工貿油品調運分公司檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,為企業發展建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、上級單位相關管理辦法及有關檔案工作的法律法規,制定本辦法。

第二條本辦法所稱檔案,是指油品調運分公司在從事基本建設、科研、經營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據、實物等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條公司檔案工作實行統一領導,分級管理的原則,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。

第四條公司要把檔案工作列入企業發展規劃和計劃,把檔案工作所需經費納入財務預算計劃,保證檔案工作所需經費,逐步加強設施設備等必備條件,維護檔案的完整與安全。

第二章組織機構及職責

第五條公司綜合辦公室負責檔案工作的監督指導、保存利用和日常管理工作,并根據實際,設專(兼)職人員負責檔案工作。

第六條檔案管理的主要職責:

(一)貫徹實施《檔案法》和國家關于檔案工作的法規和方針政策,以及上級主管部門制定的規定辦法,規范標準,結合本單位實際,制定有關制度、標準和實施細則。

(二)具有公司檔案工作的整體建設、統籌規劃、組織協調、監督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織實施。

(三)負責公司文件材料形成、積累和歸檔工作。

(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護檔案的完整與安全,負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發利用。

(五)負責公司檔案工作的統計分析和匯總上報工作。

(六)負責向上級檔案部門移交有關檔案和資料。

(七)負責公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材料的驗收。

(八)負責公司檔案管理網點的業務指導、檢查和人員的培訓。

(九)負責公司檔案管理新技術、新方法的推廣和檔案計算機管理的應用工作。

第七條各部門應執行國家有關檔案工作的法律、法規和政策,按照檔案工作的標準規范、規章制度,做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。

第三章歸檔范圍

第八條歸檔文件材料的來源

(一)公司內部形成的文件材料。

(二)各部門移交公司的文件材料。

(三)各部門引進項目、外購設備等附帶的文件材料。

(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。

(五)公司執行、辦理的外來文件。

第九條公司在籌備、成立及生產經營過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍(見附件二)。

第十條歸檔文件材料主要包括紙質文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。

第四章立卷歸檔要求

第十一條文件材料應在規定時間內歸檔。

(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

(二)產品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收、財務決算后3個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。

(三)外購設備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。

(四)職工參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后15日內歸檔。

(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年后移交歸檔。

第十二條電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

第十三條磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

第十四條下列文件材料應隨時歸檔:

(一)變更、修改、補充的文件材料。

(二)企業內部機構變動和職工調動、離崗時保留在部門或個人手中的文件材料。

(三)企業產權變動過程中形成的文件材料。

(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。

第十五條各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續。

第十六條各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續。

第十七條檔案工作人員應協助各職能部門,對應歸檔文件材料的完整程度、準確性及保存價值進行確認,經職能部門負責人簽審后歸檔。

第十八條科研成果鑒定、產品定型、基建項目工程竣工驗收,重要外購設備儀器開箱驗收及項目引進、對外協作項目等有關活動,要有檔案工作人員參加,按照規定對所形成的檔案資料進行驗收。堅持“三納入、四參加”制度。沒有完整、準確、系統的文件材料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或鑒定;所有經費不予結算。

第十九條立卷歸檔的總體要求:

歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系和系統,符合質量標準要求,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:

(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規定向檔案部門移交歸檔,其電子檔案應與紙質檔案同步歸檔。

(三)歸檔文件以件為單位,進行裝訂和系統化整理。

(四)卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(五)卷內文件材料應按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

(六)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷內。

(七)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任

者。

(八)當年辦結的文件放在當年,跨年度的文件放在結案的年份里。長期不能結案的文件,可根據情況分階段歸檔。

(九)歸檔時要注意辦結情況,避免未結案歸檔及已結案的長期不歸檔。

第五章檔案的移交

第二十條檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細填寫檔案的門類及數量,并經本部門負責人簽字審核。

第二十一條檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的案卷質量情況進行檢查,符合要求的檔案經檔案管理部門負責人簽字審核后,辦理交接手續。

第二十二條檔案移交時,經交接雙方核實后在移交清冊上簽字。

第二十三條移交的檔案在運送過程中,移交部門應由專人負責,以確保檔案的安全。

第六章檔案保管期限

第二十四條按國家有關規定,檔案管理部門結合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10年以下。

第二十五條確定公司檔案保管期限的原則:

(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。

(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。

第七章檔案的鑒定與銷毀

第二十六條檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規定進行銷毀。

第二十七條檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業務部門領導、專業技術人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。

第二十八條檔案鑒定小組審定后,經公司有關領導批準,報上級業務部門審批后,方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工作。

