物業(yè)管理手冊(cè)與業(yè)主有關(guān)的過(guò)程控制程序

1、目的

通過(guò)對(duì)服務(wù)有關(guān)的要求的確定與評(píng)審,確保公司有能力滿足業(yè)主需求。

2、適用范圍

適用于與服務(wù)有關(guān)的要求的確定、評(píng)審及與業(yè)主的溝通。

3、職責(zé)

3.1物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)對(duì)常規(guī)合同的歸口管理及就合同的有關(guān)事宜與業(yè)主溝通。

3.2市場(chǎng)部、管理部負(fù)責(zé)組織對(duì)特殊合同的制定、評(píng)審。

3.3管理部負(fù)責(zé)對(duì)合同的審核及歸檔管理工作。

4、程序

4.1合同分類

4.1.1常規(guī)合同:對(duì)公司常規(guī)服務(wù)所訂的合同,包括:

4.1.1.1前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議;

4.1.1.2公司與委托單位簽訂的物業(yè)管理委托合同;

4.1.1.3公司與業(yè)主委員會(huì)簽訂的物業(yè)管理委托合同;

4.1.1.4其他為業(yè)主提供日常服務(wù)所簽訂的合同。

4.1.2特殊合同:常規(guī)合同以外的其他合同。包括:

4.1.2.1公司的物業(yè)租賃合同。

4.1.2.2公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要簽訂的其他合同。

4.2與服務(wù)有關(guān)要求的確定

4.2.1常規(guī)服務(wù)要求的確定:對(duì)業(yè)主的日常服務(wù)要求,應(yīng)在《服務(wù)登記本》中明確業(yè)主樓號(hào)、服務(wù)要求、時(shí)間等事項(xiàng)。

4.2.2新的物業(yè)管理項(xiàng)目投標(biāo)服務(wù)要求的確定:

4.2.2.1市場(chǎng)部在收到招標(biāo)方的《投標(biāo)邀請(qǐng)函》后,在對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察的基礎(chǔ)上,制訂《投標(biāo)意向建議書》報(bào)總經(jīng)理。

4.2.2.2總經(jīng)理召開專題會(huì)議,根據(jù)物業(yè)市場(chǎng)狀況、本公司資源配置情況、現(xiàn)有服務(wù)能力及《投標(biāo)意向建議書》中的有關(guān)建議,決定是否參與該項(xiàng)目的投標(biāo)活動(dòng)。

4.2.2.3總經(jīng)理組織成立臨時(shí)投標(biāo)小組,并對(duì)有關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行界定。臨時(shí)投標(biāo)小組負(fù)責(zé)根據(jù)招標(biāo)方《招標(biāo)文件》的要求,制訂《招標(biāo)書》。

4.2.2.4中標(biāo)后,市場(chǎng)部與招標(biāo)方簽訂《物業(yè)服務(wù)合同》,并對(duì)物業(yè)服務(wù)的要求和標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)服務(wù)的費(fèi)用、物業(yè)服務(wù)的期限、違約責(zé)任等事項(xiàng)進(jìn)行明確約定。

4.2.3房屋租賃合同服務(wù)要求的確定,包括:國(guó)家法規(guī)政策的規(guī)定、租賃房屋的基本情況、雙方的權(quán)利、義務(wù)、租賃價(jià)格。

4.3對(duì)服務(wù)要求的評(píng)審

4.3.1在公司向業(yè)主做出提供服務(wù)的承諾之前(如提交標(biāo)書、接受合同及接受合同的更改),應(yīng)對(duì)已確定的業(yè)主要求及本公司確定的附加要求組織相關(guān)部門對(duì)標(biāo)書、合同的服務(wù)要求實(shí)施評(píng)審。評(píng)審應(yīng)確保:

4.3.1.1服務(wù)要求在合同、協(xié)議里得到規(guī)定。

4.3.1.2與以前表述不一致的合同要求予以修正。

4.3.1.3公司能有力滿足規(guī)定的要求。

4.3.2對(duì)于常規(guī)合同,由相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行歸檔整理。

