物業管理公司合同管理實施細則(三)

一、總則

第一條為加強合同管理,維護企業合法權益,實現公司對合同的規范化、程序化管理,根據《合同法》、《集團合同管理制度》,結合本公司的實際,特制定本細則。

第二條對合同的管理要符合國家相關法律、法規,同時接受集團合同主管部門的監督、檢查。

第三條對合同的管理實行統一管理原則。在本公司范圍內,凡涉及到提供服務項目、計價收費、設備和物質采購、工程外包等經營活動的均要求簽訂書面合同(協議)后方可實施;各部門、管理處不得擅自簽訂合同(協議),所有合同(協議)需上報公司,按ISO9001:2000的有關程序及有關制度要求進行評審,經公司有關職能部門審核后,報請總經理批準。凡以公司法人名義簽訂的合同(協議)一律需請律師審核同意后,方可簽訂。

二、合同管理組織

第四條合同管理由公司辦歸口管理,并落實專人負責。

第五條合同管理員的主要職責:

1、審查公司各類合同是否合法、明確、完整、規范,并監督、檢查合同履行情況。

2、為公司其它人員簽訂合同提供法律咨詢、業務指導,必要時參加合同的簽訂工作;

3、負責建立公司的合同統計臺帳和合同評審臺帳。

4、提出有關合同管理的培訓方案并實施,宣傳有關合同及合同法知識。

5、不斷完善合同管理實施細則,并督促各部門落實、執行好。

6、根據需要依法參加對公司重大合同糾紛的協商、調整、仲裁、訴訟;

三、合同評審管理的內容

第六條合同類型包括:買賣合同,供用電、水、氣、熱力合同,增與合同,借款合同,租賃合同,融資租賃合同,建設工程合同,運輸合同,技術合同,保管合同,倉儲合同,委托合同,糾紛合同,居間合同等涉及企業和生產經營過程中各類合同及協議。

第七條合同主要條款包括:

一、當事人的名稱或者姓名和住所;

二、標的;

三、數量;

四、質量;

五、價款或報酬;

六、履行期限、地點或方式;

七、違約責任;

八、解決爭議的方法;

九、法律規定或按照合同不同性質而要求必備的條款以及當事人要求在合同中必須約定的條款;

第八條簽訂合同前,經辦人必須做好合同涉及事項的詳細調查工作,

如對對方當事人的經濟狀況、商業信譽及履約能力進行認真的審查,不可盲目草率。

1、對方是法人的,要看是否依法取得營業執照,參加簽訂合同的人是否

是該法人的法定代表人或法定代表人所授權委托的委托代理人。前者出示法人代表證明書等身份證明,后者除授權委托書外,應出示本人身份證明,注重審查授權委托書的內容、權限范圍、有效期限。對方是其他經濟組織,要看是否有工商機關核準登記的證明材料。

2、要審查簽約對方的注冊資金、生產經濟能力,以保證公司合同的履行率。

3、在簽訂前,還應當調查了解對方當事人的經營狀況、商業信譽與合同有關的事項。

第九條合同由公司法定代表人或其授權的人員簽訂,簽訂時必須嚴格執行本細則,并對公司負責;有關經辦人員未經授權不得擅自以委托人名義與其它單位簽訂合同,否則應當對因此造成的損失負責。

第十條合同經辦人應對簽訂合同所要達到的目標有明確有認識,合同的主要、必要條款不能遺留,語義要具體、明確、完整,條款要講求邏輯性和嚴密性。

在審查由對方草擬的合同時,要從合同共同必備條款是否符合國家有關法律、法規和企業有關制度等方面審查,并可提出本方認為須增加的條款以使本方權益受到最大限度的保護。另外,要特別注意分析制約性條款,避免因失誤造成不必要的損失。

