公司通訊管理制度
*公司通訊管理制度
*公司通訊管理制度
第一條:為了提高公司的經(jīng)營(yíng)管理,節(jié)約成本費(fèi)用,加強(qiáng)對(duì)公司各種通訊工具的管理,特制訂本制度。
第二條:本制度所指各種通訊工具包括電話總機(jī)、電話分機(jī)、直線電話、傳真機(jī)、移動(dòng)電話以及為員工配備的電子郵箱等。
第三條:公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù),公司不提倡員工利用公司的通訊工具進(jìn)行私人用途。
第四條:電話總機(jī)的管理
電話總機(jī)由行政部的前臺(tái)人員負(fù)責(zé)值守,所有外線電話均需由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)。前臺(tái)人員的接聽電話必須使用標(biāo)準(zhǔn)用語。標(biāo)準(zhǔn)用語如下:
接聽外線電話時(shí),應(yīng)說“您好!迎海集團(tuán),請(qǐng)問您找哪位”;
當(dāng)對(duì)方告訴分機(jī)號(hào)碼時(shí),應(yīng)說“請(qǐng)稍等!”;
如果分機(jī)占線時(shí),應(yīng)說“對(duì)不起,電話占線,請(qǐng)您稍后再打過來”
前臺(tái)人員接聽內(nèi)線電話時(shí),應(yīng)說“您好,前臺(tái)”。
第五條:電話分機(jī)的管理
公司根據(jù)員工工作需要和電話分機(jī)的資源情況,為每一位員工提供一部電話分機(jī)。
員工應(yīng)電話分機(jī)鈴響三聲內(nèi)接聽,接聽業(yè)務(wù)電話應(yīng)簡(jiǎn)潔明了,接聽電話時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語“您好,×××(員工姓名)”。講電話時(shí)聲音不可太大,以免影響他人。
電話分機(jī)一般不開通長(zhǎng)途直撥功能,總監(jiān)級(jí)以下員工因?yàn)楣ぷ鲗?shí)際需要而開通長(zhǎng)途直撥功能的,須提出書面報(bào)告,經(jīng)部門經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導(dǎo)審核后,報(bào)公司總裁批準(zhǔn)后方可開通。
對(duì)已開通長(zhǎng)途直撥功能的電話分機(jī),由員工個(gè)人負(fù)責(zé)長(zhǎng)途功能的使用管理。不得借予他人撥打長(zhǎng)途電話,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),除由其個(gè)人賠償所發(fā)生的長(zhǎng)途話費(fèi)外,還可視情況嚴(yán)重,停止其電話分機(jī)長(zhǎng)途直撥功能并按公司獎(jiǎng)懲條例給予相應(yīng)的處分。
員工因臨時(shí)工作需要打長(zhǎng)途電話的,須填制《長(zhǎng)途電話申請(qǐng)單》,經(jīng)部門經(jīng)理初審核,主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺(tái)掛撥,或由前臺(tái)撥通后接入員工的分機(jī)上。
撥打長(zhǎng)途電話時(shí),必須使用IP特服號(hào)(如17909、17951),以節(jié)約費(fèi)用。
禁止利用公司電話聊天。員工在上班時(shí)間如撥打或接聽私人電話,應(yīng)長(zhǎng)話短說,以免造成電話線路的繁忙,時(shí)間不得超過三分鐘。
嚴(yán)禁員工利用公司電話(包括分機(jī)和直線電話)進(jìn)行撥號(hào)上網(wǎng)、撥打聲訊臺(tái)或信息臺(tái)查詢非業(yè)務(wù)信息。
未經(jīng)公司或電話所有人的同意,撥打長(zhǎng)途電話。一經(jīng)發(fā)現(xiàn),除由其個(gè)人賠償所發(fā)生的長(zhǎng)途話費(fèi)外,還可視情況嚴(yán)重,給予記過以上的處分,直至開除。
電話已開通長(zhǎng)途直撥功能的員工一經(jīng)離職,行政部應(yīng)馬上通知前臺(tái)將該員工的長(zhǎng)途直撥功能關(guān)閉,同時(shí)做好登記。
第六條:直線電話的管理
總監(jiān)級(jí)以上的高級(jí)管理人員以及總裁辦主任、總裁助理,可以根據(jù)工作需要,申請(qǐng)配置一部直線電話,如需要開通國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途功能的,應(yīng)一并提出申請(qǐng)。
申請(qǐng)配備直線電話,一律報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。
第七條:傳真的管理
公司傳真機(jī)由前臺(tái)負(fù)責(zé)管理,收發(fā)傳真時(shí)應(yīng)由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)操作。
