第一章?總則

第1條為規范集團圖書資料管理,做好對圖書資料的預算、購買、保管和借閱,以節約開支、方便員工對圖書資料的查閱和利用,特制定本辦法。

第2條本辦法適用于集團圖書資料的購進、保管、整理、借閱與歸還等圖書管理工作。所稱圖書資料是指集團為滿足各部門工作需要而購置的圖書資料,包括各類工具書、報刊、雜志及相關學術著作等。

第3條主要職責。

1.集團行政副總:負責圖書資料采購計劃及預算的審批。

2.集團行政管理中心:負責圖書資料的采購和日常保管、借閱等管理。

3.集團財務管理中心:負責圖書資料采購預算的審核及采購費用報銷。

4.集團各中心:負責制定部門業務相關的圖書資料需求計劃,并充分利用集團圖書資料資源。

第二章?圖書資料的購置

第4條訂購原則與要求。

1.申請訂購的圖書資料,必須與申請人的職務或崗位工作性質有關。

2.可訂購的圖書資料包括報刊、雜志、工具書、學術著作、教材等。

3.訂購以高管和部門為單位,嚴格履行訂購審批程序。

第5條訂購程序。每年10月到12月,由行政管理中心于向高管和各部門征集圖書資料訂閱需求,各位高管和部門負責人填寫《圖書資料訂閱需求表》提交行政管理中心,行政管理中心匯總后形成《圖書資料訂閱需求總表》,報行政副總審批。

第6條購置方法。行政管理中心主任按審批后的訂閱需求,制定購置計劃,組織采購主管、檔案管理員調查市場價格,確定訂購途徑。對于期刊類資料,應及時購買;對于圖書、工具書等資料,盡量集中商家采購,以節省成本。

第三章?圖書資料的保管

第7條圖書資料購進后,行政管理中心根據發票、清單,核對所購圖書資料的數量,價格等;如有不符情況,應立即與有關部門和采購負責人聯系,確保圖書資料數量、價格與購求單據一致。

第8條檔案管理員對圖書資料的質量進行檢查,若有質量不符合要求的,應及時退換。

第9條驗收完畢,檔案管理員要在圖書資料的封面、目錄和首頁上加蓋集團公章,并在側邊加蓋騎縫章,以示圖書資料的所有權。

第10條新購圖書應按書籍類別和購置順序編號,將書名、出版社名稱、作者、冊數、出版日期、購買日期、金額及其他有關資料詳細錄入集團檔案管理系統。

第11條檔案管理員對所保管的圖書資料,應做到防潮、防霉、防蛀;對損壞的圖書資料應及時修補、保證其完整性;每年年底將期刊按年度裝訂成冊,歸檔備用,報紙每月處理一次。

第12條檔案管理員在進行剔舊工作時,應征集領導、職工的多方面意見,不可單從圖書室書架、書庫不足的情況出發,盲目剔舊,避免把一些具有參考價值的書清理出去。

第13條圖書資料剔舊的依據:

1.內容陳舊,不再具有參考價值的圖書資料。

2.與集團業務毫不相干的或是復本數量已超過流通需要的圖書資料。

3.本身已破爛不堪,無法修復,從而失去參考價值的圖書資料。

第14條清點和剔除應達到的要點:

