別墅項目管理處檔案管理措施

1、檔案的建立

(1)建立檔案管理制度

(2)確定檔案的內容

檔案管理具體管理內容涉及建筑檔案、業主及物業使用人檔案、管理工作檔案、社區志史檔案、財務會計檔案等。根據要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。

a.建筑物檔案:1)建筑物原始檔案;2)建筑物維護、改造檔案;3)業主裝修、改造工程檔案

b.業主檔案:業主檔案是指物業管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關各業主的文件材料和信息。

1)收集業主/用戶單位資料

2)業主/用戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3)業主/用戶裝修工程文件

4)業主/用戶遷入時填具之資料

5)業主/用戶資料補充

業主/用戶聯絡資料

緊急事故聯絡人的資料

管理人員在日常職務常與業主/用戶人事變遷資料

6)業主/用戶與管理處往來文件

7)業主/用戶違規事項與欠費記錄

8)業主/用戶請修記錄

9)業主/用戶投訴記錄

10)業主/用戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)

c.社區志史活動檔案:社區志史活動檔案是指物業管理區域作為一個區域社會,在舉行或參與各項社會活動中形成并需要歸檔保存的,反映社區歷史發展、文化發展精神文明進步的各類文件材料。

d.管理工作檔案:管理工作檔案是指管理公司在物業管理日常工作中產生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。

(3)檔案的產生收集、接收和移交

1)工程技術部負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料;

2)各組團協調管理處負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;

3)客服部負責收集文書檔案資料及社區志史活動檔案;

4)其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務活動記錄分別由各職能部門負責收集。

2、檔案的管理

(1)檔案的分類、編目及著錄

(2)檔案的整理裝訂

(3)檔案的電腦化管理

3、檔案管理的要求

(1)收集報刊應注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復印件供使用。

(2)對收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價值,保存期限及是否需要補充相關資料。

a、對資料進行整理,即進行基本的分類、組合、排列和編目。

b、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。

c、檔案保管工作的中心任務是維護檔案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。

篇2:A公司檔案管理制度

檔案管理制度

一、為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執行。

4.檔案借閱者必須做到:

①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

篇3:供電局檔案管理辦法

平遠縣供電局檔案管理暫行辦法

檔案管理工作是局管理基礎工作的組成部分,是維護本局經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄,其構成是以科學技術檔案為主體,包括計劃統計、財務管理、經營活動、勞動工資、教育培訓和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規范局文件材料的歸檔工作,完整、系統保存企業檔案,認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能,依法管理檔案事業,全面提高檔案工作的“三服務”水平。

根據《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理辦法》、《國有企業文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》,特制定我局檔案管理辦法。

一.文件材料的歸檔范圍

我局在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍,主要有:

一)生產技術管理方面

1、上級下達的技術性指示、命令、決議和決定;

2、主要技術問題的請示和批復;

3、本單位近期電力規劃;

4、有關生產技術和安全方面的規程制度;

5、有關生產技術的年度計劃、工作總結和統計年報;

6、有關生產技術管理,技術引進和技術改造等管理形成的各種文件材料;

7、有關生產調度、通報、自動化、安全監察、用電管理工作形成的各種文件材料;

8、質量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。

二)計劃統計方面:有關各種計劃統計年報表和計劃管理、統計分析活動形成的各種文件材料。

三)勞動工資方面:有關定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。

四)財務管理方面:有關財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

五)教育培訓方面:有關干部、職工教育和技能培訓的文件等。

六)黨、政、工、團工作方面:有關黨務工作以及組織,紀檢監察、宣傳、人事、保衛工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。

七)基本建設(工程)方面:是指工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

八)設備、儀器方面:有關設備供貨合同、設備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。

九)局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經濟合同、技術合同、購電合同、并網協議等合同、協議。

十)歸檔:文件材料主要包括紙張,光盤、磁帶、照片、膠片,物等各種載體形式。

二.歸檔時間

一)各項管理工作中形成的文件材料,應在第二年第一季度內,將應歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負責人審查后,交辦公室歸檔。

二)基建項目文件在其項目鑒定,竣工驗收后三個月內歸檔,周期長的可分階段,單項歸檔。

三)會計文件材料在會計年度終了后由財務部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔,保管一年后由財務部門編造清冊,經部門負責人審定后移交檔案部門保管。

四)重要會議(如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等)文件材料應在會議結束后十五日內交辦公室整理歸檔,重要會議記錄應在第二年的一月份交辦公室歸檔。

五)合同、協議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。

六)重要設備、儀器開箱時,有關業務部門應在檢查驗收設備出廠技術文件材料,在開箱驗收后即時登記,安裝調試后歸檔。

七)局員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

八)光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結束后及時歸檔。

九)下列文件材料應隨時歸檔

1、縣級供電企業體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業的有關情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專(兼)職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補充的文件材料。

3、內容機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

4、企業產權變動過程中的文件材料。

5、其他臨時性活動形成的文件材料。

三.文件材料的歸檔要求

一)歸檔的文件材料必須準確地反映企業在各項活動的真實內容和歷史面目。

二)生產建設活動中形成的科技文件材料(含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等),由項目負責人指定有關人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。

三)各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其生產范圍,指定有關人員負責收集整理后交辦公室歸檔。

四)歸檔文件應為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。

五)歸檔文件應齊全完整,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應復制。

六)辦公室在接收歸檔材料時應全面檢查歸檔文件的質量。交接雙方應認真核對移交清冊,并履行簽字手續,移交清冊各留一份以備查考。

四.文件資料檔案的保密管理

一)對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領導批準,只準在檔案室查閱。

二)文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用,不得外借,如確因工作需要,須經局辦公室領導批準。

三)非財務部人員查閱會計檔案,須經局財務部領導批準。

四)檔案資料未經批準,不準擅自復印,經批準同意借出或復印的檔案,不準轉借他人和擅自拆卷,私自摘抄,不得帶出局外,更不得劃道填字、涂改、損壞文件。

五)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信,須經局辦公室領導批準后方可查閱。

五.各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作,應納入各項工作計劃、議事日程和有關人員崗位責任制。