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醫(yī)院文書立卷歸檔規(guī)定

2024-07-15 閱讀 7197

醫(yī)院文書立卷歸檔規(guī)定(暫行)

一、公文必須實(shí)行由文書部門或業(yè)務(wù)部門立卷的制度,這是提高案卷質(zhì)量的一個重要措施,文書立卷歸檔工作,是文書處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞,直接影響到案卷的質(zhì)量,文書人員必須認(rèn)真做好。

二、本院黨、政、工、團(tuán)各職能科室均為立卷單位。

三、各立卷單位必須指定專人(兼職)負(fù)責(zé)本科室的立卷工作,各科室領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對立卷工作的領(lǐng)導(dǎo),將其納入本部門工作范圍。

四、凡本院在工作活動中形成的,具有保存價值的文件材料,均由立卷單位進(jìn)行整理、立卷。各級領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢文件材料,均應(yīng)及時交有關(guān)部門整理立卷,不得私自保存應(yīng)立卷的文件材料。立卷人員應(yīng)及時收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求等情況,應(yīng)補(bǔ)辦齊全,以保證文件材料準(zhǔn)確、完整。

五、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主,與本部門工作有直接關(guān)系的上下級來文也需立卷,以保證歸檔材料的齊全、完整。本院黨委和行政形成的文件及上級來文分別由黨委辦公室和院辦公室立卷。

六、文書立卷歸檔的具體要求:

(一)立卷前把本部門一年內(nèi)形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理,核對清楚,以保證歸檔的文件材料齊全、完整。

(二)立卷歸檔的文件材料,應(yīng)保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理立卷。

(三)把文件按年度分開,不同年度的文件,不能混在一起立卷,但一些特殊性文件,分年度時可采取以下做法:前一年形成的本年度工作計劃和下一年形成的本年度總結(jié),放在本年度文件內(nèi),

長遠(yuǎn)規(guī)劃放在所針對的開頭一年;連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對的最后一年;跨年度的文件歸于結(jié)束之年代。

(四)把文件按級別分開立卷,但上級對本院的批復(fù)、批轉(zhuǎn)和本院對下級的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件應(yīng)在本院卷內(nèi),本院的文件材料在前,上、下級的文件材料在后;其余按上、下級文件分開立卷。

(五)按內(nèi)容分開立卷,把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷。

(六)把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。

(七)卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進(jìn)行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系,使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化的反映問題.單一問題的文件按時間順序排列。幾個問題的文件按問題結(jié)合時間順序排列。一份文件正本在前,定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文件在前,來文在后;批復(fù)在前,請示在后;有請示雖無正式批復(fù)件,但用其他形式答復(fù)或有處理結(jié)果的,要承辦人員或有關(guān)人員在請示件上加以注明。

排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物,在右上角用鉛筆編寫頁號,如正反兩面都有文字或圖表的文件材料,兩面都編頁號,反面編在左上角。并填寫好卷內(nèi)目錄。

(八)案卷標(biāo)題要簡明確切,正確地反映卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容,各立卷單位負(fù)責(zé)草擬所立案卷的標(biāo)題,劃定保管期限,由綜合檔案室統(tǒng)一填寫。

(九)各立卷單位應(yīng)按各類檔案的具體要求定期向綜合檔案室移交。檔案在下一年的六月底以前移交完畢,并履行移交手續(xù)。

七、為了保證案卷質(zhì)量,綜合檔案室負(fù)責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),協(xié)助各部門做好文書立卷工作。

篇2:文書檔案立卷歸檔制度(范例)

下面是應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的優(yōu)秀制度文章供您參考:

為保證公司檔案的完整性,加強(qiáng)文書檔案立卷工作,特制定本制

度。

一、公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的材料,都要按年度分別立卷歸檔。

二、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時交專(兼)職檔案人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自

帶走或銷毀。

三、文件材料的收集管理

1、堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職檔案人員,負(fù)責(zé)管理本部門的歸檔材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知公司檔案室。

2、凡公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復(fù)、請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

3、一項工作由幾個部門參與辦理,在辦理過程中形成的檔案材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

四、各部門專(兼)職檔案員的職責(zé):

1、了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門材料的歸檔范圍,收集管理本部門的歸檔材料。

2、認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的檔材料及時收集歸卷,每年三月份前將應(yīng)歸檔材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接手續(xù)。

3.承辦人員借用歸檔材料時,應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時借用材料登記手續(xù)。

五、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議記錄、會議紀(jì)要等。

2、上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等材料。

3、公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

4、公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。

5、公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

6、公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等。7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件。

9、公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。

六、平時歸卷

1、各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

2、各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時歸檔材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切,并編上條款號。

3、公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的歸檔材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

4、專(兼)職檔案人員應(yīng)及時將已歸卷的檔材料,按照"案卷類目"條款,放入平時保存檔案的卷夾內(nèi)"對號入座",并在收發(fā)文登記薄上注明。

七、立卷質(zhì)量要求

1、為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

2、案卷質(zhì)量總的要求是:遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

3、歸檔材料的種類、份數(shù)以及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

4、在歸檔的材料中,應(yīng)將每份的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、多種文字形成的同一檔案,立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)

立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

5、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)

放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

6、卷內(nèi)材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他材料依其形成規(guī)律或

特點(diǎn),應(yīng)保持檔之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

7、卷內(nèi)材料應(yīng)按順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角列印頁號。

8、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)檔目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

9、有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

10、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

11、案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:案卷裝訂前,卷內(nèi)材料要去掉金屬物,對破壞的材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三

孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

12、案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)檔目錄)一檔一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。