1.圖書資料臺賬與實際藏書量一致,清除藏書數量的虛假性。

2.提高目錄的可行性,清除書卡不符的現象。

3.及時將舊書剔除,并將新的、有價值的圖書補充進來。

4.平時應注意定期清點,以保證上架圖書的質量。

第15條對職工或外部機構捐贈的圖書,檔案管理員應開具收納憑證。

第16條圖書資料的編目和分類。

1.所有圖書資料必須進行分類編目,并建立圖書臺賬,書寫要清晰。

2.檔案管理員定期更新圖書資料總目錄,制成報表,放到公司OA系統的“信息共享|知識共享”欄目,供全員參考。

第四章?圖書資料的分發、借閱與歸還

第17條報刊、雜志的收取、分發。

1.前臺負責每日收取報刊、雜志及相關資料,并做分類整理。

2.集團高管報刊、雜志、信箋等由前臺當天分發;各部門訂購的報刊、雜志由前臺及時通知相關部門前來領取。

3.公司在接待大廳上設置閱覽架,放置公共報刊(含**報)及雜志,視實際情況,新聞報紙每日更新,月刊刊每月更新一次等,由前臺負責管理。

4.公司來訪人員,可以隨意瀏覽閱覽架上的報刊、雜志,閱畢歸回原處,不得擅自攜出公司或撕剪,由前臺負責監管。

第18條圖書的借閱。

1.行政管理中心檔案管理員負責圖書的借出、歸還、入庫管理等工作。

2.借閱者應先通過OA信息共享平臺,查閱圖書目錄,并向檔案管理員咨詢該書狀態,若為入庫狀態則直接向檔案管理員借閱,借閱時應作登記。

3.每位員工最多可同時借閱兩本圖書,借書期限一律不得超過一個月,到期應即歸還;倘有特殊事由需續借者,需及時與管理員聯系,續辦借閱手續。

4.專業性強的工具書可以長期借用,借閱期限原則上不得超過三個月。

第19條圖書的歸還。

1.員工應在借期內歸還圖書,歸還時由檔案管理員確認圖書清潔度及有無缺損,確認完好后,做圖書歸還登記。如果辦續借手續逾期不還的,不慎遺失的,應視所借閱圖書的新舊程度及價格作出賠償,從當月工資里扣除。

2.員工所借之圖書,如遇清點或公務上需參考時可隨時通知收回,借書人應及時歸還,歸還時由檔案管理員確認。

3.員工在解雇、辭職時,須將所借圖書歸還,歸還時由檔案管理員確認。

第五章?罰則

第20條員工借出圖書不得批改、圈點、畫線、折角、拆散、剪貼、涂寫、撕頁,如有損壞或丟失等情況:

1.丟失或損壞的書籍可在外界另行購買的,員工自行購買后歸還公司;

2.丟失或損壞的書籍若為珍藏版或絕版圖書,員工無法購買到的,按照原價三倍賠償。

3.如因人力不可抗拒的原因造成損失,可報領導審批,視情況予以減免賠償金額。

第21條行政管理中心因保管不力,造成圖書資料損壞或丟失的,對直接責任人進行經濟處罰,處罰標準參照上條執行。

第六章?附則

第22條本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。

第23條本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發之日起執行。

第24條附件:(1)圖書資料訂閱需求表。

篇2:大學圖書資料管理規定

大學圖書資料管理暫行規定

圖書資料是我校教學、科研以及管理工作的重要資源。為加強圖書資料的采購、驗收和保管等工作,特制訂本暫行規定。

一、圖書館是學校的圖書資料管理中心,負責對本館圖書資料的采購、驗收、編目加工、流通借閱、保管以及各院系圖書資料的驗收工作。

二、各院系的圖書資料室在業務方面屬學校圖書館的二級管理機構,負責本院系圖書資料的采購、編目加工、保管、借閱等工作,業務上受圖書館的監督和指導。

三、圖書資料的訂閱應根據學校人才培養、教學、科研發展的需要和資金狀況有計劃的進行。

四、各院系應緊密結合本單位教學、科研和專業建設的需要進行圖書資料的訂閱。所訂書目應由院系主管教學、科研的領導審批確定。為防止重復訂購,減少積壓浪費,訂購前還與圖書館協調。

五、圖書資料的采購,根據其經費的來源渠道,實行分級采購:圖書館負責本館圖書資料的采購,各院系資料室負責本單位專業建設經費、科研經費、研究生經費和其他經費的圖書資料采購。

六、圖書館和各院系所購圖書資料,一律歸口圖書館采編部辦理驗收。采編部根據購書發票和圖書資料實物進行清點驗收并開具圖書資料驗收目錄清單(一式三聯),經有關領導簽字后,所購圖書資料費用方能到財務處辦理報帳手續。

七、各院系資料室應根據圖書館驗收清單辦理圖書資料調撥手續,并做好本資料室圖書資料入庫登記工作。為確保圖書資料管理到位,各院系應指定專人負責辦理驗收與調撥手續。

八、圖書館和各院系資料室要確保圖書資料的完整,每年應對圖書資料進行清理,對破損、丟失的圖書資料要在查明原因、落實責任的基礎上及時辦理報廢手續,未經學校資產管理處和有關部門批準,不得擅自處置變賣圖書資料。

九、本規定從發布之日起實行。

十、以前與本規定不符的,以本規定為準。

篇3:房地產公司檔案與圖書資料管理規定

房地產開發公司檔案與圖書資料管理規定

檔案管理與資料管理

檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規范程度反映了公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、管理的質量及效率,特制定本規定。

(一)歸檔適用范圍范圍

凡公司與外界往來及公司與各協作單位之間往來的以及公司經營管理所必需的有關企業戰略規劃、計劃或總結(年、月度)、財務審計、經營狀況、項目可行研究報告(方案)、各類許可證書、圖紙、政府批文、公司執照(與注冊文件)、會議紀要、備忘錄、請示、決定、決議、通告、通知、協議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷售廣告等有價值的文件資料及重大公關活動的圖片、文字、錄像資料。

(二)管理部門

1、公司行政人事部設綜合檔案資料室,設專職檔案管理人員;各部門設兼職檔案管理人員(必須報行政人事部備案),負責本部門、企業日常經營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負責定期移交公司綜合檔案室。

