酒店公司采購稽核

―、采購人員之稽核

采購人員之稽核,其目的在于確保采購人員之行為能符合酒店所確立的規范,并查核有無為自己或他人而犧牲酒店利益的事情,更借此培養采購人員應有的道德觀念。

采購人員之稽核,多以機密之方式進行,因為事關個人品德的問題。擔任稽核的人士,除了采購主管必須負行政責任,經常督導所屬之言行操守外,為求立場客觀,另由酒店內部的稽核人員擔任,借以避免采購主管包庇縱容部屬之不當行為。

采購人員之稽核,可從下面一些現象著手,然后抽絲剝繭,自然可以掌握違反行為規范的事實:

(一)選擇錯誤的采購對象

若采購人員訂購的對象,并非該項貨品的專業廠商,或該貨品并非訂購對象的主要營業項目。譬如小五金(鐵釘、砂紙、手工具、棉紗手套……)向大五金行(鐵管、鋼板、鋼筋……)購買,顯然"牛頭不對馬嘴",則可能有弊端存在。

(二)故意透過中間商購買

某些貨品在國內有總代理或經銷商,采購人員不經由此種配銷管道采購,而向其他無正式代理配銷資格之廠商采購。或者,貨品可直接向原制造廠商購買,卻經由中間商購入。這兩種情形,除非有特殊因素,否則,顯然有"圖利他人"之嫌。

(三)采購數量集中一家

當采購的貨品不是特殊品,合乎報價資格之廠商為數不少,而系長期需用且亦經常舉行詢價;但得標廠商總是固定某一家,這可能買賣之間有不當的"默契",或供應商有"圖標"的行為。此外,一次采購同類貨品規格有很多種時,如果某廠商之報價,在眾多不同規格的貨品項目全部皆最低,最后并由其獨攬交貨數量,則顯示采購人員有將競爭廠商報價資料漏露給得標廠商之嫌。

(四)準購單越級審核

有些采購主管善盡職責,對各種可能發生的弊端,在審核準購單時多能事先防范與糾正,而使心懷不軌的采購人員幾乎無機可乘。居心不良的采購人員可能會利用采購主管出差或請假之時,將準購單越級呈請上級主管簽核,以遂其不軌之計謀。因此,采購主管對于未經其親自審核之準購單,宜于事后細加盤查,則不能發現采購人員違規情形。

(五)報價單之筆跡與圖章可疑

某些采購人員為"保障"某一供應商得標,可能容許報價廠商提供不實之其他同業的報價單,以圖蒙混并符合采購手續(至少有三家以上報價等)。在此情況下,幾張不同廠商之報價單之筆跡,有時發現出自同一人;而蓋用印信時,故意將"陪標"廠商之地址或電話弄得模糊不清,以防追查。經驗豐富眼光銳利的采購主管,會注意這些欲"蓋"彌彰的報價單,而追查出"蛛絲馬跡"。進而發現弊端。

(六)生活闊綽行為詭異

若采購人員與供應商有所勾結,并獲取不當利益后,有些人無法掩藏"暴發戶"的舉止,一改過去"一單食,一瓢飲,居陋巷"的模樣,展現"瓊漿玉液,居高樓華廈"的氣派,而與供應商過從甚密,經常交頭接耳,形同"最佳拍檔",此種現象,應予注意,并設法深入

調查該采購人員經辦案件,是否有不軌之處。

(七)黑函檢舉

有些供應商不齒采購人員貪婪無厭,可能會以信函舉發其強索回扣事情。因此,采購主管及稽核人員即可據以明查暗訪,以搜索采購人員的違規行為。

以上所述,是采購人員違反行為規范的可能途徑及事后稽核之道。事后稽核固屬必要,但事前防范而予杜絕,才是上策。茲將事前防范方法,介紹如下:

1、建立價格差異報告制度

采購人員若處心積慮與供應商勾串,必透過虛抬價格協助供應商獲取暴利,然后分享其成。因此,對于新購價格與原購價格之差異,應提出書面報告,并分析說明漲價理由。此項報告制度,一方面除可了解漲價原因,另方面亦有"例外管理"之作用,提醒采購主管特別注意,詳加審核。若采購金額較巨,且上漲幅度頗大時,該采購案應送交稽核部門或會計部門評核,甚至應呈請總經理核準,借以排除一切不合理、不合法的漲價行為,遏阻任何可能損害酒店利益的情形發生。

