物業分公司體系內部審核程序

1總則

1.1體系內部審核是確定各物業分公司滿足管理體系程度以及評價管理體系符合性、有效性,識別改進機會的重要手段。

1.2各物業分公司應嚴格執行內部審核的有關要求,健全自我完善機制,不斷提高管理水平、服務質量和經營績效。

2職責界定

2.1物業分公司負責組織實施內部審核活動,并將審核報告報項目所在公司備案。

2.2項目所在公司負責監督區域內物業分公司的內部審核,必要時將物業分公司內部審核作為項目所在公司內審的一個組成部分。

2.3管理公司物業管理部負責指導各物業分公司開展內部審核活動。

3基本要求

3.1各物業分公司內部審核應定期進行,至少每半年一次。全年的內部審核安排由品質部負責列入年度工作計劃。例行的內部審核必須全面覆蓋公司各項業務活動、區域(責任部門)和人員。

3.2必要時,物業分公司總經理可根據實際情況決定進行臨時增加的內部審核,臨時增加的內部審核可以是完整的或部分范圍的審核。提出臨時內部審核的時機包括(不限于):

a)組織機構、業務流程或制度文件發生重大調整;

b)發生嚴重的顧客投訴事件、質量事故或其它環境、職業健康安全事件、事故;

c)管理工作受到集團或管理公司的嚴厲批準;

d)總經理認為必要的其它情況。

3.3物業分公司總經理(或管理者代表)應為內部審核提供必需的資源,并在公司內各級員工中明確有關內部審核工作的權責。

3.3.1公司分管領導(管理者代表)職責

a)每次內審計劃的審核、批準、并指定審核組長;

b)審核組與受審核部門之間關系的協調;

c)不合格項糾正措施方案的批準;

d)審核報告的審核、批準。

3.3.2品質部職責

a)負責按計劃組成審核組進行內審;

b)負責內審報告的打印、發放和存檔;

c)負責不合格項糾正措施的審查和跟蹤驗證。

3.3.3受審核方職責列入內審計劃的崗位或部門均為受審核方,其職責是:a)確認對本部門進行內審的計劃;

b)做好接受內審的準備工作;

c)指定聯絡人員,協助審核組完成審核計劃;

d)確認不合格項,并有針對性地采取糾正措施。

3.3.4審核組職責

3.3.4.1審核組長職責:

a)協助品質部組成審核組;

b)制定現場審核計劃,組織文件審核;

c)指導審核員編制檢查表,準備現場審核記錄和不合格報告等工作文件;

d)主持首次會議和末次會議;

e)控制現場審核氣氛和審核進度;

f)編寫并向品質部提交審核報告、現場審核記錄等。

3.3.4.2審核員職責:

a)編制檢查表。

b)按分工要求進行現場審核,填寫現場審核記錄。

c)對不合格事實進行描述,填寫不合格報告。

3.4審核員安排必須保證獨立性,審核員與受審核部門沒有直接的工作責任關系。各物業分公司內審員管理應保證滿足以下要求。

3.4.1內審員必須經過相關體系審核的專業培訓(ISO9000、ISO14000、OHSAS18000等),并取得培訓合格證書;

3.4.2物業分公司每年應以適當的形式對內審員進行培訓,以提高其專業知識技能和內審技巧;

3.4.3參加管理公司物業管理部規定的其它培訓進修課程和審核交流活動。

3.5各物業分公司組織實施的內部審核,無論其是否已經按相關體系標準建立管理體系,內部審核依據中必須包含本手冊的規定。

4審核程序

4.1審核計劃與準備

4.1.1根據年度工作計劃,每次審核前一周由公司總經理(管理者代表或分管領導)指定審核組長,組長負責協助品質部確定內審組成員,應保證與受審核方沒有直接的工作責任關系。

