一、文件資料管理制度

1、總則

為保證項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)使用的文件和資料得到有效管理,特制定本制度

2、適用范圍

本制度適用于對(duì)公司實(shí)施項(xiàng)目管理體系要求所形成的全部文件和資料,包括適當(dāng)范圍的外來文件和資料的管理

3、職責(zé)

⑴經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織貫徹實(shí)施本制度

⑵經(jīng)理辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目掛你文件的收發(fā),文件和資料的貯存和管理

⑶各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作業(yè)指導(dǎo)書的編制、發(fā)放、更改的控制和管理

⑷項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對(duì)接收的文件、資料和施工過程中形成記錄的控制和管理

4、文件資料的編制與審批

⑴各職能部門按項(xiàng)目管理職責(zé)編制相應(yīng)文件

⑵文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,字跡清楚

⑶文件底稿應(yīng)保留,并附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公室綜合檔案室存檔備查

⑷項(xiàng)目管理職能部門編制的支持性文件,由職能部門領(lǐng)導(dǎo)審批,必要時(shí),由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項(xiàng)目管理體系支持性文件范圍的國家法律以及上級(jí)部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦法、文件等,唷各職能部門領(lǐng)導(dǎo)確定

⑸文件和資料內(nèi)容需進(jìn)行更改,由制定該文件的部門負(fù)責(zé)實(shí)施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后,要重新印制

⑹文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進(jìn)行。若指定其他部門或人員審批時(shí),該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改

⑺文件更改時(shí),與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時(shí)修改,以保證相關(guān)文件的有效性

⑻各職能部門編制〈文件修改記錄〉,記錄文件的修改情況

⑼對(duì)項(xiàng)目管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)工作場(chǎng)所,都得使用相應(yīng)文件的有效版本,及時(shí)撤出作廢文件

5、文件資料登記、發(fā)放和回收

1)文件和資料登記

項(xiàng)目管理職能部門、項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員按文件編號(hào)、文件名稱等項(xiàng)目,填寫〈受控文件清單〉。項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項(xiàng)目的來往函件也要進(jìn)行登記,按本單位實(shí)際情況對(duì)文件、資料分門別類進(jìn)行登記

2)文件的收發(fā)

⑴文件餓發(fā)放范圍,由該文件的批準(zhǔn)人決定。資料員按規(guī)定發(fā)放,收文人員必須在〈發(fā)放回收登記表〉上簽字,以便備查

⑵項(xiàng)目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料,如目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案等,由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍,資料員負(fù)責(zé)發(fā)放,并填寫〈發(fā)放回收登記表〉

⑶各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時(shí)通知公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室

3)文件資料的回收

⑴資料員對(duì)被替代或作廢、失效文件和資料,按發(fā)放范圍及時(shí)回收,并在〈發(fā)放回收登記表〉上注明回收日期

⑵資料員對(duì)調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收

⑶項(xiàng)目經(jīng)理部解體時(shí),各職能部門對(duì)其領(lǐng)用的文件和資料予以回收

6、文件和資料的存檔

⑴項(xiàng)目管理職能部門和項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性,并將檢查結(jié)果報(bào)送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室

⑵作為資料留存的作廢文件和資料,由資料員將其及時(shí)交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室,并在登記此文件的相關(guān)表格上標(biāo)識(shí)出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀

⑶經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料

⑷綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫〈文件銷毀(留用)申請(qǐng)表〉,報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。

附表:

?受控文件清單?附表11-12

序號(hào)

文件編號(hào)

文件名稱

份數(shù)

備注

注:文件作廢或換版時(shí),在備注欄中注明。

?資料管理清單附表11-13

類別

目錄

資料盒設(shè)立

備注

?

文

件

收文

規(guī)范性文件

項(xiàng)目部發(fā)文

部門聯(lián)系單(函)

外來文件

發(fā)文

對(duì)外報(bào)告

對(duì)內(nèi)報(bào)告申請(qǐng)

部門事項(xiàng)聯(lián)系單

資??

