建設監理公司檔案管理規定

第一章總則

為建立健全公司檔案工作,規范檔案管理,更好地為企業提高經營管理水平和經濟效益服務,根據國家有關法規,結合公司具體情況,制定本制度。

第一條公司檔案是指公司在各項經營和管理活動中形成的全部檔案總和,包括工程建設監理、工程技術咨詢、財務管理、勞動工資、行政管理、董事會等方面形成的檔案資料。

第二條公司檔案工作是維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。是企業基礎管理工作的組成部分。

第三條公司檔案工作采取集中統一管理。

第二章文件材料的形成和歸檔

第四條公司經營和管理活動中形成的文件材料(含膠片、照片、錄音、錄像和磁卡等)由責任人積累、整理后歸檔。

第五條文件材料歸檔的基本要求

1.歸檔的文件材料必須完整。

2.歸檔的文件材料必須準確地反映公司工程建設和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

3.歸檔材料必須層次分明,符合其形成規律。

4.歸檔文件必須編制目錄。

第六條文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面:

1.建設行政主管部門來文。

2.董事會會議紀要、決議及監理公司內部規章制度。

3.監理咨詢合同、協議。

4.向政府有關主管部門的報告或復文。

5.與監理項目有關的業主、承建商的來文及復文。

6.按監理項目形成的監理業務檔案、技術檔案、監理工作總結。

7.有關公司人事管理檔案。

8.公司經營業務檔案。

9.公司會議紀要及決議。

10.其他。

第七條歸檔時間

1.工程項目及科研項目,在項目告一段落或項目完成后,責任人應在14日內將應歸檔的文件材料組成保管單位,交檔案管理部門歸檔。

2.各類文件材料歸檔一式一份,重要文件及自制文件應將原件歸檔。

3.公司工作人員因公外出學習、考察和參加各種會議收集得到的文件材料,要按照歸檔范圍的規定,及時交檔案管理部門歸檔。

4.文件材料的形成、積累、整理和移交歸檔是各部門的職責范圍和有關人員崗位責任。

第八條公司檔案管理部門要對公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。

第三章檔案管理

第九條檔案實行分類管理,檔案分類要遵循文件材料的形成規律,并且便于保管利用。

第十條公司檔案分類

1.工程監理及咨詢類

2.財務管理類

3.人事管理類

4.行政文書類

5.董事會類

第十一條檔案鑒定

檔案保管期限分永久、長期、短期三種,其確定保管期限的基本原則是;

1.對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存。

2.對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

3.符合國家有關檔案管理的規定。

第四章檔案利用

第十二條檔案借閱手續

1.檔案管理部門應建立《借閱檔案登記簿》

2.借閱檔案應向檔案管理員說明其利用目的,并在登記簿加以記載,由檔案管理員提供服務。

3.借閱涉及公司秘密的檔案,應經總經理同意,方可借閱。

4.未經總經理同意,不得向非公司人員提供檔案。

第十三條公司合同檔案由合同管理人員統一管理,不得隨意讓他人查閱或帶出公司,若確因工作需要須查看或帶出公司,必須經合同統管機構批準,并出具借條,注明合同類型、編號方可借走,完后即時歸還。

第十四條非檔案管理人員不得擅自提取檔案。

篇2:安全監理檔案管理制度

1、建筑工程安全監理檔案管理應做到及時、準確、系統、科學、完整。

2、建筑工程安全監理檔案是在施工過程全過程中形成的材料,應由安全監理工程師負責制定計劃、收集、審查、匯總、管理、保存,直至最后按規定移交。

3、公司的安全監理部門、技術部門負責建筑工程安全監理檔案的編制審核和業務指導工作。

4、公司每月、項目監理部每半月進行一次安全檔案檢查。

5、安全監理檔案建立過程中,監理人員如有更換時應及時制表登記,對更換的時間、原因、完成工作交接手續等記錄清楚。

6、建筑安全監督機構和公司在安全檢查中,下達的整改通知單和項目部整改后的報告,應完整的保存在檔案中。

7、工程竣工后,監理單位應將建筑工程安全監理檔案按規定立卷歸檔。

篇3:工程監理檔案管理細則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統,確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本規定。

2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責,各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。

二、工程檔案管理規定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分,應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查,并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個環節的銜接,監理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應配置必要的檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

三、工程文件的收發及管理規定

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給監理項目部的工程文件(工程技術文件、圖紙資料)由監理項目部信息管理員統一接收;統一接收國網項目部、集團項目部、電監辦以及監理項目部等下發的各項文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數量和外觀質量檢查,發現問題應及時通知寄發單位補發。

3.1.5信息管理員應及時建立工程文件收發文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。

3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規定妥善收存,并認真執行密級文件資料的借閱規定。

3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業,并建立檔案總登記帳和分類登記帳;

3.2工程文件資料發放

3.2.1上級下發文件、監理工程師通知單、監理工作聯系單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發放記錄。

四、監理項目部檔案管理職責

1、負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負責提交監理過程中形成的有關工程質量,工期、投資監理等方面的全部文件材料。

2)監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查,對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責,并在案卷內備考表審核人欄簽署。

3)對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件,監理項目部有權退回,相關單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷毀

1)對歸檔和發放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經理批準后方可銷毀。

2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經項目部總工及經理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。

3)檔案銷毀必須嚴格執行保密規定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應指派專人監銷,監銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應存檔。

4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網辦[2010]250號《關于印發》規定執行。

(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規定執行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

5.2照片檔案應符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置;

(3)以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);

(4)使用數碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);

(5)符合國家電網項目部《關于利用數碼照片資料加強輸變電工程安全質量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關于強化輸變電工程施工過程質量控制數碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網基建質量[2010]322號要求。