2、公司檔案資料由行政人事部負責綜合監督管理,各部門實行專業對口分級管理。

(三)移交歸檔與使用

公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時間將有關襠案文件移交公司綜合檔案室,各部門留存復印件使用(公司所發文件除外);需要已經歸檔的原件時,需經批準后履行借閱手續使用。

2、歸檔時間分與歸口管理部門

2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。

2.2會計檔案:會計檔案由財務預算部保留一年后,次年三月末歸檔。2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據人員變動情況隨時歸檔。2.4基建工程、設備檔案:基建工程(合同、協議、預算書、許可證、隱蔽資料等)、設備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設備、動力安裝投入使用后一個月內歸檔,此期間由部門檔案人員進行分類保管。

2.5各類報告、方案、內部申請批復、內部管理制度規范、計劃書:該類檔案在確立形成時由部門留存,同時送交行政人事部留存正本歸檔。

2.6合同協議類:正本原件需二份以上,在批準簽署后分別由簽署部門、財務預算部、檔案室各存檔一份。

2.7圖書、期刊、報紙類:在購入或訂購后先列入管理臺帳,后又綜合檔案室負責分類保管、借閱、歸類、管理。

2.8其它資料:如各類企業沿革資料、公關接待活動圖像、錄音錄象資料以及外出開會、學習、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料,一般在該檔案資料形成后一周內交公司行政人事部歸檔。

(三)文件點收

文件結案移送歸檔時,依如下原則點收:

1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。

2、文件的處理手續是否完備,如有遺漏,應立即退回經辦部門補辦。

3、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應立即退回經辦部門。(四)文件整理標準

1、本檔案按問題組卷,一事一卷或一事多卷。

2、對接收的所有檔案及時審查,進行科學分類,排列編號。

3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿,請示與批復合并一起立卷。

4、卷內文件的排列與編目要科學規范,便于查找。

(五)檔案分類編號標準

檔案按職能設置十個一級類目,即(1)合同協議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經營管理類;(4)工程技術圖紙類;(5)內部文件與制度規范類;(6)專題報告和專項技術研究類;(7)預算項目類;(8)資產設備材料類;(9)會計檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內容所反映的問題進行設置。按問題分類,結合年度,一事一卷。檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標識,A、B、C、D、E、F、G、H、I、J依次表示十個一級類目(二級類目由綜合檔案室劃分該類明細科目按統一名稱通知各部門)。按各項要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現企業檔案分類的指導思想和分類準則,保持各類檔案的有機聯系和及時、高效提供利用。

根據檔案的形成特點和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進行排架,就是在同一大類內按同一問題的案卷排列在一起,在同一問題內再按永久、長期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個階段不超過三位數。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號,即類、年度大流水編號。

(六)保存期限

保管期限可分為:永久保存、長期保存和短期保存。

(七)檔案借閱

1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進行登記,注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內容及利用目的和效果。

2、查閱檔案原則上在閱檔室進行,一般不得借出。必須借出時,需經檔案管理部門負責人批準后,方可辦理借閱手續。

3、查閱人事檔案需經主管人事部門批準,經檔案管理部門負責人批準后,方可查閱。

4、借閱檔案限與經辦業務有關者,如借閱與經辦業務無關案件,應經檔案管理部門負責人同意。

5、檔案借閱要履行登記手續;借閱檔案必須愛護,嚴禁涂改;注意安全和保密,嚴禁擅自復制、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復制,必須經檔案管理部門負責人批準。

6、檔案歸還時,經檔案管理人員核查無誤后,方予以辦理歸還手續。7、財務以及企業戰略方面檔案一般不于借閱。

(八)檔案保管標準

檔案入庫前必須經過嚴格檢查,防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質進行侵蝕。檔案入庫后要系統化整理,做到排列科學、整齊美觀,便于保管和利用。

3、檔案室門窗裝具要堅固,檔案管理人員要認真負責,確保檔案安全;非工作人員不得進入檔案室。保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與設施。每季度對檔案保管情況進行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后的檔案及時歸回原處。

5、檔案室內嚴禁放置與檔案無關物品,嚴禁在檔案室吸煙。

(九)保密守則(詳見保密規定)

對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規定》,由主管領導及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級(絕密、機密、秘密)。

2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無關人員泄露。

3、查閱密級檔案,需經主管領導批準,并履行登記手續,在閱檔室查閱。未經批準不得借閱、摘抄、翻印、復制。

4、

銷毀檔案要嚴格履行鑒定、審批手續,要配有二人以上進行監銷,任何個人不得將檔案私自處理。

5、如發生丟失檔案和泄密現象,須立即向有關部門和領導報告,不得隱瞞,情節嚴重者要依法嚴肅處理。

(十)附則

本規定由公司行政人事部辦負責解釋,自發布之日起實施。