一個(gè)公司的綜合辦公室,加加強(qiáng)其行政事務(wù)管理,使公司的內(nèi)部關(guān)系更加順利,使各項(xiàng)管理制度更加標(biāo)準(zhǔn)化,使工作效率提高等,都會(huì)制定相應(yīng)的辦公室管理制度。以下是一份詳細(xì)的綜合辦公室管理制度,可供參考。

第一節(jié)總則

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高工作效率,特制定本制度。

第二條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括印章管理,公文管理,辦公事務(wù)用品管理,公務(wù)車管理,郵發(fā)管理、檔案管理等。

第二節(jié)印章管理

第三條公司印章包括:公司公章、財(cái)務(wù)專用章、合同章、法定代表人私章、財(cái)務(wù)主管私章等涉及公司對外交往使用的印章。

第四條公司印章由總經(jīng)理辦公室主任或指定專人負(fù)責(zé)保管。

第五條公司印章的使用一律由各單位負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽字許可后,管理印章人方可蓋章,如違反此項(xiàng)規(guī)定造成后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。

第六條公司所有需要蓋印章的介紹信、說明以及對外開出的任何公文,應(yīng)統(tǒng)一編號登記,以備查詢、存盤。

第七條公司不允許開具空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開具時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可開出,持空白介紹信外出工作歸來必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途,未使用者必須交回。

第八條需簽章的經(jīng)濟(jì)文本審批權(quán)限參照“經(jīng)濟(jì)合同管理制度”和“資金管理制度”的規(guī)定執(zhí)行,蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

第三節(jié)公文管理

第九條公司的公文格式應(yīng)規(guī)范化,公文處理程序應(yīng)嚴(yán)肅、正確。

第十條公司公文的發(fā)行由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。包括公司各類紅頭文件、總經(jīng)理辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、通知、指示等。

第十一條各單位、各部門自行打印的涉及公司權(quán)益的外發(fā)文稿必須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字,交總經(jīng)理辦公室審核后發(fā)送。

第十二條各單位、各部、室所有打印成文的內(nèi)部規(guī)章制度和下行文稿必須報(bào)總經(jīng)理辦公室留底存檔。

第四節(jié)辦公事務(wù)用品的管理

第十三條辦公事務(wù)用品類別規(guī)定如下:

(一)辦公用品(桌椅等)

(二)事務(wù)器具(活頁夾、度量衡器具等)

(三)印刷品

(四)紙張(復(fù)印紙、傳真紙、打印紙等)

(五)雜物器具(杯子、茶葉等)

(六)辦公自動(dòng)化用品(計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等)

(七)其它

第十四條辦公事務(wù)用品的購發(fā):

(一)辦公事務(wù)用品的購發(fā)由各部門在每月1—5日間造好用品需求計(jì)劃,由部門負(fù)責(zé)人簽署后報(bào)總經(jīng)理辦公室,總經(jīng)理辦公室根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃購買、分發(fā)給各部門,由部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)回。低值易耗辦公事務(wù)用品可由總經(jīng)理辦公室確定購買。單件價(jià)格超過1000元以上的物品必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購買。

(二)計(jì)劃外辦公事務(wù)用品的申請領(lǐng)用,必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)與辦公室主任會(huì)簽后方可購發(fā)。

(三)公司新聘工作人員辦公用品,總經(jīng)理辦公室根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單,負(fù)責(zé)為其配齊,以保證新聘人員正常工作。

(四)公司辦公事務(wù)用品應(yīng)建立帳簿,購發(fā)手續(xù)清晰、規(guī)范。

第五節(jié)公務(wù)車管理

第十五條公務(wù)車的使用范圍主要包括:部門主管級以上領(lǐng)導(dǎo)外出聯(lián)系工作或外地出差接送;接待外賓;接待兄弟單位或有關(guān)單位來廠辦事的工作人員;其它人員的緊急和特殊用車。

第十六條車輛調(diào)度由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé),駕乘人員憑其簽發(fā)的用車通知單用車。