料

ISO9002宣傳資料

宣傳資料

采購資料

采購資料

合同資料

合同資料

供應(yīng)商資料

供應(yīng)商資料

對(duì)供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)

質(zhì)量資料

材質(zhì)書

各類質(zhì)量記錄表

往來帳戶

往來帳戶

報(bào)表

報(bào)表

其他資料

其他資料

發(fā)放回收登記表附表11-14

序號(hào)

文件編號(hào)

文件名稱

接收人簽字

接收日期

回收日期

備注

文件和資料現(xiàn)行狀態(tài)清單附表11-15

序號(hào)

文件名稱

修訂次數(shù)

生效日期

現(xiàn)行狀態(tài)

文件修改記錄附表11-16

序號(hào)

文件編號(hào)

文件名稱

修改時(shí)間

修改性質(zhì)

備注

文件銷毀(留用)審批表附表11-17

序號(hào)

文件編號(hào)

文件名稱

批準(zhǔn)人

批準(zhǔn)時(shí)間

原因

份數(shù)

備注

?文件和資料借閱登記表?附表11-18

序號(hào)

名稱及編號(hào)

領(lǐng)導(dǎo)簽批

借閱者

借閱日期

歸還時(shí)間

備注

?外來文件管制表附表11-19

序號(hào)

文件名稱

文件編號(hào)

份數(shù)

版本

持有部門

登記日期

二、文印管理制度

⑴文件資料的復(fù)印、打印須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理。部門經(jīng)理不在時(shí),可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理(機(jī)密件除外)

⑵私人資料不得在公司打印、復(fù)印

⑶文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料,文印室工作人員應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回,不得延誤

⑷文印室工作人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件

⑸對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,文印室工作人員應(yīng)做好登記,并在月終統(tǒng)計(jì)核算。涉密文件的復(fù)印廢件應(yīng)及時(shí)銷毀

⑹不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人資料。復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

⑺復(fù)印機(jī)由專人保管使用,其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)

⑻文印室工作人員應(yīng)按規(guī)程操作文印設(shè)備,定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、檢測(cè)、保養(yǎng),下班時(shí)注意檢查設(shè)備電源的關(guān)閉情況,斷開電源

三、辦公用品管理制度

為規(guī)范辦公用品的管理,提高工作效率,特制定本制度

⑴公司辦公用品采用定額預(yù)算管理制

⑵公司各部門必須將所需辦公用品提前半個(gè)月報(bào)至行政辦公室,行政辦公室根據(jù)實(shí)際用量和庫存情況制定購置計(jì)劃,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購置

⑶每月月底前,物資部統(tǒng)計(jì)各部門的辦公用品清單報(bào)行政辦公室

⑷對(duì)于預(yù)算限額內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用,職員須填寫〈辦公用品申領(lǐng)單〉,經(jīng)部門經(jīng)理根據(jù)預(yù)算審核簽字后,直接到物資采購中心領(lǐng)取

⑸備品發(fā)放采取定期發(fā)放制度,每月的1日和15日辦理,其他時(shí)間不予辦理

⑹備品倉庫設(shè)專人負(fù)責(zé)。備品入庫需根據(jù)〈入庫單〉嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)是否與〈進(jìn)貨單〉相符,按手續(xù)驗(yàn)收入庫,登記入帳。為辦入庫手續(xù),財(cái)務(wù)一律不予報(bào)銷

⑺備品保管要材料清、帳目清、數(shù)量清,擺放整齊、庫房整齊,帳、卡、物一致,做到日清月結(jié)。

⑻做好出庫管理。在日清月結(jié)的條件下,倉庫負(fù)責(zé)人月末必須對(duì)所有單據(jù)按部門統(tǒng)計(jì),及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算

⑼各部門設(shè)立耐用辦公用品檔案卡,由行政辦公室定期檢查使用情況,如非正常損壞或丟失,由當(dāng)事人賠償

⑽公司員工離職時(shí),須如數(shù)退還辦公用品(易耗品除外)。如有遺失按公司規(guī)定賠償,否則,不予辦理離職手續(xù)

附表:

辦公用品采購計(jì)劃表附表11-20

?填表日期:?年月?日

?采購辦公用品明細(xì)

辦公用品名稱

規(guī)格

使用目的

備注

領(lǐng)導(dǎo)意見

簽字:

?辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)附表11-21

?填表日期:?年?月?日

申請(qǐng)人姓名

工作崗位

職稱

?領(lǐng)用辦公用品明細(xì)

辦公用品名稱

規(guī)格

領(lǐng)用目的

備注

領(lǐng)導(dǎo)意見

簽字:

辦公用品耗用統(tǒng)計(jì)表??附表11-22

?部門

上月耗用金額(元)

本月耗用金額(元)

差異額(元)

差異率%

人數(shù)

說明

代號(hào)

名稱

總務(wù)部經(jīng)理:?經(jīng)辦人:

注:差異額為本月耗用金額減去上月耗用金額的代數(shù)差。

?重要辦公用品登記表?附表:11-23

管理部門:總經(jīng)理辦公室

?使用部門:?

