1范圍

本規(guī)范規(guī)定了文書檔案管理崗位的崗位職責、上崗標準和任職資格。

本規(guī)范適用于文書檔案管理工作崗位。

2崗位職責

2.1職能范圍與工作內(nèi)容

2.1.1負責收、發(fā)文件的處理,負責文件的收簽、傳閱、催辦及發(fā)文的登記編號,做到及時、準確、保案、無誤、事事有回音,件件有落實。

2.1.2負責行政文件的清繳、保管、借閱和文書立卷及定期移交。

2.1.3收集、整理全公司的行政公文,做到分類清楚,排列正確,保證文件的完整、齊全。

2.1.4負責行政公文的借閱、使用工作和對外辦理資料調(diào)閱,索購手續(xù)等有關管理工作,做到查閱方便。

2.1.5做好電話記錄,重大事情立即通知有關人員。

2.1.6負責召開會議的通知和安排工作。

2.1.7負責全公司報刊、雜志、信函、郵件的征訂、領取、分發(fā)、發(fā)送工作,指導通訊員工作,要求服務周到,征訂分發(fā)無差錯。

2.1.8負責公司公用電報、信函的審定工作,及時與郵局聯(lián)系,按期結(jié)算報銷郵費,做到及時、迅速賬目無差錯。

2.2工作關系

2.2.1在主任(主管)領導下開展工作,并對其負責。

2.2.2業(yè)務上接受上級主管部門的指導。

2.2.3搞好與相關崗位的協(xié)作與配合工作。

2.3文明辦公要求

2.3.1堅守崗位,遵守紀律。

2.3.2謙虛誠懇,團結(jié)同志。

2.3.3禮貌待人,說話和氣,熱情耐心。

2.3.4保持室內(nèi)清潔,各種物品,定置定位,擺放有序。

2.3.5按規(guī)定著裝和佩帶工作標志。

3上崗標準

3.1思想政治和職業(yè)道德

3.1.1堅持四項基本原則,擁護黨的方針政策,政治上與黨中央保持一致,實事求是,密切聯(lián)系群眾,廉潔奉公,遵紀守法。

3.1.2愛崗敬業(yè),事業(yè)心和責任感強,忠于職守,開拓進取。

3.2必備知識

3.2.1熟悉文書學基本理論。

3.2.2熟悉應用寫作概論。

3.2.3熟悉上級和本單位文件保管的方法。

3.2.4熟悉接聽記錄、收發(fā)電報及電報管理的基本要求。

3.2.5熟悉本單位介紹信管理規(guī)定。

3.2.6熟悉上級和本單位文件管理中的保密規(guī)定及措施。

3.2.7熟悉文件收發(fā)、轉(zhuǎn)送的通信知識及要求。

3.2.8熟悉“三密”文件及其他文件清退的基本要求。

3.2.9熟悉秘書學基礎知識。

3.2.10熟悉本單位文件制發(fā)的程序和方法。

3.2.11熟悉本單位文件的各類、發(fā)布形式、適用范圍及標印格式。

3.2.12熟悉本公司和本單位關于印章使用、管理的規(guī)定。

3.2.13熟悉文件版頭的格式及制作要求。

3.2.14了解編輯工作的有關知識。

3.2.15熟悉本公司文件報表的種類及編制要求。

3.3政策法規(guī)

3.3.1熟悉《中華人民共和國全民所有制工業(yè)企業(yè)法》、《中華人民共和國公司法》、《國家行政機關公文處理辦法》、《中國共產(chǎn)各級領導機關文件處理條例》。

