地產(chǎn)有限公司文件管理規(guī)定

為使我司的文件管理更加規(guī)范化,制度化,科學(xué)化,在行政管理過(guò)程中,形成具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū),特制定本管理規(guī)定。

一、文件處理

1、發(fā)文程序

1)發(fā)文程序是指以本公司名義制發(fā)文件的過(guò)程,包括:草擬、擬辦、審批、簽發(fā)、用印、登記、下發(fā)。

2)公司各部門(mén)草擬的文件,要求情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡(jiǎn)短。

2)草擬文件部門(mén),對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),應(yīng)先協(xié)商取得一致意見(jiàn)后方可行文。

4)草擬文件部門(mén)按照公司文件格式排版、字號(hào)進(jìn)行打印,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后,送行政部做文件處理。

5)行政部秘書(shū)將草擬文件登記編號(hào),送交行政副總提出擬辦意見(jiàn),由公司總經(jīng)理審批。

6)對(duì)審批后的文件由行政秘書(shū)負(fù)責(zé)簽發(fā)、用印、下發(fā)。

2、收文程序

1)凡外來(lái)公文信件由行政部統(tǒng)一收拆(親收件除外)由秘書(shū)進(jìn)行編號(hào)、登記。收文登記當(dāng)日送公司行政部副總提出擬辦意見(jiàn),并送公司總經(jīng)理批示。

2)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示,由行政秘書(shū)及時(shí)送有關(guān)部門(mén)閱辦,急件隨到隨辦,不可過(guò)夜。

3)承辦部門(mén)收到交辦公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉,對(duì)不屬本部門(mén)及職權(quán)范圍辦理的文件,應(yīng)及時(shí)退回行政部門(mén)并說(shuō)明理由。

4)行政秘書(shū)對(duì)收文負(fù)責(zé)跟蹤催辦。

二、文件歸檔

1、處理完的外來(lái)文件及本公司文件,應(yīng)按規(guī)定及時(shí)整理、歸檔,加強(qiáng)保管。檔案分為文書(shū)檔案、工程技術(shù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案等五類。(詳見(jiàn)公司檔案分類表)

2、公司各部門(mén)文檔,由專人負(fù)責(zé)管理,按類別存放,第二年一月經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔,要求在二月底以前全部裝訂完畢。

3、公司行政部是檔案管理工作的主管部門(mén),負(fù)責(zé)定期培訓(xùn)監(jiān)督。檢查各部門(mén)的檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

4、各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的專管員必須做到:

1)借閱檔案必須履行登記手續(xù),借期不得超過(guò)兩周,到期必須返回,屬實(shí)需要,辦理續(xù)借手續(xù)。

2)做好保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案丟失或出現(xiàn)文件泄密時(shí),及時(shí)上報(bào),不得隱瞞,對(duì)玩忽職守造成損失泄密的嚴(yán)肅處理。對(duì)視情節(jié)追究法律責(zé)任。

5、根據(jù)檔案材料保管期限和效用,定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)己失去作用和保存價(jià)值時(shí)效的檔案要進(jìn)行銷(xiāo)毀。

6、檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后方可進(jìn)行,銷(xiāo)毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀冊(cè)上簽字,銷(xiāo)毀冊(cè)應(yīng)存檔。

三、文件格式

1、公司文件中各組成部分的標(biāo)識(shí)、規(guī)格見(jiàn)附表。

2、文件用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型,左側(cè)位裝訂處。

3、文字號(hào):標(biāo)題二號(hào),正文四號(hào);字體:宋體;

