1.0目的

規(guī)定體系內(nèi)部信息的發(fā)布、接收處理,以促進(jìn)體系的不斷改進(jìn)。對公司內(nèi)的職能及其相互關(guān)系予以規(guī)定和溝通,以促進(jìn)有效的質(zhì)量環(huán)境管理。

2.0適用范圍

適用于麗江花園物業(yè)管理公司對質(zhì)量環(huán)境管理體系有關(guān)的管理層及各職能部門和有關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限的規(guī)定及溝通。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理全面領(lǐng)導(dǎo)公司的日常工作,向公司傳達(dá)滿足業(yè)主和住戶及法律法規(guī)要求的重要性,負(fù)責(zé)召集和主持管理例會(huì);

3.2管理者代表:向總經(jīng)理報(bào)告質(zhì)量管理體系的業(yè)績,包括改進(jìn)的需求,在整個(gè)組織內(nèi)提高滿足顧客要求的意識(shí)。

3.3技術(shù)部、配套服務(wù)部負(fù)責(zé)有關(guān)維護(hù)和服務(wù)質(zhì)量方面的信息匯總并確認(rèn)結(jié)果,必要時(shí)進(jìn)一步處理。

3.4各責(zé)任部門應(yīng)協(xié)助行政部、配套服務(wù)部對來自公司內(nèi)外部的信息進(jìn)行處理。

3.5行政部負(fù)責(zé)對各管理處與業(yè)主委員會(huì)、開發(fā)商、社區(qū)活動(dòng)等有關(guān)的信息的確認(rèn),必要時(shí)進(jìn)一步處理。

3.6在報(bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)、INTERNET等新聞媒體上發(fā)布的涉及公司的信息由行政部申報(bào),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。

4.0定義

質(zhì)量信息:反映產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)、供、銷以及服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量活動(dòng)中的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、資料、文件以及企業(yè)外部的有關(guān)情報(bào)資料等。質(zhì)量信息是質(zhì)量管理的反饋情報(bào),也是一種重要的資源。通過收集有關(guān)質(zhì)量信息情報(bào),可以及時(shí)掌握產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量的各種因素和生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營活動(dòng)的動(dòng)態(tài),產(chǎn)品的使用狀況,國內(nèi)外產(chǎn)品質(zhì)量及市場需求的發(fā)展動(dòng)向。它是改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量、改善各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量最直接的原始資源和信息來源。

5.0工作程序

5.1公司內(nèi)部在不同層次和職能之間就質(zhì)量管理體系的過程包括質(zhì)量方針、目標(biāo)及完成情況以及實(shí)施有效性進(jìn)行溝通,達(dá)到了解、相互信任、實(shí)現(xiàn)全員參與的效果。

5.2公司建立管理例會(huì)制度,每月按《管理例會(huì)規(guī)定》要求,至少召開一次管理例會(huì)對質(zhì)量管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià),保證產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn),并形成《會(huì)議紀(jì)要》。

5.3各部門間的溝通可以通過公司發(fā)文/部門發(fā)文/口頭等形式進(jìn)行。

5.4公司員工對質(zhì)量管理體系方面的信息和問題向本部門反饋,必要時(shí)以書面形式越級(jí)申訴。

5.5行政部以受控文件和資料的形式向公司內(nèi)各部門傳達(dá)體系方面的信息,各部門應(yīng)通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)將相關(guān)信息傳達(dá)給所屬員工。

5.6行政部負(fù)責(zé)就與物業(yè)管理行業(yè)部門、法律支持、相關(guān)業(yè)務(wù)的信息與外部機(jī)構(gòu)溝通。

5.7財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)就公司財(cái)、稅、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)方面的問題與外部機(jī)構(gòu)溝通。

5.8技術(shù)部負(fù)責(zé)就有關(guān)供水、電及設(shè)施設(shè)備年檢問題與外部機(jī)構(gòu)溝通。

5.9保安部負(fù)責(zé)就治安、消防、交通等有關(guān)與外部機(jī)構(gòu)溝通。

5.10除上述規(guī)定外,各部門必須根據(jù)需要與總經(jīng)理溝通后確定與外部的溝通。

5.11對可能導(dǎo)致體系產(chǎn)生重大不合格的信息必須及時(shí)報(bào)告管理者代表。

5.12各管理處所涉及的各類維護(hù)和服務(wù)問題直接與相關(guān)職能部門溝通。

6.0相關(guān)文件

6.1《管理例會(huì)規(guī)定》RGPM

篇2:金屬制品公司內(nèi)部溝通控制程序

金屬制品公司程序文件:內(nèi)部溝通控制程序

1.目的:

為使本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)全過程中有關(guān)質(zhì)量信息的收集、整理、傳遞、管理得到有效控制,從而能迅速制訂糾正和預(yù)防措施,并付諸實(shí)施。

2.適用范圍:

適用于本公司整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)品質(zhì)量形成及質(zhì)量體系改進(jìn)全過程的控制。

3.職責(zé):

3.1管理者代表負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量信息控制、執(zhí)行、落實(shí)及考核;

3.2工程部負(fù)責(zé)質(zhì)量信息的整理、匯總并傳遞至相關(guān)部門,各相關(guān)部門處理后返回的質(zhì)量信息由工程部分類歸檔。

3.3各職能部門負(fù)責(zé)收集各自的質(zhì)量信息并及時(shí)報(bào)到工程部。

4.定義:無

5.工作程序

5.1質(zhì)量信息的收集:

5.1.1本公司外出人員每次出差回來要填寫《信息傳遞表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審閱后報(bào)工程部;

5.1.2各職能部門把收集到的本公司外部質(zhì)量信息,通過《信息傳遞表》報(bào)工程部;

5.1.3需要填寫《信息傳遞表》的內(nèi)容包括:

a.有關(guān)本公司產(chǎn)品質(zhì)量方面的信息;

b.有關(guān)本公司服務(wù)質(zhì)量方面的信息;

c.有關(guān)同類型產(chǎn)品市場需求信息;(如:市場暢銷品牌、規(guī)格、客戶對產(chǎn)品包裝及交付方式要求等)

d.有關(guān)國內(nèi)外產(chǎn)品技術(shù)信息,新產(chǎn)品發(fā)展方向等;

e.有關(guān)國家、地區(qū)的質(zhì)量、技術(shù)和貿(mào)易政策、法規(guī)等;

f.其它填寫人認(rèn)為有價(jià)值的信息。

5.2各生產(chǎn)車間及有關(guān)部門把收集到的本公司內(nèi)的質(zhì)量信息,通過《信息傳遞表》及時(shí)反饋到各有關(guān)職能部門和其它車間。

5.2.1需要填寫《信息傳遞表》的內(nèi)容包括:

a.生產(chǎn)設(shè)備發(fā)生故障,本部門不能解決時(shí);

b.生產(chǎn)人員不足,本部門不能解決時(shí);

c.生產(chǎn)工藝不適應(yīng)生產(chǎn)實(shí)際而嚴(yán)重影響生產(chǎn)時(shí);

d.生產(chǎn)材料不足或材料不合格,嚴(yán)重影響生產(chǎn)時(shí);

e.發(fā)現(xiàn)安全事故隱患,需有關(guān)部門解決時(shí);

f.產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重異常,需要有關(guān)部門解決時(shí);

g.其它填寫人員認(rèn)為需填報(bào)之事項(xiàng)。

5.3質(zhì)量信息的整理、匯總

5.3.1工程部負(fù)責(zé)把各部門、車間報(bào)上來的質(zhì)量信息及工程部本身收集到的質(zhì)量信息進(jìn)行分類、整理和匯總;

5.3.2整理后的質(zhì)量信息由工程部負(fù)責(zé)人審閱;

5.3.3審閱后的質(zhì)量信息經(jīng)傳遞返回后由工程部分類存檔、備查。

5.4質(zhì)量信息的傳遞

5.4.1經(jīng)審閱的質(zhì)量信息由工程部及時(shí)傳遞到各相關(guān)部門;

5.4.2重大信息要立即向管理者代表和總經(jīng)理匯報(bào)。工程部要跟蹤落實(shí)及考核。

5.5貫徹落實(shí)狀況

5.5.1各有關(guān)部門收到質(zhì)量信息傳遞后必要時(shí)應(yīng)制訂糾正與預(yù)防措施,按《糾正措施控制程序》和《預(yù)防措施控制程序》執(zhí)行;

5.5.2《信息傳遞表》傳遞到有關(guān)部門后,各部門應(yīng)在當(dāng)日進(jìn)行處理;

5.5.2工程部把收集到的糾正與預(yù)防措施執(zhí)行情況報(bào)管理者代表;

