荔園物業入伙管理工作規程

1目的

規范住戶入伙管理工作,確保住戶順利入伙。

2適用范圍

適用于住戶入伙的管理工作。

3職責

3.1公司經理負責指導組織安排入伙工作。

3.2客服部主管負責組織安排入伙工作。

3.3客服部各崗位工作人員負責具體辦理入伙手續。

3.4財務部負責核收各項入伙費用。

3.5工程部負責樓宇整改的跟進、水電的開通以及裝修方案審核工作。

4工作規程

4.1入伙、業主、住戶、客戶的定義

1)入伙定義:是指住戶收到書面入住通知,并辦理完相應手續。住戶收到入住通知單上通知辦理入住的時間,視為入住時間。

2)業主定義:指物業所有權人。

3)住戶定義:指物業所有權人和物業使用人。在管理制度稱呼和意見征詢等場合以“住戶”進行稱呼。

4)客戶定義:一般指物業所有權人、物業的使用人和外部客戶。在一般日常管理工作中均以“客戶”稱呼。

4.2本規程中的“入伙”主要是指住戶入住。

4.3住戶入伙的準備(指業主入住和租戶入住)

5業主入伙

5.1業主入伙資料的準備;

1)根據本物業的實際情況編寫和印刷《住戶手冊》、《臨時管理規約》、《前期物業管理服務協議》、《區域防火責任協議書》、《入伙通知書》;

2)《入伙通知書》的內容要求寫明物業管理公司的辦公地點(以下簡稱公司)、業主辦理入住手續時應帶的資料、證件及交納的費用明細,并附簡明扼要的入住流程等;

3)印刷以下各類入伙表格:

①《鑰匙領用/移交登記表》;

②《裝修申請表》;

③《物業使用說明書》;

④《物業質量保證書》;

⑤《房屋交接驗收表》;

⑥《住戶入住情況登記表》。

4)設計辦理入伙手續流程圖(請參見7、8)。

5.2入伙時的環境布置:涉及服務標識牌的按VI設計辦理:

1)入口處掛“歡迎您喬遷×××”拱門橫幅和插彩旗,營造熱烈的氣氛;

2)樹立指路牌,由入口處到物業公司或至辦理入住的現場。

3)“入口處”標明物業公司的辦公地址和辦公時間。

4)物業管理公司對入住辦公環境的布置:

①掛燈籠,飄小彩帶,擺放花藍、盆景,給人以隆重、喜慶的氣氛

②張貼醒目的“辦理入住手續流程圖”,辦理手續窗口設置要求做到“一條龍服務”,各窗口標識清楚,一目了然;

③管理人員著裝整潔,精神飽滿;

5.3客服部依據物業管理公司議定的入伙時間,提前向業主發出入伙通知。

5.4業主收到《入伙通知書》后,應當在規定的時間內帶齊有關證件和資料到公司辦理入住手續。如果在規定期限到來的前3天內,業主尚未辦理入住手續的,客服部物業助理應再次發函或致電通知尚未辦理入住手續的業主前來辦理入住手續;超過規定期限未辦理入住手續的,客服部應將情況向公司領導匯報,由公司領導決定是否登報催辦。

5.5入伙手續的辦理(詳見:入伙手續流程圖)

1)在收樓驗房時,物業助理應邀請業主一起將水電表讀數抄錄在《房屋交接驗收表》中。

2)辦完業主入住手續后,物業助理應及時收集、整理業主資料并及時建立“住戶檔案”。

6租戶入住

6.1租戶入住的條件

1)已正式簽訂《房屋租賃合同》;

2)已繳清所有租賃費用;

3)已提供租戶身份證明的資料;

4)房屋裝修已經過公司驗收合格。

5)辦完租賃手續后,物業助理應及時收集、整理租戶資料,并及時登記。

7辦理入伙手續流程圖(略)

8入伙流程說明

8.1備件

8.2業主辦理入伙手續前要備齊如下文件資料:

