ISO作業指導書:鑰匙(IC卡)管理規程

1.0目的

1.1加強鑰匙(IC卡)管理,確保鑰匙(IC卡)安全使用。

2.0適用范圍

2.1適用于管理處接管的鑰匙及IC卡的管理。

3.0職責

3.1客戶服務部負責對接管房屋鑰匙(IC卡)進行保管。

3.2工程部負責對公共設備、設施用房鑰匙進行保管。

3.3保管部負責對IC卡的使用進行監控。

4.0工作程序

4.1接管

4.1.1在接管物業時,客戶服務部、工程部依《物業接管工作規程》分別接管住宅及公共設備、設施用房鑰匙,接管時填寫《鑰匙移交清單》、《IC卡移交清單》。

4.2分類標識

4.2.1客戶服務部、工程部對接管的鑰匙進行分類標識,住宅用房鑰匙(IC卡)應分棟號、層號、單元號進行標識,并用信封裝好,存放在鑰匙柜里;設備、設施用房鑰匙應標明棟號、設備房名稱,懸掛于工程部的鑰匙盤上并至少保留一套備用鑰匙。

4.3保管

4.3.1客戶服務部設專職管理員對住宅鑰匙(IC卡)進行保管。

4.3.1.1對于交樓住宅須由負責交樓的管理員在《鑰匙領用登記表》上簽領,在交樓完畢后,管理員須在《鑰匙領用登記表》上注銷。

4.3.1.2對于房屋維修須由施工單位的維修負責人憑工作證及《收樓記錄表》借領鑰匙。4.3.1.3對于空置房鑰匙在借領時須說明借用原因、何時歸還。

a)售樓看房,借鑰匙時售樓人員應繳納一定的押金,注明歸還時間,并交待清楚空置房管理的注意事項。歸還鑰匙后,管理員應定期對空置房進行復查。

b)房屋巡查,管理員應做好借領鑰匙記錄,用完后及時歸還并注銷。

c)清潔助理借領一套空置房鑰匙,定期對空置房搞好衛生。

4.3.2工程部原則上不外借公共設備、設施用房鑰匙。

4.3.2.1如外來施工單位因施工需要借鑰匙的,須由施工單位出示施工證明并憑施工人員工作證方可借匙,借匙時間不得超過1小時,在借匙時應嚴格填寫《鑰匙領用登記表》,對超過借用時間的,工程主管應直接向施工單位負責為進行催還。

4.3.2.2對于管理處內部工作人員借用鑰匙的,應問明原因并詳細記錄在《鑰匙領用登記表》上才可借匙,借匙時間不超過4小時,超時的由工程主管向相關部門主管催還。

4.4IC卡管理

4.4.1IC卡是住戶出入的證明及開啟公共防盜門的鑰匙,不能轉借使用,用戶在出入小區時,門崗保安員禮貌要求出示IC卡進行刷卡進入。

4.4.2對模糊不清已損毀的IC卡,應視為無效IC卡,由保安員通知住戶重新到管理處填寫《IC卡辦理申請表》,進行重新辦理,重新辦理后,原IC卡當作廢處理。

4.4.3保安部在巡邏、檢查時發現IC卡外借施工人員使用的,應予以沒收交管理處前臺,并通知IC卡持有者到管理處領取。在領取時管理員應說明沒收IC卡的原因,要注意的事項,并由IC卡持有人簽名后領還。

5.0引用文件及相關表格

5.1《物業接管工作規程》(WI-KF-004)

6.0記錄

6.1《鑰匙移交清單》(JL/WI-KF-004/008)

6.2《收樓記錄表》(JL/WI-KF-005/009)

6.3《IC卡移交清單》(JL/WI-KF-017/001)

6.4《鑰匙領用登記表》(JL/WI-KF-014/001)

6.5《IC卡辦理申請表》(JL/WI-KF-014/002)

篇2:房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度

資產管理部工作手冊文件

――房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度

一、目的:

提高在管樓宇的公共及分戶鑰匙管理工作的質量,確保鑰匙的完整安全、標識清楚、分類保管、記錄齊全。

二、適用范圍:

適用于*資產管理區域內服務站各類鑰匙的管理工作。

三、職責:

1.片區經理負責在管樓宇各類鑰匙的移交與接收工作;

2.客服專員負責在管樓宇各類鑰匙的分類、標識更新、整理、借用與回收相關工作;

四、工作程序:

1.鑰匙接管、移交:

交接房屋時,片區經理驗收、核對、確認租戶入戶門、公共設施、設備等所有鑰匙,確認鑰匙的房號、編號、數量,并做好相應標識管理;

2.鑰匙整理與保管:

客服專員按樓號、房號來區分鑰匙管理,標清鑰匙樓號、房號等編碼并整齊有序地放置在相應鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上標簽,加以注明;

3.鑰匙的移交及盤點均需填寫《鑰匙盤點移交登記表》,由鑰匙移交人、接收人或盤點人簽名確認。

4.客服專員應對鑰匙柜內的標簽和鑰匙編號進行不定期檢查,如發現標簽、編號脫落或模糊不清時應及時更新。

5.鑰匙借用與歸還:

1)當其他部門因工作需要借用鑰匙時,客服專員應進行身份核實,然后指引其詳細填寫《鑰匙借用登記表》,并簽名確認;

2)鑰匙不允許向公司之外的其他單位或人員借用,如公司之外的其它單位或人員因工作確需使用鑰匙的,客服專員向相關部門核實情況后,由片區經理詳細填寫《鑰匙借用登記表》后簽名借用和歸還,片區經理在使用鑰匙過程中嚴禁將借用的鑰匙交與公司之外的其他單位或人員;

3)在辦理鑰匙歸還手續時,客服專員應認真核對鑰匙數量及匹配性,在對應的登記表中標注鑰匙退還日期,并在"接收人"一欄簽名確認,然后,按鑰匙棟號編碼整齊有序地放置在相應鑰匙柜的相應位置上;

6.已入住住戶在自愿情況下簽訂《住戶應急鑰匙托管聲明》后,可托管鑰匙用于緊急情況處理;已入住房屋的鑰匙非緊急情況或非入住客戶要求的情況下不允許外借;

7.片區經理借用于招租帶看的空置房屋鑰匙原則上當天借用當天歸還,最遲歸還時間不能超過次日;

8.配置部借用于翻新配置的空置房鑰匙最長借用時間不能超過七天,超過七天的需重新辦理續借手續;

9.其它借用的鑰匙必須當天借用當天歸還,如鑰匙借用人未如期歸還,客服專員必須及時向借用人催還鑰匙;對于催告后仍未按時歸還鑰匙的及時向相關部門負責人或上級領導匯報;

10.客服專員每天17:30-18:00認真核對《鑰匙借用登記表》相關記錄,檢查鑰匙的借還情況。發現借匙超時借用鑰匙的應及時致電借匙人或借匙部門要求其將鑰匙歸還,并做好相應記錄;

11.所有鑰匙一經借用,必須詳細填寫樓號、房號、數量、用途、借用人、聯系方式、借用日期于《鑰匙借用登記表》上,嚴禁缺項或漏填;

12.服務站所有鑰匙箱管理責任人為客服專員,日常必須保持上鎖狀態,除客服專員外任何人不得擅自從鑰匙箱內拿取鑰匙;客服專員每月月底前進行一次鑰匙盤點工作,確保《鑰匙盤點移交登記表》上鑰匙清單與鑰匙實際情況一致,確保鑰匙的完整和齊全;

13.服務站任何鑰匙一旦發生遺失,應及時向上級領導匯報,所丟失鑰匙的鎖具須填進行調換或換新處理,調換或換新處理的相關費用由鑰匙丟失的責任人承擔,公司視情節另行給予處罰處理;

14.資產管理部每周對鑰匙管理情況進行抽查,保證鑰匙齊全、完好,記錄齊全。鑰匙保管人員須做好鑰匙交接與盤點工作后才允許調動、離職。

五、相關記錄(表單):

1.ZC-QR-032《鑰匙盤點移交登記表》

2.ZC-QR-033《鑰匙借用登記表》

3.ZC-QR-034《住戶應急鑰匙托管聲明》

六、支持文件

無

篇3:酒店康樂中心鑰匙管理制度

酒店康樂中心鑰匙管理制度

1、早、中、晚班在交接班時,做好鑰匙交接工作。

2、一樓各部位鑰匙,早、中班下班后,要將鑰匙裝袋封好后交于二樓夜班處,并做好記錄。

3、發生鑰匙丟失,要主動報告,并追究當事人責任。鑰匙丟失后,要及時報告保衛部,經部門經理簽字同意后,送保衛部批準后配制。

4、保衛部負責酒店鑰匙管理的監督與指導,各部門應自覺接受監督和檢查。