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企業(yè)印章管理辦法

2024-08-03 閱讀 3771

印章使用管理辦法

第一章總則

第一條為了規(guī)范印章的使用范圍及使用審批程序,明確印信的管理、審批與使用責(zé)任,根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況,特制定本辦法。

第二條本辦法所稱(chēng)印章是指企業(yè)公章、法定代表人章、各類(lèi)專(zhuān)用章、部門(mén)印章等。

第三條本辦法適用于公司。

第四條實(shí)行印章使用審批制度。印章使用按制度辦理,事先必須經(jīng)過(guò)本企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)或授權(quán)人批準(zhǔn);批準(zhǔn)手續(xù)不完備,一律不能使用印章。

第二章公章

第五條公章使用范圍:

(一)企業(yè)上報(bào)下發(fā)的文件;

(二)定期財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;

(三)情況匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)介紹材料;

(四)對(duì)外投資、擔(dān)保、抵押、貸款合同;

(五)其他相關(guān)文件或材料。

第六條公司下發(fā)的文件,企業(yè)向各級(jí)政府和行業(yè)管理機(jī)關(guān)上報(bào)的文件,由法定代表人或授權(quán)人簽字后,可以加蓋公章。

第七條公司定期財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表,經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、公司法定代表人或授權(quán)人簽字后,可以加蓋公章;企業(yè)定期財(cái)務(wù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表經(jīng)企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核、企業(yè)法定代表人或授權(quán)人簽字后,可以加蓋公章。

第八條企業(yè)外發(fā)、上報(bào)的情況匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)介紹材料,由企業(yè)法定代表人或授權(quán)人簽字后,可以加蓋公章。

第九條企業(yè)公章由公司行政部專(zhuān)人保管,凡用印材料必須登記編號(hào)、存底,并且與用印會(huì)簽單一同保存,由印章管理員負(fù)責(zé)保管。保管人不準(zhǔn)隨意委托他人代為蓋印,也不準(zhǔn)給空白信件蓋印。更不準(zhǔn)沒(méi)經(jīng)批準(zhǔn)加蓋印章。

第十條加蓋公章的文字材料的行文及格式必須符合有關(guān)規(guī)定要求。

第三章專(zhuān)用章

第十一條專(zhuān)用章的種類(lèi):

本辦法所指專(zhuān)用章包括財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章。

第十二條合同專(zhuān)用章

(一)合同專(zhuān)用章使用范圍:

1.產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同;

2.建設(shè)工程承包合同;

3.加工承攬合同;

4.財(cái)產(chǎn)租賃合同;

5.倉(cāng)儲(chǔ)保管合同;

6.借款合同;

7.財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同;

8.貨物運(yùn)輸合同;

9.供用電、水、汽、熱力合同;

10.其他有關(guān)合同。

(二)合同專(zhuān)用章管理:

1.合同經(jīng)企業(yè)法定代表人或授權(quán)人正式簽字后,方可加蓋合同專(zhuān)用章。

2.為保證合同的正常運(yùn)轉(zhuǎn),合同印章管理員應(yīng)在公司合同管理員遞送來(lái)的、經(jīng)會(huì)簽審批的合同上用印,其他人員遞送的合同一律不予用印。

3.特殊合同經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可加蓋本公司合同專(zhuān)用章。

4.合同專(zhuān)用章由專(zhuān)人保管,嚴(yán)禁流散在其他人員手中。

第十三條財(cái)務(wù)專(zhuān)用章

(一)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用范圍:

1.轉(zhuǎn)賬與現(xiàn)金支票;

2.各類(lèi)匯款;

3.各種匯票;

4.發(fā)貨票、收據(jù);

5.稅務(wù)申報(bào)及繳納稅款單;

6.借款協(xié)議及各種手續(xù)材料;

7.其他相關(guān)文件、材料。

(二)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的管理:

1.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由出納員保管;

2.使用公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章必須經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)或授權(quán)。

第四章法定代表人章

第十四條法定代表人章與公章、經(jīng)濟(jì)合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章配合使用。第十五條法定代表人章由財(cái)務(wù)部門(mén)主管會(huì)計(jì)保管。

第十六條未經(jīng)法定代表人簽字或授權(quán)人簽字,不準(zhǔn)隨意加蓋法定代表人章。

第五章印章管理

第十七條公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、和法定代表人章的印章保管人由公司法定代表人確定,并應(yīng)與所在企業(yè)簽定印章使用管理責(zé)任狀,明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。

第十八條公司印章保管人的聘用和解聘,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第十九條印章平日隨用隨鎖,假日加封。要提高警惕,嚴(yán)防私用、盜用公章。

第二十條印章原則上不準(zhǔn)帶出企業(yè),必須帶出時(shí),須經(jīng)企業(yè)法定代表人或授權(quán)人簽字同意,由印章保管員帶出使用。

