物業(yè)管理公司文書工作管理規(guī)定

為了使公司的文書管理工作更加制度化、標準化、規(guī)范化,保證檔文件和資料的完整齊全,防止遺失泄密,特制定本規(guī)定。

一、主題內容與適用范圍:

1、本規(guī)定明確了文書的收發(fā)、用印、傳遞、催辦、立卷、檔和查閱等管理辦法。

2、本規(guī)定適用于公司的日常文書檔案處理工作,也適用于公司各部門兼職文書員的工作。

二、收文:

1、凡屬公司種類收文,統一由行政人事部指定文書員簽收、拆封,并及時、準確做好收文登記。凡屬公司領導親收的公文,公司領導應將來文編號及到文日期通知行政人事部指定文書員予以登記。

2、收文登記時,必須填寫收文一式二份(見附件一、附件二),第一聯與來文聯在一起,第二聯作簽收及行政人事部留底。

3、凡收文登記的文件,必須經有關領導批示方可發(fā)閱。做到當天收文當天登記,當天送主管領導批閱,并按批示處理。

4、凡屬急件必須及時送主管領導批閱,并按批示迅速處理。

5、凡外出開會或托人帶回的文件,為防止文件耽擱、遺失或泄密,必須立即交行政人事部做好登記手續(xù)后方可閱辦。

7、文件辦妥后,應按部門案卷檔。

三、發(fā)文:

1、凡以公司名義發(fā)出的正式文件(內部或外發(fā)),必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并分別按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三、附件四),經登記、編號后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。

2、凡公司報送上級的報告、匯報、計劃、總結等文件,必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三),經統一登記、編號后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。

3、文件擬稿要按發(fā)文稿(見附件五)的擬制程序進行:一般應由主要經辦部門擬稿,由擬稿人署名、該主辦部門負責人核稿簽字、行政人事部審稿,然后由行政人事部送公司領導簽發(fā)。需經幾個部門協辦或認可的文稿,在主辦部門負責人簽字后,應由主辦部門送協辦部門會簽,然后由主辦部門送行政人事部審稿,再由行政人事部送公司領導簽發(fā)。

4、凡以一般函發(fā)文,須經發(fā)文部門主管領導同意或授權,并按照公司標準函文本的格式打印(文本格式見附件六),由行政人事部登記、編號后發(fā)出。函文必須留底備查,留底稿上應有發(fā)文部門負責人的簽字。

5、對來信、來函應作好登記,經領導閱批后轉遞有關部門辦理。復信、復函與來信、來函放在一起,辦妥后檔。

6、凡以公司名義張貼、通告通知、規(guī)章制度等均需擬稿,經公司領導同意或簽發(fā)后方可張貼,并作好登記、編號,底稿與張貼件放在一起檔。

7、凡在公司內部印發(fā)資料,必須經部門負責人在底稿上簽字同意,到行政人事部填寫文函打印申請(見附件七),辦理文印委托手,經核準后方可印發(fā),并在行政人事部留底檔一份(底稿加打印件)。

8、一切應屬檔的文件,文稿若是書寫件,應用鋼筆或毛筆書寫,不可用鉛筆、圓珠筆或彩色水筆書寫。文稿須清晰整潔,標點符號準確。若文稿修改較多,造成稿面不清,抄出清稿,以審稿、校對和檔。

四、用印:

1、凡公司發(fā)文用印,必須與原稿核對,如有錯漏,需更正后方可蓋章。

2、凡屬業(yè)務常規(guī)報表之外的上報材料、報表等需蓋部門公章或公司公章時,必須經部門負責人或(分管)公司領導的同意后,方可蓋章。

3、公司行政介紹信由行政人事部統一簽發(fā),介紹信及印章由專人保管、開具、監(jiān)印。簽發(fā)介紹信應符合國家有關政策及上級有關規(guī)定,并在職權范圍內。

4、開具介紹信須經部門或公司領導同意,介紹信上必須寫明辦理的具體事項,不得以“聯系工作”、“購物”等含糊籠統的字名表示。

5、禁止在空白紙張或空白介紹信上蓋章。

6、介紹信有效期市內一般為三天,市外一般為七至十天。介紹信存根記載和正文要一致,在介紹信存根上必須標明簽發(fā)人。介紹信存根由行政人事部檔備查。

7、員工需公司證明其私人事由,如確有需要,應經部門負責人審核同意,并在申請證明的原稿上簽字,行政人事部方可按有關政策及規(guī)定予以證明。證明的內容由行政人事部用公司標準函文本簽發(fā),原稿留底備查。如要求證明的內容不符合國家有關政策及上級有關規(guī)定,或本公司無法證明的,行政人事部有權拒絕證明或蓋章。