4.1.2審核組長負責制訂《管理體系內部審核實施計劃》,計劃應包括(不限于):

a)審核目的與范圍;

b)審核依據;

c)審核日期;

d)審核組成員;

e)審核日程安排;

f)審核報告的分發范圍審核等。

4.1.3審核計劃經品質部審核、公司總經理(管理者代表或分管領導)批準后,由審核組長分發至受審核部門。

4.1.4實施審核前,審核組長組織審核組成員對公司內部管理文件進行系統的審

查,針對與本手冊規定及選定體系要求不一致的問題開列出文件審查清單。

4.1.5實施審核前,審核組長應安排審核員根據分工編制審核檢查表,審查檢查表應由審核組長匯總審查,協調、指導審核組成員的審核思路和方法,達成一致后簽署執行。

4.2審核實施

4.2.1審核組長負責對審核全過程進行控制,審核實施過程一般包括(不限于):首次會議、現場審核、末次會議等。

4.2.2現場審核實施過程中,內審員通過與受審核部門人員的面談、查閱文件和記錄、現場觀察等方式收集審核證據,并如實記錄。

4.2.3現場審核過程中,內審員必須按計劃完成分配的檢查任務,包括檢查內容及時間進度要求。特殊原因導致現場審核不能按計劃執行時,內審員必須同時報告審核組長和公司分管領導。

4.2.4內審員在審核中發現的問題均應填寫《審核不合格報告》,不合格報告需由審核組長批準,并經受審核部門領導確認。

4.3報告與跟蹤

4.3.1現場審核結束后,審核組長負責根據審核過程中的記錄編制審核報告。審核報告應反映審核的實際過程和管理體系運行狀況,包括(不限于)以下內容:

a)本次審核的目的、范圍;

b)審核準則(依據文件);

c)審核過程簡介(包括審核組成員、審核天數、受審核部門、審核重點、受審核公司/部門配合情況等);

d)管理體系總體運行情況,及審核結論;

e)存在問題(不合格事項)及在各要素中的分布情況、糾正要求及驗證方式;

f)下次審核須重點關注的方面。

4.3.2審核報

告經品質部審核、公司總經理(管理者代表或分管領導)批準后,由審

核組長連同《審核不合格報告》分發到受審核部門。

4.3.3受審核部門接到不合格報告后,應組織人員進行原因分析,并提出糾正措施計劃交品質部。

4.3.4品質部應先對原因分析和糾正措施計劃進行審查,不符合要求的返回受審核部門重新制訂。符合要求的報公司總經理(管理者代表或分管領導)批準。原件存品質部,復印一份交受審核部門實施。

4.3.5受審核部門收到已批準的糾正計劃后,及時按計劃實施糾正措施。

4.3.6品質部應組織內審員對糾正措施的實施進行督促,在規定期限到達后,組織人員進行效果驗證,并在不合格報告上填寫驗證記錄。

4.3.7品質部負責匯總糾正措施實施情況,向公司總經理(管理者代表或分管領導)匯報。

5支持文件及記錄

5.1WDWY-FR-MM9102不合格控制、糾正及預防措施

5.2WDWY-FR-MM9201日常服務檢查

5.3WDWY-MM96管理評審

5.4WDWY-FR-MM9501管理體系內部審核實施計劃

5.5WDWY-FR-MM9502審核現場檢查表

5.6WDWY-FR-MM9503審核首次/末次會議簽到表

5.7WDWY-FR-MM9504審核不合格報告

5.8WDWY-FR-MM9505體系審核總結報告

篇2:公司EMS程序文件:環境體系內部審核程序

公司EMS程序文件范本:環境體系內部審核程序

十五.環境體系內部審核程序

1.主題內容和適用范圍

本程序規定了內部環境管理體系審核的內容和實施程序。

本程序適用于公司內部環境管理體系審核的全過程。

2.引用標準和文件

《ISO14000:1996環境管理體系―規范及使用指南》

《ISO14000:1996環境管理體系―原則、體系和支持技術通用指南》

3.職責

3.1推行辦具體組織布置內部環境管理體系審核工作。

3.2內部審核員經總裁授權后,獨立、公正地對環境管理體系作出評價。

3.3被審核部門積極配合審核工作。

4.程序

4.1內部審核員的管理

4.1.1內部審核員具備的資格:

a.被總裁或管理者代表任命;

b.應具有一定的觀察能力、分析能力和業務能力,并經過專門培訓;

c.與被審核活動無直接責任。

4.1.2推行辦根據實際需要,組織對內審員進行培訓。

4.1.3經培訓取得資格證書的審核員,經總裁授權成為正式的內部環境管理體系審核員,并在推行辦備案。

4.1.4實施內部環境管理體系審核或對分供方環境管理體系評價時,推行辦根據需要抽調內審員。

4.1.5每次審核結束,推行辦組織對審核員的工作業績進行評定并保存評定資料。

4.2審核時機

4.2.1每年進行兩次審核,審核的具體時間由推行辦在年度計劃中提出。

4.2.2根據環境管理體系內外環境的變化,管理者代表可決定適時進行內審。

4.3審核準備

4.3.1管理者代表根據具體情況確定審核的目的、范圍、深度和時間。

4.3.2根據審核重點,結合內部審核員的個人素質和具體情況,選定審核組長,報管理者代表認可后開始工作。

4.3.3審核組長負責制定內部審核實施計劃,經管理者代表批準生效。

4.3.4審核人員根據審核目的和范圍編制核查表。

4.3.5審核前,由審核組書面通知被審核部門。

4.4審核實施

4.4.1審核組長主持召開由審核組成員和被審核部門領導及相關人員參加的會議。

4.4.2審核組進行現場審核,收集證據。

4.4.3內審員記錄審核結果,審核組對審核結果進行評審,確定不合格項。

4.4.4受審核部門對不合格項提出糾正措施。

4.4.5最終審查結果由審核組長報管理者代表認可。

4.4.6審核組召集審核總結會議,通報審核結果。

4.4.7由審核組長或其授權的審核員按要求編寫《審核報告》。

4.4.8審核組對《不合格項報告》中的“糾正措施”進行跟蹤檢查,驗證其有效性。

5.支持性文件、作業文件

篇3:成本管理體系內部審核控制工作程序

成本管理體系內部審核控制程序

1、目的

為了查明成本管理體系實施結果是否達到了標準和手冊規定的要求,以便及時發現存在的問題,采取糾正措施,使成本管理體系有效運行和得到保持。

2、范圍

本程序適用于本公司成本管理體系的內部審核。

3、職責

3.1體系負責人負責領導本公司成本管理體系內部審核工作,任命審核組長,批準審核計劃,組織策劃審核方案。

3.2成本部是內部審核控制的歸口管理部門,協助體系負責人進行審核方案的策劃,負責日常的內部審核工作。

3.3審核組長負責編制審核計劃,具體組織審核組實施審核,編制審核報告,驗證和評價審核結果。

3.4審核員負責編制檢查表和不符合項報告,實施現場審核,并對糾正措施的實施情況及效果進行跟蹤和驗證。

3.5各受審核部門和單位負責配合審核,對不符合項制定糾正措施并實施,并對不符合項的糾正措施的實施效果負責。

4、工作程序

4.1審核方案的策劃

4.1.1體系負責人負責組織成本部及有關審核員對本公司成本管理體系的內部審核方案進行策劃。策劃的內容一般包括:

a)確定審核的頻次;

b)確定審核的目的;

c)確定審核的范圍;

d)確定審核的方法。

(不限于此)

4.1.2審核方案策劃的依據:

a)審核的過程和區域的狀況和重要性;

b)以往審核的結果。

4.1.3審核方案策劃的結果,可形成年度審核計劃(例行滾動式審核計劃),經體系負責人批準后實施。一般情況下,年度審核計劃應規定所涉及的受審核部門一年至少要覆蓋一次。