第二十一條印章丟失時(shí)要立即向公司報(bào)告。

第二十二條凡在落款處加蓋的印章都要“齊年蓋月”。

第二十三條與外單位簽定的合同、協(xié)議等涉及權(quán)利、義務(wù)及經(jīng)濟(jì)責(zé)任的文件,篇幅超過(guò)兩頁(yè)者,要在文件背面加蓋“騎縫章”。

第六章責(zé)任

第二十四條若因印章管理人員失職造成印章被盜用或?yàn)E用,管理人員應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任及法律責(zé)任。視不同情況扣罰月薪10―50%或解除勞動(dòng)合同。

第二十五條印章使用審批人由于過(guò)失給企業(yè)造成損失的,由本人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任,嚴(yán)重失職的經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可解聘,故意營(yíng)私舞弊觸犯刑律的,交司法部門(mén)處理。

第七章附則

第二十六條本辦法由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

第二十七條本辦法自通過(guò)之日起施行。

附:印章保管人責(zé)任狀

印章保管人責(zé)任狀

我受公司法定代表人委托,負(fù)責(zé)保管并按規(guī)定使用公司印章。在此我鄭重承諾:我將嚴(yán)格遵守《大連天邦房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司印章使用管理辦法》,在使用印章時(shí)按章辦事,不殉私情。對(duì)于我個(gè)人在印章使用過(guò)程中未按制度和規(guī)定程序工作而給企業(yè)帶來(lái)的任何損失,我愿意承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。

企業(yè)法定代表人簽字:

企業(yè)公章:

印章保管人簽字及指?。?/p>

年月日

公司印章管理規(guī)定

為加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)印章的管理,明確印章使用工作流程和使用權(quán)限,規(guī)范各類(lèi)印章的刻制申請(qǐng)、批準(zhǔn)、領(lǐng)用、保管、使用、變更和廢止管理,特修訂本制度。

一、印章的重要性分類(lèi)

(一)印章的重要性:

印章是印信憑證的一種,是公司行使權(quán)利的象征。蓋印,標(biāo)志著文書(shū)生效和對(duì)文書(shū)負(fù)責(zé),具有極強(qiáng)的合法性和權(quán)威性。印章代表著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意志,無(wú)論是公文還是一般信件,只要加蓋公章,就產(chǎn)生了法律效用。印章須嚴(yán)格管理,以免造成不良影響或無(wú)法挽回的損失。

(二)印章分類(lèi)及保管:

公司印章主要包括公司公章和部門(mén)印章。

公司公章:公司必須向公安機(jī)關(guān)登記備案的具有法律效力的印

章,包括公章、合同專(zhuān)用章和財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等。公司公章、合同專(zhuān)用章由綜合管理部管理;法人代表私章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部管理。

部門(mén)印章:刻有部門(mén)名稱(chēng)的印章,限于公司內(nèi)部各部門(mén)之間的業(yè)務(wù)溝通和協(xié)調(diào),對(duì)外不具備法律效力。

本規(guī)定所指的公司印章管理不包括財(cái)務(wù)印章(財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、法人章等),財(cái)務(wù)印章管理按財(cái)務(wù)部制定的管理程序執(zhí)行。

二、印章的制發(fā)、更換與領(lǐng)取程序

(一)所有公章都必須由綜合管理部負(fù)責(zé)到公安部門(mén)規(guī)定單位統(tǒng)一刻制。

(二)公司各單位、各部門(mén)刻制、更換印章,必須提交刻制申請(qǐng)。

1、公司公章的刻制、更換等工作,須經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。

2、各部門(mén)級(jí)印章的刻制、更換等工作須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、各部門(mén)業(yè)務(wù)所需條形章、個(gè)人簽章等由部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(三)印章領(lǐng)取程序

領(lǐng)取印章時(shí),須辦理印章領(lǐng)取手續(xù),申請(qǐng)部門(mén)人員、檔案管理人員、綜合管理部負(fù)責(zé)人三方共同簽字確認(rèn)。更換印章的,還須將原印章交回至檔案管理人員存檔。

1、法人代表私章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等財(cái)務(wù)類(lèi)印章由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理,領(lǐng)取時(shí),須由公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人與指定印章保管人共同領(lǐng)取。

2、部門(mén)印章領(lǐng)取時(shí),必須由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或者本部門(mén)印章管理員親自領(lǐng)取。

三、印章的作廢、銷(xiāo)毀及交接

1、印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢和遺失作廢等。

2、經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門(mén)提出作廢申請(qǐng),將作廢印章交回綜合管理部檔案管理封存;如需銷(xiāo)毀的,填寫(xiě)印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能銷(xiāo)毀。

3、遺失印章,須填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)單》,并呈公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),簽批遺失處理意見(jiàn)及處罰辦法。

4、遺失、作廢公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和法人代表私章都必須到公安部門(mén)報(bào)備。