采購主管或稽核人員若對價格有所疑惑,最好的方法是,私下對未報價的合格廠商秘密查詢。若采購人員或供應商對價格"灌水"太離譜的話,經此詢問比對,勢必原形畢露。

2、爭取供應商的合作

所謂"道高一尺,魔高一丈",若采購人員與供應商勾結,在采購案件繁多的情況下,作業時的壓力迫使采購主管倉促簽核,難免百密一疏;而稽核人員一般缺乏專業技巧,搜證不易。因此,若能爭取供應商的合作,則稽核工作一定事半功倍。不過供應商為表示絕無勾串,或為防止采購人員將來報復,通常起初多不肯合作。所以,采購主管必須軟硬兼施,說之以理,動之以情,必要時申言不惜采取法律行動;否則供應商堅不吐實,稽核工作將半途而廢,甚至打草驚蛇。不管是采購主管或稽核人員,在約談供應商之前,最好能掌握一些線索,然后嚴加詰問,否則無的放失,勢必無功而退。最好是,平日定期造訪供應商,建立情誼,以使對方自愿充當"線民",舉發采購人員需索無度之劣行。

二.采購作業之稽核

前面所述之采購人員的"品德"之稽核,固然重要,但是相對地,也應該注意檢討整個采購作業體系與工作結果,以求建立完美的采購制度,達成酒店機構所賦予采購部門之職責。茲將采購作業之稽核重點,介紹如下:

(一)采購計劃過程之稽核

1、采購部門之采購計劃,是否遵循酒店的產銷預測來擬訂,二者之間是否容易協調配合,或經常各行其道

2、采購部門是否參與酒店策略規劃,其所擬訂的部門目標,是否與酒店的總目標一致

3、是否編訂采購手冊,對采購部門之政策、職責、人員編制、作業系統、表單使用等,是否均有詳細的解說

4、對于新材料、新來源、可能預見的缺貨及漲價等,有無擬訂采購策略或方案加以因應

5、采購部門之人員與費用預算是否合理能否達成酒店所付托的責任有無編制采購預算,提供財務部門資金籌劃之參考

(二)采購作業執行之稽核

1、請購方面

(1)在新產品設計階段,采購部門是否就材料之價格與來源提供意見是否訂有工程修改之管理辦法

(2)需用部門對請購單中之條件是否填寫清楚,有無任意指定廠牌,或對規格做不必要之限制,以致減少供應商競爭之程度

(3)若已建立材料需求計劃,是否請購數量尚須依賴人為的判定加以調整

(4)所有請購是否以制式之請購單提出申請,有無未經請購或由其他部門核準采購案

(5

)采購人員對請購之需求,認為有不符合酒店最佳利益時,是否可以質疑并要求申請部門變更條件

(6)購運時間是否合理,是否經常發生緊急采購

(7)決定存量水準時,是否考慮訂購成本、倉儲成本、預期的價格變動,以及貨源充裕或短缺問題

(8)耗用性物料及資本支出之請購,是否使用不同的請購單,以便對需求狀況作不同程度的說明與管制

2、選擇供應商方面

(1)大量使用之物料,是否同時與二家以上之供應商維持關系

(2)參與報價或投標者,是否為經過審查的合格廠商

(3)詢價的供應商家數,是否足以構成自由且充分的競爭

(4)對于供應商有無獎罰制度是否認真執行

(5)采購人員與供應商之間的行為規范,有無明文規定

(6)是否曾邀請國外供應商參與報價或競標

(7)是否曾利用公開招標的采購方式

(8)對于主要的物料,是否做過自制或外包的決策分析

(9)是否要訪問供應商之工廠或辦公處所,以了解其營運狀況

3、采購價格方面

(1)對獨家供應的廠商所決定的價格,是否加以認真的審議

(2)對報價最低的廠商未給予訂單,是否有足夠的理由

(3)對于供應商所提供的價格優待條件,是否未曾利用譬如現金折扣或數量折扣等。

(4)當制造物料所需的模具由買方提供時,是否有知情之工廠仍將此項模具費用包含在報價中

(5)資本設備的報價中,是否包含定期或緊急維護所需零件的費用

(6)在進行國外或國內采購決策時,是否將政府所提供的投資抵減獎勵措施,列為采用國產物品之有利的比價條件

(7)在與供應商進行談判前,是否有充分的準備(包括對產品之性能技術等方面之了解;對制造成本、價格之研究;對買賣雙方優勢和弱點的分析等)