前臺(tái)人員發(fā)送傳真完畢后,應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機(jī)旁;傳真接收完畢后,應(yīng)立即將傳真文件交給收件人。
員工因?yàn)楣ぷ餍枰l(fā)送傳真的,應(yīng)填制《傳真申請(qǐng)單》,經(jīng)部門經(jīng)理對(duì)傳真內(nèi)容進(jìn)行初步審核,并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)審批后應(yīng)將《傳真申請(qǐng)單》遞交行政部經(jīng)理簽字,再由前臺(tái)人員操作發(fā)送。
對(duì)發(fā)送保密性高的文件,可由前臺(tái)人員進(jìn)行指導(dǎo),由員工個(gè)人親自發(fā)送,并提前以電話方式通知收件人現(xiàn)場(chǎng)接收。對(duì)涉及公司重大機(jī)密的文件不宜使用傳真機(jī)發(fā)送,以免泄密。
對(duì)傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個(gè)人,可以申請(qǐng)配置專用的傳真機(jī)。
員工不得利用公司傳真機(jī)收發(fā)私人資料、文件。
第八條:移動(dòng)電話的管理
公司不為員工購(gòu)置移動(dòng)電話,但對(duì)員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動(dòng)電話費(fèi)用(簡(jiǎn)稱移動(dòng)話費(fèi)),按具體情況給予一定金額的報(bào)銷限額標(biāo)準(zhǔn)。
原則上,集團(tuán)主任級(jí)及下屬公司副經(jīng)理級(jí)以下普通員工,不得申請(qǐng)報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi),特殊工作崗位或確實(shí)因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要的除外。
公司對(duì)移動(dòng)話費(fèi)實(shí)行“員工提出報(bào)銷申請(qǐng)、公司核定報(bào)銷限額、限額內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷,超支部分員工自負(fù)”的管理方式,即:主任級(jí)以上的管理員工根據(jù)實(shí)際工作需要,向公司提出報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)的書面申請(qǐng),公司根據(jù)員工職務(wù)、崗位和業(yè)務(wù)的特點(diǎn),以及公司的《移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額參考標(biāo)準(zhǔn)表》,核定具體的報(bào)銷限額。對(duì)在限額以內(nèi)的移動(dòng)話費(fèi),由公司據(jù)實(shí)報(bào)銷;對(duì)超過報(bào)銷限額的,公司只按限額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷,超支部分不再補(bǔ)發(fā)給員工,而由其個(gè)人承擔(dān)。
核定移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額的流程為:
主任級(jí)以上的管理員工可根據(jù)實(shí)際工作需要,寫出書面的報(bào)銷申請(qǐng),由部門經(jīng)理出具審定意見后,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在公司的限額參考標(biāo)準(zhǔn)內(nèi),主管領(lǐng)導(dǎo)可以直接批準(zhǔn)。對(duì)超出公司規(guī)定的限額參考標(biāo)準(zhǔn)的,還需要報(bào)公司總裁批準(zhǔn)。
對(duì)經(jīng)理級(jí)以上的管理員工,除需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外,一律報(bào)公司總裁審批。
總裁、副總裁的移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)由董事長(zhǎng)核定。
移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額參考標(biāo)準(zhǔn)如下:
外勤(100%)
復(fù)合勤(70%)
內(nèi)勤
(40%)
說明
總監(jiān)、董事長(zhǎng)助理
400元/月
280元/月
160元/月
1、外勤:是指經(jīng)常外出辦理公務(wù)的員工。
2、內(nèi)勤:是指較少外出公務(wù)的員工。
3、復(fù)合勤:是指較多外出公務(wù)的的員工。
此標(biāo)準(zhǔn)僅供核定時(shí)參考。
