社區檔案升級工作具體要求

　　一、硬件設施方面

　　1、有檔案室(辦公室兼檔案室也可以)。

　　2、有足夠的符合要求的檔案裝具(鐵皮柜)。

　　3、檔案制度(八項制度)上墻，建立檔案管理網絡圖。

　　4、配備計算機及檔案管理軟件，實現檔案目錄微機管理。

　　5、檔案室內要懸掛檔案存放位置示意圖，同時要在檔案柜外粘貼柜裝檔案標識簽(類別、保管期限、起止時間)。

　　6、有滅火器、防蟲藥、防盜門窗、防光窗簾、溫濕度表等“八防”設施，保持適宜的溫濕度。

　　二、材料要求方面

　　1、有成立檔案室、明確檔案工作分管領導的相關文件。

　　2、建立社區居委會換屆時的檔案交接制度，并保證換屆檔案完整齊全。

　　3、有全宗卷(全宗介紹、立卷說明、分類方案)。

　　4、有編研材料(大事記、組織沿革、基礎數字匯編)。

　　5、做好借閱登記、利用效果登記，編寫檔案利用實例(30例)。

　　6、做好室藏檔案數量統計。

　　7、有文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并嚴格按照本單位形成的文件材料歸檔范圍和保管期限表的要求來分類、整理、保管檔案。

　　三、檔案整理

　　(一)文書檔案整理步驟

　　第一步：收集文件材料。要求齊全完整，剔除不需存檔文件。

　　第二步：按年度分開。

　　第三步：按類別分開(七大類)。

　　第四步：按保管期限分開：永久、30年。

　　第五步：將每份文件去掉金屬裝訂物，裝入無酸紙袋或用推夾器訂上，逐頁編寫頁數。在每份文件的右上角空白處蓋歸檔章，逐項填寫。

　　第六步：裝盒(裝盒前，要在檔案盒封面蓋上全宗名稱章，逐項填寫盒內備考表);在盒背處逐項蓋章(黑色)。

　　第七步：歸檔文件目錄(文件目錄錄入電腦，形成紙質目錄2份，1份作為檢索工具單獨裝盒，1份放入文書檔案盒內)。

　　第八步：排列上架。一般情況下，按保管期限、年度、機構(問題)排列。

　　(二)會計檔案整理步驟：

　　1、按類別分開：憑證和賬簿。

　　2、按年度分開，每年按月份排序。

　　3、從頭按大流水編案卷號，并登記會計檔案目錄。

　　4、裝盒并逐項蓋章。

篇2:股份公司歸檔案卷質量要求

股份有限公司關于歸檔案卷的質量要求

總的質量要求:遵循文件材料的形成的規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到以下幾點:

一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料,均應收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數及每份文件的頁數,均應齊全完整。

二、遵循文件的形成規律和特點,層次分明。在歸檔的文材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起,不得分開;一個項目的材料,要把項目從立項到結束形成的材料組在一起,準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程,盡量做到一事一卷。

三、卷內文件的排列:卷內文件材料應保持文件之間的有機聯系,區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即:批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;會議記錄依會議時間順序排列,會議文件要按文件的重要程度順序排列,重要的在前;一般工作形成的材料,結論性的文件在前,依據性的文件在后;產品銷售合同應按銷售產品種類組卷,再按供貨時間依序排列;上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷,卷內文件依其重要程度排列。科技文件的排列執行GB/T11822-89國家標準。

四、區分不同價值:各類文件根據其不同的內容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據不同的保管期限分別組卷。文件數量很少或一件事密不可分的文件,可不必因價值不同而拆開組卷。

五、跨年度材料的處理:除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在批復年立卷;沒有批復放在請示年立卷,跨年度的規劃放在針對的第一年立卷,跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議放在開幕年立卷。

六.具有長期保存的案卷,卷內文件有圓筆和鉛筆字跡,要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或復印,連同原件一同歸檔。

七.卷內文件的編號:每一本案卷的卷內文件按"件"編號,每件文件用鉛筆編寫頁號,在文件首頁的右上角蓋"件號章",并將件號和每件文件的頁數填寫清楚。("件號章"的其它項,由總裁辦檔案人員填寫)。圖紙在右下角編寫頁號。

八、裝訂與裝盒:卷內文件以"件"為單位,采取三孔一線的方式進行裝訂。然后,按"件"號順序排列裝盒,一盒為一卷。

九、卷內目錄的填寫:凡是組成的案卷,都應填寫卷內目錄。卷內目錄表的各項要填寫齊全。

序號:填寫文件的件號。

文號:填寫文件制發機關的發文字號,合同可填寫合同號。

責任者:應填寫文件形成的部門或以印章為準。

題名:填寫文件標題,一般應照實抄錄,不要隨意更改和簡化;沒有標題或不能說明文件內容的標題,應根據文件內容自擬標題,外加〔〕;會議記錄應在卷內目錄的文件題名下寫明會議的主要內容。合同、協議在此欄內填寫合同內容及對方單位。

日期:填寫文件形成的時間,填寫時可省略"年"、"月"、"日",用"."表示。沒有責任者、年、月、日的文件要考證清楚責任者和年、月、日。

頁號:填寫每份文件的頁數。

十、備考表的填寫:每個案卷必須附有備考表。卷內文件的情況說明,都應填在備考表內,若無情況可說明,也應將立卷人姓名填上,檢查人由單位領導或案卷質量審核者簽名。

十一、案卷題名的擬寫:每份案卷都應根據卷內文件內容擬寫題名。題名主要由三個部分組成:文件的主要制發機關、案卷內文件主題(文件中心內容)和文種。也可突出年代特征,即:在制發機關后加文件形成的年代。用印有"北京首信股份公司"卷盒的股份公司內部文件,可以省略文件制發機關。

十二、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內容,攝制人。照片要連同底片一起歸檔。

十三.歸檔的電子文檔要附有標簽,標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。

篇3:檔案管理員職責要求

檔案管理員簡單的理解就是負責公司的資料檔案管理的人員,具體請看以下提供的檔案管理員職責的資料,歡迎瀏覽。

一、認真學習政治理論,刻苦學習檔案業務和科學文化知識,熱愛檔案工作。

二、按檔案有關規定要求及時完成檔案工作。

三、文件和文字材料分類組成案卷,保護文件材料的完整與安全,便于查找和利用。

四、接受文件后必須做好登記,案卷的銷毀或移出時亦做好記錄,以便有據可查。

五、未經領導批準,所有資料不向外借,如確應嚴格履行借閱手續,退還時詳細檢查后注銷借閱手續,如有造成丟失或損壞的及時向上級報告處理。

六、做好檔案利用工作的信息反饋,搞好信息傳遞,不斷拓寬和改進檔案利用工作。

七、經常檢查檔案室的門窗是否牢固,做好防火、防潮及防工作,確保檔案不損失、不丟失。

八、做好保密工作及領導交辦的各項臨時工作。

相關職位資訊有:后勤管理文檔管理