園區(qū)業(yè)主投訴處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

一、投訴界定

1、重大投訴:

a.公司承諾或合同規(guī)定提供的服務(wù)沒有實(shí)施或?qū)嵤┬Ч置黠@差錯,經(jīng)業(yè)主多次提出而得不到解決的投訴;

b.由于公司責(zé)任給業(yè)主造成重大經(jīng)濟(jì)損失或人身傷害的;

c.有效投訴在一個月內(nèi)得不到合理解決的投訴。

2、重要投訴:

重要投訴是指因公司的管理服務(wù)工作不到位、有過失而引起的投訴。

3、輕微投訴:

輕微投訴是指因公司的設(shè)施、設(shè)備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非認(rèn)為因素造成的影響,可以通過改進(jìn)而較易得到解決或改進(jìn)的投訴。

二、投訴接待

1、在接到業(yè)主的投訴時,工作人員在穩(wěn)定業(yè)主的情況下必須對投訴事件進(jìn)行有效與無效區(qū)分,以提高工作效率;

2、立即在《業(yè)主投訴、建議記錄表》中做好詳細(xì)記錄,記錄內(nèi)容如下:

a.投訴事件的發(fā)生時間、地點(diǎn);

b.被投訴人或被投訴部門;

c.投訴事件的發(fā)生經(jīng)過(簡單明了的敘述);

d.業(yè)主的要求;

e.業(yè)主的聯(lián)系方式。

3、接待投訴的技巧和注意事項(xiàng):

a.運(yùn)用"先處理心情,后處理事情"的處理原則,耐心傾聽,做一位良好的聽眾;

b.對業(yè)主的遭遇表示同情,適當(dāng)?shù)恼J(rèn)同業(yè)主的舉動;

c.不要隨意辯解;

d.學(xué)會適時適度的贊美業(yè)主;

e.注意力要集中,適時地與業(yè)主進(jìn)行交流,不應(yīng)只埋頭記錄;

f.如果業(yè)主親自來到客服中心前臺進(jìn)行投訴,還要請業(yè)主到指定的房間進(jìn)行接待,必要時,可通知主管或主任出面解釋。

三、投訴的處理

1、投訴的處理程序:

客服中心工作人員根據(jù)投訴內(nèi)容10分鐘內(nèi)將記錄的內(nèi)容填入《投訴、維修呈報單》并發(fā)送到被投訴部門請其簽收。除此之外,還需做到以下步驟:

a.重大投訴,須當(dāng)天呈送管理處主任處進(jìn)入處置程序;

b.重要投訴,接待后30分鐘內(nèi)轉(zhuǎn)呈主管處進(jìn)入處置程序;

c.輕微投訴,不超過2天內(nèi)或在業(yè)主要求的期限內(nèi)解決。

四、投訴的跟進(jìn)處理程序

1、被投訴部門負(fù)責(zé)人在時效要求內(nèi)將內(nèi)容處理完畢后,將《投訴、維修呈報單》交回客服中心。客服中心工作人員收到處理完畢的《投訴、維修呈報單》后,應(yīng)在《投訴處置記錄表》記錄。

2、客戶服務(wù)中心工作人員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報主管,并在當(dāng)天將處理結(jié)果以電話形式通報給投訴的業(yè)主。

3、客戶服務(wù)部應(yīng)在每月30日前對本月投訴事件進(jìn)行統(tǒng)計、分析,并將統(tǒng)計分析結(jié)果存檔。

五、投訴處理原則及時效

1、無效投訴:本著為業(yè)主服務(wù)的態(tài)度,盡量為業(yè)主提供方便;

2、對正在給業(yè)主造成損害的事件,應(yīng)先采取措施停止或挽救傷害,再處理;

3、輕微投訴一般在2日內(nèi)或按業(yè)主要求的期限內(nèi)處理完畢;

4、重要投訴一般在3日內(nèi)處置完畢;

5、重大投訴應(yīng)當(dāng)在2日內(nèi)給投訴的住戶明確答復(fù),解決時間不宜超過10日。

6、《業(yè)主投訴、建議記錄表》、《投訴、維修呈報單》及《投訴處置記錄表》按頁碼排序存檔,不允許撕毀。

六、相關(guān)的表格

1、《業(yè)主投訴、建議記錄表》

2、《投訴、維修呈報單》

3、《投訴處置記錄表》

篇2:房地產(chǎn)銷售中心客戶投訴處理步驟規(guī)程

地產(chǎn)銷售中心客戶投訴處理步驟

客戶投訴應(yīng)遵守以下幾個步驟:

1、關(guān)注--放下手里的工作,面對客戶,保持與客戶的目光接觸;

2、聆聽--仔細(xì)聽取客戶所訴,記錄并提問,記錄下客戶的姓名、房號、聯(lián)系方式,如有可能留取客戶名片;

3、關(guān)鍵--找出問題的關(guān)鍵,告訴自己認(rèn)真對待,要爭取完滿的解決客戶問題;

4、行動--告訴客戶我們會幫助他,當(dāng)他不明白時象他提供正確的信息。若是公司的錯誤時要向客戶表示道歉。盡快的找到解決的辦法,并告訴客戶如何幫助他解決問題;

5、求助--如果我們已經(jīng)盡力但沒能解決客戶的問題時,我們必須向上級主管或責(zé)任部門求助,向他們說明客戶的問題,而不是再讓客戶重復(fù)這個問題;

6、完成--確保客戶滿意我們的解決方式和處理后,要認(rèn)真的進(jìn)行登記存檔,并保持和客戶的經(jīng)常性溝通,使客戶真正的成為我們的朋友!!!!

