物業(yè)公司程序文件－內(nèi)部溝通控制程序

2024-07-15 閱讀 7074

物業(yè)公司程序文件:內(nèi)部溝通控制程序

1.0目的

公司應(yīng)建立適當?shù)膬?nèi)部溝通渠道,保證有效的溝通過程,確保對體系的有效性進行充分的溝通。

2.0范圍

公司內(nèi)部各單位、層次之間的溝通。

3.0職責

3.1管理者代表負責保障溝通渠道的建立,匯總各單位的溝通信息。

3.2單位主管負責本部門內(nèi)部溝通,并積極與相關(guān)單位進行有效溝通。

3.3每位員工應(yīng)注意日常信息收集,為內(nèi)部溝通提供良好的素材。

4.0程序

4.1部門間的溝通

4.1.1各部門應(yīng)建立每周一次的例會制度,會議由部門主管負責召開。

4.1.2例會內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主,并以會議簽到的形式保留相關(guān)記錄。

4.1.3部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關(guān)系,有必要對本部門下周開展工作的情況與相關(guān)部門聯(lián)系,并將聯(lián)系的情況填寫在《內(nèi)部溝通記錄》上。

4.1.4各部門保留本部主動溝通的有關(guān)記錄,對協(xié)助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認可。

4.1.5部門間的溝通的形式有以下幾種:

1)參與對方例會

2)與對方人員溝通

3)由主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門主管的會議

4.1.6部門間的問題傳遞由發(fā)現(xiàn)部門填寫《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》,并由對方簽字確認。

4.1.7各部門應(yīng)對本部門接手的事項按時、認真處理。

4.2部門與管理處的溝通

4.2.1在管理處發(fā)現(xiàn)問題后,對一般的問題由管理處電話通知或*到相關(guān)部門即可。

4.2.2對較復(fù)雜或較嚴重的問題,由管理處填寫《管理處對公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》,并及時反饋到相關(guān)部門。

4.2.3相關(guān)部門應(yīng)及時處理,并及時反饋到管理處,并由主任簽字認可。

4.2.4部門主動反饋到管理處的信息,接聽電話人員必須及時將有關(guān)信息準確登記,屬公司內(nèi)部事務(wù)的登記在工作記錄上,屬顧客信息類的應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》中,并加以注明由部門轉(zhuǎn)告。

4.3管理處間的溝通

4.3.1管理處間應(yīng)主動加強交流和溝通,方式由互相參觀、派人培訓(xùn)、學習等方式進行。

4.3.2管理處間的溝通應(yīng)記錄在主任和辦公室的工作記錄上,接待方還應(yīng)登記在有關(guān)表格上,如員工培訓(xùn)記錄、出席會議人員簽到表等。

4.4信息分為內(nèi)部信息和外來信息兩部分,識別有價值的信息予以登記,并以"*"表示外來信息。

4.4.1管理層每位員工都應(yīng)建立自己的信息記錄,操作層可將有關(guān)信息記錄在對應(yīng)表格上。

4.4.2信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在,務(wù)必做到記錄準確、清晰,有追溯性。

4.4.3對于內(nèi)部有價值的信息,相關(guān)人員以工作日志的形式登記即可。

4.4.4對于外部信息,管理處應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》上。

4.4.5全體員工都有責任接受信息和記錄相關(guān)信息,各單位應(yīng)將信息的處理情況在周例會上進行有關(guān)評審,并將評審和處理情況作為會議記錄輸出。

5.0相關(guān)記錄

QR-5.5.3-01《內(nèi)部溝通記錄》

篇2:金屬制品公司內(nèi)部溝通控制程序

金屬制品公司程序文件:內(nèi)部溝通控制程序

1.目的:

為使本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動全過程中有關(guān)質(zhì)量信息的收集、整理、傳遞、管理得到有效控制,從而能迅速制訂糾正和預(yù)防措施,并付諸實施。

2.適用范圍:

適用于本公司整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)品質(zhì)量形成及質(zhì)量體系改進全過程的控制。

3.職責:

