辦公室職員工作職責定義

其實所謂的文員也就是文職人員，即主管經理之助理之類的。但是在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務（接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作?？傊急容^繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內容和熟練程度有所不同，當然少數公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對語言也有所要求的（普通話，英語之類的），另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質（工作態(tài)度、思想品德、工作能力等）。

文員分類

工行文員分兩類：第一類，文員即普通意義的文員；第二類，“文員”即非普通意義的文員。

主要分：行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及后勤的管理。

文案文員主要負現起草文件合同等文件。

檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關的資料。

銷售文員主要負責協(xié)助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。

職責

辦公室

主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)，具體是：

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

1.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。

13.社會保險的投保、申領。

14.統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

15.管理辦公各種財產，合理使用并提高財產的使用效率，提倡節(jié)儉。

16.接受其他臨時工作。

銷售

(1)行政隸屬

上級主管：企劃部經理

工作對象：各辦事處（區(qū)域）相關業(yè)務人員

(2)主要職責

A.在企劃部經理的領導下，負責公司促銷活動方案的設計、策劃、實施與業(yè)務管理。

B.負責編制公司年度促銷活動預算，提交年度促銷方案，制定與協(xié)調各區(qū)域促銷活動推進時間與方案選擇。

C.負責各區(qū)域促銷活動的工作指導與審批管理，協(xié)助各區(qū)域市場開展促銷活動。

D.負責制定公司公共關系計劃與實施方案，策劃與組織實施公關活動。

E.負責促銷活動的方案管理與文檔備案，評估活動效果，提交季度促銷活動分析報告。

F.完成企劃部經理交辦的其他任務。

檔案

1、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；

2、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；

3、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；

4、負責檔案的借閱、復制和利用，根據需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；

5、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作；

6、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便；

7、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；

8、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質的檔案，及時進行修補和復制。

職業(yè)要求

1.首先要有一個很好文字功底，無論是寫“實心”的東西還是寫“空心”的東西。另外還需善于領會領導的

意圖（可能有的時候，他不一定能很好的表達出來他要說的意思，但是你要能設身處地的替他想到。）。

2.工作效率要高，記憶力要超強，因為要處理很多瑣碎的事情和突發(fā)事件，有的時候會有一些很小、時間周期很長的事情需要做，如果不慎忘記，后果不堪設想。

3.如果是領導的跟班秘書，還要照顧好領導的飲食起居，替他想到、照顧到，做好這一點是很重要的。

4.文員的工作是比較繁雜的，有的小公司文員根本就是雜工，平時掃掃地，擦擦桌子，而且有人來的時候要倒倒水，最重要的是文員要會思與想，知道什么事情該做，什么不該做。

5.對于文員的計算機水平一般只要達到會操作“office”辦公軟件就可以了。

崗位職責內容及任職資格

第一條傳達事務

1、接待來訪：來訪者不同，事有大小，文員要區(qū)別對待。對應該會見的人，應直接轉達對方的意圖，并引其進入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見面還是預約。對不宜會見的人，在請示相關人員后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，拒絕對方或是將個人意見報經理后接受答復。

2、接聽電話：接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”，然后記下對方的姓名、工作單位等，根據對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說總經理是否在。

3、轉達：需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容，并準確、迅速地轉達。

4、文件的收發(fā)及分送：收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進行處置和整理的，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需事先請示主任）。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時如果有于之人直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。

第二條日常運轉工作

1、日程的設計及其安排：對所確定的應由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調查，協(xié)助主任制定出日程表。日程計劃應記入每月日程表，必要時在上面記下預定內容和變更情況。

2、準備及安排：有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當的準備。

第三條用品的整理

文員應將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。

1、在辦公室內：平常經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量，為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種和一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期。

2、主任外出時：主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應該注意事先做好準備好一定數量，需要收入提包內的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。

3、文件、資料的準備：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全，然后畫一張文件明細表以方便使用。

第四條文件整理業(yè)務

1、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對文件進行整理。整理工作首先要根據主任的意見將文件分類，并放入固定的裝具和內容器內，使用中還要經常整理，做到很容易查到文件。

2、整理工作的關鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續(xù)的完善。

3、業(yè)務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類的文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。

4、經過整理后，對文件進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細表，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。

第五條整理清掃工作

1、清理桌面：臺歷每天調整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好，并按要求備齊數量，將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。

2、室內的物品要放在固定的地方。

第六條代行業(yè)務

1、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。

2、轉達主任意見或命令：表達主任意見要完整、準確，注意簡潔迅速。有時根據情況還要將對方的答復向主任匯報。

第七條會計實務

該項事務是指由經理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發(fā)放、次產的調配及運用、現金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

1、關于次產狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下，要隨時根據經理及副經理發(fā)要求拿出報表。

2、處理資產狀況還應注意以下幾點：

（1）支持及收入可以根據原始憑證將其發(fā)生額記下現金出納賬中。現金出納賬中與先進余額的數額應保持一致。票據上要有經手人和秘書的印章以明確責任。將這些收據匯總后讓經理過目。

（2）日常的現金支出應限定一定的數量，若有特殊項目，應申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。

（3）開具支票需有收據或其他憑證，并在支票上記下用途，由經理蓋章。

（4）資產分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產的臺賬及有價證券薄，詳細記錄各種資產的內容、單價、數量及現有額及出入額等。

