寫字樓項目檔案管理規程

一、目的:

為了進一步加強部門檔案管理,促進部門規范化、標準化管理體系建設,特制訂本規定。

二、規程主要內容:

(一)部門均應明確檔案管理責任人,按專人管理,人人參與的原則,建立和實施檔案的收集、保管、使用的規范流程(責任人變動時,必須進行清點移交手續)。

(二)明確檔案分一級、二級、三級的分類管理。

1、一級范圍:各類文件、制度、合同、協議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產帳表、采購計劃等等重要文件資料。

2、二級范圍:公用書籍、辦公用品、用具;制服;工具等。

3、三級范圍:日常各項記錄本;點檢表;巡查表;普通函件、文字資料等。

(三)上述內容均指部門共享的檔案,與個人辦公用的其它資料區別分開。

(四)檔案柜應在柜面標明部門科室、編號等分組別類。

(五)各柜內應附有檔案目錄,文件夾(盒)等應統一方法標明文件內容,與目錄對應。

(六)檔案管理責任人要按照檔案保管一覽表,每年進行二次以上的全面清理、整理。

(七)檔案資料管理應注意防潮、防霉、防蟲、防腐除銹等防護工作。

(八)檔案的借閱、復印等必須經理(或科長)以上及批準方可辦理。

三、本規程自二0一*年一月一日起實施。

篇2:員工人事檔案管理制度

員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括:

1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷,自傳材料;2.員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價,對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料;3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;4.記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料;5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

第二條人事檔案保密規定。

公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。

第三條員工個人情況變更規定。

1.員工進入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。

2.項目內容如有變化,員工應以書面方式及時準確地向人事部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。

第四條員工人事檔案的使用。

員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據,并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析,了解公司人員結構的變動情況,為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。

篇3:A公司檔案管理制度

檔案管理制度

一、為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執行。

4.檔案借閱者必須做到:

①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。