8、公司各級公章由行政人事部集中管理,逐一備案。凡領用新章、還舊章,一律由使用部門負責人親自到行政人事部辦理。部門應將印章保管人名報行政人事部備案,辦理保管人簽字手續(xù);保管人若有變動應向行政人事部辦理移交簽字手。

9、刻制公司各級公章統一由行政人事部指定專人辦理,未經行政人事部負責人簽字,不予報銷刻制費用,并追究擅自外發(fā)刻制責任。

五、文書的傳遞:

1、凡公司內部印發(fā)的文件資料,應由行政人事部指定文書員統一編號、登記,重要的蓋上定期回收章定期收回,不得擅自銷毀。

2、凡上級下達的機要文件,按指定范圍閱讀,一律不準帶回家或帶到公共場所,不準私借,閱后即還行政人事部指定文書員保存。

3、上級或公司的文件,凡屬絕密或注明不準翻印的一律不得復制。其他文件如確需復制,必須經行政人事部主任或地產常務副總經理室簽字批準,并在行政人事部辦理登記手續(xù)后,由行政人事部指定復制;其中有密級的,復制件應編號,在密級可閱范圍人員中簽收使用,并在行政人事部規(guī)定的期限內,由使用人本人退還行政人事部予以銷毀,并在登記冊上作注銷和銷毀證明簽字。

4、凡只需公司領導閱辦的上級文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉至部門閱辦的文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉由幾個部門閱辦的,由行政人事部依次傳遞,各閱辦部門留文一般不超過三天即應退還行政人事部,急件留文期限由行政人事部傳遞時另定。

5、行政人事部指定文書員應在收文的留底聯(見附件二)上寫明傳閱路線及實際傳到日期,以按留文期及時回收、傳遞或催辦。

六、文書的催辦:

1、行政人事部指定文書員每月清對一次收發(fā)文情況,對超過留文期限的或公司需調回的文件,開具催文通知(見附件八)。

2、收到催文通知的部門或,個人,應即將文件退還行政人事部,如確實遺失應報告行政人事部備案查失。

七、文書的立卷和歸檔:

1、立卷和檔的文書,應是本公司工作、活動的記錄,并要有一定保存價值,對查考工作、總結工作經驗有用的一切材料。凡是本公司工作、活動直接成的工作計劃、總結、各種報告、決議、決定、大事記、會議紀要、簡報、出版原稿、照片、錄音帶、重要來信、科研成果、綜合統計報表等收發(fā)文件、內部文書,均屬于立卷和檔范圍。

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2、行政人事部指定文書員和部門兼職文書員負責公司和部門文件的收發(fā)、保管。根據檔要求,認真做好有保存價值文書材料的催辦、整理、立卷和檔工作。

3、根據平時立卷和年終組卷相結合的要求,文書員平時應注意收集有關文件和資料檔,應根據文件或資料的內容,及時收入有關案卷夾內;按平時成的一項工作或一次會議,及時清理,立即裝訂成卷;年終按保管期限的規(guī)定,分個度、分級別、分問題分別立卷。

4、立卷時應按要求分裝訂,寫明案卷標題,卷內文件以時間順序排列,卷內目錄一式三份。

5、案卷在次年一季度向行政人事部檔,部門或個人不得繼保存。部門或個人需要繼使用的材料,應先檔后借閱。

6、公司受上級部門獎懲的資料,包括獎狀、證書、通知等,收到材料的部門或個人,應在收到資料的三天內即將原件向行政人事部檔。檔后原件一般不予借用;如確需使用原件,應辦理借用手并有期限。

7、名部門收到未經登記的文件資料時,應及時向行政人事部補辦登記手。辦完的文件資料要有系統、完整,來文和復文要放在一起檔。

8、各部門互送文件、材料時,由文件、材料制作部門立卷檔。幾個部門會辦的文件、材料,由主辦部門立卷檔。收發(fā)的文件、材料屬公司的,由行政人事部立卷檔。

9、文書檔案一般須將原件檔,重要材料一般不準以復印件檔。

八、文書檔案的查閱:

1、凡查閱由本部門成檔后的文書檔案材料,需經本部門負責人簽字同意方可查閱。

2、凡因工作需要查閱由非本部門成檔后的文書檔案材料,需經行政人事部主任批準方可查閱。屬密級檔案材料,需經公司領導批準方可查閱。

3、查閱文書檔案一般應在行政人事部內進行;如確需借出行政人事部,應經行政人事部主任同意并辦理借離手,一般應在一周內還。借離的文書檔案不得帶出公司,例外情況需經行政人事部主任或公司領導批準。

4、外位來本公司查閱或抄錄文書檔案材料時,必須持介紹信,根據材料性質經公司領導或行政人事部主任批準,到行政人事部辦理查閱或抄錄登記手續(xù)后,方可查閱。

5、查閱或借閱文書檔案者應注意對文書檔案的保密和保護,不得私自轉借、復印,不得向無關人員擴散文書檔案的內容,不得遺失、抽換、涂改、圈點、拆散,閱后應及時還;行政人事部指定文書員必須按頁核對,發(fā)現有上述情況,查閱或借閱者應負完全責任。

九、文書檔案的交接、統計、保管:

1、行政人事部指定文書員或部門兼職文書員調動,均需辦移交手。

2、行政人事部指定文書員應做好檔案的統計工作,包括檔案的收進、移出、銷毀、結存、整理、保管、鑒定、利用等內容。

3、文書檔案的保管要做到防潮、防光、防塵、防蟲、防火、防盜,保持清潔,以保護檔案的完整無損,延長檔案的使用壽命。

十、附則:

本辦法由公司行政人事部負責解釋,自頒布之日起施行。

篇2:企業(yè)文書管理規(guī)則規(guī)定

企業(yè)文書管理規(guī)則

□總則

第一條目的

為使文書管理制度化,以增進文書處理之品質及效率,特訂定本規(guī)則。

第二條范圍

本規(guī)則所稱文書管理,指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(yè)(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□承辦部門

第三條總收發(fā)部門

總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統一辦理,各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理。總收發(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。

第四條管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書,以各公司總經理室或管理處為管理部門;營業(yè)、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業(yè)務部門的文書,得以各該業(yè)務部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書,以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門。

(三)關系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。?

(四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜;文書未按規(guī)定處理者,管理部門不得受理。

第五條主辦及會辦部門

(一)文書內容所涉及的業(yè)務主辦部門為該項文書的主辦部門,如有涉及其他部門時,其他部門則為該項文書的會辦部門。

(二)本企業(yè)各類資料對外統一報送的主辦、會辦及提供部門。

□行文

第六條行文類別

(一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業(yè)各公司間及公司內各部門間行文使用。

(二)公告:就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用。

(三)便函:關系企業(yè)各公司、部門間或公司內各部門間業(yè)務接洽時使用。

(四)簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。

(五)電報:業(yè)務處理須以電報行文時使用。

(六)表格式公文:政府機關規(guī)定之表格式公文及公司人事令等,可依實際需要印為固定格式使用。

(七)其他:

1.司法文書依據司法部門規(guī)定程序實施;訴訟文書,依政府有關部門訴訟審議委員會規(guī)定程序實施。

2.會議紀錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。

第七條行文名義、署名及印信借用

(一)對關系企業(yè)外機構行文的名義、署名及用印規(guī)定如下:

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章:

屬政策性或影響公司重大權益的行文。

2.以公司名義由總經理署名蓋總經理職章:

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。

3.以公司名義由總經理署名、蓋總經理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機構等的行文。

②對當地市、縣政府及其所屬一級機構的行文。

③對稅務、金融機關的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。

4.以公司名義,由經理署名、蓋經理職銜簽字章。

對本款第二項所列以外的公家機構或公民營企業(yè)、法人團體的行文。

營業(yè)、資料、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商之行文。

5.以部門名義,由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業(yè)、資材、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章:

①采購部門對廠商的行文。

②人事、服務、訓練、法律等部門于經辦業(yè)務之權責范圍內對公民營事業(yè)、民間機構或個人的行文。

7.應依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經理者,得蓋用公司公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實需要,須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者,應專案簽送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核準。

(二)關系企業(yè)各部門間應以部門名義行文,并依下列規(guī)定簽署、用印:

1.正式行文者,以公司名義由總經理或事業(yè)部經理署名蓋職銜簽字章為之;以業(yè)務接洽便函行文者,由經辦部門主管及經辦人署名,蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件,蓋用部門章。

3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。?

