酒店采購部業(yè)務(wù)操作制度(二)

1.按使用要求和采購申請表,多方詢價、選擇、填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表;

2.向主管呈報調(diào)查表,匯報詢價情況,經(jīng)審核后確定最佳采購方案;

3.在主管的管排下,按采購部主任確定的采構(gòu)方案著手采購;

4.按酒店及本部門制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;

5.貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題,應(yīng)即時查清原因,并向主管匯報;

6.貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關(guān)的入庫手續(xù);

7.將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關(guān)部門,同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同;

8.將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務(wù)部校對審核,并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。

篇2:采購部門安全工作職責

1、嚴格按批準計劃的品種、質(zhì)量、數(shù)量、產(chǎn)地采購物品﹔

2、采購危險化學品,應(yīng)索要供應(yīng)商的危險化學品生產(chǎn)許可證或危險化學品經(jīng)營許可證,不得從未取得危險化學品生產(chǎn)許可證或危險化學品經(jīng)營許可證的單位采購危險化學品﹔

3、要求供應(yīng)商附送所供應(yīng)化學品的安全技朮說明書和安全標簽﹔

4、不得采購國家明令禁止的危險化學品﹔

5、負責向供應(yīng)商詳細了解第一次采購的化學品的危險特性,同時負責向運輸部門、技朮部門、使用部門說明﹔

6、按物資供應(yīng)計劃要求采購,并負責解決生產(chǎn)中涉及安全問題所需要的物資﹔

7、對購入設(shè)備、配件及有關(guān)原材料的質(zhì)量負責,質(zhì)量必須符合國家或行業(yè)標準。

篇3:灣麗酒店采購部工作流程

麗灣酒店采購部工作流程

一、各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程:

倉庫的每種存?zhèn)}物品,均應(yīng)設(shè)定合理的采購線,在存量接近或低于采購線時,即需要補充貨倉里的存貨,倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”,且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規(guī)格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數(shù)量;

(4)最近一次訂貨單價;

(5)最近一次訂貨數(shù)量;

(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。

經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審,采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認,并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審同意后,按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商,提出采購意見,按酒店采購審批程序報批,經(jīng)董事會批準后,采購部立即組織實施,一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況,要向主管領(lǐng)導匯報。

2、部門新增物品的采購工作流程:

若部門欲添置新物品,部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告,經(jīng)董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部,采購部經(jīng)理初審同意后,按“采購申請單”內(nèi)容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商,提出采購意見,按酒店采購審批程序報批,經(jīng)董事會批準后,采購部立即組織實施.

3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程:

如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品,應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后,將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部,采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規(guī)格;

(2)最近一次訂貨單價;

(3)最近一次訂貨數(shù)量;

(4)提供本次訂貨數(shù)量建議。

采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù),經(jīng)董事會批準后,組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程:

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果等物料的采購申請,由各酒吧、各部門總廚或主管,根據(jù)當日經(jīng)營情況,預測明天用量,填寫每日申購單交采購部,采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。

5、燃料的采購工作流程:

采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃,填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理,并組織實施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程:

工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”,且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規(guī)格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數(shù)量;

(4)最近一次訂貨單價;

(5)最近一次訂貨數(shù)量;

(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。

大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預算,并根據(jù)預算表項目填寫采購申請單(工程預算表附在采購申請單下面),且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規(guī)格;

(2)庫存數(shù)量;

(3)最近一次訂貨單價;

(4)最近一次訂貨數(shù)量;

(5)提供本次訂貨數(shù)量建議。

以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審,采購部經(jīng)理初審同意后,按“采購申請單”內(nèi)容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商,提出采購意見,按酒店采購審批程序報批,經(jīng)董事會批準后,采購部立即組織實施.

二、采購工作流程中須規(guī)范事項:

1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián),采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后,整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計,資產(chǎn)會計復核后送董事。

2、采購申請單一共四聯(lián),在經(jīng)審批批準后:第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。

3、審核采購申清單:收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復查以防錯漏。

(1)簽置核對:檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置,核對其是否正確。

(2)數(shù)量核對,復查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗,決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。

4、邀請供應(yīng)商報價。

三、貨比三家工作流程:

每類物品報價單需要最少三家作出比較,目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊,保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作,即在訂貨前,必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價,然后確定選用那家供應(yīng)商的物品,具體做法是:

1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨,填制空白報價單,

包括:①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標準及交貨時間,送交供應(yīng)商(至少選擇3個供應(yīng)商),要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應(yīng)商,可用傳真或電話詢價。用電話詢價時,應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名,職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由,連同報價單一起送交評定小組審批。

2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料,參考采購部的意見,對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量,信譽等進行評估后,確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商,報董事會審核.四、采購活動的后續(xù)須跟進工作

1、采購訂單的跟催

當訂單發(fā)出后,采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消

(1)酒店取消訂單:

如因某種原因,酒店需要取消己發(fā)出之訂單,供應(yīng)商可能提出取消的賠償,故采購部必須預先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法,以便報董事會作出決定。

(2)供應(yīng)商取消訂單:

如因某種原因,供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益,供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟損失。

3.違反合同:

合同上應(yīng)載明詳細細則,如有違反,便應(yīng)依合同上所載處理。

4.檔案儲存:

所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同

采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫.

5.采購交貨延遲檢討

凡未能按時、按量采購所需物品,并影響申購部門正常經(jīng)營活動的,需填寫《采購交貨延遲檢討表》,說明原因及跟進情況并呈財務(wù)

部及董事會批示。

6.采購物品的維護保養(yǎng):如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的,選擇供應(yīng)商便需要注意這一項.對設(shè)備等項目的購買,采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時,事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容,以免造成不能配套或無法安裝的情況