第十七條申請用車一般應(yīng)提前一天通知總經(jīng)理辦公室,總經(jīng)理辦公室應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定派車,不得隨意擴(kuò)大用車范圍;向同一方向的用車,以節(jié)約為本,能合用車的就合用車,不另派車。

第十八條公司的司機(jī)應(yīng)服從調(diào)度,安全駕駛,愛護(hù)車輛,文明行車。

第十九條公司在無車或車輛不足時(shí),申請人應(yīng)依照上述原則向公司總經(jīng)理辦公室提出申請,由總經(jīng)理辦公室與集團(tuán)公司車隊(duì)協(xié)調(diào)派車。

第六節(jié)郵發(fā)管理

第二十條公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)為各部門收發(fā)信件、郵件。所有公發(fā)信件、郵件都由文書登記、收發(fā)。

第二十一條各部門的報(bào)刊訂閱由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。公費(fèi)報(bào)刊的征訂由各部門負(fù)責(zé)人上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo),由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一報(bào)批處理。

第七節(jié)檔案管理

第二十二條檔案管理由公司辦公室文書負(fù)責(zé)。要認(rèn)真做好文件收發(fā)、登記、傳閱和歸檔工作,對涉及機(jī)密的文件、資料,檔案要做好保密工作,防止泄密。

第二十三條歸檔范圍:

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。

第二十四條檔案的借閱與索取:

(一)總經(jīng)理、公司部門負(fù)責(zé)人借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔。

(二)公司其它人員需借閱檔案時(shí),需經(jīng)部門主管批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)。

(三)借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔案由公司總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

第八節(jié)附則

第二十五條本規(guī)定如有未盡事宜或隨公司的發(fā)展,有不適應(yīng)工作需要的,各部門可提出修改意見,總經(jīng)理辦公室研究并呈請總經(jīng)理批示。

第二十六條本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。

第二十七條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。

篇2:油品調(diào)運(yùn)分公司綜合辦公室職責(zé)說明書

油品調(diào)運(yùn)分公司綜合辦公室職責(zé)說明書

六、綜合辦公室

(一)部門職責(zé)

部門名稱:綜合辦公室部門定編/

直接上級:公司分管領(lǐng)導(dǎo)下屬部門/

部門主要職能:負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)、文秘工作、會(huì)務(wù)工作、檔案管理、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)管理、后勤管理、印章管理、小車班管理、黨團(tuán)工作、工會(huì)工作、人事工作、紀(jì)檢工作、信訪工作以及外部公關(guān)工作

序號職能領(lǐng)域主要職責(zé)

1、綜合協(xié)調(diào)

"負(fù)責(zé)分公司綜合性行政事務(wù),協(xié)調(diào)各職能部門,指導(dǎo)所屬各部門、駐站工作

"負(fù)責(zé)對公司會(huì)議的重大決策和重要工作部署等相關(guān)指令的下達(dá)及貫徹執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查、催辦和督辦工作

