基金會檔案管理規定

為了全面遵守《基金會管理條例》和《中國友好和平發展基金會章程》，加強基金會檔案資料管理，充分發揮檔案資料的作用，結合本基金會實際，特制定本規定。

一、檔案管理

(一)基金會檔案的收集、整理和保管工作由辦公室負責。

(二)歸檔的文件材料要求完整、齊全、準確并注意區分不同價值分類整理、立卷。歸檔材料應妥善管理，嚴防丟失、毀損。

(三)歸檔范圍：上級機關印發、本基金會制發或工作中形成的，具有參考價值的(包括但不限于下列)各種材料。

1.登記管理機關和業務主管單位下發的與本基金會有關的決定、條例、規定、登記證、法人證、批復等;

2.本基金會向登記管理機關和業務主管單位提出的各項報告;

3.本基金會的章程和各項管理制度;

4.本基金會的工作計劃、總結、年度工作報告、請示、批復、會議記錄、理事會紀要及與有關單位和個人簽訂的合同、協議等;

5.會計預算、決算統計報表、資產負債表和財務報告;

6.本基金會理事會成員和工作人員基本情況;

7.本基金會職工工資、福利及工作人員任免、聘用、考核、獎勵、處分、辭職、辭退的文件材料;

8.本基金會的歷史沿革、大事記及反映本基金會重要活動的簡報、聲像材料、榮譽證書，有紀念意義和憑證性的實物材料。

9.本基金會民政部登記年檢報告、會計師事務所審計報告、重要活動領導人講話、題詞及其音像資料;

10.其他具有保存價值的文件材料等。

二、收集整理

(一)本基金會所開展的各項工作、活動，按照歸檔要求，由承辦人在工作和活動結束后及時將文件資料集中后交辦公室整理歸檔。

(二)本基金會工作人員外出學習、考察、調研、參加相關部門召開的會議等公務活動后，應將會議主要文件等需歸檔的資料交辦公室整理歸檔。

(三)本基金會當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務部門負責整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

(四)建立基金會專家庫、志愿者數據庫，利用基金會網站及時向公眾傳遞各種活動信息及相關資料。

三、檔案利用

(一)借閱檔案須經主管領導批準，嚴格履行借閱、歸還登記手續。

(二)查閱檔案時，嚴禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注，未經批準，不準復制檔案。

四、檔案管理人員發生變更時，要及時填寫移交清單，辦好移交手續。

五、本規定自批準之日起實行。

篇2:友好和平基金會職能職責

友好和平基金會職能職責

一、理事會職能職責

1.制定、修改章程;

2.選舉、罷免理事長、副理事長、秘書長;

3.決定重大業務活動計劃，包括資金的募集、管理和使用計劃;

4.年度收支預算及決算審定;

5.制定內部管理制度;

6.決定設立辦事機構、分支機構、代表機構;

7.決定由秘書長提名的副秘書長和各機構主要負責人的聘任;

8.聽取、審議秘書長的工作報告，檢查秘書長的工作;

9.決定基金會的分立、合并或終止;

10.決定名譽職務的設立與變更;

11.決定其他重大事項。

二、監事職能職責

1.監事依照章程規定的程序檢查基金會財務和會計資料，監督理事會遵守法律和章程的情況。

2.監事列席理事會會議，有權向理事會提出質詢和建議，并應當向登記管理機關、業務主管單位以及稅務、會議主管部門反映情況。

3.監事應當遵守有關法律法規和基金會章程，忠實履行職責。

三、理事長職能職責

1.理事長是基金會的法人代表，領導基金會的全面工作。

2.召集和主持理事會會議。

3.檢查理事會決議的落實情況。

4.代表基金會簽署重要文件。

5.審批限額以上及預算外的開支，檢查財務收支情況。

6.章程和理事會賦予的其他職責。

四、秘書長職能職責

1.秘書長在理事長領導下開展工作，按照《章程》規定行使權力,并經理事長授權審批基金會財務收支工作(本“辦法”經黨組批準或理事會通過視為授權)。

2.主持基金會日常工作，組織實施理事會和常務理事會決議、決定。

3.參與基金會重大事項的決策。

4.協助理事長對基金會進行管理。

5.組織起草需提交理事會議的各項工作計劃、方案、制度和工作總結。

6.根據《基金會年度檢查辦法》，組織起草上一年度的年度工作報告。

7.籌備召開理事會的各項工作。

8.完成理事長交辦的其他工作。

五、副秘書長職能職責

1.協助秘書長工作。

2.做好基金運作和項目開發實施工作。

3.做好本“辦法”第六條(一)、(二)款中的工作。

4.做好為理事會會議和年度工作報告提供分管工作的情況素材工作。

5.完成秘書長交辦的其他工作。

六、辦公室職能職責

1.負責文電處理、檔案管理;