副總監(jiān)、總裁辦主任
350元/月
245元/月
140元/月
經(jīng)理、總裁助理
300元/月
210元/月
120元/月
副經(jīng)理
250元/月
175元/月
100元/月
主任
200元/月
140元/月
80元/月
對(duì)已核定報(bào)銷限額的員工(包括普通員工和管理級(jí)員工),如確因業(yè)務(wù)需要但原報(bào)銷限額偏低而申請(qǐng)重新核定的,應(yīng)提供申請(qǐng)日前不少于三個(gè)月的移動(dòng)話費(fèi)發(fā)票和流水清單,并標(biāo)明私人用途的部分話費(fèi),由部門經(jīng)理和行政/人力資源部經(jīng)理出具初審意見,并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核后,報(bào)公司總裁審定。
行政/人力資源部可對(duì)員工每月的移動(dòng)話費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,對(duì)報(bào)銷限額核定過高的,有權(quán)提出重新核定的建議。
凡由公司給予限額報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)的員工,原則上須24小時(shí)開機(jī)(如不能24小時(shí)開機(jī)的,但須提供其他電話聯(lián)系方式)。對(duì)享受限額報(bào)銷但將移動(dòng)電話置于關(guān)機(jī)狀態(tài),但又沒有提供其他電話聯(lián)絡(luò)方式,致使公司聯(lián)絡(luò)不到的,一個(gè)月內(nèi)出現(xiàn)三次以上(含三次),除取消當(dāng)月移動(dòng)話費(fèi)的報(bào)銷資格外,對(duì)因聯(lián)系不上而延誤工作,還將按公司有關(guān)制度進(jìn)行處罰。
員工在有固定電話的場(chǎng)合(辦公室、家里),應(yīng)使用固定電話通話。使用移動(dòng)電話撥打長(zhǎng)途電話時(shí),必須應(yīng)使用IP特服號(hào)碼(如17951、17909等)。
使用儲(chǔ)值卡(如神州行、如意通、南粵行等)的移動(dòng)電話,不給予移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷。對(duì)使用實(shí)名入網(wǎng)并已核定報(bào)銷限額的員工,不得隨意更換移動(dòng)電話號(hào)碼,如確因需要而更換的,必須及時(shí)通知公司行政部門。
員工不得將實(shí)名入網(wǎng)的移動(dòng)電話號(hào)碼換成儲(chǔ)值卡號(hào)碼,否則公司有權(quán)取消其移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷資格。
對(duì)員工因開通個(gè)性化服務(wù)而產(chǎn)生的費(fèi)用(如語音留言、轉(zhuǎn)秘書臺(tái)、訂閱短信、移動(dòng)QQ或其他費(fèi)用等),公司一律不予報(bào)銷。
新入職員工必須在入職滿一個(gè)月后方可提出申請(qǐng)移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷。報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)的時(shí)間從其入職日的第二個(gè)月起計(jì)算話費(fèi)報(bào)銷,對(duì)其在自入職日的第二個(gè)月至正式批準(zhǔn)日期間發(fā)生的移動(dòng)話費(fèi),按日平均計(jì)算報(bào)銷。
員工報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)時(shí),應(yīng)遵守公司的費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)定。
第九條:電子郵箱的管理
公司將不斷在推行辦公無紙化、自動(dòng)化,并為公司每一位員工配備專用的電子郵箱。
對(duì)經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工,由公司向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商申請(qǐng)購(gòu)買專用的外部郵箱。
對(duì)不經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工,公司只為其配備內(nèi)部郵箱。內(nèi)部郵箱可以在公司局域網(wǎng)內(nèi)發(fā)送內(nèi)部郵件(指接收者郵件地址后綴為)和外部郵件(是指接收者郵件地址后綴不是),但只能接收內(nèi)部郵件,而不能接受外部郵件。內(nèi)部郵箱不得印在員工的名片上。
