科技公司檔案管理規定

一、檔案管理機構及其職責

1、公司檔案管理由技術質量部指派專人負責,各部門應指定人員兼職檔案資料管理工作。

2、各部門的檔案管理人員應負責收集、整理、保管本部門的檔案資料和移送相關資料到技術質量部。

二、歸檔制度

1、凡是反映公司開發、經營、企業管理等技術資料、報告等,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均實行集中統一管理,任何人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或下屬機構須保留的,保存人必須到技術質量部登記,技術質量部保存復印件。

4、以下文件資料應統一由人事行政部歸檔管理:

(1)公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;

(2)一切以公司名義發出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。

(3)經領導批示傳閱的重要文件,必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并存檔;

(4)上報和外發文件有上級來文的,要將上級來文一并附后歸檔。

(5)業務活動中的有關請示報告及公司領導批復,涉及人力資源問題或屬付款性質的,由技術質量部和財務部予以相應處理后,由經辦人整理后,移交人事行政部;

(6)其它重要報告,在企業資料歸檔范圍內的,連同有關資料由經辦人整理后移交技術質量部。

(7)由公司對外簽訂的經濟合同,均保留兩份原件,技術質量部、財務部各存一份。特殊情況只有一份原件時,技術質量部保存原件,財務部保存復印件并注明原件存放處。

(8)公司名義的收文、發文等文書、文檔資料由技術質量部歸檔。

5、以下文件資料應統一由各部門歸檔管理:

(1)各部門之間日常收文、發文由各部門自行保管。

(2)各種傳真函件,由收、發函部門保存。

三、檔案保管制度

1、技術質量部及各部門應有存放檔案的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、所有歸檔資料要分類進行登記。

3、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。

4、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案保管期限。每年年終據此進行整理、銷毀。

(1)技術資料、合同協議保管期限暫定為10年,有明確規定的,從其規定;

(2)文檔性資料,保管5年;

(3)其它資料銷毀時報批執行。

5、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

6、檔案管理人員要定時檢查檔案專柜,核對件數,發現異常或被盜、丟失等情況,及時向公司領導反映,妥善處理。

7、凡公司工作人員調離工作崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。

四、檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密檔案,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱任何資料。

2、借閱由部門保管的檔案、材料,須經檔案所屬部門負責人批準。借閱技術質量部統一保管的檔案、材料須經技術質量部經理批準;借閱重要密件,必須經副總經理或總經理批準后,方可借閱。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經技術質量部審核并報副總經理或總經理批準。

5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。

6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術質量部及時予以處理。

7、發生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據情況嚴重程度及所帶來的后果,追究有關人員的責任,依據公司《獎懲條例》予以相應的處罰。

篇2:技術檔案管理規定

為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:

一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。

三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調度資料部門指定專人負責。

四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。

五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。

七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術檔案管理規定

汽車維修廠技術檔案管理規定

1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。

3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。

4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。