電子文件管理制度

1.目的和適用范圍

為保證我公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全順利運(yùn)行,提高工作效率特制定本辦法。

本辦法規(guī)定計(jì)算機(jī)電子文件的編制、批準(zhǔn)、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。

本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。

2.術(shù)語

電子文件:相對(duì)于紙質(zhì)文件而言,凡將儲(chǔ)存、編輯、使用于計(jì)算機(jī)媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。

3.職責(zé)

3.1人事行政部負(fù)責(zé)局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運(yùn)行的維護(hù)管理,以及各部門計(jì)算機(jī)的維護(hù)管理。

3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。

4.管理內(nèi)容和要求

4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的建立

4.1.1操作系統(tǒng)的應(yīng)用

a)服務(wù)器安裝WindowsNT4.0

b)客戶機(jī)安裝Windows98第二版,需要時(shí)可安裝Windows2000/*P/Me等。

4.1.2基本應(yīng)用軟件

a)Office2000/*P辦公自動(dòng)化軟件

b)AutoCAD2000計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)軟件

4.1.3操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安裝必須由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員同意或在其指導(dǎo)下方可進(jìn)行安裝和卸載。

4.2網(wǎng)絡(luò)軟件的建立和應(yīng)用

4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用MicrosoftMail電子郵局進(jìn)行管理,該軟件安裝在Windows98啟動(dòng)組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動(dòng),各部門必須保證郵件箱在工作時(shí)間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動(dòng)。

4.3網(wǎng)上鄰居的管理

4.3.1網(wǎng)上用戶的設(shè)置具體見附表1《計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)編號(hào)及用戶名稱對(duì)稱表》

4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務(wù)器中設(shè)專用文件夾,各部門把有關(guān)文件分類歸檔。

4.3.3設(shè)定訪問權(quán)限分類控制。

4.4電子文件的管理

4.4.1電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規(guī)定,編制必須以擴(kuò)展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進(jìn)行編寫。

4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進(jìn)行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權(quán)為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。

4.4.3各部門收到電子文件后,必須進(jìn)行文件回復(fù)以確保你部門正常收到電子文件。

4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時(shí)刪除。

4.4.5電子文件不允許自行進(jìn)行更改,必須由編制單位提請(qǐng)《文件更改申請(qǐng)單》報(bào)品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)管理小組進(jìn)行整體更改。

4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對(duì)文件的有效性進(jìn)行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。

4.4.7由發(fā)文部門負(fù)責(zé)把回復(fù)存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。

4.4.8上級(jí)部門郵件的處理方式,當(dāng)收到上級(jí)部門發(fā)來的郵件時(shí)由人事行政部網(wǎng)關(guān)計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門,相關(guān)部門要對(duì)文件的有效性進(jìn)行反饋,最后按文件要求發(fā)回上級(jí)部門。

4.4.9對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來文件和資料必須在5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行評(píng)審和轉(zhuǎn)化,并填寫《外來文件和資料評(píng)審表》。

4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制

4.5.1電子文件不違背《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。

4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗(yàn)科計(jì)算機(jī)中《網(wǎng)上鄰居-正式版QMS文件》為有效受控版本,其他部門和單位計(jì)算機(jī)中復(fù)制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運(yùn)行中使用。如需要,必須經(jīng)綜合辦確認(rèn)同意,管理者代表批準(zhǔn),印制紙質(zhì)文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。

4.5.3計(jì)算機(jī)中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有文件夾和文件名稱的命名應(yīng)采用實(shí)名、全稱或簡稱的方式,避免采用數(shù)字、字母代號(hào)和個(gè)性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。

4.5.4對(duì)于保密和未經(jīng)授權(quán)不得閱讀的文件和資料,必須進(jìn)行文檔加密和標(biāo)識(shí)。

4.5.5對(duì)于重要文件和資料必須設(shè)置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。