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等),須加蓋公司或業(yè)務專用章的文件,均應蓋章,并視業(yè)務需要依規(guī)定加蓋董事長或總經理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權限或授權范圍內的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。

(五)需以對等身份的簽署人名義復文者,應斟酌實情處理。

第八條行文的判行權限

(一)以董事長署名行文者,應送總管理處總經理室轉呈董事長判行。

(二)以總經理署名行文者,除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經理(主任)判行者外,應送各公司總經理室轉呈總經理判行。

(三)以事業(yè)部經理署名行文者、應送經理室轉呈經理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者,應由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者,應由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者,應由經理級人員判行。

(七)因專案業(yè)務需要,如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義,須蓋用董事長或總經理之業(yè)務專用章者,行文時應經各該業(yè)務部門主管于授權之范圍內經核準后始得為之。

(八)固定格式文書,應由署名的主管于原稿判行后,授權業(yè)務主辦部門主管依式行文。

□文書處理程式

篇3:文書檔案管理規(guī)定辦法

文書檔案管理規(guī)定

一、根據上級關于貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實施方法的決定和有關檔案工作的指示,結合本院實際,特制定本制度,以加強本院文書檔案工作。

二、堅持檔案工作實行“統一領導,集中管理”的原則,本院設文書檔案室和機要文書檔案員,由院辦公室領導,統一管理本院的文書檔案。

三、機要文書檔案員簡稱機要文書,要認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學習檔案科技知識,刻苦鉆研檔案業(yè)務,不斷提高檔案業(yè)務水平和服務質量,以高度負責的態(tài)度對待檔案工作,保證工作任務的完成。無特殊情況,機要文書檔案人員應保持相對穩(wěn)定。

四、機要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負責對本院各業(yè)務部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導,并從實際出發(fā),制訂、補訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強文書檔案和檔案室的管理基礎工作。

五、檔案室應做好文書檔案的收集和接收工作。并應于每年四月份前將上年具有保存價值的文件資料進行歸檔。

有保存價值的文件資料,是指具有現實查考使用價值和對學院改革、發(fā)展、建設等辦學建校活動有研究價值的文件資料。

六、各業(yè)務部門應主動在每年第一季度內將具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價值的文件資料據為已有,或者拒絕歸檔。

七、送文書檔案室的文件資料應符合下列要求:

⒈歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。

⒉歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現上述情況,機要文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。

八、機要文書應對移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動中形成的全部檔案進行科學的分類、加工整理和保管。對每年進入檔案室的檔案必須及時進行整理、編目和續(xù)排等工作。

九、檔案室應建立檔案統計工作,對檔案的進入、移出、保管、改進、修補、銷毀和利用等情況進行統計,并按照上級規(guī)定,報送檔案基本情況統計表。

必要時,此項工作可在秘書和綜合統計人員協助下完成。

十、機要文書應編制本院的《檔案資料期限表》,經校主管領導人批準后執(zhí)行。

十一、本院應定期對超過保管期限的檔案資料進行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進行,鑒定工作結束后,應提出工作報告,并對經鑒定確無保存價值的檔案資料進行登記造冊,報送院長或經主管院領導人批準后銷毀。

十二、檔案室應力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點、褪色或字跡模糊等的設施。

機要文書要定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。

十三、機要文書應編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關專題目錄,建立檔案資料目錄總冊。

十四、檔案室應利用總存檔案編寫各種參考資料,主動開展檔案利用工作,為學院的管理、改革、發(fā)展建設服務,并注意掌握檔案的利用效果。

十五、應建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。

十六、檔案室對本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊,一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復制),以保證檔案的安全和方便利用。

十七、對上級規(guī)定移交的檔案,必須按照上級要求及時辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。

十八、對上級發(fā)下的文件及其復制件,需要借給或送給國內的其他單位,必須報請發(fā)文單位書面批準,對本院形成的文件,需要與國內的其他單位交流或交換,⑴對于規(guī)章制度,可通過學院檔案室統一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對學院的規(guī)劃、計劃、工作總結等文件材料,必須經院長簽準后,由學院檔案室統一對外辦理。

十九、不論是上級發(fā)下的文件及其復制件,還是本院的文件及其復制件,凡對國外單位和個人借閱、交換等,必須報請上級主管機關書面批準后才能通過檔案室辦理。

二十、任何部門和個人利用檔案資料,未經院長或上級機關書面批準,不得擅自公布。

二十一、對檔案的收集、整理、利用服務、保護和管理規(guī)范化、標準化、現代化,以及信息資源的開發(fā)等,做出顯著成績的部門和個人,學院予以獎勵。

二十二、對損毀、丟失和擅自抄錄、復制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據性質和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。

二十三、機要文書檔案人員調動工作時,必須在離開本崗前辦好交接手續(xù)。