3.3.2了解《中華人民共和國電力法》、《中華人民共和國勞動法》、《電力工業(yè)技術管理規(guī)定》及其他相關法律、法規(guī)。

3.4技能要求

3.4.1起草一般請示、報告、會議記要等文件。

3.4.2獨立處理收發(fā)文件和進行文件傳遞。

3.4.3對文件進行匯編和分類管理。

3.4.4處理接聽電話、收發(fā)電報事宜。

3.4.5正確使用和管理介紹信。

3.4.6完成“三密”文件及其他文件的清退工作。

3.4.7秘訣書學基礎知識。

3.4.8本公司文件制發(fā)的程序和方法。

3.4.9本公司文件的種類、發(fā)布形式、適用范圍及標印格式。

3.5任職資格。

3.5.1文化程度。具有中專及以上學歷或同等文化程度。

3.5.2工作經(jīng)歷。具有大專3年(本科2年、研究生1年)及以上本專業(yè)實際工作經(jīng)歷。

3.5.3專業(yè)技術資格。具有初級及以上專業(yè)技術職稱。

3.5.4身體條件。身體健康,沒有妨礙本崗位工作的疾病。

篇2:文書檔案管理制度范本

1、目的與適用范圍

本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,

本制度適用于公司文書檔案的管理。

2、工作內(nèi)容

2.1文書檔案的歸檔

2.l.l各部門承辦完畢需要歸檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。

2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調(diào)動不得私自帶文件到其它單位。

2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴禁用圓珠筆、鉛筆、純藍和紅墨水書寫。

2.1.4移交歸檔的案卷應編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。

2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求:

2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。

2.1.5.2標題要文字概括、簡潔、準確,而且標題不宜過長,一般不超過50個字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。

2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。

2.1.5.4卷內(nèi)文件要逐張編號,填寫好卷內(nèi)目錄和備考表。

2.2文書檔案的整理和保管

2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號、立卷、登記入庫保管,

2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。

2.2.3檔案要編號、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。

2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲設備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。

2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。

2.2.6檔案管理人員對庫房存檔要進行定期檢查清點,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施研究解決。

2.3文書檔案的簽定和銷毀

2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負責對檔案材料的鑒定工作。

2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應對照上級和本單位的保管期限進行審查,根據(jù)案卷對本單位現(xiàn)實工作和長遠工作的參考價值,確定保管期限。

2.3.3對確實推動保管價值的檔案,列出銷毀清單,經(jīng)有關領導審核。

2.3.4銷毀時必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關領導的簽署材料永久保存。

2.4文書檔案的統(tǒng)計利用

2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關統(tǒng)計表、主要內(nèi)容、時間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復制等。

2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。

2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對借閱的檔案注意愛護、保密,嚴禁私自涂改和銷毀。

2.4.4對帶有保密性重要檔案,要經(jīng)廣級領導審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關的部分。

篇3:房地產(chǎn)集團公司文書檔案管理辦法

房地產(chǎn)集團有限公司文書檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強*城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實現(xiàn)文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規(guī),結(jié)合公司實際,特制定本辦法。

第二條本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。

第三條文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展狀況的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。

第四條綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負責文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負責文書檔案管理工作。

第五條本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章文件的收集

第六條公司文件資料的收集范圍

凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。

(一)政府機關或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料

1、職能部門召開的有關房地產(chǎn)工作的會議文件;

2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務并要求貫徹執(zhí)行的文件;

3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;

4、職能部門對公司各類請示事項的批復;

5、其它相關資料。

(二)公司文書材料

l、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司

控股、參股的項目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種文件資料;

2、公司總經(jīng)理辦公會議記錄、紀要,專題會議紀要以及其它會議的文件材料;

3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;

4、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件;

5、公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結(jié)、報告等;

6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;

7、公司調(diào)查處理的違紀、違規(guī)事件材料;

8、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;

9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;

10、公司領導在經(jīng)營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務有關的文件資料;

ll、各類投訴處理材料;

12、公司經(jīng)濟糾紛處理材料;

13、公司的工商登記資料;所屬公司報送的工商登記備案資料;

14、公司各類資質(zhì)、權屬證書;所屬公司報送的各類資料、權屬證書的備案資料;

15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;

16、公司及所屬公司開發(fā)項目的可行性報告、策劃報告書、規(guī)劃設計、景觀設計等文件資料;

17、公司大事記、全宗介紹;

l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報送的規(guī)章制度備案文件;19、公司重要財產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;

