某工業(yè)園區(qū)設施設備、業(yè)主檔案的建立與管理方案

一、管理規(guī)章制度

科學完善、合理量化。健全實操的管理規(guī)章制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾▽?也是提高服務品質(zhì)、提升工業(yè)園區(qū)形象的重要依據(jù)。為進行統(tǒng)一規(guī)范和管理,接管后,我們將嚴格按照ISO9001國際標準人、及我公司質(zhì)量體系文件的要求,對項目實施專業(yè)化、規(guī)范化管理。我們還將根據(jù)該項目實際情況對規(guī)章制度及相關程序作適當調(diào)整。管理制度主要包括公眾制度及應急措施、ISO9001服務質(zhì)量控制程序文件、公司內(nèi)部管理制度等。

二、檔案建立與管理

隨著建筑設計高科技、專業(yè)化的發(fā)展,信息成為管理資源中又一重要因素,為此,在信息收取時廣開信息渠道,存儲時做到內(nèi)容全面、豐富,收集時盡可能地完整。我們擬對項目所有物業(yè)管理與服務的項目,從主體到配套,從建筑到環(huán)境,從硬件到軟件等都建立相應的管理檔案。并樹立檔案管理的財富觀、資源觀和服務觀,使檔案管理真正為管理服務。

三、檔案管理運作環(huán)節(jié)

1、資料的收集,直接隸屬于客戶服務中心。建立相應的規(guī)章制度,對所有檔案資源進行嚴格管理。在收集時,堅持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實際全面收集,小到一盆花都有詳細的資料收集。

2、資料的分類整理,根據(jù)其性質(zhì)、特點進行細分,做到條理清晰,分類合理。

3、資料歸檔管理,按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行分類保存,做到便于查找和調(diào)用,在進、出檔案室都有嚴格的規(guī)定,嚴防文件流失。檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。

四、檔案資料的分類

1、接管移交資料:

名稱資料內(nèi)容

工程建筑產(chǎn)權(quán)資料A:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文B:建筑許可證、投資許可證、開工許可證C:拆遷安置資料

工程技術資料A:紅線圖、總平面圖B:地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告C:工程合同、工程預決算D:工程設計變更、通知及技術核算單E:竣工圖:1.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設備竣工圖2.消防、智能化、中央空調(diào)等工程及地下管網(wǎng)竣工圖F:房屋、消防、智能化、中央空調(diào)等竣工驗收證明書G:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書H:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書I:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設備的檢驗合格證書J:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設備技術資料K:砂漿、混凝土試塊、試壓報告L:綠化工程竣工圖M:其它技術資料

2、管理檔案資料

名稱資料內(nèi)容

物業(yè)資料A:基本資料

B:標識資料

事務管理資料A:事務值班表

B:事務交接記錄表C:物品搬出(入)登記表D:日常事務巡視記錄E:事務回訪登記表

維修資料A:維修申報表B:維修服務派工單C:維修回訪記錄本D:公共設施維修記錄

安全防范及交通管理資料A:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄B:查崗記錄C:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄D:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車輛出入記錄

設備管理資料A:公用設施保養(yǎng)維修記錄B:各項機電設備保養(yǎng)維修運行記錄C:設備分承包方維修保養(yǎng)記錄D:設備檢查記錄

員工管理資料A:員工個人資料、聘用表B:員工業(yè)績考核及獎罰記錄C:員工培訓計劃及實施記錄D:員工培訓考核記錄E:員工外出考評及參加演練記錄F:員工住房及內(nèi)務管理記錄

意見反饋資料A:服務質(zhì)量回訪記錄表B:意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄C:投訴及處理記錄表

行政文件資料A:管理處主任值班及督察記錄B:政府部門文件C:物業(yè)公司及主管領導部門文件D:管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件E:管理處榮譽一覽表F:管理處接待來訪參觀記錄表

會務資料A:會務承辦實施方案B:會務攝影及錄音、錄像資料

篇2:物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

為了確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業(yè)主入住、進行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機構(gòu)詳細資料登記表,進出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業(yè)主證領用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3.檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經(jīng)相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當業(yè)主聯(lián)絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

篇3:業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程九

　　業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(九)

1.0目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

2.0適用范圍

　　適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.0職責

　　3.1客戶服務中心行政文員負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　3.2客戶助理負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　4.0程序要點

　　4.1業(yè)主檔案內(nèi)容

　　4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約》。

　　4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　4.1.3《入伙流轉(zhuǎn)表》。

　　4.1.4《業(yè)主物品領取清單》。

　　4.1.5《裝修申請表》

　　4.1.6業(yè)主的有關證件復印件。

　　4.1.7其他應保存的資料。

　　4.2檔案盒袋的制作

　　4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

　　4.2.2將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm位置上。

　　4.3業(yè)主檔案袋的制作

　　4.3.1準備適量尺寸的檔案袋。

　　4.3.2將寫有'樓層號、房號'標在檔案袋封面上。

　　4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內(nèi)。

　　4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。

　　4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

　　4.7業(yè)主檔案的跟蹤

　　4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶助理應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

　　a)業(yè)主發(fā)生更替時。

　　b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時。

　　4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準,經(jīng)客戶服務中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　4.9業(yè)主檔案應永久保存。

　　4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

　　4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心檔案客戶助理績效考評的依據(jù)之一。

　　5.0記錄

　　5.1《業(yè)主檔案目錄》

　　6.0相關支持文件

　　6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》