簽訂合同或協議,必須經合同管理員審議,并經辦公室、財務部審核后,呈總經理審批,有必要據相關制度報董事長核準。

四、合同的臺帳、歸檔

第十一條合同管理員必須建立合同評審臺賬,以便于及時收回蓋章后的文本。

第十二條合同或協議簽章人員必須嚴格執行印鑒保管使用方面的管理制度,未經審查、審批和未經合法程序簽訂的合同,一律不得蓋章;并嚴格登記備案。

合同文本要合法化,即使用統一文本和經工商部門監制的規范文本,也可使用經批準在一定范圍內使用的標準文本。

第十三條合同、協議簽訂后合同管理員分類設立臺帳,要求臺帳內容完備,數據正確,能確切反映合同的簽訂、履行、變更、解除等情況。

臺帳設立應包括合同編號、類別、標的、價款、簽約單位和人員、履行期限、簽約時間及地點、履行情況、備注等內容。

第十四條合同管理員應對合同正本統一管理并歸檔,合同履行過程中往

來的信函、電報、傳真、電話記錄等能反映合同簽訂、履行等狀態的有效憑證,須經登記編號后作為合同的附件一并歸檔。合同履行完畢后,合同管理員應認真整理合同文本及所有有效憑證按規定歸檔。

第十五條合同管理人員應嚴格履行其職責,監督、檢查合同執行情況,如果合同履行出現異常現象,應依照有關程序提出法律建議或上報合同主管部門。如果合同履行中出現異常現象是由于簽訂或審查合同時相關人員的疏忽造成的則要追究相應人員的責任。

五、合同的執行、變更、解除及糾紛處理

第十六條重大合同簽訂后生效前,簽約人可召集經辦、審議人員對合同條款審查的基礎上,預測合同執行中可能出現的問題,整理后作為合同的附件下發,以便具體執行合同部門找出最佳對策。如有失誤,上述人員應負相應責任。

第十七條合同生效后,由經辦部門或經辦人負責,根據合同要求,把具體條款分解落實到當月計劃,開始工作以確保合同的履行。

第十八條經辦人在合同未履行或履行過程中,應及時掌握履行情況,以便發現隱患并盡早想辦法排除;重大問題應及時向合同管理歸口部門或集團法務辦匯報并提出相應處理意見,以求與另一方協商解決。

第十九條在不損害國家、社會、企業利益的前提下,經雙方當事人協商同意,可以變更或解除合同;由于不可抗力或過錯責任,造成合同不完全履行,為避免造成更大損失,應及早與對方當事人協商變更或解除合同,但須權責分明,并采取書面形式;對于對方當事人轉讓合同規定的全部或部分權責關系的行為,一經發現應及時加以識別或糾正,從而對生產經營作相應

調整,相應的合同變更或解除須告知合同管理員。

第二十條合同糾紛處理

1、合同糾紛處理一般按:"協商、調解、仲裁、訴訟"的程序進行。

2、協商、調解由經辦人出面,如達不成一致意見,由經辦人所在部門或公司出面再行協商。

3、合同糾紛自行協商、調解不成,確定使用仲裁或起訴方式解決糾紛的,須由經辦人所在部門報辦公室審核,總經理核準。同時報集團備案。

第二十一條本細則自下發之日起執行,原細則與此有沖突之處,以本細則為準,本細則解釋權歸公司辦公室.

篇2:合同管理實施細則(范本)

為加強合同管理,避免失誤,提高經濟效益,結合公司的實際情況,制訂與公司實際情況相符合的合同管理制度對公司的正常運行,優化管理有作用。下面是qiquha小編為大家整理的合同管理實施細則的具體內容,歡迎大家借鑒。

第一章總則

第一條為加強合同管理,規范管理程序,根據《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規的規定,結合本公司的實際情況,制訂《合同管理實施細則》(以下簡稱《實施細則》)。

第二條各有關部門必須互相配合,共同努力,切實執行本《實施細則》,做到遵守國家的法律法規,貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。凡違反規定操作而造成公司損失的,必須追究當事人責任。

第三條本實施細則所包括的合同有設計、銷售、采購、維修等方面的合同,但不包括勞動合同。

第四條除即時清結者外,合同均應采用書面形式,有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第五條公司由法務課根據總經理的授權,全面負責合同管理工作,指導、監督有關部門的合同訂立、履行等工作。

