客運公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為適應公司規范化管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本辦法。

第二條公司文件是傳達方針、發布指示、請示和答復問題,指導和商洽工作,報告情況、交流經驗、申報計劃、方案的重要工具,各部室及下屬公司必須認真做好文件管理工作。

第三條文件處理必須做到準確、及時、簡便。

第四條文件管理工作必須嚴格執行保密制度,確保公司機密。

第二章文件主要種類

第五條公司文件種類主要有:

(一)決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、函、批復、會議紀要、工作計劃、總結等。

(二)公司合同、協議、采購計劃、報告、方案。

(三)其它需要領導批示的書面材料。

第三章文件格式

第六條公文格式:公文一般由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附注等部分組成。

(一)公文標題,應當準確、簡要地概括文件的主要內容,一般應標明發文機關和文件種類,除批轉規章制度外,一般不加書名號。

(二)發文字號,包括機關代字、年份、順序號。

1、公司本部的發文字號

(1)公司文件,分為4種:

張環客:用于向市、區政府、有關職能部門、各股東方、董事會等請求指示、批準,報告工作,反映情況,提出意見或建議,答復詢問等事項;

張環客發:用于傳達貫徹上級單位的方針、政策、指示,部署全局性工作,發布重要決定,批轉有關部門的涉及全局、有指導意義的文件,以及必須以公司名義發布的事項;

張環客人:用于涉及公司人事任免等事項;

張環客函:用于與景區內、外不相隸屬或者平行的單位、部門商洽工作、詢問和答復問題、請求批準等事項。

(2)公司安委會文件:張環客安發;

(3)公司黨總支文件:張環客黨發;

(4)公司團總支文件:張環客團發;

(5)公司工會文件:張環客工發;

(6)公司總經理辦公室文件,分為2種:張環客辦發、張環客辦函。

2、下屬公司的發文字號要求

下屬公司不得使用“易程天下”字樣的發文字號。湖南易程國旅公司可用“易程國旅”字樣作為發文字號,高速事業部可用“易程高速”字樣作為發文字號,易程天下信息技術有限公司可用“易程信息”字樣作為發文字號。

3、年份、序號

年份應用阿拉伯數碼標注全稱,用六角括號;序號不編虛位,不加“第”字。

(三)文件一律加蓋印章,上報的文件應注明簽發人。

(四)秘密文件應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。

(五)緊急文件分別標明“特急”、“急”。

(六)請示一般只寫一個主送部門,如需同時送其他部門,應用抄報形式。

(七)文件如有附件,應在正文之后注明附件名稱和順序。

(八)發文部門寫全稱或規范化簡稱,公司規范化簡稱為“環保客運公司”。公司內各部門的對內規范化簡稱為“公司各部室、分部、中心,信息技術公司、國旅公司、高速客運事業部”。

(九)會議通過的文件,應在標題之下,正文之前注明會議名稱和通過日期。

(十)文字從左至右橫寫,橫排。

第七條文件用紙統一用A4型,左側裝訂。“通告”、“通知”用紙大小,根據實際需要確定。

第八條合同、協議的起草和簽訂應符合《合同法》的有關要求。

第九條采購計劃、報告、方案及其它需要領導批示的書面材料須按規范的格式起草,如采購計劃,必須注明事由、數量、品名、型號、單價等。

第四章文件辦理

第十條公司文件由各有關部門起草,并經部門第一負責人核稿后送總經理辦公室按程序上報。

第十一條凡需辦理的文件,由總經理辦公室根據內容和性質統一送公司總經理、其他分管領導審批,或交有關部門辦理,并提出辦理時限。其他部門或人員不得擅自傳遞公司文件,不得擅自以部門名義對外發文。

第十二條已送公司總經理或其他分管領導批示的文件,應在兩日內批辦,緊急文件應當日批辦,交有關業務部門辦理的文件,總經理辦公室應根據辦理時限檢查催辦,防止漏辦和延誤。凡逾期延誤或漏辦者,由相關責任人承擔責任。

第十三條公司發出的文件由總經理或總經理授權的其他分管領導簽發;公司安委會文件由安委會主任簽發;公司黨總支文件由黨總支書記簽發;公司團總支文件由團總支書記簽發;公司工會文件由工會主席簽發;總經理辦公室發出的文件,由行政分管領導或總經理辦公室主任簽發。