5、印章管理人員離職或調(diào)動(dòng)時(shí),必須認(rèn)真履行印章交接手續(xù)。交接時(shí)必須由主管領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)三人以上在場(chǎng),共同清點(diǎn)、確認(rèn)交接手續(xù)。

6、每個(gè)印章的起印、廢止、使用部門(mén)、管理者等詳細(xì)情況均由綜合管理部檔案管理人員記入臺(tái)帳,并將此臺(tái)帳永久保存。

四、印章的使用管理

(一)用印審批

各類(lèi)印章的使用須嚴(yán)格執(zhí)行審批程序,完成審批手續(xù)后方可用印;不符合用印管理規(guī)定的檔案、資料、合同等,印章管理者有權(quán)拒印。

(二)檔案分類(lèi)及用印批準(zhǔn)權(quán)限

1、合同類(lèi)(不含財(cái)務(wù)中心日常工作業(yè)務(wù)中的與私人借款合同及協(xié)議)。需有簽字批準(zhǔn)的《合同會(huì)簽單》,且合同上有公司負(fù)責(zé)人或授權(quán)合同簽定人簽名,方可用印。合同印章批準(zhǔn)人為:公司負(fù)責(zé)人(董事長(zhǎng)或總經(jīng)理)。2、非合同類(lèi)檔(如:工程結(jié)算單、開(kāi)票證明、委托書(shū)、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行報(bào)送資料等)須填寫(xiě)《用印審批單》或在用印登記本“批準(zhǔn)欄”簽批后,方可用印。

非合同類(lèi)檔印章審批人為:業(yè)務(wù)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)(副總、經(jīng)理)簽批;無(wú)主管領(lǐng)導(dǎo)則由部門(mén)主管簽批,如:財(cái)務(wù)主管。

3、對(duì)有些已經(jīng)簽署了董事長(zhǎng)或總經(jīng)理意見(jiàn)的檔案資料,可直接用印,并在“用印登記本”上登記。4、任何人不得以任何事由要求在空白書(shū)面上加蓋公章。

5、“合同會(huì)簽單”“用印審批單”作為檔案存檔,由檔案管理人員一并存檔。

6、原則上所有用印文件均要復(fù)印留底。

(三)印章攜帶外出

1、公司各類(lèi)印章原則上不得攜出或外借。若因工作需要,確須將印章帶出,需根據(jù)用印性質(zhì),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或主管副總(總監(jiān))批準(zhǔn)后,方可帶出。印章帶出期間,印章帶出人只可將印章用于批準(zhǔn)事項(xiàng),并對(duì)印章的使用承擔(dān)責(zé)任。

2、原則上至少兩人共同攜帶印章使用或綜合管理部安排專(zhuān)人親自至現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。

3、印章攜帶外出遵循當(dāng)日借當(dāng)日還的原則,如有特殊原因使用需超過(guò)1天以上者必須由印章攜帶者寫(xiě)書(shū)面申請(qǐng),陳述具體原因經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

五、印章管理者

(一)印章的管理者需嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理規(guī)定,不得私自使用印章,不因任何人指示、要求而違規(guī)用章。

(二)印章管理員必須認(rèn)真檢查用印文書(shū)是否履行相應(yīng)的審批手續(xù),所有審批手續(xù)全部完成、審批內(nèi)容和用印內(nèi)容完全一致且相關(guān)責(zé)任人均已簽字確認(rèn)才能用印。

(三)堅(jiān)持用印原則:印章管理員必須有高度的原則性,嚴(yán)格按照公司印章管理制度及有關(guān)規(guī)定用印。如遇特殊情況,必須書(shū)面或電話請(qǐng)示具有審批權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo),不允許出現(xiàn)公司規(guī)定權(quán)限以外的非正常用印。

(四)用印要領(lǐng)

1、公司印章應(yīng)蓋在檔案正面。

2、蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫印。

3、印章一般蓋于公司名稱(chēng),并能騎年蓋月。

六、失職責(zé)任

由于審批人的過(guò)錯(cuò)決定或印章管理者的過(guò)錯(cuò)行為履行蓋章手續(xù)而導(dǎo)致公司遭受重大損失的,公司將對(duì)責(zé)任人給予經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分,嚴(yán)重者將追究其法律責(zé)任。

七、本辦法解釋權(quán)歸綜合管理部。

八、本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。

西安錦鵬商業(yè)管理有限公司

20**年12月10日

公司印章管理規(guī)章制度

1.印章定義:

公司印章主要指:公章、法人私章、合同章、財(cái)務(wù)章等各職能部門(mén)章。

2.各類(lèi)印章管理的范疇:

印章的管理涉及范疇:刻印、使用、廢止、更換。

3.各類(lèi)印章的具體管理?xiàng)l例:

3.1刻印:

3.1.1新公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、財(cái)務(wù)章)的刻制,應(yīng)由指定的印章管理人員負(fù)責(zé)刻制,后交由人事行政部備案,并從刻制之日起執(zhí)行相關(guān)使用條例。