3.1管理者代表負責檢查質(zhì)量信息控制、執(zhí)行、落實及考核;

3.2工程部負責質(zhì)量信息的整理、匯總并傳遞至相關(guān)部門,各相關(guān)部門處理后返回的質(zhì)量信息由工程部分類歸檔。

3.3各職能部門負責收集各自的質(zhì)量信息并及時報到工程部。

4.定義:無

5.工作程序

5.1質(zhì)量信息的收集:

5.1.1本公司外出人員每次出差回來要填寫《信息傳遞表》經(jīng)部門負責人審閱后報工程部;

5.1.2各職能部門把收集到的本公司外部質(zhì)量信息,通過《信息傳遞表》報工程部;

5.1.3需要填寫《信息傳遞表》的內(nèi)容包括:

a.有關(guān)本公司產(chǎn)品質(zhì)量方面的信息;

b.有關(guān)本公司服務(wù)質(zhì)量方面的信息;

c.有關(guān)同類型產(chǎn)品市場需求信息;(如:市場暢銷品牌、規(guī)格、客戶對產(chǎn)品包裝及交付方式要求等)

d.有關(guān)國內(nèi)外產(chǎn)品技術(shù)信息,新產(chǎn)品發(fā)展方向等;

e.有關(guān)國家、地區(qū)的質(zhì)量、技術(shù)和貿(mào)易政策、法規(guī)等;

f.其它填寫人認為有價值的信息。

5.2各生產(chǎn)車間及有關(guān)部門把收集到的本公司內(nèi)的質(zhì)量信息,通過《信息傳遞表》及時反饋到各有關(guān)職能部門和其它車間。

5.2.1需要填寫《信息傳遞表》的內(nèi)容包括:

a.生產(chǎn)設(shè)備發(fā)生故障,本部門不能解決時;

b.生產(chǎn)人員不足,本部門不能解決時;

c.生產(chǎn)工藝不適應(yīng)生產(chǎn)實際而嚴重影響生產(chǎn)時;

d.生產(chǎn)材料不足或材料不合格,嚴重影響生產(chǎn)時;

e.發(fā)現(xiàn)安全事故隱患,需有關(guān)部門解決時;

f.產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)現(xiàn)嚴重異常,需要有關(guān)部門解決時;

g.其它填寫人員認為需填報之事項。

5.3質(zhì)量信息的整理、匯總

5.3.1工程部負責把各部門、車間報上來的質(zhì)量信息及工程部本身收集到的質(zhì)量信息進行分類、整理和匯總;

5.3.2整理后的質(zhì)量信息由工程部負責人審閱;

5.3.3審閱后的質(zhì)量信息經(jīng)傳遞返回后由工程部分類存檔、備查。

5.4質(zhì)量信息的傳遞

5.4.1經(jīng)審閱的質(zhì)量信息由工程部及時傳遞到各相關(guān)部門;

5.4.2重大信息要立即向管理者代表和總經(jīng)理匯報。工程部要跟蹤落實及考核。

5.5貫徹落實狀況

5.5.1各有關(guān)部門收到質(zhì)量信息傳遞后必要時應(yīng)制訂糾正與預(yù)防措施,按《糾正措施控制程序》和《預(yù)防措施控制程序》執(zhí)行;

5.5.2《信息傳遞表》傳遞到有關(guān)部門后,各部門應(yīng)在當日進行處理;

5.5.2工程部把收集到的糾正與預(yù)防措施執(zhí)行情況報管理者代表;

5.5.3管理者代表負責檢查質(zhì)量信息控制與落實執(zhí)行情況。

6.相關(guān)文件和記錄

6.1Q/BFB8.5.2-01-2003《糾正措施控制程序》

6.2Q/BFB8.5.3-01-2003《預(yù)防措施控制程序》

6.3Q/BFB4.2.3-01-2003《文件控制程序》

6.4BF/QJ-008《信息傳遞表》

批準審核編制

日期日期日期

篇3:物業(yè):內(nèi)部溝通控制程序

物業(yè)程序文件:內(nèi)部溝通控制程序