(一)總則

第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。

(二)收文的管理

第四條公文的簽收

1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條發(fā)文的規(guī)定

1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。

第九條發(fā)文的范圍：

1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：

(1)公布全廠規(guī)章制度;

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;

(3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項;

(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

(6)其他有關(guān)全廠的重大事項;

3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

篇2:文件管理專員崗位職責任職要求

文件管理專員崗位職責

QA文件管理專員上海科醫(yī)聯(lián)創(chuàng)醫(yī)學(xué)檢驗所有限公司上海科醫(yī)聯(lián)創(chuàng)醫(yī)學(xué)檢驗所有限公司,科醫(yī)主要職責:

1.組織起草,修訂文件,負責GMP質(zhì)量管理文件的管理。

2.按管理規(guī)程對GMP文件進行復(fù)制、分發(fā)、歸檔、保存、借閱、回收和銷毀等工作,

并建立文件目錄。

3.按管理規(guī)程對記錄進行歸檔、借(查)閱、保存、銷毀等活動。

4.GMP類文件、記錄的歸檔與保存。

政府文件和法規(guī)資料的歸檔,保存。

6.組織GMP文件的會審及審核活動。

7.對各部門的文件管理工作進行培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督,并督辦其定期存檔。

8.參與公司的GMP自檢,并對自檢提出的有關(guān)整改措施進行跟蹤管理。

9.遵守公司保密制度,對QA保管的保密文件進行專項管理。

10.上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

任職資格:

1.學(xué)歷:大學(xué)專科及以上學(xué)歷,制藥、生物技術(shù)、分析技術(shù)等相關(guān)專業(yè)。

2.經(jīng)驗:無特別要求。

3.其他:能熟練閱讀英文專業(yè)資料;常用文件處理軟件操作熟練,工作細致謹慎。

文件管理專員崗位

篇3:實驗室及文件管理員工作職責與職位要求

職位描述：

工作職責：

1.建立各部門文件管理制度，包括實驗室記錄本、SOP、批記錄、檢驗記錄等文件管理。

2.建立實驗室管理制度，包括實驗室安全管理、樣品管理、儀器管理；

3.建立項目流程管理，包括項目的接收、timeline制定以及項目跟蹤；

4.能獨立地完成相關(guān)文件的撰寫并參與部門會議匯報結(jié)果；

5.完成上級交給的其他相關(guān)工作，并及時向管理團隊匯報進度；

崗位要求：

1.藥物分析.藥學(xué).生物學(xué)或相關(guān)專業(yè)專科及以上學(xué)歷；

2.生物制藥行業(yè)2年以上實驗室或QA工作經(jīng)驗；

3.良好的團隊合作精神.對藥企實驗室管理有一定經(jīng)驗；

4.有良好的學(xué)習(xí)精神，對項目管理有興趣并愿意積極參與。