"負(fù)責(zé)公司與其他業(yè)務(wù)單位、相關(guān)機(jī)構(gòu)及工貿(mào)公司的聯(lián)絡(luò)工作

2、文秘工作

"負(fù)責(zé)上級下發(fā)文件的傳遞、保存及公司文件的擬定、發(fā)放、管理、存檔工作

"負(fù)責(zé)各種對內(nèi)、對外信息的傳遞,會(huì)議精神的落實(shí)和通知工作

"負(fù)責(zé)與上級有關(guān)單位及部門進(jìn)行行政工作上的聯(lián)系、溝通

"負(fù)責(zé)公司總結(jié)的制定工作

"負(fù)責(zé)保管公司保管公司行政章、法人章、企業(yè)證照;嚴(yán)格印章使用,做好用章記錄

"負(fù)責(zé)公司印章的刻制啟用、使用及作廢工作

3、會(huì)務(wù)工作

"負(fù)責(zé)公司重要會(huì)議和重要活動(dòng)的組織工作,收*議議題、文件和有關(guān)材料,做好會(huì)議準(zhǔn)備工作

"負(fù)責(zé)做公司重要會(huì)議紀(jì)要的記錄、起草、送審和印發(fā)工作

"負(fù)責(zé)監(jiān)督并及時(shí)反饋有關(guān)會(huì)議決議的落實(shí)情況

4、檔案管理

"負(fù)責(zé)對分公司的上傳下達(dá)文件、經(jīng)營合同、統(tǒng)計(jì)票據(jù)、聲像等檔案的歸檔、立卷、保管、借閱管理工作

"負(fù)責(zé)對檔案室的資料、刊物收集、規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放、分類整理、保管和借閱的工作

"協(xié)助檔案主管領(lǐng)導(dǎo)(部門)對檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀

5、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)管理

"負(fù)責(zé)組織機(jī)關(guān)各部門編制年度非經(jīng)營性固定資產(chǎn)購置計(jì)劃

"負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)、設(shè)備設(shè)施的采購,并組織財(cái)務(wù)室、固定資產(chǎn)請購部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行入庫驗(yàn)收

"負(fù)責(zé)建立公司本部非經(jīng)營性固定資產(chǎn)實(shí)物臺賬,并按要求定期編制有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

"負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的使用狀況,負(fù)責(zé)提出公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的調(diào)撥、更新、維修和報(bào)廢鑒定等計(jì)劃,經(jīng)批準(zhǔn)后,組織實(shí)施及時(shí)辦理驗(yàn)收

"參與公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作,定期與財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)使用機(jī)構(gòu)進(jìn)行賬實(shí)核對

"負(fù)責(zé)收集整理公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的有關(guān)資料,及時(shí)歸檔

6、后勤管理

"負(fù)責(zé)分公司辦公用品的采購與管理

"負(fù)責(zé)來信、來件接受及分發(fā),報(bào)刊、圖書和雜志的征訂及分發(fā)

"負(fù)責(zé)公司各種會(huì)議的時(shí)間、場所協(xié)調(diào)管理及后勤保障工作

"其他后勤業(yè)務(wù)

7、小車班管理

"負(fù)責(zé)分公司公務(wù)車輛的日常管理、維護(hù)、保養(yǎng)、修理、保險(xiǎn)、油料的管理等相關(guān)工作

"負(fù)責(zé)分公司駕駛員的日常管理和安全教育

"根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)及各部門的要求合理調(diào)配公司公務(wù)用車

8、黨團(tuán)工作

"負(fù)責(zé)分公司黨支部的學(xué)習(xí)計(jì)劃,安排黨建工作任務(wù)

"負(fù)責(zé)做好黨內(nèi)年度統(tǒng)計(jì)、黨費(fèi)收繳管理和黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等日常工作

"負(fù)責(zé)黨支部(擴(kuò)大)會(huì)議的籌備工作

"按照分公司黨支部和上級黨委、團(tuán)委的工作安排,總體規(guī)劃公司共青團(tuán)工作目標(biāo)和發(fā)展方向,負(fù)責(zé)分公司共青團(tuán)工作和青年工作

"負(fù)責(zé)分公司電視新聞、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)平臺等宣傳工作的刊登

"負(fù)責(zé)公司精神文明建設(shè)各項(xiàng)工作

"負(fù)責(zé)黨委、黨委書記私人印章管理

9、工會(huì)工作

"負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)《工會(huì)法》和《企業(yè)工會(huì)工作條例》,按照《中國工會(huì)章程》的有關(guān)要求和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定,執(zhí)行公司工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)和上級工會(huì)的決定

"負(fù)責(zé)代表和組織職工依照法律規(guī)定,深入推進(jìn)廠務(wù)公開,參與公司民主管理和民主監(jiān)督

"負(fù)責(zé)創(chuàng)新企業(yè)發(fā)展理念,組織開展積極向上的職工文化體育活動(dòng)