第二章合同評審

第六條《信息評審表》(詳見附加一)是公司簽訂合同的前提條件,是公司處理訂單的唯一依據,反映的是《購銷合同》中雙方的主要權利義務。

第七條《信息評審表》的修改及變更,擔當人必須書面進行確認,嚴禁打電話或口頭隨意變更,如遇特殊情況應當在第二日以書面形式確認,管理課負責督促。

第八條訂立合同前,必須了解、掌握對方的經營資格、資信等情況,取得對方的營業執照副本并加蓋與營業執照副本公司名稱一致的公章,無經營資格或資信的單位不得與之訂立合同。

對方為個體戶或自然人的,應當取得由本人簽字的身份證復印件。

第九條訂立合同前,必須認真填寫《信息評審表》,注明客戶名稱、姓名、合同總額、具體的付款日期及金額、標的物型號及數量。

第十條訂立合同前,銷售合同的擔當人應當提供客戶確認的平面圖或管路布局圖。

第十一條營業執照副本或身份證復印件及平面圖或管路布局圖作為《信息評審表》的附件,與《信息評審表》一并提交公司進行合同評審。

第十二條《信息評審表》的審批流程為:管理課對成本進行核算,法務課對合同形式要件進行審核,銷售總監、營業本部長及總經理進行批準。

第十三條《信息評審表》營業本部長簽字后由合同管理員建立客戶基本信息。

第三章合同的訂立

第十三條除公司法定代表人外,其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面合同。

第十四條對外訂立合同的授權委托分固定期限委托和業務委托兩種授權方式,法定代表人特別指定的銷售人員采用固定期限委托的授權方式,其他一般人員均采用業務委托的授權方式。

第十五條授權委托事宜由公司總務部管理,需授權人員在辦理登記手續,領取、填寫授權委托書,經公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。

第十六條對外訂立的合同,嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章,嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要,須營業本部長特批。

第十七條單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

第十八條合同蓋章生效后,應交由合同管理員按公司確定的規范對合同進行編號并登記。

第十九條合同文本原則上我方應至少二份,合同文本及復印件由財務課、法務課、具體業務部門等各部門分存,其中原件由財務課門和法務課留存建檔。

第二十條非書面合同代用單也視作書面合同,統一予以編號。

第四章合同的履行

第二十一條合同依法訂立后,即具有法律效力,應當實際、全面地履行。

第二十二條法務課應根據合同編號建立合同臺帳,每一合同設一臺帳,分別按業務進展情況一事一記。

第二十三條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司法務課通報情況,法務課填寫《風險預警表》上報公司相關領導。

第二十四條付款單位與合同對方當事人名稱不一致的,管理課應當督促業務擔當人讓付款單位出具代付款證明。

第二十五條在合同履行過程中,合同對方要求先開具發票后付款的,必須先由擔當人填寫《借據單》,經管理課及財務課對客戶名稱及票面金額確認后,由管理本部本部長簽字同意后,再轉財務課出具發票。

合同對方在沒有付清全款的情況下,要求我公司出具全額發票的,必須由擔當人填寫《借據單》及《收到全額發票回執》。

第二十六條《收到全額發票回執》由業務擔當人向法務課索要,法務課負責人員與財務進行核對后進行填寫并登記,交由具體擔當人員,擔當人最遲應于五個工作日內將客戶簽字蓋章的回執交法務課存檔。

第二十七條業務擔當人應在發貨前將雙方簽字生效的合同寄回公司管理課,否則中止發貨。

對于客戶原因無法在發貨前寄回公司的應當在發貨日前兩日填寫《發貨通知書》由銷售總監簽字,方可執行。

第二十八條在合同履行過程中,客戶到期應付款出現超過三個月的情況,具體業務擔當人員應當要求客戶進行尾款確認,并加蓋客戶公章或財務專用章。

第二十九條合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料,對合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度,以保證合同的完整性。

第五章合同的變更、解除

第三十條在合同履行過程中關于到貨地址、工程量的增減、安裝期限的變更、付款方式及金額的變更等改變原合同內容的雙方洽商必須與客戶簽訂《變更協議》并加蓋公章或合同專用章,該變更協議作為合同的附件是合同檔案管理的必要組成部分,與原合同具有同等的法律效力。