4.6計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全

4.6.1每臺(tái)計(jì)算機(jī)必須安裝瑞星20**、金山毒霸、KV3000等正版殺毒軟件;并定期進(jìn)行查毒和殺毒,需要時(shí),由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員進(jìn)行。

4.6.2對(duì)一些保密的電子文件要進(jìn)行加密處理,可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。

4.7電子文件的備份

4.7.1客戶機(jī)要每季度對(duì)電子文件進(jìn)行備份,其備份方式可視情況自行確定。

4.7.2服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲(chǔ)存空間接近臨界容量時(shí),要刻錄光盤備份,并進(jìn)行分類保管。

5.相關(guān)文件和記錄

《電子文件有效性檢查記錄》

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對(duì)項(xiàng)目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對(duì)項(xiàng)目部安全標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程專項(xiàng)方案的管理。

三、工作職責(zé)

1.項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)本項(xiàng)目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)、安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、應(yīng)急預(yù)案、危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程專項(xiàng)方案的批準(zhǔn)和發(fā)布。

2.分管安全副經(jīng)理負(fù)責(zé)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。

3.安全科負(fù)責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。

4.各職能部門負(fù)責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規(guī)程的編寫與審核。

5.安全科負(fù)責(zé)組織標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際,組織制定項(xiàng)目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件,經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布、實(shí)施。

2.各職能部門根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,根據(jù)本公司實(shí)際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實(shí)施。

(二)發(fā)放管理

1.文件在發(fā)放前,安全科確定發(fā)放范圍。

2.安全科按確定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)取人簽字。

3.當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時(shí),領(lǐng)取科室、施工隊(duì)?wèi)?yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊(duì)負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后,到安全科辦理更換手續(xù),交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號(hào)。

4.文件丟失,當(dāng)事人應(yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊(duì)負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,到安全科辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號(hào),并注明原號(hào)作廢。必要時(shí),安全科將作廢文件發(fā)放號(hào)通知各相關(guān)部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現(xiàn)下列情況時(shí),需進(jìn)行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行過程中出現(xiàn)變動(dòng);

1.3與上級(jí)有關(guān)規(guī)定、法令、法規(guī)相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產(chǎn)管理文件需修改或修訂時(shí),必須向分管安全副經(jīng)理提出書面申請(qǐng),項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能進(jìn)行修改或修訂。

3.安全生產(chǎn)管理文件的修改均采用換頁的方式進(jìn)行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理文件收回。

5.安全科對(duì)修改或修訂后的文件進(jìn)行文件狀態(tài)登記。

(四)文件的評(píng)審

1.安全科每年組織一次文件的評(píng)審工作,對(duì)文件的符合性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級(jí)的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時(shí),必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發(fā)布時(shí),舊版本文件同時(shí)廢止或失效,安全科文件按發(fā)放臺(tái)賬全部收回并銷毀。

篇3:安全生產(chǎn)文件檔案管理制度

為規(guī)范和加強(qiáng)站內(nèi)的安全檔案的管理,實(shí)行制度化管理,特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。

1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:

(1)安全生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動(dòng)情況記錄。

(2)從業(yè)人員檔案(包括安全運(yùn)行、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲等信息)。

(3)特種作業(yè)人員資格證名單。

(4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。

(5)危險(xiǎn)源管理清單。

(6)監(jiān)測資料(設(shè)備運(yùn)行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

(7)職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

(8)安全生產(chǎn)整改情況記錄。

(9)安全例會(huì)及安全日、月活動(dòng)記錄。

(10)安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實(shí)施方案等各種方案及落實(shí)情況;

(11)事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料。

(12)傷亡登記表存檔情況。

(13)崗位作業(yè)操作規(guī)程。

(14)安全措施經(jīng)費(fèi)及使用情況。

(15)事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實(shí)施記錄。

2、要編寫詳細(xì)的目錄并分檔存放,以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

3、按期上報(bào)給各有關(guān)部門,定期向職工公布檔案管理情況。

4、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學(xué)化。