4.1.4遇到下列情況時,應由體系負責人決定追加審核頻次并加大審核力度:

a)當成本管理體系運行有明顯問題或問題較多、嚴重程度較高時;

b)當成本目標沒有實現或無法實現時;

c)當外部市場環境發生變化時;

d)當成本管理體系標準和成本管理體系文件進行重大修改時;

e)當本公司管理體制和組織結構發生重大變化時;

f)當發生成本事件時。

(不限于此)

4.1.5審核方案在策劃時,應規定審核的頻次并針對每次審核分別規定審核的時間、進度、目的、范圍、依據、性質、方式和方法,并要求對每次審均應核編制審核計劃。

4.2審核的基本目的

審核的基本目的是評價和確定成本管理體系與CCA2102:2005成本管理體系標準的符合性以及實施和保持的有效性。

4.3審核的準備

4.3.1編制審核計劃

4.3.1.1審核計劃應由體系負責人組織編制并批準,其基本內容包括:

a)審核的目的、范圍、依據、性質、原則和方法;

b)審核組的組成(包括:審核組長和審核組成員);

c)審核的要求;

d)審核的進度安排(時間表);

e)審核的方式等。

(不限于此)

4.3.1.2審核計劃的發放應明確發放的范圍:

a)本公司高層領導;

b)所有受審核部門;

d)審核組成員。

4.3.2組成審核組

4.3.2.1由體系負責人任命審核組長,并指派審核組成員組成審核組。

4.3.2.2審核組長和審核組成員必須是取得審核員資格的人員。審核人員不能審核自己的工作。

4.3.2.3審核組長應明確各審核人員的職責,并按審核計劃進行組內分工。

4.3.3收集并審閱文件

4.3.3.1收集并審閱的文件包括:

a)成本管理體系標準;

b)成本管理手冊;

c)程序文件;

d)各種規章制度;

e)各種定額;

f)成本目標;

g)預算和成本計劃;

h)有關法律法規。

4.3.3.2審閱文件的主要目的在于熟悉情況,掌握要求,做到心中有數,為下步實施現場審核做好依據性準備。同時檢查有關文件的符合性和相關性,若發現文件不符合,應予以記錄,且不能作為審核依據。

4.3.4編制檢查表

4.3.4.1審核員應根據分工和審核任務,各自編制檢查表或審核大綱,經審核組長批準后實施。

4.3.4.2檢查表或審核大綱可視需要按部門編制,也可按要素編制,其檢查問題及樣本的多少,可視審核進度而定,檢查表或審核大綱的內容不得向受審核部門/單位或其人員透露。

4.3.5通知受審核部門和單位約定審核時間

4.3.5.1審核組長應在審核計劃規定的審核日期前3日通知受審核部門和單位,并約定審核時間,確定受審核部門和單位發言人和陪同人員,確保如期進行現場審核。

4.3.5.2受審核部門接到審核通知后,應立即做好應審的各項準備工作,包括人員、資料和現場等準備,確保審核順利進行。

4.3.5.3審核組通知受審核部門后,也應做好現場審核記錄,不符合項報告等審核用表的準備和審核組長主持召開首、末次會議的準備。

4.4審核的實施

4.4.1召開首次會議:(會議時間一般控制在半小時左右)

a)首次會議由審核組長主持召開;

b)審核組全體成員和受審核部門和單位的領導、業務骨干及本公司高層領導參加;

c)與會人員必須簽到;

d)審核組長介紹審核組成員;

e)審核組長聲明與審核有關的事宜及時間安排;

f)審核組應做好記錄。

4.4.2現場審核

4.4.