(8)議價是否參考底價或預算重大的采購案是否要求廠商提供成本分析表

(9)除了貨款以外,是否支付額外費用

4、交貨與品質方面

(1)在訂購后,若交貨數量與規格發生變動,是否立即修改訂購單

(2)采購部門是否曾派員前往供應商工廠,實地查核主要物料或訂制的機器能否按照預定進度交貨

(3)有無設立追查或催辦制度若發現遲延交貨,采購人員是否采取必要的處置

(4)訂購未交數量加上庫存數量超過未來正常用量甚多時,采購部門是否與物料需求計劃部門商議降低將來訂購數量或取消部分訂購量

(5)當一供應商無法如期交貨,采購部門另向其他供應商下訂單時,原未能履約的供應商之訂單是否已經取消

(6)在訂購單或合約中,是否已經明確訂定物料的品質檢驗標準

(7)對于重要的物料或機器設備,是否委派品質保證部門的人員常駐供應商工廠督導品質

(8)買賣雙方對于交貨品質認定不同所發生的紛爭,是否經常發生在未完成驗收手續前,這些貨品的責任誰屬

(9)訂購單或合約中,有關交貨遲延或完工保固、保證責任,是否有明文規定

(10)對于品質有輕微瑕疵但可用之貨品,是否允予驗收有無價格折讓的約定

篇2:CNG汽車專用裝置采購驗收保管存放制度

1、依據安裝生產所需,進行外購產品和配件、輔料。應選擇質量信譽好的品牌和廠商。應先對產品的適用性、品質和價格等方面進行評審,最終確定安裝產品及敷料配件的供貨方。

2、外購CNG成套裝置、天然氣鋼瓶等要按程序簽訂購貨合同,對所購產品的安全性、可靠性做出必要規定。外購產品必須為合格產品。

3、購入產品、輔料等到貨時須進行驗貨,根據裝箱單和氣瓶說明驗收,貨物完好,資料齊全,驗貨合格辦理入庫手續。

4、對外購產品、輔料安裝和使用中的問題及時進行調查分析,找出原因,明確責任,及時向供貨方提出相關要求和建議。對產品重大質量問題和缺陷要及時與供貨商聯系,并做好記錄和現場保護。

5、按規定及時結付貨款,認真履行合同規定義務。

6、外購產品、輔料由材料責任工程師負責評審和驗貨,做好標記,對外購產品的質量負責。

7、做好外購產品、輔料的定購計劃,報最高管理者審批。做好外購產品、輔料的資料管理,建立臺帳和相關的數據資料。

8、根據《質量保證手冊》和程序文件規定的CNG專用裝置、天然氣氣鋼瓶等的存放要求建立庫房。對存放易燃、易爆的物品應專門劃區域存放,遠離火源和危險源。

9、危險品的存放出應有明顯的警示標志,應配備專用的滅火設施器具和防暴設施。

10、根據要求建立規范的管理辦法,建立相關的臺帳、資料和物品入庫出庫手續。

11、產品入庫應先檢驗相關的產品合格證明和資料,由質檢人員檢驗合格簽字后方可辦理入庫手續。

12、憑安裝作業指導書和工單或領料通知單辦理領料發料手續,發料時應核對發放料與計劃料是否規格型號相同,不相符時不得發料。報管好各種領、發料憑證和手續。

13、分類存放物料,做好物料的標識,定期核對盤點庫存,做到帳、卡、實物和資金對口一致。按時統計物料進料發放和庫存數據,按規定上報相關部門,為加快資金周轉,保證安裝物料供應正常有序。

篇3:石油公司采購招標管理制度

石油公司采購招標管理

第一條產品經銷公司物資(或服務)采購堅持集團公司物資采購管理原則和“統一管理、分級實施”的管理模式,隸屬于集團公司一級采購物資(或服務)的由集團公司集中采購,產品經銷公司負責二級物資(或服務)或集團公司授權采購的一級物資(或服務)的集中采購。

第二條公司企業管理部(法律事務部)負責產品經銷公司采購招標管理。

第三條全資公司和絕對控股公司日常所需小額物資(或服務)和生產建設急需物資,可以由全資公司和絕對控股公司進行采購,其他物資采購由集團公司或產品經銷公司采購。產品經銷公司授權所屬單位采購的物資,需要對采購過程進行監督管理。相對控股公司和參股公司物資采購經內部審批后自行實施,大額物資采購接受產品經銷公司監督管理。

