行政辦事中心及會議大廈會議服務流程

1、目的

為更好弛協助行政辦事中心各部門做各項會議服務工作,明確內部各崗位工作職責,規范操作流程。

2.范圍

適用于行政辦事中心會務服務

3.職責

3.1部門經理全面監督會議、參觀接待工作流程:

3.2分管經理助理負責協調、跟蹤會務、參觀接待前期準備工作:

3.3客戶服務中心

A.負責受理各類會議、參觀信息并填寫《行政中心會議服務通知單》交由會務部負責人安排落實并跟蹤服務過程。

B.中心負責人需在每天下班前由客服中心負責人將后兩天會議室預定信息以郵件或復印的形式上報機關事務局指定部門/人(目前為行政事務科葉敏杰先生處)。

C.根據會議組織方要求聯系落實會議用水(用水需提前填寫《會議采購通知單》交物業服務中心采購員進行相關用品采購)、用花、會標等代購事宜:

D.會后根據會議準備中產生的費用額,制作《行政中心會議費用清單》并附上發票交由會議組織方報銷。

3.4技術保障部負責燈光、影音、空調設備調試工作;

3.5安全部負責會場周邊警戒,控制噪音及閑雜人員出入并引導車輛進出及停放工作;

3.6會務部負責會場布置、會中服務及會后現場清理等工作。

3.7清潔綠化部負責會議、接待前各主要部位及參觀路線范圍的清潔。

4.會議/接待保密規定

4.I甲方的會務/接待內容不得向外界透露任何信息。

4.2會務/接待中產生錄音、錄象、文件資料,在會務/接待結束后第一時間交會議主辦單位或機關事務管理局處理;

4.3甲方有保密要求的會務接待,按甲方要求執仃。

5.會議場所分類及要求

5.1根據行政辦事中心各類會議場所特點,現將各類會議場所分為A、B、C三類。

5.2分類要求:

A類(40座以下小型接待室、座談式會議室):各會議主辦單位需至少提前一個小時致電客戶服務中心(TEL:2830444)提出會議要求,客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》,再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

B類(150座以下課堂式會議室),各會議主辦單位需至少提前半天致電客戶服務中心(TEL,2830444)提出會議要求,客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》,再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

C類:戲院式會議廳(主樓203人會議廳、電視電話會議室、主樓一樓多功能廳、北樓500人會議廳)各會議主辦單位需至少提前一天向機關事務局申報;由會議主辦單位向機關事務局提出申請,并填寫《租用會議室申請表》;客服中心憑機關事務局《租用會議室申請表》傳真件要求,進行會議安排確認,確保會議室無重復安排,時間銜接合理:

如會場要求有大型噴畫及特殊會場布置,客服中心應在第一時間通知機關事務局,并要求會議主辦方將會場布置方案送機關事務局審批,方可安排施工;

u客服中心應向會議主辦方確定服務要求及服務內容,填寫《行政中心會議服務通知單》并通知相關部門進行準備。

u根據會議要求,機關事務局可免費提供主席臺后綠色背景植物臨時擺放。

u特別說明:物業服務中心可提供鮮花、會標、飲水、電池、等代購代訂服務。

6.方法和過程控制

6.1客戶服務中心(或項目管理專員):

6.1.1電話預定

當各辦公單位通過電話進行會議預定時,客服中心值班人員(或專員)應要求會議組織方明確:

A會議時間B.會議地點C.會議組織單位D.聯系人/電話E.會議主題

F.服務要求(含:會標、飲水、鮮花、錄音、銘牌、簽到臺、麥克風、指引標識、主席臺擺位)等,根據以上要求填寫《行政中心會議服務通知單》,如有代訂、代購服務的,憑機關事務局《租用會議室中請表》傳真件代訂要求通知物業服務中心相關部門進行準備,同時需對會議服務各個環節進行跟進及時掌握服務動態。

代訂、代購項目有:瓶裝水、會標、鮮花、錄音帶、指示標識(噴繪)、復印等。

6.1.2口頭(書面)預定

A、當各辦公單位直接與物業服務中心相關人員進行口頭或書面預定時,接洽人員需及時做好相關記錄或根據其書面要求補填寫《行政中心會議服務通知單》并及時交客戶服務中心進行通知落實。

B、東、西樓各客服助理接到工作人員會議預定,應在第一時間通知客服中心;由客服中心統一填寫《行政中心會議服務通知單》、發布會議信息、通知相關責任人進行服務、東、西樓客服助理負責全程跟進。

C.客服中心接到東、西樓會議信息時,除按要求及流程安排外,應在第一時間通知相關樓棟客服助理跟進(會議大廈由客服助理安排,中心只記錄信息進行發布)。

6.2工程技術部:

接獲會議通知后,應根據會議通知中設備方面的要求,提前對設備進行檢查并調試燈光、音響、區域照明、錄音及空調設備。

如屬C類會議,按以下流程進行:

1)空調設備

技術人員在會議前兩小時開啟相關會議室空調風柜;會議前一小時開啟空調設備,視具

體情況提前開啟其他必要區域的通道并視會場人數和溫度加開主機和水泵。

2)會場照明設施

會議開始前一小時開啟所有場地燈。

3)舞臺燈光、音響設備

A)嚴格按照會議主辦方要求進行調試,一股技術要求燈光開啟不要太強或太弱。

B)嚴格按照會議主辦方的要求穩固擺放麥克風,按照設備開機程序開啟音響設備,并逐一調試每個麥克風音量,力求均衡無反饋聲和嘈雜音。

C)根據會議主辦方要求準備好錄音帶和錄音設備,對會議內容全程進行錄音,并做好

標識。

4)所有準備工作完成后,需及時將情況反饋至客戶服務中心,由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