名稱

編號(hào)

規(guī)范

廠名或牌名

構(gòu)造

附屬設(shè)備

存放地點(diǎn)

耐用年限

原價(jià)

增加價(jià)值

日期

憑證號(hào)數(shù)

單位

數(shù)量

增加

減損

結(jié)存

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

辦公用品管理檢查表附表11-24

類別

品名

常備數(shù)

因故損壞

修理中

無法修理

丟失

不明

須補(bǔ)充

四、車輛管理制度

為規(guī)范公司車輛使用管理,特制定本制度

⑴單位和個(gè)人因公使用車輛,要首先綜合辦公室提出申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后方可用車

⑵派車人派車須填寫〈派車單〉,使用車輛人員僅限于在所申請(qǐng)的地點(diǎn)使用車輛

⑶駕駛員要定期檢查車輛情況,確保車輛始終保持良好狀態(tài)

⑷嚴(yán)禁酒后駕駛車輛,違者一次罰款500元,并處停止其在單位6個(gè)月的駕駛資格,造成后果由本人承擔(dān)責(zé)任

⑸車輛使用中發(fā)生的費(fèi)用,按規(guī)定審批報(bào)銷。

附表:

?車輛使用申請(qǐng)表附表11-25

使用車輛預(yù)定起止時(shí)間

自月日時(shí)

使用車輛實(shí)際起止時(shí)間

自?月?日時(shí)

至?月?日時(shí)

到達(dá)地點(diǎn)

達(dá)到地點(diǎn)

任務(wù)

任務(wù)

備注

備注

?年?月?日申請(qǐng)部門:?申請(qǐng)人:

派車單?附表11-26

填單日期:?年月日

申請(qǐng)單位

需車時(shí)間

年?月日時(shí)分

車號(hào)

預(yù)計(jì)返回

年?月日時(shí)分

需車?yán)碛?/p>

到達(dá)地點(diǎn)

用車人

?簽字:

派車人

?簽字:

?車輛使用記錄表附表11-27

月-日

事由

地點(diǎn)

時(shí)間

里程(表數(shù))

車輛使用單位

核準(zhǔn)

起時(shí)

止時(shí)

起/㎞

止/㎞

合計(jì)/㎞

五、辦公管理制度

為規(guī)范本項(xiàng)目部的辦公管理,特制定本制度

⑴準(zhǔn)時(shí)上下班,不遲到、不早退,有事外出要提前請(qǐng)假

⑵為提高辦公效率,辦公室內(nèi)禁止大聲喧嘩,商討問題以不影響他人工作為原則,盡量不在辦公室會(huì)客

⑶經(jīng)常保持辦公室整潔,無關(guān)物品不準(zhǔn)放在辦公室內(nèi)。辦公室桌上的圖紙或資料的放置要整齊,看完報(bào)紙要隨時(shí)即把報(bào)夾掛回報(bào)架上,不準(zhǔn)隨便亂扔紙屑和果皮

⑷職工一般不能進(jìn)辦公室玩耍,更不得任意翻閱圖紙和資料或開翻抽屜

⑸本項(xiàng)目部決定工作每月召開一次本月工作總結(jié)及保證下月工作進(jìn)度和質(zhì)量安全等工作會(huì)議,任何應(yīng)參加會(huì)議人員不得缺席,若有特殊情況,應(yīng)提前向工地主管說明,否則將處50-100元的罰款。

篇2:油品調(diào)運(yùn)分公司綜合辦公室后勤管理專員職責(zé)說明書

油品調(diào)運(yùn)分公司綜合辦公室后勤管理專員職責(zé)說明書

3、后勤管理專員

基本信息

崗位名稱:后勤管理專員所在部門:綜合管理室

匯報(bào)關(guān)系:

直接上級(jí):綜合辦公室主任直接下級(jí):/

崗位目的:

負(fù)責(zé)分公司的物資采購相關(guān)工作

崗位職責(zé):

序號(hào)職能領(lǐng)域主要職責(zé)

1、低值易耗品管理

"負(fù)責(zé)公司本部低值易耗品計(jì)劃的申報(bào)、發(fā)放工作,建立相關(guān)物資管理臺(tái)賬

2、信件、報(bào)刊、圖書雜志管理

"信件接收及分發(fā)