4.3.3對(duì)于特殊合同,由管理部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)其服務(wù)條款及公司服務(wù)能力進(jìn)行評(píng)審。

4.4合同的簽訂和實(shí)施

4.4.1合同經(jīng)公司管理部審核,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可簽訂。

4.4.2合同簽訂后,由管理部根據(jù)需要將合同發(fā)放到相關(guān)部門,作為提供服務(wù)的依據(jù),由各部門按合同規(guī)定提供服務(wù)。

4.4.3相關(guān)部門對(duì)合同的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督,并根據(jù)需要及時(shí)與業(yè)主溝通。

4.5服務(wù)要求的變更

當(dāng)服務(wù)要求需要變更時(shí),相應(yīng)的文件應(yīng)得到修改,并通知相關(guān)部門,執(zhí)行《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定。

4.6業(yè)主溝通

4.6.1在服務(wù)提供前及提供過(guò)程中,物業(yè)服務(wù)中心可通過(guò)多種渠道(如服務(wù)宣傳欄、業(yè)主大會(huì)等)向業(yè)主介紹服務(wù)內(nèi)容,回答業(yè)主咨詢。

4.6.2服務(wù)過(guò)程中,物業(yè)服務(wù)中心要搜集并妥善處理業(yè)主反饋信息,以取得業(yè)主的持續(xù)滿意。

4.6.3業(yè)主投訴的受理與處置

4.6.3.1業(yè)主投訴的信息來(lái)源包括電話投訴和書面投訴(投訴箱),電話投訴應(yīng)記錄投訴時(shí)間、投訴人、投訴內(nèi)容、聯(lián)系方式等。

4.6.3.2管理部相關(guān)人員持有《客戶投訴記錄表》,物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)人員應(yīng)持有《業(yè)主投訴處置單》。

4.6.3.3物業(yè)服務(wù)中心接待專員、值班人員須持有投訴記錄本,隨時(shí)記錄業(yè)主投訴。

4.6.3.4部門或個(gè)人接到業(yè)主投訴后,首先應(yīng)進(jìn)行識(shí)別,屬本部門業(yè)務(wù)的在本部門處理,由部門領(lǐng)導(dǎo)跟蹤處理結(jié)果;屬公司業(yè)務(wù)或本部門不能解決的投訴,報(bào)公司管理部,管理部將信息及時(shí)傳遞至相關(guān)部門并跟蹤處理情況,登記在《客戶投訴匯總及處理情況表》上。品質(zhì)部隨時(shí)抽查投訴處理結(jié)果。

4.6.3.5每月28日前,管理部對(duì)本月受理的投訴內(nèi)容及處理情況進(jìn)行整理,匯總在《客戶投訴匯總及處理情況表》發(fā)放到各部門。各部門采取相應(yīng)的預(yù)防措施,避免同樣的投訴問題發(fā)生。

5、相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》

5.2《業(yè)主滿意度測(cè)量程序》

5.3《業(yè)主公約》

5.4《物業(yè)管理委托合同》

5.5《房屋租賃合同》

6、相關(guān)記錄

6.1《服務(wù)登記本》JW/JL-7.2-001

6.2《業(yè)主投訴處置單》JW/JL-7.2-002

6.3《客戶投訴記錄表》JW/JL-7.2-003

6.4《客戶投訴匯總及處理情況表》JW/JL-7.2-004

6.5《投標(biāo)意向建議書》JW/JL-7.2-005

6.6《夜間值班記錄》JW/JL-7.2-006

6.7《簽到表》JW/JL-7.2-007

篇2:業(yè)主公約手冊(cè)物業(yè)管理費(fèi)及繳費(fèi)事項(xiàng)

業(yè)主公約手冊(cè):物業(yè)管理費(fèi)及繳費(fèi)事項(xiàng)

繳費(fèi)事項(xiàng)

業(yè)主/使用人進(jìn)駐前需付款項(xiàng):

一、業(yè)主/使用人使用單元所涉及的相關(guān)費(fèi)用:

1)管理費(fèi):