公司系統(tǒng)管理員須協(xié)助員工在其個(gè)人辦公電腦上安裝郵件軟件,設(shè)置好各種應(yīng)用功能。員工應(yīng)熟練使用郵件軟件的各種功能,員工每日上班后,須及時(shí)打開郵件軟件,及時(shí)接收、閱讀、回復(fù)電子郵件,并做好重要電子郵件的備份。
員工發(fā)送較為重要或緊急的電子郵件,發(fā)送后,還應(yīng)采取其他方式知會(huì)收件人(如電話轉(zhuǎn)告等)。
員工不得利用公司配備的電子郵件在互聯(lián)網(wǎng)訂閱各種郵件,不得用于非業(yè)務(wù)用途。
第十條:本制度由集團(tuán)總部行政管理中心制訂、修改并負(fù)責(zé)解釋。
第十一條:本管理制度僅適用于集團(tuán)總部,集團(tuán)各下屬公司可根據(jù)本管理制度和公司的實(shí)際情況制訂相應(yīng)的通訊管理制度,并報(bào)集團(tuán)總部行政管理中心備案。
第十二條:本規(guī)定自發(fā)文之日起生效,二○○三年元月份開始正式實(shí)施,試行期為一年。
收銀制度
篇2:港石公司通訊系統(tǒng)管理制度
為了提升礦井安全防護(hù)水平,確保通訊聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)的可靠運(yùn)行,根據(jù)我礦實(shí)際情況,特制定本管理制度。
一、任何單位和個(gè)人不得以任何理由私自改動(dòng)通訊線路,特殊情況需要對(duì)通訊線路改動(dòng),必須向信息中心進(jìn)行申請(qǐng)。信息中心根據(jù)生產(chǎn)需要及設(shè)備運(yùn)行情況確定改動(dòng)方案。
二、任何單位不得私自改變或影響通訊系統(tǒng)補(bǔ)償電源的正常供電。當(dāng)拆除或檢修線路而影響通訊系統(tǒng)正常供電時(shí),必須提前通知信息中心,不得私自進(jìn)行,否則對(duì)施工負(fù)責(zé)人處以500元的罰款,并承擔(dān)因通訊中斷造成的后果。
三、出現(xiàn)通訊中斷故障時(shí),信息中心應(yīng)立即分析,查找故障原因,確定故障范圍。并立即組織人員解決處理。
四、各使用單位不得強(qiáng)安、強(qiáng)要、強(qiáng)撤通訊設(shè)備和纜線等。需新增設(shè)備時(shí),必須提前向信息中心提出書面申請(qǐng)。信息中心設(shè)計(jì)施工時(shí),必須根據(jù)通訊系統(tǒng)的布局,科學(xué)合理給出設(shè)計(jì)方案。使用單位有義務(wù)配合信息中心安裝線纜及設(shè)備。
五、任何單位不得未經(jīng)信息中心同意私自改變通訊設(shè)備位置,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將給予100元的罰款。嚴(yán)重者按照事故進(jìn)行分析。
六、使用單位的井下本安型電話機(jī),必須按照要求進(jìn)行使用,嚴(yán)禁拆卸電話機(jī),信息中心檢查電話配套設(shè)備的使用情況。
七、相關(guān)單位對(duì)管轄范圍或工作場(chǎng)所內(nèi)的通訊線纜設(shè)備設(shè)施負(fù)有監(jiān)護(hù)責(zé)任。設(shè)備線纜途經(jīng)單位的管轄范圍,由該單位負(fù)責(zé)管理設(shè)備纜線。任何單位和個(gè)人不得隨意損壞井下電話機(jī)、通訊線纜、通訊分線盒,凡損壞的,由相關(guān)單位按價(jià)賠償,承擔(dān)因通訊中斷造成的后果。屬于故意破壞的,按照影響范圍及性質(zhì)程度,加倍進(jìn)行處罰。
八、通訊設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí),使用單位應(yīng)及時(shí)通知信息中心。通訊設(shè)備統(tǒng)一由信息中心修理。
九、采煤工作面的通訊線纜及相關(guān)設(shè)備隨工作面的推進(jìn)要及時(shí)回撤盤放整齊。
十、信息中心電話人員應(yīng)經(jīng)常下井檢查,督查通訊相關(guān)設(shè)備的使用情況,對(duì)不按標(biāo)準(zhǔn)使用的,信息中心有權(quán)出具罰款單對(duì)責(zé)任單位進(jìn)行處罰。
收貨部制度
篇3:通訊管理制度范本
1目的
為了加強(qiáng)全廠通訊設(shè)備管理、維護(hù)工作,合理安全地使用通訊設(shè)備暢通無阻,更好地服務(wù)于生產(chǎn)。
2適用范圍
本辦法適用于全公司各部門車間。
1管理內(nèi)容與要求
3.1設(shè)備科負(fù)責(zé)全廠通訊設(shè)備的管理工作,電儀車間負(fù)責(zé)全廠通訊設(shè)備的運(yùn)行及安裝、調(diào)試、維護(hù)、檢修工作。
3.2廠內(nèi)電話
3.2.1各單位因工作需要安裝電話,應(yīng)提出書面申請(qǐng),經(jīng)設(shè)備科審核,主管經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.2.2生產(chǎn)車間新增電話,單機(jī)及材料費(fèi)由生產(chǎn)車間負(fù)責(zé),科室新增電話,單機(jī)及材料費(fèi)由主管經(jīng)理批準(zhǔn)支出。