2.1首次會議結束后,進行現場審核。審核組長應對審核過程進行全面控制,確保審核計劃和進度及審核的客觀性、公正性和獨立性,并做到審核氣氛平和,審核記律良好及審核結論恰當。

4.4.2.2在現場審核過程中,審核員應通過交談、查閱文件、驗證記錄、觀察事實等活動,調查收集客觀證據,并做好《現場審核記錄》。

4.4.2.3審核員應依據《檢查表》進行審核,一般不要偏離檢查表,但如果發現可能導致不符合的線索,雖然不在檢查表范圍內,也應予以進一步調查并記錄。

4.4.2.4審核人員應將調查收集到的客觀證據,在研究和分析的基礎上,識別和確定不符合項,準確判定不符合的性質和嚴重程度,并逐項填寫《不符合項報告》,經審核組長審查和受審核部門和單位見證人簽字確認后生效。

4.4.2.5審核組長應組織審核人員對審核結果進行匯總分析,找出薄弱環節,并提出糾正措施的建議、意見和/或要求。

4.4.3編寫審核報告

4.4.3.1內部審核報告,由審核組長或其指定的審核員編寫,經審核組長批準后,上報總經理和體系負責人并下發各受審核部門。

4.4.3.2內部審核報告的主要內容包括:

a)審核日期;

b)審核的目的、范圍和依據;

c)審核組成員(審核組長、審核員);

d)審核綜述(審核情況);

e)不符合項的分析;

f)糾正措施的建議、意見和/或要求;

g)審核結論意見。

(不限于此)

4.4.4召開末次會議(會議時間一般控制在1小時左右)

a)末次會議由審核組長主持召開;

b)審核組全體成員和受審核部門和單位的領導、業務骨干及本公司高層領導參加;

c)與會人員必須簽到;

d)審核組長宣讀《內部審核報告》并逐項宣讀《不符合項報告》;

e)受審核部門領導表態發言;

f)體系負責人或總經理講話,并對不符合的糾正和改進提出要求;

g)審核組應做好記錄。

4.5制定糾正措施

4.5.1對審核組發出的《不符合項報告》,有關責任部門和單位應依據審核組提出的糾正措施的建議、意見和/或要求,組織分析不符合項產生的原因,并針對其原因逐一采取糾正措施,報體系負責人批準后實施。

4.5.2糾正措施的實施期限一般不超過15天,責任部門和單位必須在規定的期限內完成不符合項的整改,特殊情況需要延長時間時,須經體系負責人批準。

4.5.3審核組應對責任部門和單位糾正措施的實施情況進行跟蹤,并制定相應的跟蹤措施。跟蹤過程中如發現問題,審核組應及時向成本部或體系負責人報告,以便及時協調解決。

4.5.4糾正措施完成后,審核組應對實施的結果進行驗證,做好記錄,并將驗證的結果向體系負責人報告。

4.6年度總體評價

4.6.1年度審核計劃完成后。由體系負責人組織成本部及有關部門和單位對本公司成本管理體系全年審核情況進行總體評價。

4.6.2年度總體評價可采用以下方法:

a)利用《不符合項分布表》,研究和分析不符合項的分布情況,對各部門和單位產生的不符合項進行匯總分析,并將不符合項按嚴重程度進行分類。

b)對全年度內成本管理體系運行情況的審核結果,按部門和單位采用“打分法”進行動態分析、評價,并與上年度比較。

c)對糾正措施的完成情況進行匯總分析,并計算出糾正措施完成情況相對數(%)和絕對數。

4.6.3對上述分析評價的結果,應作為管理評審輸入的一部分。

4.7追加的集中式審核

追加的集中式審核可按上述年度例行的滾動式審核程序執行。

4.8審核記錄

內部審核記錄應由成本部按《記錄控制程序》規定進行控制。

5、相關/支持性文件

5.1《年度內部審核計劃》

5.2《審核計劃》

5.3《管理評審的規定》

5.4《記錄控制程序》

5.5《糾正措施控制程序》

6、記錄

6.1《首/末次會議簽到表》

6.2《首/末次會議記錄》

6.3《檢查表》

6.4《現場審核記錄》

6.5《不符合項報告》

6.6《不符合項分布表》

6.7《成本管理體系文件審查報告》

6.8《內部審核報告》