第十四條公司領導或有關部門審批文件要認真負責、及時,文件主批人應簽署自己明確具體的意見、姓名和時間,不得無故壓文件。總經理辦公室負責對文件的會簽進行督促。

第十五條草擬和簽批文件,應使用碳素墨水鋼筆或毛筆。

第十七條總經理辦公室在將文件送領導簽發之前,應認真做好審核工作,審核的重點為:是否需要行文,文件內容,文字表達,文種使用,格式等是否符合國家、省、市及本辦法有關規定。然后上報公司有關分管領導及總經理簽批。文件的擬辦由總經理辦公室主任或其授權的其他人員簽署,其他部門或人員不得隨意簽署擬辦意見。

第十八條秘密文件不得翻印、轉發,傳遞秘密文件時,必須采取相應的保密措施,確保文件安全。

第十九條收文的處理。公司收文歸口總經理辦公室統一管理,由總經理辦公室負責文件的擬辦、送審、督辦,總經理辦公室要嚴格做好收文登記備查和督促辦理工作,其他各部門應及時對所收到的文件送總經理辦公室按程序處理。

第二十條各部室起草的對外文件,由起草文件的相關部室負責對外報送;公司內部管理文件,由總經理辦公室負責下發到各部室。

第五章文件立卷和銷毀

第二十一條文件辦完后,應及時將文件正本和有關材料按照檔案管理有關規定進行歸檔。

第二十二條公司文件歸口總經理辦公室歸檔,其它部門原則上不得保留文件,對技術性較強或為方便日常管理而需由本部門臨時保管的文件,負責保管部門應定期(兩年一次)轉交公司檔案室統一存檔。

第二十三條沒有存檔價值和存查必要的文件經過鑒別并報公司主管領導批準,可定期銷毀,銷毀秘密文件要進行登記,有專人監督,保證不丟失、不漏銷。

第六章附則

第二十四條本辦法修改、解釋權歸公司總經理辦公室。

第二十五條本辦法從發文之日起施行。

zz客運有限公司

篇2:交工技術文件管理辦法

1范圍

本標準規定了交工技術文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。

本標準適用于工程項目交工技術文件的管理。

2總則

為明確交工技術文件形成的過程及各相關環節之間的關系,特制定本標準。

3規范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技術資料標準》

煉油化工建設項目(工程)交工技術文件

《建筑安裝工程質量檢驗評定標準》

《工業安裝工程質量檢驗評定標準》

4術語和定義

本標準采用了下列術語:

4.1交工技術文件

交工技術文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成,移交給建設單位的技術文件。

4.2項目工程:指在一個總體設計或初步設計范圍內,由一個或若干個互相有內在聯系的單項工程所組成的建設項目。

4.3單項工程:是建設項目的組成部分,具有獨立設計文件,建成后能夠發揮生產能力或效益的生產裝置(車間)或獨立工程,也可稱為“裝置”。

4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應;在化工項目中與“工號”相對應。

4.5中間交接

中間交接是指單位工程按設計文件所規定的范圍完成,并經管道系統和設備的內部處理,電氣和儀表調試及單機試車合格后,與建設單位所做的交接。

4.6工程交接

工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設單位按規定內容所做的交接。

5管理內容與要求

5.1交工技術文件的管理流程(見附圖)

5.2交工技術文件的策劃

5.2.1明確交工技術文件的執行標準。由公司市場開發部在與建設單位簽定的工程承包合同中規定。當建設單位無明確表示時,應在合同中規定“交工技術文件按工程總承包單位的規定執行”。

5.2.2劃分工程項目的單位工程,規定施工單位,統一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上,以文件形式下發給施工單位及有關部門,在工程開工后兩個月以內完成。

5.2.3下達立卷分冊的要求。根據單位工程的劃分,在征得建設單位同意的基礎上,項目部負責立卷分冊,正式打印下發。

5.2.4確定交工技術文件模式。根據合同規定,項目部從交工技術文件模式中選定本工程應用的交工技術文件標準,以文件形式下發。

5.3工程技術文件的形成和同步積累

5.3.1施工單位技術人員是交工資料形成的直接責任人,對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。

5.3.2項目部工號技術負責人是交工技術文件的主要負責人員,對交工技術文件的形成和同步積累負主要責任。

5.3.3項目部施工經理是交工技術文件工作的直接領導者和組織者,對交工技術文件工作負全責。

5.3.4施工單位技術人員將分項工程質量自檢記錄做為技術交底的一部分下達施工班組和其它責任人員,他們按照各自的要求分別實施和簽證,完成后返回工號技術負責人。工號技術負責人進行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術負責人。

5.3.5設計變更和技術簽證(技術聯系單)由資料員領回建帳,發放到項目部工號技術負責人實施并下達到施工單位執行,同時收集作為交工技術文件。

5.3.6材料、零部件質量證明書由材料供應部門設專人管理,在材料進入施工現場的同時,向技術人員提供合格的足夠數量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應交項目部工號技術負責人放入交工技術文件正本,供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門,復印件交工,但復印件要標明原件在何處,并加蓋經手人印章和抄件專用章。