第三十一條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經管理課、法務課等相關職能部門負責人和營業本部長審核通過方可。

第三十二條合同變更后,合同編號不予改變。

第六章合同糾紛的處理

第三十三條合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的,由業務擔當人負責處理。擔當人對糾紛的處理必須具體負責到底。

第三十四條對于合同糾紛經雙方協商達成一致意見的,應簽訂書面協議,由雙方代表簽字并加蓋雙方公章和合同專用章。

第三十五條《讓利協議》及其他處理尾款的協議書應當按照合同審批權限處理。(業務擔當——區域銷售總監——銷售總監——營業本部長)。

第三十六條需要法律幫助的合同糾紛,可提請法務課協助解決。

第三十七條提請法務課處理合同糾紛的程序如下:

1、擔當人填寫《訴訟申請表》。

2、法務課接到《訴訟申請表》后,按照程序轉交領導審批。

3、法務課擔當人員核實單位名稱及付款明細,制作訴訟相關文件,蓋章審批。

第三十八條對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書,由各區域擔當人員負責文書的跟蹤或履行。

對有關主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書,在正式生效后,法務課指派專人負責該文書執行的跟蹤或履行。

第三十九條對預期不履行雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書的客戶,由業務擔當人按照第三十五條處理;

對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的,法務課按照法律規定程序向人民法院申請執行。

第四十條與對方簽署的解決合同糾紛的協議書等有關資料,應當交法務課統一匯總、歸檔。

第七章合同的管理

第四十一條法務課負責公司業務及采購合同的管理與匯總工作,管理課指定合同專用章管理規定,并指定專門負責人。

第四十二條各單位負責人及其委托人具體負責各自授權范圍的合同簽訂、履行、監督工作。

第四十三條法務課在合同管理方面的主要職責是:

1、負責管理公司的各類合同;

2、負責檢查各類合同的合法性、嚴密性和可行性,實行法律監督;對公司審批或簽訂的合同負責審核,對公司各部門簽訂的合同負責監督,提供法律幫助;

3、負責對委托人和有關人員進行法律培訓、考試、提高其法律素質;

4、總結交流經驗教訓,提高合同管理水平;

5、配合辦理合同的報批、見證、鑒證和公證等事項;

6、配合辦理合同糾紛;

7、參與有關合同的談判、簽約、履行等工作;

8、指定專門的部門和人員負責合同的基礎管理工作。對于合同管理人員應定期培訓,不定期檢查其工作情況。

9、建立合同檔案,嚴格按照《合同管理實施細則》管理合同檔案。

10、建立合同管理臺帳。應根據各部門合同的不同種類,建立合同的分類臺帳和總臺帳(臺帳內容詳見附件二、合同管理臺帳)。臺帳應逐日填寫,做到準確、及時、完整。

第四十四條公司各部門協助法務課合同管理的義務是:

1、負責保管好本人鎖簽合同的一切資料,按照本實施細則及時交法務課存檔;

2、向法務課提交合同正本及附件、變更協議、讓利協議、還款計劃、尾款確認書、借據單、收到全額發票回執等對合同履行或變更具有法律意義的文書;

3、發貨部門一個月轉交一次到貨單;

4、外埠人員應當將上款中提到的法律文書正本于合同簽訂后五個工作日內提交法務課,本市業務人員應當在合同簽訂后二個工作日提交;

第四十五條凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經濟責任。

第四十六條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關追究其法律責任。

第八章附則

第四十七條本辦法適用于**有限公司各部門。

第四十八條本辦法解釋權歸公司總經理。

第四十九條本辦法自下發之日起生效實施。

篇3:后勤部合同管理實施細則

　　第一章 總則

　　第一條　為規范后勤保障部合同管理，根據《中華人民共和國合同法》等有關法律法規及《大學合同管理辦法》，結合后勤保障部的實際工作，制訂《后勤保障部合同管理實施細則》(以下簡稱細則)。