3.2.3單機(jī)應(yīng)指定地點(diǎn)安裝使用,因工作需要拆除或移裝電話,應(yīng)提出申請(qǐng),
設(shè)備科批準(zhǔn)后,由電儀車間辦理。
3.2.4跨部門移裝電話,需經(jīng)設(shè)備科同意后方可移裝。
行。
3.3電話服務(wù)
3.3.1廠內(nèi)電話服務(wù)分:國(guó)內(nèi)直撥,市內(nèi)電話,公司電話共分三類。
3.3.2直撥電話
3.3.2.1有直撥電話機(jī)單位,應(yīng)加強(qiáng)管理,制定管理辦法,話費(fèi)不超過定額費(fèi)用。
3.4.2.2安裝直撥電話的單位,嚴(yán)禁打各種特殊服務(wù)電話。
3.4.3開通市內(nèi)電話的范圍
3.4.3.1副級(jí)以上辦公用電話。
3.4.3.2設(shè)備部、供銷部、財(cái)務(wù)部和對(duì)外業(yè)務(wù)部門。
3.4.3.3其它部室和車間的管理部門。
3.4.3.4除以上規(guī)定外,因工作需要開通市內(nèi)電話經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)方可開通,但要納入考核范圍。
3.4.3.5單機(jī)增掛國(guó)內(nèi)直撥功能,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.5電話單機(jī)管理
3.5.1電話單機(jī)發(fā)生故障,可通過維修人員并做好記錄,維修人員未到現(xiàn)場(chǎng),其他人員不得私自拆卸和修理。
3.5.2電話單機(jī)維護(hù)、檢修、故障處理不過夜。
3.5.3無法修復(fù)的電話單機(jī),由維修人員鑒定損壞程度,報(bào)設(shè)備部審批,使用單位交舊到電儀車間后再領(lǐng)新電話單機(jī),維修人員更換,費(fèi)用由使用單位支出(舊電話機(jī)作為維修配件用)。
3.5.4設(shè)備部負(fù)責(zé)確定電話單機(jī)型號(hào)、規(guī)格和生產(chǎn)廠家。
3.5.5設(shè)備部負(fù)責(zé)確定電話單機(jī)采購(gòu)計(jì)劃、領(lǐng)用審批,供應(yīng)科負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)放。
3.5.6程控總機(jī)的備品備件,電儀車間負(fù)責(zé)計(jì)劃,設(shè)備部負(fù)責(zé)采購(gòu)。電話單機(jī)備品備件及材料,電儀車間負(fù)責(zé)計(jì)劃,供銷部負(fù)責(zé)采購(gòu)。
3.6無線電臺(tái)、對(duì)講機(jī)的管理
3.6.1根據(jù)介休市無線電委員會(huì)和公司機(jī)動(dòng)處管理規(guī)定,各單位購(gòu)置無線電通訊設(shè)備(電臺(tái)、對(duì)講機(jī)等)必須報(bào)設(shè)備部,統(tǒng)一上報(bào)機(jī)動(dòng)處向市無線電委員會(huì)申報(bào),選型購(gòu)置、定額。
3.6.2建立電臺(tái)、對(duì)講機(jī)臺(tái)賬。
3.6.3在規(guī)定的頻率、區(qū)域內(nèi)使用對(duì)講機(jī)。
3.6.4對(duì)已廢止和停用的無線電設(shè)備,報(bào)設(shè)備部并報(bào)公司機(jī)動(dòng)處申請(qǐng)廢止。
3.6.5設(shè)備部負(fù)責(zé)每年無線電設(shè)備的年檢。
3.7外單位安裝電話號(hào):
3.7.1外單位安裝電話,應(yīng)提出書面申請(qǐng),經(jīng)設(shè)備部審核,報(bào)主管經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.7.2初裝費(fèi)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3.8電話費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行目標(biāo)成本規(guī)定。
3.8.1經(jīng)濟(jì)獨(dú)立核算單位,電話費(fèi)按實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用核收。
4考核標(biāo)準(zhǔn)
4.1嚴(yán)格按3.1之規(guī)定,拆除電話扣責(zé)任單位10分。
4.2違反3.2規(guī)定,拆除電話扣責(zé)任單位10分。
4.3違反3.4.2發(fā)生多少扣除多少。
4.4違反3.4.3、3.5之規(guī)定,扣除責(zé)任單位10分。
4.5嚴(yán)格按3.7之規(guī)定作好各項(xiàng)工作,違者扣除5分。
4.6嚴(yán)格執(zhí)行3.8之規(guī)定,違者扣除責(zé)任單位5分。
4.7超出定額標(biāo)準(zhǔn)如數(shù)扣除。