物業(yè)管理費(fèi)于每季度起始月5號(hào)收取(遇法定節(jié)假日順延,下同),業(yè)主/使用人應(yīng)及時(shí)支付管理費(fèi)及其他應(yīng)付款項(xiàng)。

物業(yè)管理費(fèi)為人民幣9.93元/建筑平米/月。

物業(yè)管理費(fèi)主要用于以下開支:

管理服務(wù)人員的工資和按規(guī)定提取的福利費(fèi)。

房屋共用部位、公共設(shè)施、設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)費(fèi)用。

綠化管理費(fèi)。

清潔衛(wèi)生費(fèi)。

公共部位安全防范費(fèi)。

物業(yè)管理處的辦公費(fèi)用。

物業(yè)管理處固定資產(chǎn)折舊費(fèi)用。

法定稅費(fèi)。

其它費(fèi)用。

物業(yè)管理費(fèi)于入伙時(shí)須預(yù)繳三個(gè)月物業(yè)管理費(fèi),自第四個(gè)月開始每三個(gè)月交納一次,即預(yù)繳下季度物業(yè)管理費(fèi)。

2)單元內(nèi)部水、電費(fèi)用:

水費(fèi):業(yè)主/使用人單元內(nèi)的水費(fèi)是根據(jù)每月獨(dú)立水表讀數(shù)及政府有關(guān)規(guī)定收取。

電費(fèi):業(yè)主/使用人單元內(nèi)的電費(fèi)是根據(jù)插卡預(yù)買式進(jìn)行提前購(gòu)買。

3)公共能源費(fèi):

由大廈物業(yè)管理處根據(jù)大廈整體公共區(qū)域能源費(fèi)用,按建筑面積進(jìn)行公攤。

業(yè)主/使用人在負(fù)擔(dān)單元內(nèi)部供其獨(dú)立使用的設(shè)施所消耗的水、電、電話、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等費(fèi)用的同時(shí),亦須對(duì)公共能源費(fèi)用進(jìn)行按時(shí)交納。此類費(fèi)用同物業(yè)管理費(fèi)一并收取,并會(huì)根據(jù)國(guó)家政策的相關(guān)規(guī)定而相應(yīng)調(diào)整。

繳費(fèi)辦法

業(yè)主/使用人將按月依時(shí)收到由物業(yè)管理處發(fā)出的收費(fèi)通知單,不論單元是否空置,該用戶必須在每月第一周內(nèi)將物業(yè)管理費(fèi)或其他費(fèi)用交至物業(yè)管理處,如以支票支付費(fèi)用,抬頭請(qǐng)寫戴德梁行房地產(chǎn)咨詢(上海)有限公司西安分公司。

逾期繳費(fèi)處理辦法:

物業(yè)管理處有權(quán)采取適當(dāng)行動(dòng)追討業(yè)主/使用人所欠交的物業(yè)管理費(fèi),包括向該業(yè)主/使用人征收滯納金或提出法律訴訟。

租金管理費(fèi)押金及預(yù)繳管理費(fèi):

業(yè)主/使用人必須在入駐之前繳付相當(dāng)于一個(gè)月之物業(yè)管理費(fèi)的押金作為業(yè)主/使用人應(yīng)繳付款項(xiàng)的保證;業(yè)主/使用人不可用該筆押金支付其應(yīng)繳的費(fèi)用。此押金將按每年或租期的管理預(yù)算做出調(diào)整。

業(yè)主/裝修施工企業(yè)裝修相關(guān)費(fèi)用:

業(yè)主/裝修施工企業(yè)裝修前應(yīng)付清以下費(fèi)用:

1、裝修押金:10元/建筑平米。如施工中對(duì)大廈產(chǎn)生損害,產(chǎn)生修復(fù)費(fèi)用將從該押金中扣除,余額將予無(wú)息退還。

2、裝修管理費(fèi):3元/建筑平米

3、停車場(chǎng)管理:

3.1停車位租賃及管理服務(wù)費(fèi)