第四條采購計劃管理

物資采購實行計劃管理。所有采購物資必須依據下達的年度投資計劃或財務預算安排編制采購計劃,按照分級管理權限,經計劃或預算管理部門審核后,按計劃實施采購。采購時盡量采用招標采購方式。

產品經銷公司負責編制二級物資采購計劃,并報集團公司審批。所屬單位編制本單位采購計劃,報產品經銷公司審批。

第五條供應商管理

產品經銷公司及全資公司采購物資應盡量在集團公司物資供應商庫內選擇供應商。采購前期應做好供應商調查工作,采購過程中做好供應商管理工作,采購過程結束后應對供應商進行評價,并報公司企業管理部(法律事務部)備案。

第六條采購實施

產品經銷公司及全資公司采購實施應按照集團公司規定標準,盡量采用招標采購方式。不符合招標采購條件的可采用競爭型談判采購、詢價采購、單一來源采購等方式。

公司企業管理部(法律事務部)應加強對全資公司物資采購或其他所屬單位大額物資采購過程的監督管理工作。

第七條公司招標工作應遵守的原則

(一)遵循公開、公平、公正、誠實守信的原則;

(二)堅持科技創新優先、效率優先、節能環保優先、質量優先、性價比最優的原則;

(三)實行“統一制度、二級管理、分級授權、歸口審查”的原則。

1.統一制度:統一招標制度,統一業務流程和工作程序,統一建立的專家庫、協作企業準入目錄。

2.二級管理:實行產品經銷公司及所屬單位分級管理。

3.分級授權:產品經銷公司招標工作實行兩級實施,由產品經銷公司或授權所屬各企業自行組織招標。

4.歸口審查:對招標項目中的有關內容,按業務性質,分別由各級相關專業部門審查。

第八條招標管理機構

產品經銷公司成立招投標管理委員會,負責本單位的招投標管理工作,是公司招投標管理的專門研究機構,負責對公司招投標決策進行研究,并做出審議。

招投標管理委員會下設辦公室,招標辦設在公司企業管理部(法律事務部),負責招投標管理委員會的日常工作。

第九條招標的范圍與權限

產品經銷公司負責所屬單位招標工作的監督和對重大項目招標方案的初審,并負責上報集團公司審批;

產品經銷公司招投標的管理權限包括公司機關及所屬全資公司的工程、設備、材料和服務全部招標項目。

所屬全資公司負責對其授權范圍內招標工作的實施、監督及管理。

第十條評標專家庫管理

公司建立集團公司評標專家庫產品經銷公司專家分庫,由公司招標辦負責組建和動態管理,根據業績考核和年度資格審查情況,適時進行調整。

評標專家庫評標專家的評標范圍是非國家強制招標范圍和生產消耗性材料的招標活動。

第十一條招標代理機構管理

產品經銷公司及全資公司在集團公司制定的招標代理機構準入目錄中選擇合作單位。選定后產品經銷公司報集團公司備案,全資公司報公司企業管理部(法律事務部)備案。控參股公司優先選擇集團公司準入目錄中機構。

產品經銷公司所屬單位每年底應將服務于本單位的招標代理機構的服務情況進行分析、評價,并將材料上報公司,公司招標辦匯總整理后上報集團公司。

第十二條招標實施管理

(一)招標必須滿足公司規定的條件才能組織實施。

(二)招標應當按不高于批準的概算投資額或財務預算額進行限額招標,超額的作廢標處理。特殊情況的,應當按照管理權限報投資或預算管理部門審批。

(三)招標應當按照國家法律法規及公司相關規定,采取公開招標或邀請招標的形式。

(四)招標應建立評標委員會,評標委員應當在相關部門監督下,抽取5人以上單數專家組成,技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二。

第十三條產品經銷公司所屬單位招標不得有以下行為:

(一)所屬單位不得將必須進行招標的項目化整為零或者以其他任何方式規避招標;

(二)所屬單位不得利用劃分標段限制或排斥潛在投標單位,不得利用劃分標段規避招標;

(三)所屬單位不得設置不合理的條件限制、排斥潛在投標單位或者投標單位;

(四)其他違反公司招標規定的行為。

第十四條非招標采購管理原則:

(一)遵循公開、公平、公正、誠實守信的原則;

(二)堅持科技創新優先、效率優先、節能環保優先、質量優先、性價比最優的原則;

(三)產品經銷公司實行“統一制度、二級管理、分級授權、歸口審查”的原則。