3.1.2因業(yè)務(wù)發(fā)展需要申請(qǐng)各職能部門(mén)專(zhuān)用章時(shí),由需求部門(mén)填寫(xiě)《印章制發(fā)申請(qǐng)表》經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后送交人事行政部門(mén)刻制。

3.2使用:

3.2.1任何部門(mén)在啟用印章前,均需與公司(人事行政部)辦理領(lǐng)取手續(xù),接受相應(yīng)的責(zé)權(quán)告知,簽定《印章簽收手續(xù)》并備案。(已經(jīng)開(kāi)始使用的需自通知當(dāng)日補(bǔ)辦理領(lǐng)取手續(xù))

3.2.2公章:公章由公司經(jīng)理或各分公司經(jīng)理保管。各部門(mén)有需蓋公章的文件、通知等,須先到人事行政部處領(lǐng)取并填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》,經(jīng)由分公司經(jīng)理核準(zhǔn)蓋章并在《印章使用申請(qǐng)表》中簽批,蓋章后經(jīng)手人需將簽批申請(qǐng)表交由人事行政部,并在《印章使用登記薄》簽字。人事行政部需將《印章使用申請(qǐng)表》與《印章使用登記薄》同期留檔。

3.2.3合同章:合同章由財(cái)務(wù)部保管。主要用于公司簽訂各類(lèi)合同使用專(zhuān)用章,蓋章前須先到人事行政部處領(lǐng)取并填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》,經(jīng)由公司或分公司經(jīng)理審批,財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后蓋章并在《印章使用申請(qǐng)表》中簽批,經(jīng)手人需將簽批后申請(qǐng)表交由人事行政部并在《印章使用登記薄》簽字。人事行政部需將《印章使用申請(qǐng)表》與《印章使用登記薄》同期留檔。

3.2.4法人私章:法人私章由分公司出納保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù),使用時(shí)憑審批的支付申請(qǐng)或取匯款憑證方可蓋章。

3.2.5財(cái)務(wù)章:由財(cái)務(wù)部經(jīng)理(或負(fù)責(zé)人)保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用,發(fā)票專(zhuān)用章主要用于發(fā)票蓋章。

3.2.6其他職能部門(mén)章:其他職能部門(mén)章,主要適用于各部門(mén)內(nèi)部使用,已經(jīng)刻制的職能部門(mén)章,需由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行保管并嚴(yán)格該章的使用辦法。

3.3廢止、更換:

3.3.1廢止或繳銷(xiāo)的印章應(yīng)由保管人員填寫(xiě)《廢止申請(qǐng)單》,并呈分公司經(jīng)理核準(zhǔn)后交由分公司人事行政部交由總部人事行政負(fù)責(zé)人統(tǒng)一廢止或繳銷(xiāo)。

3.3.2遺失印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員填寫(xiě)《廢止申請(qǐng)單》,并呈分公司經(jīng)理核準(zhǔn)后,簽批遺失處理及處罰辦法后,交由人事行政部按批示處理,如是遺失公司基本印章時(shí)必需登報(bào)申明。

3.3.3更換印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員依公司文件填寫(xiě)《廢止申請(qǐng)單》,并呈分公司經(jīng)理核準(zhǔn)后,交由人事行政部按批示處理。如有需要須填寫(xiě)《印章制發(fā)申請(qǐng)表》申請(qǐng)新的印章。

4.印章保管人的責(zé)權(quán)范疇:

對(duì)于公司主要印章管理,采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。人事行政部主要職責(zé)是對(duì)印章的使用進(jìn)行合理性管理,而印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責(zé)任與權(quán)力,具體劃分如下:

4.1職能部門(mén)印章保管人對(duì)印章具有獨(dú)立使用權(quán)力,同時(shí)負(fù)全部使用責(zé)任。

4.2公章的保管人無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力,但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力,因此公章的保管人對(duì)公章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任,經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任,而對(duì)未經(jīng)由負(fù)責(zé)人或保管人(分公司經(jīng)理)簽批的公章使用經(jīng)手人負(fù)主要責(zé)任,保管人負(fù)部分責(zé)任。

4.3財(cái)務(wù)章的保管人無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力,但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力,因此財(cái)務(wù)章的保管人對(duì)財(cái)務(wù)章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任,經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任,而對(duì)未經(jīng)由保管人(財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人)簽批的公章使用經(jīng)手負(fù)主要責(zé)任,保管人負(fù)部分責(zé)任。

4.4法人私章的保管者是出納,即是保管者又是使用者,但其無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力,需依據(jù)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批的支付申請(qǐng)或取匯款憑證方可使用,否則負(fù)全部責(zé)任。

4.5公司嚴(yán)禁公章、合同章、法人私章獨(dú)立帶離公司使用,因此保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時(shí),需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要辦理工商等年檢等事務(wù),需將表格帶回公司蓋章。