"報(bào)紙、圖書、刊物的征訂及分發(fā)

3、會(huì)議后勤

"負(fù)責(zé)公司各種會(huì)議的時(shí)間、場(chǎng)所協(xié)調(diào)管理及后勤保障工作

4、其他后勤事務(wù)

"負(fù)責(zé)來公司訪問人員的接待、食宿安排

"負(fù)責(zé)本部門各類辦公設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)

"負(fù)責(zé)公司其他后勤事務(wù)的管理

5、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)管理

"負(fù)責(zé)組織機(jī)關(guān)各部門編制年度非經(jīng)營性固定資產(chǎn)購置計(jì)劃

"負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)、設(shè)備設(shè)施的采購,并組織財(cái)務(wù)室、固定資產(chǎn)請(qǐng)購部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行入庫驗(yàn)收

"負(fù)責(zé)建立公司本部非經(jīng)營性固定資產(chǎn)實(shí)物臺(tái)賬,并按要求定期編制有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

"負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的使用狀況,負(fù)責(zé)提出公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的調(diào)撥、更新、維修和報(bào)廢鑒定等計(jì)劃,經(jīng)批準(zhǔn)后,組織實(shí)施及時(shí)辦理驗(yàn)收

"參與公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作,定期與財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)使用機(jī)構(gòu)進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)

"負(fù)責(zé)收集整理公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的有關(guān)資料,及時(shí)歸檔

6、其他

"完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作

任職資格:

學(xué)歷及專業(yè):大專及以上學(xué)歷

經(jīng)驗(yàn)行業(yè)經(jīng)驗(yàn):

"2年及以上相關(guān)經(jīng)驗(yàn)

專業(yè)經(jīng)驗(yàn)

管理經(jīng)驗(yàn)

知識(shí)行業(yè)知識(shí)

"具備物料管理、后勤管理、財(cái)務(wù)知識(shí)等方面的知識(shí)

專業(yè)知識(shí)

公司知識(shí)

技能素質(zhì)能力

"人品端正,愛崗敬業(yè),工作態(tài)度細(xì)致、踏實(shí),能吃苦耐勞

"具有較強(qiáng)的溝通能力、統(tǒng)籌安排能力

"熟練掌握常用辦公軟件的應(yīng)用

外語能力

IT能力

特殊工作環(huán)境

/

簽字確認(rèn)

任職者日期

直接上級(jí):日期

聲明:本崗位說明書是員工勞動(dòng)合同的一部分,旨在說明崗位目前的職責(zé)及對(duì)任職者的要求(對(duì)于條件優(yōu)秀者,可適當(dāng)放寬要求)。公司保留變更崗位工作內(nèi)容或要求在職人員履行其他職責(zé)的權(quán)利。

篇3:鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）農(nóng)村道路交通安全管理辦公室工作職責(zé)

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)和公安交警部門的指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本行政區(qū)域的道路交通安全管理工作,主要職責(zé)如下:

一、制定本行政區(qū)內(nèi)縣道以下(不含縣道)道路、場(chǎng)鎮(zhèn)和公安交警部門指定道路的交通安全管理規(guī)劃,并組織實(shí)施。

二、組織開展道路交通安全宣傳教育,提高農(nóng)村道路交通安全宣傳教育覆蓋面和普及率。

三、在鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府授權(quán)下與村、企業(yè)、學(xué)校等單位簽訂交通安全責(zé)任書,定期督促檢查工作落實(shí)情況。

四、深入分析本行政區(qū)內(nèi)道路交通安全狀況,定期組織開展道路交通安全大檢查和整治工作。

五、建立本行政區(qū)內(nèi)機(jī)動(dòng)車及駕駛?cè)藛T信息臺(tái)賬,實(shí)現(xiàn)對(duì)車輛、駕駛?cè)藨艏芾怼?/p>

六、定期組織開展本行政區(qū)內(nèi)農(nóng)村道路安全隱患排查,督促相關(guān)部門及時(shí)治理。

七、組織交通安全管理員開展道路交通違法查糾工作,收集固定交通違法證據(jù),及時(shí)向公安交警部門舉報(bào)。

八、協(xié)助公安交警部門辦理機(jī)動(dòng)車、駕駛證車管業(yè)務(wù)。

九、協(xié)助公安交警部門做好交通事故現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)、善后調(diào)解處理工作。

十、完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和公安交警部門交辦的其他工作任務(wù)。