物業管理公司公文管理制度(七)

第一條總則

1.山東**物業管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業單位之間以及公司內各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規范化,特制訂本制度。

2.公文處理必須做到準確、及時、安全。

3.各類文稿均應符合公文規范,做到公文種類正確,標題完整,格式規范,內容簡明,措辭妥當,發送單位清楚,附件齊備。

4.一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

第二條公文分類

1.行文分類要求

1)按收文和發文對象,分為對外行文和內部行文;

2)按是否編號,分為編號文和不編號文;

3)編號文按刊印方式,分為公司發文和內部刊物;

4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

絕密:公司董事長簽發的相關文件;

機密:公司副總經理簽發的相關文件;

秘密:在公司一定范圍內執行、下發的其他文件;

2.介紹信

1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者,須經部門經理以上級領導批準;

2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;

3)不允許開具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領導授權人同意;

4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;

5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;

6)如若發現介紹信丟失,領用人應立即向部門經理或辦公室報告,及時采取相應措施;

3.內部出版物

內部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發、采用自定刊頭和單獨編號。(如:"山東**物業管理有限公司內刊"、"客戶通訊")

4.不編號文的范圍

1)有關公司內部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;

2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發出的非正式函件;

3)非正式對外發出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿;學術性、知識性資料;其他非正式材料;

4)內部管理規章制度、工作總結和業務規劃等;

5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內部行文。

第三條收(發)文

1.實行收、發文登記管理制度。需要分別記入"收、發文登記簿"的公文包括:

1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;

2)發文類:公司下發的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發或對外發出的商務傳真以及需由辦公室轉發到各部門、各項目的傳真;

2.公文傳真的收、發(除各部門可自行發送的傳真)均由前臺負責;

3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發送的信件匯總發出;

第四條公文格式

1.凡以山東**物業管理有限公司的名義對外、對內發出的正式公文,一律采用公司統一印制的公文紙;

2.公司內部行文采用統一印制的"內部聯絡單";

3.各部門對總經理呈送的報告,采用統一印制的"呈報批示單";

4.公文一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送(報)單位等部分組成。如有附件,應在正文之后注明附件名稱和順序;

5.公文紙一般用A4型,左側裝訂;

6.字體字號選用:

公文版頭為小初號加黑宋體字;

公文大標題選用二號(小二號)宋體字;小標題選用三號宋體字;

公文正文、抄送、抄報、印發說明、附件說明等均采用四號宋體字;

密級采用三號黑體字。

第五條公文辦理

1.草擬公文

1)首頁要使用公司統一的公文格式;

2)人名、地名、數字、引文要準確。時間應寫具體的年月,年份要寫全,統一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;

3)公文中的數字,除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外,一般用漢字書寫。在同一公文中,數字的使用要保持前后一致。

2.會簽

1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發;

2)凡以公司名義向公司內各部門發出的規章制度、決定、決議等,在正式下發前必須先經過公司領導會簽;

3)凡對外發出的正式函件,如內容涉及具體專業事務時,應由涉及的專業部門負責人會簽;

3.行文字號

1)5.3.1公司:魯**字[200*]第***號

2)5.3.2直屬部門:魯***字[200*]第***號

*為直屬部門代字,具體如下:

辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經營管理部---經、保安部--保、環境服務部--環

簽發公文必須經過發文單位負責人簽發。以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發。以公司名義發出的正式文件,必須經過總經理或其授權人簽發。

4.執行

1)辦公室負責將以公司名義發出的公文復印一份送執行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);

2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數準確;

3)對于不符合要求的公文,監印人可不予蓋章;

4)封發公文時要對公文進行檢查,防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要注明要求;

5)公司發出的規章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在"文件簽收單"上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

第六條公文歸檔

1.任何以公司、項目名義簽發的公文正本均需交辦公室歸檔存查;

2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;

3.存檔文件按照檔案管理規定執行,保存期滿列表報準監銷;

4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。個人不得保存應存檔的公文。

第七條責任

1.簽發人對公文主題和內容承擔領導責任。會簽人對公文專業內容承擔專業技術責任;

2.辦文部門負責人應對所經辦的公文內容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;

3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業知識和寫作能力,對公文內容承擔直接責任;

4.校對人以原稿為根據,應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發文中出現的校對錯誤承擔直接責任。

第八條附則

本文中未能包括之公文,可依據公司大原則制定相應行文辦法,并上報批準后執行。

篇2:房地產企業公文管理制度

房地產企業公文管理制度

公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率,規范體式的文書,公文管理是加強公司管理的重要內容。為使公司公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高文件使用效率,促進公司各項經營管理的運轉,特制定本辦法。

1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負責公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實事求是、精簡、高效的原則,做到及時準確、安全。同時必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家、公司秘密的安全。

2、公文的種類

(1)、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關部門和人員。

(2)、通知:傳達公司的決定和需要有關部門周知或者執行的事項,任免人員。

(3)、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況。

(4)、報告:適用于向上級匯報工作,反映情況,答復上級的詢問。

(5)、請示:適用于向上級請求指示、批準。

(6)、批復:適用于答復下級的請示事項。

(7)、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(9)、會議紀要:適用于記載、傳達會議情況及會議議定事項。