突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案

篇3:園荔物業(yè)客戶投訴處理工作規(guī)程

　　園荔物業(yè)客戶投訴處理工作規(guī)程

　　1 目的

　　保證客戶的投訴能及時、準(zhǔn)確、合理地得到解決。

　　2 適用范圍

　　適用于公司對各類客戶投訴(包括報修等有償服務(wù)需求)的處理。

3 職責(zé)

　　3.1 客服部負(fù)責(zé)受理、傳達(dá)、跟催和反饋客戶投訴。

　　3.2 工程部負(fù)責(zé)具體處理有關(guān)設(shè)備設(shè)施故障與報修方面的投訴。

　　3.3 護(hù)管部負(fù)責(zé)具體處理有關(guān)小區(qū)安全保衛(wèi)工作的投訴。

　　3.4 環(huán)境部負(fù)責(zé)具體處理有關(guān)小區(qū)清潔、綠化工作的投訴。

　　3.5 公司員工均有責(zé)任受理客戶各類投訴并負(fù)責(zé)及時傳達(dá)給相關(guān)責(zé)任部處理。

4 工作程序

　　4.1 接待與接受投訴:

　　1)接待客戶來訪或接到客戶來電投訴時,必須講究禮儀禮貌,將所投訴事件清楚記錄在“登記表”內(nèi)。

　　2)客服部接到客戶來電或來訪投訴時,接待者還應(yīng)按“四清楚,一報告”的原則辦理,即“聽清楚、問清楚、復(fù)清楚、記清楚,報告部門主管或負(fù)責(zé)人。

　　4.2 處理程序:客服部明確投訴內(nèi)容后,應(yīng)立即分析投訴所涉及的部門,并派單到相應(yīng)部門去處理。

　　1)客戶投訴室內(nèi)維修或公共區(qū)域的設(shè)備設(shè)施維修。此時客服部對室內(nèi)維修需了解是有償?shù)倪€是無償?shù)摹Ｈ缡怯袃數(shù)?則根據(jù)工程部《有償服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》價格報告客戶,經(jīng)認(rèn)可后,在“維修單”上加以注明,派發(fā)至工程部。工程部應(yīng)在客戶預(yù)約時間內(nèi)完成,并請客戶確認(rèn)服務(wù)質(zhì)量、態(tài)度滿意率。產(chǎn)生的費(fèi)用將反映在“管理費(fèi)收費(fèi)單”上,一并收取,派單流轉(zhuǎn)程序如下:

　　a、客服部直接從前臺發(fā)單至工程部,工程部接單后立即將維修單上的工作分配至班組。工作完成后,將有客戶確認(rèn)簽名的維修單一份留存工程部,一份返回客服部。

　　b、客服部根據(jù)預(yù)約完成時間,查詢維修單的完成情況,并對未完成的維修單進(jìn)行跟蹤、催辦。

　　c、客服部一方面要跟蹤維修單的完成情況,同時應(yīng)與報修客戶保持聯(lián)系,及時反饋。

　　2)客戶提出室內(nèi)清潔及綠化服務(wù)需求時,由客服部派員與住戶洽談處理,并納入有償服務(wù)類。

　　3)客戶提出公共區(qū)域清潔、綠化問題及小區(qū)設(shè)施受到損壞等公共環(huán)境管理方面的投訴,小區(qū)內(nèi)裝修產(chǎn)生的噪音、異味、粉塵滋擾他人的投訴,外來(推銷)人員進(jìn)入小區(qū)滋擾的投訴等等,統(tǒng)一由客服部受理,并及時傳達(dá)至責(zé)任部門按服務(wù)承諾的時間負(fù)責(zé)完成。

　　4)客戶對郵件報紙遺失、欠收、投遞不及時等,由護(hù)管部負(fù)責(zé)人督促信報管理人員查驗(yàn)有關(guān)信報收發(fā)記錄,并及時給客戶反饋情況,作出滿意的答復(fù)。

　　4.3 如投訴問題嚴(yán)重,客服部應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)并聯(lián)系有關(guān)部門負(fù)責(zé)人,由公司領(lǐng)導(dǎo)組織人員一起查看現(xiàn)場和記錄,及時處理。

　　4.4 如投訴涉及其他單位,無法及時解決,應(yīng)與投訴人聯(lián)系,做好解釋工作,同時盡快與有關(guān)部門取得聯(lián)系解決問題,并及時將處理結(jié)果反饋投訴人。

　　4.5 投訴處理的統(tǒng)計分析:

　　1)投訴處理應(yīng)按照公司對客戶的服務(wù)承諾及時完成,該服務(wù)承諾應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適時予以調(diào)整。投訴處理的內(nèi)部評價也以該承諾為依據(jù)。

　　2)投訴處理完畢后,處理人須請客戶在“維修單”上簽名確認(rèn)并評價,其他類型的投訴處理完畢后,也應(yīng)有相應(yīng)評價。

　　3)客服部每月應(yīng)對投訴處理情況進(jìn)行分析,其中投訴處理及時率以“維修單”為依據(jù)來進(jìn)行計算,計算公式為:投訴處理及時率=(及時處理件數(shù)/投訴總件數(shù))×100%。

　　4)客服部應(yīng)將統(tǒng)計結(jié)果報告公司經(jīng)理,對投訴反應(yīng)突出的問題或有關(guān)質(zhì)量指標(biāo)的波動,應(yīng)采取措施限期整改。

　　5 客戶投訴控制流程圖(略)

　　6 投訴處理工作流程(略)

　　7 附表

　　7.1 《客戶投訴登記表》

　　7.2 《客戶來電記錄表》