5.3.7設備和備品配件質量證明書由設備工程師提供,合格證原件放入交工技術文件正本。

5.3.8交工技術文件隨著工程進度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術負責人要注重工程隱蔽記錄和聯合簽證的及時性。

5.3.9分部分項工程質量檢驗評定完成后,由工號技術負責人存查或并入交工技術文件。單位工程質量評定經上級主管部門核定后,由項目部質檢工程師將工程質量評定表等送交交工技術文件相關卷冊的組卷責任人整理成冊。

5.3.10竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準確。竣工圖要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”,同時填寫竣工圖編制記錄。

5.4交工技術文件的整理

5.4.1項目部工號技術負責人負責交工技術文件的整理工作,凡屬交工技術文件范疇的各種資料,均由各有關部門和責任人員交工號技術負責人整理。

5.4.2為使技術文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時將其名稱填在目錄中。

5.4.3交工技術文件的順序由公司技術質量部在交工技術文件的組成模式中加以規定。

5.5質量經理

5.5.1項目部質量經理組織本工程項目交工技術文件的審查工作,對交工技術文件的質量負責。

5.5.2交工技術文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經理統一組織終審。

5.6交工技術文件的送審和交接簽證

5.6.1交工技術文件經終審后,由項目部邀請建設單位和質量監督站進行予審。

5.6.2予審提出的問題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門。

5.6.3交工技術文件審查通過后,按規定進行正式裝訂。

5.6.4裝訂結束后,項目部將交工技術文件正式移交給建設單位驗收簽證。

5.7對于外包工程,根據“誰分包,誰負責”的原則,由發包的單位全權負責交工技術文件工作。

5.8交工技術文件的歸檔

項目部負責交工技術文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負責將交工技術文件副本送公司檔案室存檔。

6本標準產生的質量記錄

a.交工技術文件;

b.存查資料;

c.交工技術文件立卷分冊目錄;

c.竣工圖編制記錄;

d.交工技術文件最終審查簽證表;

e.科技檔案移交清冊。

7附錄

a.交工技術文件立卷分冊目錄;

b.竣工圖編制記錄;

c.交工技術文件最終審查簽證表;

篇3:建筑工程質量安全文件管理辦法

建筑工程質量、安全文件管理辦法

工程文件包括施工合同;施工圖紙;甲方、乙方、監理公司、設計方來往文件;工程使用材料質量證明;施工過程中的各種質量、安全檢驗記錄;施工中執行的相關的國家規范、標準、技術規程;上級主管部門的規定和指令;公司質量體系文件等,這些文件是工程施工重要依據和質量情況的真實反映。

項目部指定經培訓合格的專職工程文件管理員(資料員、安全員),及時收集、記錄、歸類、登記發放、歸檔。

一、資料員對項目部使用的相關的國家規范、標準、技術規程,上級主管部門的規定、指令和公司質量體系文件進行統一管理和保管,執行使(借)用審批程序。

二、圖紙:在施工前應把所的修改變更在圖紙上進行標明或更換新改的施工圖,圖紙使用人員在施工圖紙出現因使用、保管不當造成模糊的,必須及時向資料員申請更新。

三、施工前的各種技術、安全交底,經各班組簽字確認后,由資料收集歸檔。

四、甲方、乙方、監理公司、設計公司來往文件,資料員經確認后,及時轉送到相關的管理人員手中,并做好文件發放登記。

五、采購資料:每批材料進場,資料員必須向廠家索取該產品的質量證明書。向監理公司申報,辦理準許使用手續。質檢員對進行材料進行取樣送檢,檢驗結果交由資料員保管。

六、施工過程中的各種檢查記錄,質檢員嚴格按GBJ301―98《建筑工程質量檢驗評定標準》如實對質量情況進行記錄,并交監理公司確認后,由資料員歸檔。

七、施工過程中安全監督部門、公司及項目部的各種安全檢查記錄,應歸時歸檔,并對存在問題的糾正和預防措施的處理進行歸檔。安全員嚴格按JGJ59―99《建筑施工安全檢查標準》定期對施工過程中的安全情況進行評定,并記錄歸檔。

八、工程滿足竣工要求時,由項目經理組織公司、項目部有關人員按GB50300―20**《建筑工程施工質量驗收統一標準》對工程進行最終評定,資料員對需歸檔的質量、安全文件進行整理,整理后送業主、質監站、監理公司核查。保證驗收前所有工程歸檔資料符合歸案要求,配合竣工驗收工作。