6.3安全部:

接獲會議通知后,根據要求提前一小時開啟相關區域門鎖(詳見《會議廳室使用管理規定》及責任范圍內電源,包括:大堂、電梯廳等,安排人員在會議區域進行巡查,及時制止噪音及閑雜人員進出。

如屬C類會議,按以下流程進行:

1)崗位設置

在原有崗位基礎上根據會議通知要求至少提前半小時增設相關警衛崗位。

2)標識指引

協助客服負責人擺放人員指引標識和車位導向標識。

3)現場控制

根據會議主辦方要求控制人員出入,并對現場消防安全情況進行全面監控。

4)所有準備工作完成后.需及時將情況反饋至客戶服務中心,并由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

6.4會務部:

接獲會議通知后,及時到客戶服務中心領取《行政中心會議服務通知單》,并根據要求進行準備。

如屬C類會議,按以下流程進行準備:

1)現場布置

接獲會議通知后,根據通知要求,提前組織人員清潔相關區域;并根據會議主辦方要求,提前布置會場。

2)物資準備

根據會議人數,提前準備熱水瓶、茶壺(兩個)、茶葉、煙灰盅、紙巾、紙杯、托盤、毛巾(兩條,大、小各一)等會務用品;并視會議、接待人數和主辦方要求,擺放瓶裝飲用水和水果等。

3)會務準備

在會議開始前,會務人員提前1小時到場準備茶水、擺好杯子,待賓主到場后即斟茶。

4)所有準備工作完成后,需及時將情況反饋至客戶服務中心,并由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

7.記錄表格

DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心會議服務通知單》

DGWY(行政中心)-G-04-F2《會議采購通知單》

DGWY(行政中心)-G-04-F3《會議費用清單》

篇2:某酒店多功能廳會議服務流程

酒店多功能廳會議服務流程

流程具體內容及程序

工作前準備

(1)上崗前做好自我檢查,做到儀容儀表端莊整潔,符合要求。

(2)備齊各類用料物品,檢查各種設施、設備,確保完好有效,室內衛生符合酒店標準。

(3)查閱客人訂單,了解客人情況,根據預訂情況,擺好會議桌及椅子。

(4)做好最后檢查,精神飽滿,時刻做好迎客準備,有禮貌地接待每一位客人。

迎接客人

(1)面帶微笑,主動招呼客人。

(2)主動引領客人,幫助客人拉椅讓座。

會議服務

(1)會議前十分鐘將水擺好,將毛巾擺好。

(2)根據客人要求,準確給客人提供服務。

(3)會議期間每隔30分鐘至40分鐘續一次水。

(4)堅守崗位,隨時提供服務,不能隨便進出多功能廳。

(5)如會議中間休息,要盡快整理和補充物品。

(6)會議結束,服務員應站立兩側,點頭微笑,并主動提醒客人不要遺忘物品。

(7)客人活動結束,準確為客人結帳。

檔案管理制度

篇3:優質會議服務操作流程

一、掌握會議情況

(1)和會務組負責人積極聯系,掌握會議主辦單位的名稱、參會人數、主要領導人的姓名等。(關鍵點:會務簽單人是誰,聯系方式)

(2)了解所用會場的類型。

(3)掌握舉行會議的時間、場次。(是否用貴賓接待室)

(4)掌握會場布置的具體要求。

(5)如果需要禮儀小姐提前準備并踩臺。

二、會前準備

(1)檢查所有音響、視聽設備、燈光。(無線話筒要換新電池,并做好應急預案)

(2)制作懸掛會徽、會標、臺簽、歡迎橫幅或標語。(會標一定要以短信或者以電子郵件方式確認,臺簽要多準備幾位,把可能來的領導都準備好)

(3)按所要求的會場形式布置桌椅、沙發,擺放設計精美的花壇、花卉。

(4)擺放茶杯、茶碟、茶葉,按主辦單位要求擺放飲料、干果、水果等。(貴賓接待室要放煙、打火機、果盤、高級茶葉、鮮花、香巾)

(5)根據要求擺放便箋,鉛筆(鉛筆放右側斜45度,全部字朝上)。準備簽字筆、膠水等常用品

(6)搞好通風換氣,保持室內空氣清新。

(7)檢查消防器材的位置及完好程度。

(8)檢查安全通道,保持暢通。(所有的們都不得鎖閉)

(9)清整會場衛生,保持清潔。

(10)按會議人數備足飲用水。(水一定要開,不要集中打水)

(11)檢查衛生間廁紙、洗手液

三、會場時迎接任務

(1)在會前20分鐘應將會議室門打開,安排兩名服務員站在門口迎接參會人員。

(2)參會人員到達時問好,并為接拿或掛好衣帽。

(3)引參會人員到預訂的座位上。

(4)貴賓室人員坐定后,上小毛巾。

(5)由里到外為參會人員沏茶。

(6)入場完畢后,關好門保持安靜。

四、主席臺上參會人員的服務

(1)凡在主席臺上就座的參會人員,都要為其接掛衣帽,隨其到座位上為其拉椅讓座。

(2)參會人員坐定后,為其送上小毛巾。隨即為其沏茶。

(3)主講人開始講話時,不要隨意走動以便于記者攝影攝像。

(4)在一般情況下,第一次續茶在會議開始后20分鐘左右進行,第二次起一般每隔30分鐘左右進行。

(5)主講人每換一位應更換茶杯。(或放礦泉水,注意立式話筒的傾斜角度以免擋住臉)

(6)隨時注意觀察在主席臺就座的參會人員的動向,隨時為其服務和解決問題。(一定要站在主席臺領導視線范圍之內)