結及計劃匯報,財務部要提供有關詳實數據,公布財務測算結果。

5、年度會議上討論通過各管理處及承包責任部門下年度管理目標、經濟目標責任書,并與公司簽訂協議。

第十條臨時會議

1、凡公司有重大情況發生或臨時性工作布置時,召開臨時會議,臨時會議不受時間、次數的約束,均可由發起人經總經理同意而召集有關人員開會商討。

2、參與人員積極配合發起人的工作,不得以任何理由拒絕參加會議,違者一次扣罰20元。

篇2:房地產有限公司行政管理規定

房地產開發有限公司行政管理規定

為加強公司內部管理,維護正常工作秩序,提高辦事效率,調動全體員工積極性,特作如下規定:

一、工作制度

1、實行每周五天、每天八小時工作制;

2、遲于上班時間5分鐘為遲到,早于下班時間5分鐘為早退

3、未經請示4小時不到崗為曠工;

4、節假日或非工作日期間需要加班時,服從公司或部門的安排

二、崗位形象:

1、衣著得體、儀表嚴整、舉止端莊。男士不留長發,不裸背露體,女士不穿短裙,不濃妝艷抹

2、講文明、講道德、講風格、搶困難、讓方便;

3、處理業務要體現快捷、認真、嚴謹、高效的工作作風。

4、對來公司辦天的客人(客戶),要熱情接待,談吐大方得體,維護公司形象。

四、勞動紀律

1、堅守工作崗位、盡職盡現,不得擅離職守;

2、工作時間嚴禁從事與業務無關的事務,不準干私事,不準從事娛樂性活動,不準因私打公司電話,工作需要打長途電話時,須經辦公室同意

3、講政策、講原則、令行禁止。堅決杜絕弄虛作假、欺上瞞下,虛報冒領等不正之風;

4、保守公司機密;

5、搞好辦公區(室)衛生,保持工作環境整潔

6、勤儉節約,愛護辦公設施,貴重物品誰使用誰負責。下班前,最后離開辦公區的工作人員要關閉電源,關好門窗

7、值班人員對于重要事項要隨時向公司報告。

四、考勤管理

各部門要嚴格要求,如實填報考勤表,每月15日前上報綜合部匯總進行核查,并根據考勤管理制度扣減工資,報財務部執行。

五、會議制度:

公司例會每周五召開一次,全體人員參加,總經理主持,由各部門理匯報本周工作完成情況,以及下周工作按排計劃。

篇3:公司行政管理處罰規定

常言道,有規矩方能成方圓,所以,對于一個公司而言,擬定一套完善的管理制度才能更好地管理公司。以下提供關于公司行政管理及處罰規定,僅供各位行政管理人員參考,并更好地進行員工管理。

辦公室管理

1、保持工作桌面整潔,認真整理、保管好本崗位文件資料。下班時認真清理文件資料,并整理歸類,以方便清潔員工桌面。

2、離開座位、下班后將座椅推到桌面內。

3、辦公區域嚴禁亂扔、亂倒、亂吐等不良行為,切記維護地毯清潔。

4、為保持辦公環境的整潔衛生,員工不得在辦公室內進餐或攜帶食物上班。一線員工在餐廳用餐。

5、嚴禁在辦公室、會議室等公共場所吸煙。吸煙請至樓梯口吸煙區,吸煙完畢煙頭隨手放入指定區域。

6、下班后自覺關閉電腦及本區域空調和電燈,尤其是休息日及節假日個體加班時,更要注意關閉空調及電燈。

7、保持工作環境的安靜有序,上班時間堅守工作崗位,嚴禁串崗、脫崗、扎堆聊天、看小說。

8、非工作需要的上網、睡覺、大聲喧嘩、吃喝談笑、聽音樂等擾亂秩序及有損公司形象的行為。

9、公司電話勿打私人電話,如有違反發生電話費用由個人承擔。

對違反本規定者,每次罰款100元/人/次。

辦公用品管理

1、辦公用品的申購由申請員工填寫“辦公用品申購表”,由其部門經理、行政人事部主管簽字同意后,交由行政人事部統一購買。

2、員工離職時,依據個人臺帳明細將耐用物品交回行政人事部,如果耐用辦公品丟失,按照成本價的80%賠償。行政助理在離職申請表上予以確認后方可辦理離職手續。

鑰匙管理

1、員工需使用公司門、柜子、抽屜等鑰匙者可向行政人事部提出領用其使用之鑰匙。

2、由行政人事部按實際情況分配使用各類柜子,行政人事部負責保管、發放、做好領用簽收記錄。

3、原則上所有鑰匙由行政人事部統一備份一把,特殊部門除外。

4、員工離職將其領用之鑰匙全部交回行政人事部,必須由行政助理簽字方可辦理離職手續。

5、鑰匙如有遺失需按如下規定金額賠償:

(1)所有門鑰匙50元/把。

(2)柜子、抽屜鑰匙10元/把(交行政人事部備份鑰匙者)。

(3)柜子、抽屜鑰匙50元/把(未交行政人事部備份鑰匙者)。

名牌(胸卡)管理

1、名牌作為員工身份識別的標志,員工上班時必須佩戴名牌。

2、保持名牌的衛生整潔,不得擅自將名牌上的信息進行涂改,行政人事部將進行不定時檢查,一旦發現有未佩戴名牌者,給予20元/次的處罰。

3、各部門負責人上班前需檢查部門員工名牌的佩戴情況,督促員工佩戴名牌。

4、名牌遺失應及時到行政人事部補辦,并交補辦手續費20元。不辦或未辦的員工將給予50元/次的處罰。

員工工作服管理

1、根據公司規定,行政人事部統一訂制員工工作服,并負責統一發放,做好登記管理工作。

2、按公司規定穿戴工作服,做到衣冠整潔,樸素大方。未穿著工作服者,給予20元/次的處罰。

3、員工不得擅自更改工作服款式和顏色。

4、工作服遺失應及時到行政人事部補辦,并交重新訂制費50元/件。

補充說明

1、員工如有違規行為發生,行政人事部依本制度執行處罰手續。出具處罰通知,并張榜公告。

2、員工罰款由行政人事部統一管理,歸入公司獎勵基金。

3、本制度的批準執行及相關條款的變更均由總經理批準進行。

4、本制度的日常執行管理及解釋由行政人事部負責。

上海****有限公司

二○一二年四月十七日