4.7公司高、中層領(lǐng)導(dǎo),因異地執(zhí)行重大項(xiàng)目或完成重要業(yè)務(wù),需要攜帶公司印章出差的,須經(jīng)公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審批并及時(shí)歸還。

4.8如遇個(gè)人需開(kāi)具個(gè)人相關(guān)證明,需由部門(mén)負(fù)責(zé)人以上擔(dān)保簽批后方能使用,但如涉及到個(gè)人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保與證明時(shí),原則上一律不予證明,其不良結(jié)果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負(fù)責(zé)。

4.9所有印章的使用,必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的公章使用章程,做好申請(qǐng)和使用登記。公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù),不得從事有損公司利益之行為。

4.10印章使用申請(qǐng)人及管理負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按照上述規(guī)定申請(qǐng)使用印章,如出現(xiàn)問(wèn)題,后果自負(fù)。給公司造成重大損失的,公司將依法追究其法律責(zé)任。

篇2:公司電子印章管理辦法

公司電子印章管理辦法

為進(jìn)一步加強(qiáng)我司協(xié)同辦公信息化管理,規(guī)范電子印章在電子公文及其他材料中的使用和管理,保證文件資料傳輸?shù)陌踩?、合法、有效,提高辦公效率,結(jié)合我司實(shí)際,特制訂本管理辦法。

第一章總則

第一條

電子印章是指以電子形式存在的,依附在電子文件,并與其邏輯關(guān)聯(lián),可用來(lái)辨識(shí)電子文件簽署者的身份,同時(shí)能夠保證簽署的文件內(nèi)容完整性,并表示簽署者同意電子文件的陳述事實(shí)的內(nèi)容。

第二條

本辦法所規(guī)定的電子印章指公司行政、合同、法人、工會(huì)、紀(jì)委、黨委印章,和下屬各分、子公司行政、合同、法人印章及各部室印章。

第三條

電子印章主要用于集團(tuán)公司及我司內(nèi)部往來(lái)正式文件、函件、報(bào)告、請(qǐng)示及報(bào)表資料等,電子印章與實(shí)物印章有同等效力。原則上所有合同文本及對(duì)外報(bào)送的正式文件、函件等不能使用電子印章。

第四條

本辦法適用于公司及下屬各分、子公司、作業(yè)區(qū)。

第二章電子印章管理

第五條

我司電子印章由集團(tuán)公司信息中心負(fù)責(zé)制作,我司辦公室為信息中心對(duì)口聯(lián)系部門(mén),負(fù)責(zé)根據(jù)我司機(jī)構(gòu)設(shè)置及變化情況,結(jié)合各機(jī)構(gòu)部室實(shí)際業(yè)務(wù)開(kāi)展情況,向信息中心申請(qǐng)制作、變更、或銷(xiāo)毀電子印章。各部門(mén)如需新增、變更、或銷(xiāo)毀電子印章時(shí),須向辦公室提出正式申請(qǐng),由辦公室統(tǒng)一向信息中心申請(qǐng)辦理。

第六條

我司電子印章保管與實(shí)物印章保管一致,即公司行政印章、合同專(zhuān)用章、法人印章由辦公室保管;各分、子公司行政印章、合同專(zhuān)用章、法人印章由辦公室及分、子公司各保管一套;各部門(mén)印章由各部門(mén)負(fù)責(zé)保管。

第七條

電子印章應(yīng)指定專(zhuān)人進(jìn)行保管,且存放電子印章的電腦必須設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼,并定期更換,同時(shí)必須安裝殺毒軟件及防火墻等網(wǎng)絡(luò)防護(hù)軟件。存放電子印章的電腦在不用時(shí)應(yīng)關(guān)機(jī),在管理人員離開(kāi)電腦時(shí),必須將電腦鎖定(win+L)。

第八條

電子印章管理人員必須謹(jǐn)記使用密碼,電子印章使用密碼不能更改,遺失后對(duì)應(yīng)的電子印章即作廢,須重新制作。

第九條

所有電子印章管理人員必須嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)及本辦法妥善保管電子印章。若因管理不慎造成的一切后果,由印章管理人員及部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。

第三章電子印章使用

第十條

電子印章的使用遵循“謹(jǐn)慎使用,嚴(yán)格審批”的原則。電子印章使用的審批可通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)用印審批流程發(fā)起,公司級(jí)行政印章、法人印章等需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批,部門(mén)級(jí)印章由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,批準(zhǔn)用印的負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān),必須對(duì)用印的后果負(fù)責(zé)。

第十一條

電子印章管理人員在使用電子印章前需認(rèn)真學(xué)習(xí)《協(xié)同辦公系統(tǒng)電子印章使用手冊(cè)》及《協(xié)同辦公系統(tǒng)電子印章使用注意事項(xiàng)》,并按要求使用,確保電子印章使用的正確性和安全性。

第十二條

電子印章必須在安全的環(huán)境下使用,即電子印章必須由印章管理人員在有保障的電腦上使用,嚴(yán)禁電子印章隨意復(fù)制到其它電腦或U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、存儲(chǔ)卡等存儲(chǔ)設(shè)備中使用。