"負(fù)責(zé)維護(hù)女職工基本權(quán)益和特殊利益

10、人事工作

"根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃,進(jìn)行員工數(shù)量、結(jié)構(gòu)和戰(zhàn)略需求匹配度分析,制定公司人力資源年度需求計(jì)劃,并上報(bào)

"負(fù)責(zé)公司人員流動(dòng)情況的統(tǒng)計(jì)與分析,根據(jù)各部門需要及人員能力素質(zhì)進(jìn)行人員調(diào)配

"負(fù)責(zé)聘用工的招聘工作

"負(fù)責(zé)全體員工的人事檔案管理工作

"負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)匯總,上報(bào)員工考勤月報(bào)表,處理考勤異常情況,負(fù)責(zé)公司員工的請銷假管理

"每月定期制作員工薪酬發(fā)放核算表、獎(jiǎng)金分配月報(bào)表

"負(fù)責(zé)員工薪酬發(fā)放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調(diào)查,提供相應(yīng)的報(bào)表和資料

"負(fù)責(zé)員工五險(xiǎn)二金的上報(bào)及繳納工作

"負(fù)責(zé)員工關(guān)系管理工作、處理勞動(dòng)爭議及糾紛

"負(fù)責(zé)員工入職、離職、退休等相關(guān)手續(xù)的辦理

"了解公司培訓(xùn)需求,組織制定、實(shí)施員工年度培訓(xùn)計(jì)劃,負(fù)責(zé)培訓(xùn)效果的跟蹤、評估及反饋

"組織各部門制定員工培訓(xùn)方案,并負(fù)責(zé)審核

"負(fù)責(zé)公司新員工入職培訓(xùn)

11、紀(jì)檢工作

"負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查公司招投標(biāo)、市場詢價(jià)、物資采購、商務(wù)談判、"三重一大"決策制度執(zhí)行情況及重大事故處理

"負(fù)責(zé)制定公司紀(jì)檢監(jiān)察年度工作計(jì)劃并組織實(shí)施,組織并指導(dǎo)開展效能監(jiān)察和專項(xiàng)檢查工作

12、信訪工作

"負(fù)責(zé)受理來信和來電,接待來訪等工作

"負(fù)責(zé)交辦、轉(zhuǎn)送信訪人提出的信訪事項(xiàng)

"負(fù)責(zé)跟蹤督促信訪事項(xiàng)的處理

"負(fù)責(zé)牽頭處理群體性事件

13、外部公關(guān)工作

"負(fù)責(zé)公司與政府部門及相關(guān)機(jī)構(gòu)的外聯(lián)工作

"負(fù)責(zé)對外公務(wù)訪問安排

"負(fù)責(zé)來公司訪問人員的接待、食宿安排及其他機(jī)關(guān)接待工作

"協(xié)助公司相關(guān)部門組織對外重要活動(dòng)及企劃、公關(guān)活動(dòng)

14、部門基礎(chǔ)管理

"明確本部門各項(xiàng)工作分工

"制定本部門工作計(jì)劃、目標(biāo)和任務(wù),并組織實(shí)施

"負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)和行政事務(wù)對內(nèi)、外關(guān)系的協(xié)調(diào)與處理

"積極配合公司、分公司相關(guān)部門牽頭的工作,保證各項(xiàng)工作高效高質(zhì)完成

"學(xué)習(xí)、研究國家政策、上級單位和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提升職工素質(zhì)和工作效益

"編制本部門年度財(cái)務(wù)預(yù)算,按照規(guī)定的管理制度進(jìn)行支出

"負(fù)責(zé)本部門人員考勤管理和工作考核評定

"負(fù)責(zé)本部門各類辦公設(shè)備的正常維護(hù)和保養(yǎng)

部門協(xié)作關(guān)系:

內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系:工貿(mào)公司辦公室及公司所屬各部門、駐站

內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系:煉化公司、延安煉油廠、榆林煉油廠、永坪煉油廠、各承運(yùn)車隊(duì)及各類社會(huì)機(jī)構(gòu)