1)入伙通知書;

2)購房合同原件、復印件;

3)購房付款證明及復印件;

4)業主身份證及復印件,1寸近期免冠彩照兩張;

5)維修資金繳款憑證;

6)業主委托書(委托他人辦理時需帶)、被委托人身份證及復印件;法人授權委托書、營業執照副本及復印件(公司購房時需提供)。

8.3登記、驗證

1)業主帶齊上述文件資料到物業公司交驗、存檔;

2)簽領《住戶手冊》、《《裝修指引》等資料;

①此等資料由業主簽字領取,并由工作人員知會有關事項。

②業主領取此等資料應仔細閱讀了解其內容。

8.4簽署《臨時管理規約》、《區域防火責任協議書》、《前期物業管理服務協議》,一式二份,業主簽署后各留一份,其余交物業公司留存。

8.5填寫《住戶入住基本情況表》

1)業主領取《住戶入住基本情況表》后,應仔細填寫,內容清楚,數據完整。

2)《住戶入住基本情況表》填寫后交物業公司存檔,以便管理和聯系。

8.6繳費

由工作人員指引業主到物業公司財務部門繳納入住費用,并簽署水電費、管理費用銀行托收協議。

8.7驗樓、收樓

1)業主或委托人在物業公司工作人員帶領下到所購物業驗樓。

2)驗樓時發現的問題詳細記錄在《房屋交接驗收表》,由業主或委托人、物業公司工作人員在表上簽字確認。

8.8領取鑰匙

業主驗收完樓后,無問題的,悉數將鑰匙全部領走;有問題的,留下一把入戶門鑰匙供維修時使用。

8.9按規定辦理裝修申報手續

業主憑簽完字的《入住辦理流程單》到物業公司按裝修流程圖辦理裝修申報手續。

9按規定辦理水、電、氣、電話、有線電視及車位使用手續。

9.1領取有關申請表并填寫。

9.2簽署相關的委托銀行收費協議書。

9.3將申請表、協議書交相關單位或客服部辦理。

篇2:物業入伙管理程序5

物業入伙管理程序(五)

1目的

本程序明確了對物業的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業主(客戶)準確而有秩序的入住。

2適用范圍

適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續。

3相關標準要素

GB/T19002-ISO90024.84.94.10

4相關文件

4.1質量手冊第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物業的驗收程序

4.3業主(客戶)維修安裝服務

4.4物業裝修管理

4.5提供給業主(客戶)的文件的控制

4.6物業管理費用收取

5職責

5.1物業管理部負責入伙管理中的主要事務。

5.2財務部負責向業主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。

5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。

5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。

5.5經營部負責制定入伙預交費用標準。

6實施程序

6.1入伙準備工作

6.1.1物業管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:

a.入伙時間;

b.負責入伙工作的人員及其職責;

c.入伙手續;

d.入伙過程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作計劃應由物業管理部經理批準。

6.1.3開發商應提前一個月向業主(客戶)發出《入伙通知書》,詳細說明:

a.需業主(客戶)準備的證明材料;

b.需業主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續的程序。

6.1.4辦理入伙手續的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業主(客戶)辦理入伙手續時的各類咨詢和引導,以便于業主(客戶)辦理各項手續。

6.2入伙審查登記

6.2.1管理處應建立入伙登記表,管理處對業主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發放資料,應包括:

a.《入住說明》;

b.《住戶手冊》;

c.《住戶公約》;

d.《管理協議》;

e.《預交費用標準》;

f.《裝修須知》;

g.《住戶登記表》;

h.《裝修審批表》;

i.《驗收交接表》。

6.2.2上述發放的資料應在《入伙登記冊》中由業主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業主(客戶)的文件的控制》進行控制。

6.2.3在提供給業主(客戶)的《入住說明》中應明確由業主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:

a.身份證或工作證復印件;

b.《業主(客戶)登記表》;

c.購/租房合同的正本及復印件;

d.已簽署的《住戶公約》、《管理協議》。

6.2.4管理處對業主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.公約和管理協議是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同、及《業主(客戶)登記表》是否一致。