3、公文格式

公文一般由秘密等級、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。

(2)、發文單位標識應當使用發文單位全稱或規范化簡稱。

(3)、發文字號應當包括單位代字、年份、序號。

(4)、給上級單位的行文要注明簽發人、會簽人姓名。"請示"應當在附注處注明聯系人姓名和電話。

(5)、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并表明公文種類。

(6)、主送單位應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

(7)、公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。

(8)、公文除"會議紀要"或以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。

(9)、成文日期以簽發人簽發的日期為準。

4、行文規則

(1)、符合國家法律、法規及方針、政策有關規定。

(2)、行文應當確有必要,注重效用。

(3)、行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

(3)、公文要用國家法定計量單位。

(4)、公司對外正式行文,由公司相關業務主管部門起草,部門經理審核,主管副理審查,公司總經理批準,辦公室最后核定蓋章。

5、公文辦理

(1)、發文辦理程序:擬稿、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀。

(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

6、公文的歸檔和管理

(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要根據其相互聯系、特征和保存價值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由辦公室統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。同時對公文的貫徹落實情況進行督促檢查。

篇3:健升房地產公文管理制度

1.收文

A、政府部門及有關單位發來的公文收到后,均由行政人事部進行分類,掛號文件進行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達處理;屬于公司文件,經行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領導批閱。

B、根據批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負責催閱、催辦、催傳。

C、發文要有記錄,文件接收人需在發文登記表(見附件三)簽名。

D、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和部門經理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。

E、各部門對有公司領導指示的公文要及時處理,并將處理結果注于公文簽上。

F、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。

G、公司領導及部門開會帶回之發公司的公文及有關會議文件一律交行政人事部進行登記、收存。

H、發公司的重要公文(與公司全局有關的)均應將有關原件送行政人事部,復印一份由部門辦理或留存。

2.發文

A、凡以公司名義制發的文件。需請示主管副總經理同意后,由有關部門負責擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,由主管副總經理簽發。

B、已經主管副總經理簽發的文件底稿,由行政人事部進行登記,統一編號后打印。

C、以公司名義發文由行政人事部統一打印、校對,蓋章后發出。

D、以部門名義發文,由文件起草部門校對、復印,蓋章后發出。

3.發文注意事項

A、以公司名義發文,要以相應的公司信箋為對外行文的正式公文紙。

B、擬發傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。

C、復印公司內部傳閱文件,使用已復印過的單面紙或進行雙面復印,一般只發有關部門,節約開支。

4.公文種類

A、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

B、通告:適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

C、通知:適用于批轉下級單位的公文;轉發上級和不相隸屬單位的公文;發布規章;傳達要求下級辦理和有關單位需要或者共同執行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。

D、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

E、報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。

F、請示:適用于向上級機關請求指示、批準。

G、批復:適用于答復下級單位請求事項。

H、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題等。

I、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

5.公文格式

公文一般由發文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。

A、發文字號,凡以公司名義制發的公文,其發文號統一由行政人事部編排。

B、公文秘密等級分為"絕密"、"機密"、"秘密",其中:"絕密"、"機密"公文應標明份數、序號。

C、緊急文件分別標明"特急"、"急件"。

D、公文標題,應準確簡要地概括文件的主要內容,并準確標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

E、公文如有附件,應當在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

F、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。

G、公文的成文時間,經領導人簽發的日期為準。

H、文字從左至右橫寫、橫排,統一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。

I、公文用紙統一采用國際標準A4型(長297mm,寬210mm),左側裝訂。以公司名義發文,要采用公司信箋,并加蓋印章。

6.行文規則

A、各單位的行文關系,應根據相互間的隸屬關系和職權范圍確定。

B、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。

C、"請示"應當一文一事,一般只寫一個主送機關,切勿多頭主送,如需同時送其他機關,應當用抄送形式。

D、"報告"中不得夾帶請示事項。

E、草擬公文做到:

⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。

⑵人名、地名、數字、引文準確。用公文應先引標題,后引發文字號,日期應當寫具體的年、月、日。

⑶用詞用字準確、規范,文內使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。

⑷草擬公文應使用統一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書寫。

F、公文中的數字,除成文時間、部分結構次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須

使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。

G、屬于部門職權范圍的事項,應當由部門自行發文;部門的發文,一般只需抄報主管領導,避免濫送。

7.公文辦理

A、公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括審核、簽發、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

B、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領導指示或者交有關部門。

C、審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。

D、公文送領導簽發之前,應由行政人事部進行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關法律、法規,是否與有關部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。

E、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

8.公文立卷、歸檔及銷毀

A、公文辦完后,應當根據有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

B、公文歸檔,應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應當歸檔的公文。

C、沒有歸檔和存查價值的公文,經過鑒別和主管領導批準,可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應進行登記,由二個監銷,保證不丟失、不漏銷。