（5）銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳，接受款項者應按名稱分別立帳并明示賬額。

3、各種物品的購入和發(fā)放應注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全，并及時入帳，以免遺忘和推遲記賬。

第八條協(xié)助調查

公司的調查通常分為任命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種調查調查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作。

1、進行調查工作時，秘書應選擇合適的專家、顧問進行委托或將他們列為調查委員，并與之保持聯系，需要時提出調查課題請他們完成。

2、有些專家事項的調查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調查各方面情況后，將意見和調查情況匯總后報告給經理。

第九條文書工作

文書工作有包括寫作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面。

1、信涵的完成：對經理會經常使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范圍例”，需要時選擇一種，略加增刪便可使用，較為方便。

2、文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關內容等工作。

第十條聯系業(yè)務

聯系工作就是要向經理或副經理轉達某項事情并向對方轉告經理或副經理的意圖，聽取對方的答復，并將答復再反饋給經理。

第十一條招待事務

招待是指在經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成。款待包括向導、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。

1、為經理服務

（1）經理外出時應準備好車輛。

（2）回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要視空氣情況調好空調。

2、為客人服務：秘書還須對客人進行服務，比如出入公司時參照對經理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙或畫報等。企業(yè)對辦公室職員要求以下內容來自制度大全企業(yè)對辦公室職員的職責要求崗位職責及任職資格A

崗位職責：

1、負責具體落實企業(yè)文化發(fā)展戰(zhàn)略。

2、負責企業(yè)文化制度建設和執(zhí)行。

3、對外宣傳企業(yè)文化，對內部宣傳企業(yè)的價值觀、管理理念、行為準則。

4、負責內部宣傳欄4的建立。

5、組織員工學習公司的共同價值觀、管理理念、行為準則。

6、公司內部活動的策劃、組織和實施。

7、完成上級交給的其它任務。

任職要求：工商企業(yè)管理或相關管理類專業(yè)，企業(yè)文化發(fā)展規(guī)劃和建設等方面的知識；

具企業(yè)文化建設及推廣實踐經驗；熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。

崗位職責及任職資格B崗位職責：

1.分公司行政工作

2.分公司人事工作

3.分公司財務工作

4.分公司維修行政工作

崗位要求：

1.大專以上學歷，文秘、管理類專業(yè)優(yōu)先

2.口齒伶俐，清晰，反應能力強

3.個性活潑，有親和力

4.相關工作經驗一年以上崗位職責及任職資格C

崗位職責：1、及時收集整理項目信息、產業(yè)政策信息，為公司決策提供信息保障。

2、項目數據搜集、整理、保管及統(tǒng)計上報。

3、協(xié)助項目進度檢查、審查和竣工驗收工作。

4、高新技術企業(yè)審查維護等。

篇2:辦公室職員崗位職責

1、接聽登記上級部門電話通知,接受上級各類紙質文件,網上下載上級文件通知,作好登記,交付主管領導處理。

2、按時向上級教育行政部門上報學校各類材料、報表。

3、寫好學校工作日志。

4、將上級、學校各類文件資料,作好登記、復印,按時交檔案室。

5、作好學校各種會議的布置準備工作。

6、做好上級部門前來檢查指導、來訪客人的接待準備工作。

7、及時完成主管領導交給的具體工作任務。

8、做好個人工作日志。

篇3:辦公室職員崗位職責

辦公室職員崗位職責（一）

行政秘書：

1、協(xié)助辦公室主任做好辦公室日常工作；

2、兼任資產設備管理秘書工作；

3、負責學院網上公文工作；

4、兼任學院信息員工作，維護學院網站，參與學院網站建設；

5、協(xié)助組織員做好學院黨務工作；

6、做好各類會議的通知；負責會議室、接待室等會議場所管理工作；

7、協(xié)助辦公室主任做好教工考勤工作；

8、協(xié)助辦公室主任做好校友工作；

9、做好辦公用品、后勤保障用品、勞保用具的購買、管理與發(fā)放；

10、做好各類文件材料收發(fā)、報刊信件的訂閱和收發(fā)等；

11、管理學院辦公鑰匙；房屋、家具以及設備報修、維修等；

12、做好領導交辦以及其它臨時性工作。

辦公室職員崗位職責（二）

科研秘書：

1、協(xié)助主管領導做好科研、學科和研究生工作日常管理；

2、負責科研項目申報中的具體工作，完成學院每年度科研成果的登記和歸檔；

3、負責學科評估、()申報時材料的填寫、匯總等工作及學科日常事務；

4、負責學院學術與科技交流活動的組織與安排等；

5、研究生成績和各種相關文件管理；

6、辦理研究生休學、復學、轉導師的學籍手續(xù)；

7、協(xié)助主管院長做好研究生復試及錄取等相關工作；

8、協(xié)助主管院長做好研究生課程設置及指導計劃的落實；

辦公室職員崗位職責（三）

辦公室前臺文員職責：

1、交換機電話接轉；

2、傳真收發(fā)與登記；

3、前臺接待、登記；

4、來賓引見、招待、接送；

5、打卡監(jiān)督與考勤匯總；

6、請假及加班申報單的保管、匯總、制表；

7、電梯管理、檢查燈光、門窗；

8、報刊、函件的收發(fā)及報紙的整理和保管。