資料管理制度

1.目的

明確公司資料管理原則,建立完善準(zhǔn)確的資料系列,積累和儲存寶貴的工作資料,為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。

2.定義

資料是指公司在經(jīng)營活動中形成的,具有價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的文件、書信、會議記錄、單據(jù)、契約、合同等。

3.原則

3.1部門重要資料在項目完成前應(yīng)由部門自已管理,項目完成后所有資料原件應(yīng)移交給行政人事部統(tǒng)一保管。

3.2各部門上交資料,需填寫移交表。

3.3行政人事部按規(guī)定格式填寫案卷目錄。

3.4公司對外簽訂的所有合同統(tǒng)一由財務(wù)部管理。

3.5公司所有資料實行統(tǒng)一管理、分級查閱(即根據(jù)行政級別的不同對查閱資料的內(nèi)容加以限制)、網(wǎng)絡(luò)化管理。

4.需要保管的檔案資料及其分類

4.1文書類:營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法人代碼證件;工作計劃、總結(jié)、會議記要、重要文件;公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示;人事檔案、考勤表等由行政人事部負(fù)責(zé)保管。

4.2財務(wù)類:各種會計憑證(單證、記賬、匯總)、會計帳簿(明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等)、會計報表等由財務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

4.3物業(yè)類:施工記錄、維修記錄、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報告、重要的工程圖表、結(jié)算文件資料、竣工項目總結(jié)報告等在項目完工前由物業(yè)部保管,項目完工后移交給行政人事部。

4.4策劃類:市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等在項目完成前由策劃部負(fù)責(zé)保管,項目完成后統(tǒng)一移交給行政人事部。

4.5銷售類:客戶檔案、認(rèn)購書、賣房契約、銷售資料等在項目完成前由銷售部保管,項目完成后統(tǒng)一移交給行政人事部資料室。

4.6圖書資料:公司各部門所購買的圖書資料統(tǒng)一交由行政人事部,存放于閱覽室,員工需要用時需辦理借閱手續(xù)。

5.有關(guān)注意事項

5.1各部門須指定專人進(jìn)行文件資料管理,并做好整理、分類、立卷、歸檔工作。

5.2各部門必須健全完善檔案的存入、借出和移交的簽收、登記制度。對借出資料必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等;更不能隨便亂放,以免遺失。

6.檔案目錄制定

所有檔案的前二級目錄(公司名+部門名)由行政人事部統(tǒng)一制定,第三級及第四級子目錄由部門擬定上報行政人事部。

7.處理條例

有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給予50~500元扣薪處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:

1)毀損、丟失或擅自銷毀公司資料;

2)擅自向外界提供、抄摘公司資料;

3)涂改、偽造資料;

4)未及時歸還;

5)未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(資料管理者同罰)

篇2:燃?xì)夤こ瘫O(jiān)理資料管理制度

燃?xì)夤こ瘫O(jiān)理資料的管理制度包括內(nèi)容如下。

①監(jiān)理資料管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師總負(fù)責(zé),各專業(yè)監(jiān)理工程師分工負(fù)責(zé),設(shè)一名專職資料管理員,建立監(jiān)理信息及監(jiān)理資料管理體系。

②監(jiān)理資料必須具有真實性、準(zhǔn)確性和完整性,且應(yīng)及時整理、分類有序。

③監(jiān)理工作過程中形成的各種原始記錄,是監(jiān)理工作中各項控制與管理工作的依據(jù)與憑證,應(yīng)及時收集歸檔。

④監(jiān)理工作過程中提供的報告,文件和數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確、及時地反映燃?xì)夤こ虒嶋H情況。

⑤監(jiān)理資料的管理應(yīng)當(dāng)科學(xué)化、程序化、規(guī)范化,以計算機(jī)作為工具,建立計算機(jī)信息管理系統(tǒng),實現(xiàn)管理計算機(jī)化。為此項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立資料編碼系統(tǒng)。

⑥項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)各監(jiān)理人員應(yīng)隨著燃?xì)夤こ添椖康氖┕みM(jìn)展不斷收集積累監(jiān)理資料,并認(rèn)真地、及時地進(jìn)行編審,交資料管理員歸檔。

⑦為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序,在燃?xì)夤こ涕_工前,總監(jiān)理工程師應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位針對工程項目有關(guān)資料的分類、格式、份數(shù)達(dá)成一致意見,并在工程實施中遵照執(zhí)行。

⑧燃?xì)夤こ添椖块_工前,項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)主動與工程項目所在地的城建檔案部門或建設(shè)行政主管部門進(jìn)行聯(lián)系,明確對項目監(jiān)理資料的組卷及歸檔要求,以便按要求和規(guī)定執(zhí)行。

⑨燃?xì)夤こ炭⒐を炇蘸?在合同約定時間內(nèi)由總監(jiān)理工程師組織對監(jiān)理資料進(jìn)行整理,編審、裝訂,形成一套完整的監(jiān)理檔案,移交所屬監(jiān)理單位檔案資料管理部門保管備查,并辦理移交手續(xù),歸檔前必須由總監(jiān)理工程師簽字。

篇3:加氣站資料管理制度(CNG)

一、站上資料包括:站上所有的充裝原始記錄、設(shè)備檔案、各種資質(zhì)證件等所有生產(chǎn)經(jīng)營工作記錄和資料以及與特種設(shè)備有關(guān)資料。

二、由分管站副經(jīng)理負(fù)責(zé)保管站上資料的保管工作。資料和數(shù)據(jù)必須真實填寫及時上報。各

三、凡上級和政府有關(guān)部門下發(fā)的特種設(shè)備有關(guān)文件和資料都要進(jìn)行存檔保管。

一、資料和數(shù)據(jù)必須真實填寫齊全并及時報

資料必須存放在能防炎、防盜、安全可靠的室內(nèi),室內(nèi)柜架,柜內(nèi)檔案擺放整齊有序。

二、檔案豐放時,應(yīng)編制檔案存放索引,每年全面核查一次檔案庫存放情況,做到無差錯,無丟失。定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生,保持清潔。

三、嚴(yán)禁私自攜帶檔案外出,不得隨意泄漏檔案中的重要信息,因工作需要攜帶檔案外出,應(yīng)采取安全措施,兩人護(hù)送。

四、借閱資料,嚴(yán)格按公司《檔案借閱制度》規(guī)定執(zhí)行,復(fù)制檔案,摘抄檔案必須經(jīng)有站領(lǐng)導(dǎo)審批并做好登記。

五、必須保持檔案的真實、完整,不得擅自自拆取、涂改、偽造、銷毀、批注檔案。

七、定期對室藏資料進(jìn)行清理和核對,對超期檔案和無保留價值的檔案,由工作人員提出書面申請銷毀意見報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,實行兩人以上銷毀,對損壞但又確需繼續(xù)保存的檔案要及時采取搶救借