6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協議》一份,在《入住通知書》注明簽收。

6.3預交費用

6.3.1經營部應根據政策、法規及發展商或業主委員會的規定,制定《入伙預交費用標準》。

6.3.2經營部在審查并接收業主(客戶)提交的文件后,應通知業主(客戶)去財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后轉交財務部)。

6.3.3財務部根據《入伙預交費標準》向業主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。

6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。

6.4發放鑰匙及房屋驗收

6.4.1上述手續完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協議》、及各項收費票據后向業主(客戶)發放鑰匙,并在《鑰匙發放登記表》上登記。同時應和業主(客戶)協定驗收房屋的時間和方式。

6.4.2管理處與業主(客戶)一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《驗收交接表》上簽字確認。

6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門。具體參見運作程序《業主(客戶)維修安裝服務》。

6.5入伙后的裝修管理

6.5.1物業管理部在提供給業主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求,具體內容參見運作程序《物業裝修管理》。

7記錄

7.1入伙通知書

7.2入伙登記表

7.3住戶登記表

7.4驗收交接表

篇3:客戶入伙管理工作程序

1.0目的:讓客戶便捷辦理入伙手續。

2.0范圍:管理處客服部。

3.0職責:

3.1客服部負責物業入伙的辦理及檔案的建立。

3.2其它部門負責協助。

4.0程序:

4.1物業入伙程序:

4.1.1驗證并存檔客戶的相關資料:

4.1.1.1《入伙通知書》;

4.1.1.2《購房合同書》原件,留存復印件;

4.1.1.3客戶《身份證》或營業執照原件,留存復印件;

4.1.1.4若客戶委托他人辦理入伙,需提供《客戶委托書》、客戶身份證原件及被委托人《身份證》原件及復印件。

4.1.2領取入伙資料袋:

4.1.2.1《業主登記表》;;

4.1.2.2《業主公約》一式兩份;

4.1.2.3《前期物業管理服務協議》一式三份;

4.1.2.4《房屋裝修申請書》;

4.1.2.5《房屋使用說明書》及《房屋質量保證書》;

4.1.2.6《室內管線分布圖》(含電、給排水平面圖);

4.1.2.7入伙收費一覽表;

4.1.3業主辦理相關手續

4.1.3.1填寫《業主登記表》,簽訂《業主公約》;

4.1.3.2客戶部相關人員收表;

4.1.3.3客戶繳納相關入伙費用;

4.1.3.4貼心管家和維修部技工陪同客戶驗收房屋,驗房時若客戶提出質量問題,記錄在《房屋交接驗收表》上,無問題由客戶在表單中簽字確認。

4.1.3.5貼心管家負責匯總、[[整理房屋問題,聯系施工單位進行整改工作。

4.1.3.6整改完畢由貼心管家把結果反饋給客戶,由客戶在《房屋交接驗收單》上確認簽名。

4.1.3.6合格及整改合格后,向客戶發放該單位鑰匙,并請客戶在《業主登記表》中的鑰匙欄中簽字,如客戶需管理處托管鑰匙,填寫《托管門匙責任聲明書》。

4.1.3.7辦理住戶智能卡。

4.1.3.8簽訂相關協議。

4.1.4整理客戶資料并存檔,并將客戶資料錄入電腦。

4.1.5在客戶服務中心墻上裝修入伙進度表上貼上標簽。

5.0質量記錄:

5.1《業主登記表》

5.2《業主公約》

5.3《前期物業管理服務協議》

5.4KH-03-R01《房屋驗收交接表》

5.5KH-03-R02《機動車停車位申請表》

5.6KH-03-R03《入伙客戶情況登記表》

5.7KH-03-R04《住戶智能卡辦理申請表》

5.8KH-03-R05《托管門匙責任聲明書》