物業(yè)公司檔案管理方案

1、管理內(nèi)容:

(1)工程檔案;

(2)租戶檔案;

(3)工作檔案;

(4)財(cái)務(wù)檔案;

(5)文件檔案。

2、管理措施:

(1)制定檔案管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;

(2)按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;

(3)專人管理,責(zé)任到人,存放有序,管理規(guī)范;

(4)配置專門的檔案管理用房和必要的設(shè)施設(shè)備,以滿足檔案管理要求;

(5)根據(jù)檔案資料的形式、性質(zhì),采用不同的管理手段,科學(xué)管理,確保檔案資料完整、安全;

(6)實(shí)現(xiàn)電腦化管理,提高管理水平。

篇2:物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會審報(bào)告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲存,便于查找。同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運(yùn)用

工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

篇3:物業(yè)公司合同檔案管理方案

　　一、背景介紹

　　合同是物業(yè)公司與業(yè)主、供應(yīng)商等相關(guān)方之間確立權(quán)利義務(wù)的重要法律文件，對于物業(yè)公司的經(jīng)營和管理具有重要意義。然而，由于物業(yè)公司業(yè)務(wù)繁雜，承接的合同眾多，合同檔案繁雜、易丟失等問題嚴(yán)重影響了公司的運(yùn)營效率和管理水平。因此，建立一套可行的物業(yè)公司合同檔案管理方案是十分必要的。

　　二、管理目標(biāo)

　　合理、高效地管理物業(yè)公司的合同檔案，確保其真實(shí)、完整、安全。

　　三、管理原則

　　1. 法律合規(guī)原則：嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求進(jìn)行合同檔案管理，確保合同合法、合規(guī)。

　　2. 政策導(dǎo)向原則：根據(jù)國家政策和相關(guān)文件的要求制定合同檔案管理制度，及時(shí)進(jìn)行更新。

　　3. 統(tǒng)一管理原則：盡量減少行政部門、項(xiàng)目部門之間的合同檔案管理分散現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化。

　　4. 系統(tǒng)建設(shè)原則：建立合同檔案管理系統(tǒng)，通過電子化、數(shù)字化手段優(yōu)化合同管理流程，提高管理效率。

　　5. 安全保密原則：對涉及公司業(yè)務(wù)機(jī)密的合同檔案進(jìn)行加密存儲，確保檔案安全。

　　四、管理內(nèi)容

　　1. 合同登記

　　(1)制定詳細(xì)的合同登記表，包括合同編號、合同名稱、合同類型、甲方、乙方、簽訂日期、履行期限、合同金額等要素，確保合同登記信息詳實(shí)、準(zhǔn)確。

　　(2)合同登記表應(yīng)分為紙質(zhì)版和電子版，便于實(shí)施合同檔案的電子化管理。

　　(3)明確合同登記責(zé)任人，負(fù)責(zé)各合同的登記、更新和管理工作。

　　2. 合同存檔

　　(1)建立合同存檔制度，將紙質(zhì)合同檔案進(jìn)行分類整理、編目，并制定合適的存儲要求，包括溫濕度、防火環(huán)境等。

　　(2)合同存檔應(yīng)按照合同編號順序排列，每個(gè)合同都應(yīng)有明確的存檔位置。

　　(3)合同存檔應(yīng)具備進(jìn)出庫登記制度，對借閱合同進(jìn)行登記備案，加強(qiáng)對合同檔案的監(jiān)管。

　　3. 合同電子化管理

　　(1)建立合同電子化管理系統(tǒng)，將合同紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、數(shù)字化處理，并通過系統(tǒng)進(jìn)行管理。

　　(2)電子化管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同檢索、更新、備份、歸檔等功能，方便合同的查找和管理。

　　(3)電子化檔案應(yīng)采取合適的加密措施，確保合同信息的安全性和保密性。

　　4. 合同過期提醒

　　(1)建立合同過期提醒機(jī)制，提前設(shè)置提醒時(shí)間，及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行續(xù)簽或處理。

　　(2)合同過期提醒可以通過系統(tǒng)自動發(fā)送提醒郵件或短信等方式進(jìn)行，提高合同管理的及時(shí)性。

　　5. 合同審批流程

　　(1)制定合同審批流程，規(guī)定合同的審批權(quán)限和流程，包括合同起草、內(nèi)部審核、主管審批等環(huán)節(jié)。

　　(2)通過電子化審批系統(tǒng)對合同流程進(jìn)行管理，提高審批效率，減少人為錯(cuò)誤和漏審情況的發(fā)生。

　　6. 合同風(fēng)險(xiǎn)評估

　　(1)建立合同風(fēng)險(xiǎn)評估制度，對涉及較大金額或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和備案。

　　(2)風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等多個(gè)角度進(jìn)行綜合考慮，確定合同的風(fēng)險(xiǎn)等級，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行管理。

　　7. 合同變更管理

　　(1)建立合同變更管理制度，規(guī)范合同變更的流程和程序，包括變更申請、評估、審批和執(zhí)行等環(huán)節(jié)。

　　(2)合同變更應(yīng)明確變更的原因、內(nèi)容、時(shí)限等要素，并經(jīng)相關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方可進(jìn)行變更。

　　(3)合同變更信息應(yīng)及時(shí)更新到合同登記表和電子化管理系統(tǒng)中。

　　五、監(jiān)督與評估

　　1. 建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，定期對合同檔案管理方案進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的執(zhí)行和運(yùn)行效果。

　　2. 定期進(jìn)行合同檔案管理的績效評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化管理流程，提高管理水平。

　　六、總結(jié)與展望

　　通過建立合理、高效的物業(yè)公司合同檔案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提升公司的管理水平和競爭力。相信在方案的實(shí)施過程中，將會取得顯著的成效。