應(yīng)急救援電子檔案管理制度

2024-07-23 閱讀 1835

一、為了加強(qiáng)公司電子文件歸檔管理,保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用,更好地為公司發(fā)展服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際,特作如下規(guī)定:

二、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)

1、電子文件是公司開設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門類和載體,它和其他檔案一樣,應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過程中,由各科室專人負(fù)責(zé)。

2、電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求,妥善管理,確保其不散失、不損毀、不失真,從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。

3、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。安監(jiān)科要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守,熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)地使用技能,組織編制歸檔電子文件地各種檢索工具,積極主動提供服務(wù),充分發(fā)揮歸檔電子文件地作用。

三、電子文件地歸檔與保管

1、電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔。

2、各部門根據(jù)歸檔要求,在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記;把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔,把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類組盤。

3、歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具,以便于查找。

4、電子文件歸檔做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致,確保上機(jī)測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

5、電子檔案,每兩年要機(jī)讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

6、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展,對庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本,舊版或有問題的載體仍需保存一年。

7、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備、溫度控制在14℃-16℃。

四、電子文件的提供和利用

1、封存的電子檔案外借時,要使用復(fù)制體,聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

2、銷毀電子檔案,需經(jīng)本單位主管、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方能銷毀。

篇2:某礦山應(yīng)急救援檔案管理制度

一、總則

1、檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容,也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證,它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù),檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件,為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程,進(jìn)一步完善文書檔案管理工作,特制定本制度。

2、歸檔的檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

二、應(yīng)急檔案管理

1、各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責(zé)范圍。

2、應(yīng)急救援檔案歸檔范圍

凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:

(1)具有保存價(jià)值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外,還應(yīng)包括它的附件;

(2)本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件,包括請示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等;

(3)本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件);如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等;

3、應(yīng)急救援檔案歸檔要求

(1)已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時歸檔,任何人不得隨意留存。

(2)歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件,附圖),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

(3)存檔文件必須為原件;

(4)文件歸檔時要有交接手續(xù);

(5)每年六月份之前,各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù);

(6)各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作;

4、應(yīng)急救援檔案的借閱

(1)根據(jù)《拜城縣峰峰煤焦化檔案借閱利用制度》辦理相關(guān)手續(xù)方可借閱,并填寫利用效果反饋登記簿。

(2)借閱文書檔案使用后應(yīng)及時歸還,借閱時間一般不得超過一天。

5、應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀

(1)專職檔案員有責(zé)任對礦各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo);

(2)礦綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有文書檔案;

(3)專職檔案員對各部門移交的文書檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,分類,編目、統(tǒng)計(jì)、保管,并進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理,方便快捷提供利用。

(4)檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,并建立文書檔案銷毀清冊。

篇3:應(yīng)急救援檔案管理制度范本