1)地下車場(chǎng)車位租賃費(fèi):300元/個(gè)/月

2)地面車場(chǎng)車位租賃費(fèi):200元/個(gè)/月

3)車位管理服務(wù)費(fèi):180元/個(gè)/月

3.2地上停車費(fèi)根據(jù)政府有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

1)自行車臨時(shí)存放費(fèi)用:

2)摩托車:25元/月

3)電動(dòng)車:10元/月

3)自行車:8元/月

4、維修基金

4.1維修基金專項(xiàng)用于物業(yè)公用部位、公用設(shè)施、設(shè)備保修期滿后的中修、大修、更新和改造。

4.2維修基金不敷使用時(shí),按單元建筑面積向業(yè)主續(xù)籌。

4.3業(yè)主須在收到物業(yè)管理處通知之日起的三十日內(nèi)依通知繳納追加的維修基金。

4.4每年第一季度末向業(yè)主委員會(huì)公布上一年度維修基金的使用情況,提供財(cái)務(wù)報(bào)告,建立及保存收支憑證,以供業(yè)主委員會(huì)審查。

篇3:物業(yè)管理手冊(cè)－業(yè)主滿意度測(cè)量程序

物業(yè)管理手冊(cè):業(yè)主滿意度測(cè)量程序

1、目的

對(duì)業(yè)主是否滿意的信息進(jìn)行監(jiān)視,以評(píng)價(jià)質(zhì)量、環(huán)境管理體系的有效性和識(shí)別可改進(jìn)的機(jī)會(huì)。

2、范圍

適用于本公司的業(yè)主是否滿意的各種信息獲取和利用的控制。

3、職責(zé)

3.1物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)與業(yè)主聯(lián)絡(luò),有效處理業(yè)主的意見,并保存相關(guān)服務(wù)記錄。

3.2品質(zhì)部根據(jù)滿意度調(diào)查情況,分析存在問題的原因,并督促相關(guān)部門有效處理業(yè)主意見或建議,持續(xù)提高業(yè)主滿意度。

4、程序

4.1業(yè)主信息的收集、分析與處理

4.1.1物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)收集業(yè)主滿意與否的信息。

4.1.2物業(yè)服務(wù)中心以面談、信函、電話等方式與業(yè)主、業(yè)主委員會(huì)進(jìn)行溝通,業(yè)主提供的意見或建議由物業(yè)服務(wù)中心解答、收集,并記錄在《業(yè)主回訪單》、《工作日志》或《服務(wù)登記本》上。暫時(shí)未能解答的,應(yīng)詳細(xì)記錄,并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映或經(jīng)由相關(guān)部門協(xié)調(diào)后予以答復(fù)。

4.1.3相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)負(fù)責(zé)有效處理業(yè)主意見,執(zhí)行《與業(yè)主有關(guān)的過(guò)程控制程序》的有關(guān)規(guī)定。

4.2業(yè)主滿意度測(cè)量

4.2.1物業(yè)服務(wù)中心客服主管按要求每月對(duì)業(yè)主進(jìn)行回訪,填寫《業(yè)主回訪單》;接待專員對(duì)維修情況進(jìn)行回訪,月末由經(jīng)理對(duì)回訪信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì),填寫《月管理目標(biāo)、指標(biāo)完成情況統(tǒng)計(jì)分析》交品質(zhì)部,由品質(zhì)部報(bào)管理者代表審批。

4.2.2品質(zhì)部每年至少組織一次業(yè)主滿意度調(diào)查,了解業(yè)主滿意程度,對(duì)反饋的意見進(jìn)行匯總、分析,并由責(zé)任部門采取措施,對(duì)存在問題進(jìn)行整改并有效地預(yù)防。

5、相關(guān)文件

5.1《與業(yè)主有關(guān)的過(guò)程控制程序》

5.2《不符合、糾正和預(yù)防措施控制程序》

5.3《數(shù)據(jù)分析控制程序》

6、相關(guān)記錄

6.1《月管理目標(biāo)、指標(biāo)完成情況統(tǒng)計(jì)分析》JW/JL-8.2.1-001

6.2《工作日志》JW/JL-8.2.1-002

6.3《業(yè)主回訪單》JW/JL-8.2.1-003