第十三條

原則上電子印章必須由印章管理人員使用,如遇電子印章管理人員請(qǐng)假、出差等原因不在崗而又急需使用電子印章時(shí),在電子印章管理人員或主管領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下,可由其他人員代為使用,但必須確保使用過(guò)程有人監(jiān)督,保證電子印章使用的真實(shí)和安全。在電子印章管理人員回到崗位后,應(yīng)及時(shí)更改保存電子印章的電腦密碼,杜絕其他人員盜用電子印章。

第四章監(jiān)督管理

第十四條

辦公室為我司電子印章監(jiān)督管理部門(mén),負(fù)責(zé)全司電子印章使用指導(dǎo)及監(jiān)督。

第十五條

各使用部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行使用,在使用過(guò)程中遇到問(wèn)題及時(shí)向辦公室反映。

第十六條

辦公室將定期對(duì)各部門(mén)電子印章使用環(huán)境、使用情況等進(jìn)行檢查,對(duì)因電子印章保管或使用不當(dāng)造成不良影響的,根據(jù)相關(guān)規(guī)定提出考核意見(jiàn)并追究責(zé)任。

第五章附則

第十七條

本管理辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第十八條

本管理辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

篇3:印章管理辦法(公安部)

公安部印章管理辦法

第一條

為了加強(qiáng)印章社會(huì)治安管理,預(yù)防和打擊違法犯罪活動(dòng),根據(jù)國(guó)務(wù)院《關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理規(guī)定》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。

第二條

本辦法適用于國(guó)家權(quán)力、黨政、司法、參政議事、軍隊(duì)、武警、民主黨派、工會(huì),共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)關(guān)、團(tuán)體,企業(yè)事業(yè)單位,民政部門(mén)登記的民間組織,居(村)民委員會(huì)和各議事協(xié)調(diào)及非常設(shè)機(jī)構(gòu)的印章刻制、建檔、變更、繳銷(xiāo)等管理活動(dòng)。

第三條

本辦法所稱(chēng)印章指公章和具有法律效力的個(gè)人名章。

本辦法所稱(chēng)公章是指國(guó)家權(quán)力、黨政機(jī)關(guān)、司法、參政議事、軍隊(duì)、武警、民主黨派、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)關(guān)、團(tuán)體,企業(yè)事業(yè)單位,民政部門(mén)登記的民間組織,居(村)民委員會(huì)和各議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及非常設(shè)機(jī)構(gòu)的法定名稱(chēng)章和冠以法定名稱(chēng)的合同、財(cái)務(wù)、稅務(wù)、發(fā)票等業(yè)務(wù)專(zhuān)用章。

本辦法所稱(chēng)具有法律效力的個(gè)人名章是指國(guó)家權(quán)力、黨政、司法、參政議事、軍隊(duì)、武警、民主黨派、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)關(guān)、團(tuán)體,企業(yè)事業(yè)單位,民政部門(mén)登記的民間組織,居(村)民委員會(huì)和各議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及非常設(shè)機(jī)構(gòu)的法定代表人及其財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的名章。

第四條

公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)遵循合法、公正、公開(kāi)、及時(shí)、便民的原則對(duì)印章實(shí)行屬地管理;建立、健全管理責(zé)任制度,確保印章管理安全規(guī)范化和信息科學(xué)化。

第二章印章管理

第五條

任何單位和個(gè)人禁止買(mǎi)賣(mài)印章,不得非法制作、使用印章。

第六條

國(guó)家權(quán)力、黨政、司法、參政議事、軍隊(duì)、武警、民主黨派、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)等機(jī)關(guān)、團(tuán)體的印章制發(fā),依照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定辦理。

第七條

國(guó)家權(quán)力、黨政、司法、參政議事、軍隊(duì)、武警、民主黨派、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)等機(jī)關(guān)、團(tuán)體的各級(jí)組織、機(jī)構(gòu)需要刻制印章的,由制發(fā)機(jī)關(guān)的印章管理部門(mén)開(kāi)具公函到所在地縣級(jí)以上人民政府公安機(jī)關(guān)辦理備案手續(xù)。

縣級(jí)以上人民政府公安機(jī)關(guān)應(yīng)即辦理并出具準(zhǔn)刻證明。

第八條

企業(yè)事業(yè)單位、民政部門(mén)登記的民間組織、村(居)民委員會(huì)和各協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及非常設(shè)機(jī)構(gòu)需要刻制印章的,應(yīng)當(dāng)憑上級(jí)主管部門(mén)出具的刻制證明和單位成立的批準(zhǔn)文本到所在地縣級(jí)以上人民政府公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。

無(wú)上級(jí)主管部門(mén)的,應(yīng)當(dāng)憑登記管理部門(mén)核發(fā)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、登記證書(shū)或者所在地公安派出所出具的證明,到所在地縣級(jí)以上公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。