5.5.3管理者代表負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量信息控制與落實(shí)執(zhí)行情況。

6.相關(guān)文件和記錄

6.1Q/BFB8.5.2-01-2003《糾正措施控制程序》

6.2Q/BFB8.5.3-01-2003《預(yù)防措施控制程序》

6.3Q/BFB4.2.3-01-2003《文件控制程序》

6.4BF/QJ-008《信息傳遞表》

批準(zhǔn)審核編制

日期日期日期

篇3:物業(yè):內(nèi)部溝通控制程序

物業(yè)程序文件:內(nèi)部溝通控制程序

1.0目的

公司應(yīng)建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部溝通渠道,保證有效的溝通過程,確保對體系的有效性進(jìn)行充

分的溝通。

2.0范圍

公司內(nèi)部各單位、層次之間的溝通。

3.0職責(zé)

3.1管理者代表負(fù)責(zé)保障溝通渠道的建立,匯總各單位的溝通信息。

3.2單位主管負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部溝通,并積極與相關(guān)單位進(jìn)行有效溝通。

3.3每位員工應(yīng)注意日常信息收集,為內(nèi)部溝通提供良好的素材。

4.0程序

4.1部門間的溝通

4.1.1各部門應(yīng)建立每周一次的例會(huì)制度,會(huì)議由部門主管負(fù)責(zé)召開。

4.1.2例會(huì)內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主,并以會(huì)議簽到的形式保留相關(guān)記錄。

4.1.3部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關(guān)系,有必要對本部門下周開展工作的情況與相關(guān)部門聯(lián)系,并將聯(lián)系的情況填寫在《內(nèi)部溝通記錄》上。

4.1.4各部門保留本部主動(dòng)溝通的有關(guān)記錄,對協(xié)助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認(rèn)可。

4.1.5部門間的溝通的形式有以下幾種:

1)參與對方例會(huì)

2)與對方人員溝通

3)由主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門主管的會(huì)議

4.1.6部門間的問題傳遞由發(fā)現(xiàn)部門填寫《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》,并由對方簽字確認(rèn)。

4.1.7各部門應(yīng)對本部門接手的事項(xiàng)按時(shí)、認(rèn)真處理。

4.2部門與管理處的溝通

4.2.1在管理處發(fā)現(xiàn)問題后,對一般的問題由管理處電話通知或*到相關(guān)部門即可。

4.2.2對較復(fù)雜或較嚴(yán)重的問題,由管理處填寫《管理處對公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》,并及時(shí)反饋到相關(guān)部門。

4.2.3相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)處理,并及時(shí)反饋到管理處,并由經(jīng)理簽字認(rèn)可。

4.2.4部門主動(dòng)反饋到管理處的信息,接聽電話人員必須及時(shí)將有關(guān)信息準(zhǔn)確登記,屬公司內(nèi)部事務(wù)的登記在工作記錄上,屬顧客信息類的應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》中,并加以注明由部門轉(zhuǎn)告。

4.3管理處間的溝通

4.3.1管理處間應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)交流和溝通,方式由互相參觀、派人培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行。

4.3.2管理處間的溝通應(yīng)記錄在經(jīng)理和辦公室的工作記錄上,接待方還應(yīng)登記在有關(guān)表格上,如員工培訓(xùn)記錄、出席會(huì)議人員簽到表等。

4.4信息分為內(nèi)部信息和外來信息兩部分,識(shí)別有價(jià)值的信息予以登記,并以"*"表示外來信息。

4.4.1管理層每位員工都應(yīng)建立自己的信息記錄,操作層可將有關(guān)信息記錄在對應(yīng)表格上。

4.4.2信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在,務(wù)必做到記錄準(zhǔn)確、清晰,有追溯性。

4.4.3對于內(nèi)部有價(jià)值的信息,相關(guān)人員以工作日志的形式登記即可。

4.4.4對于外部信息,管理處應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》上。

4.4.5全體員工都有責(zé)任接受信息和記錄相關(guān)信息,各單位應(yīng)將信息的處理情況在周例會(huì)上進(jìn)行有關(guān)評(píng)審,并將評(píng)審和處理情況作為會(huì)議記錄輸出。

5.0相關(guān)文件與記錄

5.1《內(nèi)部溝通記錄》

5.2《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》

5.3《管理處對公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》

5.4《與顧客溝通登記表》