2.承擔理事會等重要會議的組織籌備工作，起草有關報告和文件;

3.負責日常接待咨詢工作;

4.各類證書、紀念品的制作及發放工作;

5.負責后勤保障、固定資產的使用管理和安全保密工作;

6.負責綜合協調日常事務性工作;

7.辦理理事、監事人選的增補和協調事宜;

8.制定基金會工作人員培訓計劃和組織實施。

9.負責網站內容信息的搜集、整理，內容包括重大事務、外事活動、訪問考察活動、訪華團考察活動、重要出訪活動等信息;

10.及時對各部門提供的信息，進行統一分類、整理、匯總成發布稿件并按照程序審批后發布。對于登錄信息，要及時存檔備查;

11.應按照規定及時對基金會網站進行管理、維護與更新，保證信息及時性、通達性、有效性。有關設備要定期巡檢，保證網站每天24小時正常開通運轉，以方便公眾訪問;

12.負責對服務器和網站進行定期檢測，并根據檢測結果采取相應的措施，以防黑客利用系統漏洞和弱點非法入侵;

13.其他臨時性工作。

七、財務部職能職責

1.負責財務管理、基金運作和安全增值工作;

2.負責編制年度預算、決算及其實施;

3.負責對現金收、付業務進行核算、檢查與監督;

4.負責財政、金融信息和市場情況的調研，為基金安全增值提供決策參考;

5.根據監事要求，提供相關資料;

6.負責接收捐贈和專項基金的使用工作，建立完整的捐贈和資金使用檔案，使每一項資金的捐贈與使用都有案可查。定期向捐資人提供協議執行情況，實行透明管理，讓捐贈人滿意放心;

7.負責與民政部門、工商、稅務、銀行等部門聯絡，及時掌握政策變化，向領導提出合理化建議;

八、項目部職能職責

1.負責項目開發和實施工作;

2負責外事活動的協調工作;

3.負責合作協議的洽談和跟蹤辦理;

4.加強項目信息收集和資料積累，完善基金會工作檔案;

5.募資工作;

6.領導交辦的其他工作。

九、信息宣傳部職能職責

1.負責項目大事記編篡工作;

2.負責對國內外的宣傳工作，各類宣傳用品的制作和發放;

3.負責項目活動的媒體聯系;

4.負責網站管理;

5.領導交辦的其他工作。

十、法務部職能職責

1.負責各項協議的審查;

2.把控項目運作的法律風險;

3.與捐贈及合作方探討項目可行性分析;

4.其他一切涉及法律的事項。

篇3:友好和平基金會秘書長辦公會制度

友好和平基金會秘書長辦公會制度

一、秘書長辦公會1個月召開1次，必要時可隨時召開。其組成人員為：秘書長、副秘書長及財務部、辦公室、項目部負責人。

二、秘書長辦公會由秘書長主持。

三、秘書長辦公會的職責：

1.受理事會委托，在理事長領導下，負責理事會休會期間，重大事項，如：10萬以上行政辦公經費，100萬元以上項目經費;規章制度;工作人員薪酬調整;工作人員招聘;邀請專家、知名人士等參加公益活動勞務報酬的支付等具體事項的審批和實施。

2.需提交理事會決定的各項工作計劃(草案);

3.預算外重大開支項目的審定;

4.重大管理制度的擬訂或修改(草案);

5.其它由理事會提出需要落實的重要事項;

四、秘書長辦公會決議的產生

秘書長辦公會的召開及其決議的通過采取“少數服從多數”的原則。

秘書長辦公會討論決定的事項應形成《紀要》，經理事長審定后，由秘書長組織實施。