排版:上邊距3cm,下邊距2cm,左邊距4cm,右邊距3cm;每頁(yè)22行,每行28個(gè)字;張貼的文件用紙大小根據(jù)實(shí)際需要確定。

四、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

五、本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。

篇2:嘉燃集團(tuán)技術(shù)文件管理規(guī)定

1.目的:為了有效管理和合理利用各類生產(chǎn)技術(shù)文件,避免技術(shù)文件的遺失,防止無(wú)效技術(shù)文件使用,確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)活動(dòng)符合現(xiàn)行法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求,制定本規(guī)定。2.范圍:安全生產(chǎn)、工程建設(shè)類的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類及行政管理類不包含在本規(guī)定的范圍。3.職責(zé):由安全質(zhì)監(jiān)部歸口管理,負(fù)責(zé)各類技術(shù)文件的采購(gòu)、整理編目和發(fā)放,以及過(guò)期文件的回收作廢和更新。各領(lǐng)用部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放到本部門(mén)的技術(shù)文件的日常使用和保管。4.過(guò)程:4.1技術(shù)文件的分類:生產(chǎn)技術(shù)文件分為法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),我公司適用的主要包含安全生產(chǎn)類、燃?xì)庑袠I(yè)類、特種設(shè)備類。4.2技術(shù)文件的采購(gòu):由各生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)各自需要提出采購(gòu)需求,報(bào)安全質(zhì)監(jiān)部初審后報(bào)分管生產(chǎn)安全的副總經(jīng)理審批通過(guò)后,由安全質(zhì)監(jiān)部采購(gòu)。4.3技術(shù)文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發(fā)放和借閱。4.3.1技術(shù)文件的存放:公司設(shè)技術(shù)文件閱覽室一間,存放生產(chǎn)技術(shù)文件,按2個(gè)鐵皮書(shū)架配備,由安全質(zhì)監(jiān)部落實(shí)1人負(fù)責(zé)管理;4.3.2技術(shù)文件的編目:由安全質(zhì)監(jiān)部按以下方法進(jìn)行編目:分五部分:第一部分代表類型(法律法規(guī)F、技術(shù)規(guī)范J)第二部分代表專業(yè)(燃?xì)庑袠I(yè)R、安全生產(chǎn)A、特種設(shè)備T、工程建設(shè)類G)第三部分代表頒布時(shí)間或更新時(shí)間第四部分代表該文件的順序號(hào)。第五部分代表該文件共采購(gòu)3本,其中的第一本例:F-R-2009-01-0301說(shuō)明:2009年頒布的燃?xì)庑袠I(yè)法律法規(guī)。并建立編號(hào)與文件名稱對(duì)照表,便于檢索,對(duì)照表如下:編號(hào)名稱F-R-2009-01-0301《中華人民共和國(guó)消防法》4.3.2技術(shù)文件的發(fā)放常用的技術(shù)文件,技術(shù)資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門(mén)要求發(fā)放到部門(mén),安全質(zhì)監(jiān)部在確認(rèn)有效版本后蓋受控章后發(fā)放,領(lǐng)用部門(mén)填寫(xiě)《技術(shù)文件領(lǐng)用記錄》。編號(hào)文件名稱領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人領(lǐng)用時(shí)間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國(guó)消防法》管線所張山2009.10.2技術(shù)文件部門(mén)領(lǐng)用后由部門(mén)負(fù)責(zé)管理,妥善保管和有效利用,遺失照價(jià)賠償。4.3.3技術(shù)文件的借閱技術(shù)文件借閱定在每周一下午4:00以后,開(kāi)放1小時(shí),借閱人員填寫(xiě)《技術(shù)文件借閱登記表》,每次借閱時(shí)間二個(gè)月,超過(guò)二個(gè)月歸還再辦理借閱手續(xù)。編號(hào)文件名稱借閱人借閱時(shí)間歸還時(shí)間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國(guó)消防法》張山2009.9.52009.10.24.3.3技術(shù)文件的作廢更新與回收安全質(zhì)監(jiān)部每三個(gè)月對(duì)技術(shù)文件的有效性進(jìn)行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領(lǐng)用部門(mén)交回安全質(zhì)監(jiān)部,填寫(xiě)《技術(shù)文件作廢登記表》編號(hào)名稱作廢或更新時(shí)間數(shù)量F-R-2009-01-0301《中華人民共和國(guó)**法》2015.3.53并蓋作廢章,存放于指定的區(qū)域,以免誤用。

篇3:監(jiān)理部策劃文件編制審批管理規(guī)定

為了確保監(jiān)理項(xiàng)目部監(jiān)理技術(shù)資料的及時(shí)性、符合性和完整性,加強(qiáng)工程技術(shù)資料的儲(chǔ)備管理,努力提高監(jiān)理服務(wù)水平,根據(jù)監(jiān)理項(xiàng)目部的實(shí)際情況并依據(jù)《國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部監(jiān)理項(xiàng)目部標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊(cè)》、《吉林省電力建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定:

1.《建設(shè)監(jiān)理規(guī)劃》、《創(chuàng)優(yōu)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》由總監(jiān)理工程師主持編寫(xiě)、專業(yè)監(jiān)理工程師參與編寫(xiě)。編寫(xiě)的內(nèi)容要結(jié)合所監(jiān)理工程的特點(diǎn)和難點(diǎn)進(jìn)行編寫(xiě),不能簡(jiǎn)單復(fù)制和抄寫(xiě)。編寫(xiě)完成后報(bào)公司審查,并根據(jù)公司審查意見(jiàn)修改、完善后最終報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

2.《建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制性條文執(zhí)行計(jì)劃》由監(jiān)理項(xiàng)目部總監(jiān)理工程師主持編寫(xiě)、專業(yè)監(jiān)理工程師編寫(xiě)。編寫(xiě)完成后報(bào)監(jiān)理項(xiàng)目部總監(jiān)審批。

3.《專業(yè)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》、《安全監(jiān)理工作方案》、《監(jiān)理旁站方案》、《監(jiān)理項(xiàng)目部專項(xiàng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處理預(yù)案》等專業(yè)性文件由各專業(yè)監(jiān)理工程師編寫(xiě),并由總監(jiān)理工程師審核批準(zhǔn)。