辦理準(zhǔn)刻手續(xù)的經(jīng)辦人員,需持刻制單位的委托證明和本人身份證明;辦理人名章準(zhǔn)刻手續(xù)的,同時(shí)提供名章所刻人名的身份證明。

縣級(jí)以上人民政府公安機(jī)關(guān)自接到申請(qǐng)之日起三個(gè)工作日內(nèi)作出是否核發(fā)準(zhǔn)刻手續(xù)的決定。對(duì)符合條件的,出具準(zhǔn)刻證明;不符合條件的,書(shū)面通知申請(qǐng)單位并說(shuō)明理由。

第九條

需要到外省、市、縣(區(qū))刻制印章的,憑單位所在地縣級(jí)以上公安機(jī)關(guān)出具的證明及有關(guān)申請(qǐng)材料,到刻制地同級(jí)公安機(jī)關(guān)辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。

第十條

需要刻制印章的單位應(yīng)當(dāng)?shù)焦矙C(jī)關(guān)批準(zhǔn)的刻制單位刻制;刻制單位將刻制的印章向公安機(jī)關(guān)辦理印鑒備案后,方準(zhǔn)啟用。

第十一條

需要更換印章的,須公告聲明原印章作廢后按照本辦法第七條、第八條規(guī)定重新辦理備案或準(zhǔn)刻手續(xù)。

印章遺失、被搶、被盜的,應(yīng)當(dāng)向備案或批準(zhǔn)刻制的公安機(jī)關(guān)報(bào)告,并采取公告形式聲明作廢后,按照前款規(guī)定重新辦理備案或準(zhǔn)刻手續(xù)。

第十二條

印章規(guī)格、式樣、印文和質(zhì)料按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

實(shí)行民族區(qū)域自治的地方,刻制的印章可以并刊漢字和相應(yīng)的民族文字。

印章不得單刊外文,因工作需要可中、外文并刊。

需要刻制中、外文并刊印章的單位除持有本辦法第八條規(guī)定的證明、文件外,還應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng),并到地、市級(jí)以上人民政府公安機(jī)關(guān)辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。

第十三條

需要刻制印章的單位,只能申請(qǐng)刻制一枚單位法定名稱(chēng)章。

需要刻制套印章、鋼印章的,依照本辦法第七條、第八條、第九條、第十條的規(guī)定辦理。

第十四條

企業(yè)事業(yè)單位、民政部門(mén)登記的民間組織和各協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及非常設(shè)機(jī)構(gòu)印章實(shí)行年審制度。

第十五條

印章停止使用后,使用單位應(yīng)當(dāng)在十日內(nèi)將印章全部交回上級(jí)主管部門(mén)或登記管理機(jī)關(guān)封存;逾期不交的,由上級(jí)主管部門(mén)或登記管理機(jī)關(guān)予以收繳。上級(jí)主管部門(mén)或登記管理機(jī)關(guān)對(duì)交回和收繳的印章要登記造冊(cè),并于十日內(nèi)送備案或批準(zhǔn)刻制的公安機(jī)關(guān)。

公安機(jī)關(guān)對(duì)交回和收繳的印章,需預(yù)存兩年,無(wú)特殊情況的,預(yù)存期滿后予以銷(xiāo)毀。

第十六條

有歷史紀(jì)念意義需要長(zhǎng)期保存的印章,由收藏保存機(jī)構(gòu)向省、自治區(qū)、直轄市公安機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)并公告,批準(zhǔn)后可不予銷(xiāo)毀,由申請(qǐng)單位收藏保存。

第三章印章經(jīng)營(yíng)單位管理

第十七條

經(jīng)營(yíng)本辦法所指的印章業(yè)務(wù)的單位,應(yīng)當(dāng)具備下列條件:

(一)有固定的經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所;

(二)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所和設(shè)施符合國(guó)家消防和治安管理的規(guī)定;

(三)經(jīng)營(yíng)者和從業(yè)人員無(wú)詐騙、招搖撞騙、偽造印章等違法犯罪記錄;

(四)符合公安機(jī)關(guān)印章治安管理信息系統(tǒng)的資質(zhì)條件;

(五)設(shè)有印章保密工房和成品保管倉(cāng)庫(kù)。

第十八條

經(jīng)營(yíng)印章業(yè)務(wù)的單位不得將印章業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)包他人經(jīng)營(yíng)。

第十九條

承接刻制印章應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定:

(一)應(yīng)查驗(yàn)公安機(jī)關(guān)出具的備案或準(zhǔn)刻證明;

(二)登記委托刻制印章的名稱(chēng)、法定代表人或者負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人的姓名和公民身份證號(hào)碼,按照規(guī)定逐項(xiàng)登記印章名稱(chēng)、式樣、規(guī)格數(shù)量,并保存五年,以備查驗(yàn);

(三)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)承接印章業(yè)務(wù),保管制作的印章以及銷(xiāo)毀作廢章坯;