　　第二條　本細則適用后勤保障部各單位開展的委托管理服務、貨物采購及修繕工程等各類合同及協議。

　　第三條　簽訂和履行合同及協議應遵守國家法律、法規和大學有關文件要求，堅持平等、自愿、公平和誠信的原則，嚴格按照合同約定行使權利、履行義務。

　　第四條 合同的管理、承辦、審核、履行和檔案管理人員等，對合同負有保密義務，嚴禁泄露秘密。

　　第二章 合同管理

　　第五條　綜合科統籌后勤合同管理工作。主要職責是：建立健全后勤合同管理制度;加強合同印章管理，完善授權代表人印鑒、合同印章使用制度，統一保管使用合同專用章;開展合同管理人員業務培訓;對合同管理及執行情況進行監督和檢查;確定合同分類及編號規則，對合同進行分類統計、建立合同總臺賬;加快推進合同信息化管理水平;修繕工程類合同由合同與內審科負責統一編號、分類管理、保存，建立臺賬，按照學校授權(合同金額50萬元以下)使用合同專用章。

　　第六條 各單位是合同起草、送審、執行的主體。主要職責是：確定本部門的合同承辦人，落實承辦人責任，在合同訂立、履行過程中負責對具體事務的管理與落實;負責合同的前期準備工作，包括立項、調研、洽談、組織談判等事項;負責對職責范圍內合同的審批及合法性審查，并建立合同臺賬;負責合同的起草，辦理合同及相關資料的送審、執行合同管理的審查、審批流程;辦理合同履行過程中的變更、解除、終止及驗收;負責合同文本原件及相關資料的歸檔等工作。

　　第七條　后勤保障部定期組織合同管理專項檢查。

　　第八條　嚴禁各單位以本單位名義對外簽訂各類合同及協議。

　　第三章 合同簽訂

　　第九條　各單位經濟活動金額超過2萬元(含)的事項必須簽訂合同及協議。

　　第十條　各單位負責合同的起草、初審，按照學校合同審批流程簽訂合同。

　　第十一條　各單位在合同訂立前應當充分了解合同對方當事人的主體資格、信用狀況、生產能力等有關情況，確保其具備履約能力。

　　第十二條　對于影響重大、專業技術性強或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財務等專業人員參與談判。協商或談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以記錄并妥善保存。

　　第十三條　合同文本應當爭取由我方起草(有制式合同的除外)，重大合同或法律關系復雜的特殊合同應當由校長辦公室法律事務辦公室參與起草，并實行會審制度。

　　第四章 合同歸檔

　　第十四條　合同歸檔是指各單位將合同簽訂及履行過程中所形成的合同資料，包括：合同文本及招標文件、投標文件、會議紀要、往來信函、電子郵件、視聽資料、合同審批表、驗收文件等相關資料及時整理保存。

　　第十五條　各單位合同承辦人員應當按照合同類別、編號及時辦理歸檔手續，保證合同資料的完整性，杜絕合同資料遺失。

　　第十六條　各單位應在合同簽訂后3個工作日內將合同原件報綜合科備案。

　　第十七條　一般合同在合同期滿后存檔期限不少于5年。

　　第五章 責任追究

　　第十八條　在合同訂立和履行過程中有下列情形之一，各有關單位應及時采取補救措施。給學校造成損失的，應由負有責任的當事人及其所在單位負責人承擔相應的賠償責任，并根據情節輕重追究其他責任：

　　(一)未認真調查合同相對方的主體資格、履約能力及權限，損害學校利益的;

　　(二)隱瞞真相或虛構事實，與合同相對方串通，對學校利益造成損害的;

　　(三)合同履行過程中失職、瀆職或者違反廉潔規定，造成學校利益受損的;

　　(四)違反合同信息安全保密規定，泄漏合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業秘密，導致學校乃至國家利益受損的;

　　(五)遺失相關合同文本等重要資料、文件，造成學校利益損失的;

　　(六)違反法律、法規和本實施細則規定，造成學校利益損失的其他情形。

　　第十九條　未經授權，各單位使用本單位印章對外簽訂合同及協議的，將依照有關規定追究責任單位及責任人員的行政責任。

　　第六章 附則

　　第二十條　本實施細則由后勤保障部負責解釋和修訂。

　　第二十一條 本實施細則自2021年4月1日起生效。