(二)崗位設(shè)置圖

篇3:油品調(diào)運(yùn)分公司綜合辦公室主任職責(zé)說明書

油品調(diào)運(yùn)分公司綜合辦公室主任職責(zé)說明書

(三)崗位職責(zé):

1、主任

基本信息

崗位名稱:主任所在部門:綜合辦公室

匯報(bào)關(guān)系:

直接上級:綜合辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)直接下級:副主任及以下所有員工

崗位目的:

全面負(fù)責(zé)本部門的行政和業(yè)務(wù)管理工作,合理調(diào)配部門各類資源,組織部門員工全面完成公司分配的各項(xiàng)工作任務(wù),關(guān)注職工思想動(dòng)態(tài),培育職工敬崗愛業(yè)精神

崗位職責(zé):

序號職能領(lǐng)域主要職責(zé)

1、綜合協(xié)調(diào)

"負(fù)責(zé)分公司綜合性行政事務(wù),協(xié)調(diào)各職能部門,指導(dǎo)所屬各部門、駐站工作

"負(fù)責(zé)對公司會(huì)議的重大決策和重要工作部署等相關(guān)指令的下達(dá)及貫徹執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查、催辦和督辦工作

"負(fù)責(zé)公司與其他業(yè)務(wù)單位、相關(guān)機(jī)構(gòu)及工貿(mào)公司的聯(lián)絡(luò)工作

2、外部公關(guān)工作

"負(fù)責(zé)公司與政府部門及相關(guān)機(jī)構(gòu)的外聯(lián)工作

"負(fù)責(zé)對外公務(wù)訪問安排

"負(fù)責(zé)來公司訪問人員的接待、食宿安排及其他機(jī)關(guān)接待工作

"協(xié)助公司相關(guān)部門組織對外重要活動(dòng)及企劃、公關(guān)活動(dòng)

3、部門基礎(chǔ)管理

"確本部門各項(xiàng)工作分工

"制定本部門工作計(jì)劃、目標(biāo)和任務(wù),并組織實(shí)施

"負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)和行政事務(wù)對內(nèi)、外關(guān)系的協(xié)調(diào)與處理

"積極配合公司、分公司相關(guān)部門牽頭的工作,保證各項(xiàng)工作高效高質(zhì)完成

"學(xué)習(xí)、研究國家政策、上級單位和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提升職工素質(zhì)和工作效益

"編制本部門年度財(cái)務(wù)預(yù)算,按照規(guī)定的管理制度進(jìn)行支出

"負(fù)責(zé)本部門人員考勤管理和工作考核評定

"負(fù)責(zé)本部門各類辦公設(shè)備的正常維護(hù)和保養(yǎng)

4、其他

"完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作

任職資格:

學(xué)歷及專業(yè):本科及以上學(xué)歷

經(jīng)驗(yàn)行業(yè)經(jīng)驗(yàn):

"3年及以上行政工作經(jīng)驗(yàn)

"2年及以上基層工作經(jīng)驗(yàn)

專業(yè)經(jīng)驗(yàn)

管理經(jīng)驗(yàn)

知識行業(yè)知識

"具有企業(yè)管理、公共關(guān)系管理、行政管理等方面的知識

"具有一定的法律知識(相關(guān)政策、法律和制度)

專業(yè)知識

公司知識

技能素質(zhì)能力

"具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)和溝通能力

"具有較強(qiáng)的分析問題和解決問題的能力

"熟練掌握常用辦公設(shè)備及辦公軟件的應(yīng)用

外語能力

IT能力

特殊工作環(huán)境

/

簽字確認(rèn)

任職者日期

直接上級:日期

聲明:本崗位說明書是員工勞動(dòng)合同的一部分,旨在說明崗位目前的職責(zé)及對任職者的要求(對于條件優(yōu)秀者,可適當(dāng)放寬要求)。公司保留變更崗位工作內(nèi)容或要求在職人員履行其他職責(zé)的權(quán)利。