(四)對(duì)超過(guò)三個(gè)月無(wú)人領(lǐng)取的印章,應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸?cè),送交原備案或批準(zhǔn)刻制的公安機(jī)關(guān)處理;

(五)每月10日前向所在地公安機(jī)關(guān)報(bào)告印章制作情況。

第二十條

從事印章經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)在批準(zhǔn)的固定場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行。

第二十一條

經(jīng)營(yíng)印章業(yè)務(wù)的單位的法定代表人或者負(fù)責(zé)人是本單位的治安第一責(zé)任人,負(fù)責(zé)做好本單位的治安防范工作:

(一)教育從業(yè)人員自覺(jué)遵守國(guó)家法律、法規(guī);

(二)制定并落實(shí)各項(xiàng)治安管理制度和防范措施;

(三)監(jiān)督從業(yè)人員認(rèn)真執(zhí)行承接刻制印章查驗(yàn)證明和登記工作;

(四)對(duì)公安機(jī)關(guān)檢查發(fā)現(xiàn)的治安隱患及時(shí)整改;

(五)發(fā)現(xiàn)涂改、偽造備案或準(zhǔn)刻證明等可疑情況以及案件線索,及時(shí)報(bào)告公安機(jī)關(guān)。

第二十二條

外商獨(dú)資、中外合作和中外合資企業(yè)不得經(jīng)營(yíng)本辦法所規(guī)定的印章業(yè)務(wù)。

第二十三條

公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì)經(jīng)營(yíng)印章的單位進(jìn)行監(jiān)督檢查,并履行下列職責(zé):

(一)定期對(duì)經(jīng)營(yíng)印章業(yè)務(wù)的單位進(jìn)行監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)治安隱患,限期整改;

(二)發(fā)現(xiàn)可疑情況或者案件線索,依法調(diào)查處理;

(三)依法對(duì)經(jīng)營(yíng)印章業(yè)務(wù)的單位的違規(guī)違法經(jīng)營(yíng)行為進(jìn)行查處。

第四章罰則

第二十四條

違反本辦法第五條規(guī)定的,非法制作或者使用印章的,除收繳非法印章外,并處二千元以上一萬(wàn)元以下罰款;有非法所得的,沒(méi)收非法所得。

買(mǎi)賣(mài)印章的,依照前款規(guī)定處罰;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

第二十五條

違反本辦法第七條、第八條、第十條和第十一條規(guī)定,未辦理備案或準(zhǔn)刻手續(xù)的,予以警告,并限期補(bǔ)辦;逾期不辦理的,制作的印章為無(wú)效印章,由公安機(jī)關(guān)予以收繳,對(duì)委托刻制單位處以二千元以上一萬(wàn)元以下罰款,并對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人處二百元以上一千元以下罰款。

第二十六條

違反本辦法第十二條和第十三條規(guī)定,刻制外文印章或擅自刻制中外文并刊印章及違反規(guī)定刻制兩枚以上單位法定名稱(chēng)章的,收繳違法制作的印章,并處二千元以上一萬(wàn)元以下罰款。

第二十七條

違反本辦法第十四條規(guī)定,逾期或不進(jìn)行年審的,處一千元以上五千元以下罰款。

第二十八條

違反本辦法第十八條規(guī)定,將印章業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)包他人經(jīng)營(yíng)的,收繳違法制作的印章,取消其經(jīng)營(yíng)資格,并處二千元以上一萬(wàn)元以下罰款;有違法所得的,沒(méi)收違法所得。

單位違反前款規(guī)定的,對(duì)單位依照前款規(guī)定處罰,并對(duì)其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員處以二百元以上一千元以下罰款。

第二十九條

違反本辦法第十九條規(guī)定,未查驗(yàn)準(zhǔn)刻證明和履行登記手續(xù)的,對(duì)承制單位處以一千元以上五千元以下罰款;情節(jié)嚴(yán)重的,處五千元以上一萬(wàn)元以下罰款。

并對(duì)其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員處以二百元以上一千元以下罰款。

第三十條

違反本辦法第二十條規(guī)定的,處二千元以上一萬(wàn)元以下罰款,并處取締。

第三十一條

違反本辦法第二十一條規(guī)定的,對(duì)經(jīng)營(yíng)印章業(yè)務(wù)的單位的法定代表人或者負(fù)責(zé)人予以警告,并處五百元以下罰款。

第三十二條

偽造本辦法規(guī)定的印章,構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

第三十三條

公安機(jī)關(guān)的人民警察在監(jiān)督管理印章工作中玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊的,應(yīng)當(dāng)予以行政處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

第五章附則

第三十四條

印章準(zhǔn)刻證明的式樣由公安部統(tǒng)一制定。

第三十五條

印章載有密級(jí)信息的,可由印章制發(fā)單位自行建檔保存。

第三十六條

本辦法由公安部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)布之日起三十日施行。