20、公司固定資產(chǎn)的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;

21、其它各類相關資料。

(三)非隸屬單位的文件資料

非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。

第三章文件的整理與立卷

第七條公司實行公司、部門分級立卷的制度,堅持“誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負責監(jiān)督指導。

第八條公司文書檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級:綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級:綜合管理部對公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機構(gòu)分類法進行排列、編號以及分類等進行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。

第九條歸檔文書的整理要求

(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

(二)在歸檔的文件資料中,應當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應合一立卷。

(三)歸檔文件應按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復在批復的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當年計劃、上年決算與本年預算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。

(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時間順序進行排列。

批復、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后。

第十條立卷

(一)卷內(nèi)文件資料應按排列順序,依次編寫頁號。一個頁面一個頁號,

頁號位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。

(二)按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復,來文與復文一般應分別計算件數(shù);正件與附件,按一件計算。文件材料沒有題名的應擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的,要查清,填入有關項內(nèi)。

(三)案卷封面逐項按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責任者、內(nèi)容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準確。

(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對破損的文件資料應裱糊、復制。案件必須裝訂整齊,采用三點一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。

第四章案卷的排列、編號、歸檔

第十一條歸檔時間與手續(xù)

歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。

部門歸檔時間為次年5月底以前(重要文件資料應及時歸檔),各部門須按時向綜合管理部移交檔案,同時填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目

錄清點核對

第十二條案卷排列編號

案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應對各案卷逐個進行編號,.案卷編號方法只能采用自然數(shù),并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1號卷開始的號序。

第十三條案卷目錄

(一)案卷目錄的編制方法

案卷目錄中的條目必須嚴格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實反映案卷號的號序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個從1號卷開始的完整系統(tǒng)。

(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用A4紙尺寸。

案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容:

l、封面和扉頁

主要內(nèi)容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號和目錄號一般并列標寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機構(gòu)、問題)、密級等和“案卷目錄”4字構(gòu)成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。

2、目次

即目錄所分類目的索引,專用于全宗內(nèi)進行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設目次。

3、序言或說明

對目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進行簡要說明的文字。

4、案卷目錄表(見附件1)

即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號、案卷標題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項目構(gòu)成。

5、備考表

附于目錄最后,用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。

案卷目錄編制完畢后,應復制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。

第五章檔案的保管

第十四條檔案室系機要重地,非經(jīng)同意,嚴禁入內(nèi)。

第十五條檔案庫房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。

第十六條檔案庫房內(nèi)嚴禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢

第十七條做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應及時修補或復制。

第十八條堅持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴格執(zhí)行登記、統(tǒng)計制度,每年對室藏檔案進行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報。

第十九條檔案室設立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。

第六章檔案的調(diào)閱與利用

第二十條檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動了解各部門對檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。

第二十一條調(diào)閱、借離或復印檔案時,必須嚴格履行登記審批手續(xù)(見附件2),由綜合管理部負責人同意后方可辦理。檔案用畢應及時歸還,并辦理注銷手續(xù),不準轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時間最長不超過5個工作日,公司密級檔案原則上借離時間最長不超過2個工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。

第二十二條借閱檔案人員對案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進行處理。

第二十三條外單位調(diào)閱、借離或復印公司業(yè)務檔案時,應持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負責人同意后方可借閱、抄錄或復印。(見附件3)

第二十四條檔案人員應加強檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。

第七章檔案的鑒定

第二十五條公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負責人和有關部門負責人、業(yè)務人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每5年1次對文書檔案進行檢查鑒定工作,重新確定文件密級;并對失去保存價值的檔案提出意見,登記造冊,經(jīng)鑒定小組審核后報公司領導批準銷毀(見附件4)。

第二十六條銷毀檔案應在指定地點進行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。

第二十七條任何部門和個人未經(jīng)批準不得擅自銷毀檔案。

第八章附則

第二十八條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。

第二十九條本辦法自印發(fā)之日起施行。