第二十九條銷毀檔案材料,要由二人以上進行,并在指定地點進行監銷,監銷人要在銷毀清冊上簽字。

第八章檔案的借閱

第三十條公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請單。

第三十一條檔案管理人員依據檔案級別判斷是否需要審批。當為不受限制檔案時直接辦理借閱手續。

第三十二條檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。

(一)凡政府有關部門依法執行公務需要查閱檔案,檔案部門應按有關規定及時提供完整準確的檔案。

(二)凡社會有關方面需要借閱檔案,必須經有關職能部門審查,由公司負責人或主管領導批準。

(三)外單位人員調閱檔案,一般要求在檔案室內查閱。同時需持單位介紹信,經有關專業職能部門批準,并登記利用檔案清單。

(四)借閱涉密檔案必須經公司主要負責人審批。

第三十三條若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人員借閱時,需經公司研究審批后方可借閱。

第三十四條不得任意擴大借閱范圍,對需要出據檔案證明的,要認真核對摘抄內容,進行登記。

第三十五條借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司綜合辦公室負責人批準。

第三十六條借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。

第三十七條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。

第三十八條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理。

第三十九條企業負責人和員工調離工作崗位時,必須上繳應歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有關手續。

第九章檔案庫房管理

第四十條檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人員要以高度負責的精神,確保檔案資料的安全完整。

第四十一條檔案部門應集中統一地保管好全部檔案,設立專門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標準的保管設備、設施。

第四十二條庫房內物品進行定置管理,檔案柜統一編號,并定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔,執行國家有關檔案庫房的“八防”要求,保證庫房安全。

第四十三條庫房內的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實一致。

第四十四條非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。

第四十五條認真貫徹安全消防工作方針,嚴格執行安全消防法規和規章制度。對檔案人員進行消防教育,做到人人持證上崗。

第十章檔案信息保密與利用

第四十六條產生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執行中華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴守國家秘密和企業秘密。

第四十七條加密檔案應按規定在文件上標注密級和時間期限,注意重點保管。

第四十八條整理檔案應在專門地方(室內)進行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。

第四十九條建立完善檔案利用制度,嚴格履行利用檔案手續,保護企業的知識產權和商業秘密,保障企業合法權益不受損害。

第五十條公司對所保存的重要、珍貴檔案,應當用復制品代替原件提供利用,原件應妥善保存。

第五十一條嚴禁私自復制及對外提供檔案資料,尤其對外協作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護協定。

第五十二條檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發檔案證明,印發檔案匯編和編研成果等有關索引服務方式,為利用者提供方便,提高服務質量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網絡查詢檔案信息。

第五十三條利用者應嚴格遵守“閱卷規則”,注意愛護檔案,損壞檔案按規定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調換、污損、轉借、短失和私自復制檔案。

第十一章獎勵與懲罰

第五十四條根據《檔案法》規定,有下列事跡之一的,公司應給予表彰和獎勵:

(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。

(二)對保護檔案和檔案現代化管理做出顯著成績的。

(三)對檔案學研究做出重要貢獻的。

(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業的。

(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭表現突出的。

第五十五條凡違反本辦法,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經發現,限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和部門領導

做出檢查外,必要時進行經濟處罰,并予以通報批評。

第五十六條凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人進行處罰,并予以通報批評。

第五十七條凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

第五十八條遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。

第五十九條對違反《檔案法》的有關規定,已構成犯罪的,要依法追究其刑事責任。

第十二章附則

第六十條本辦法由綜合辦公室負責解釋。

第六十一條本辦法未盡事宜,按照國家法規及工貿公司規定執行。

第六十二條本辦法自下發之日起施行。

附件1:

油品調運分公司檔案分類規則

為規范工貿公司油品調運分公司檔案管理工作,根據國家檔案局《工業企業檔案分類試行規則》及上級單位《檔案分類規則》,結合本企業檔案工作實際,制定本規則。

一、本規則明確了油品調運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍;

二、油品調運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象,充分反映企業的職能劃分,并結合檔案形成規律和特點,保持文件材料之間的有機聯系,便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發利用。

三、油品調運分公司檔案分類共設置9個一級類目,即黨群管理類、行政管理類、經營管理類、生產管理類、產品生產類、項目建設類、設備儀器類、會計業務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統一使用油品調運分公司分類表(附后)標記,代碼可根據企業分類情況以英文字母或阿拉伯數字順序標記。

四、油品調運分公司檔案分類二級類目按照企業管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統一規定。

五、聲像、事務等非紙質載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應符合國家有關規定。

附件2:

油品調運分公司檔案分類表

一級類目二級類目基本范圍

代碼名稱代碼名稱

A黨群管理類01黨務工作黨總支綜合性工作、黨總支會、黨員代表大會及黨黨支其他事務性工作等。

02組織工作組織建設,黨員管理,黨費管理,干部管理等工作。

03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設等。

04統戰工作民族、宗教、僑務工作等。

05紀檢工作黨風黨紀教育、檢查,違紀案件審查,干部廉政建設等。

06武裝工作民兵工作,征兵、復員、轉業工作,人防工作等。

07工會工作職代會,民主管理,勞動競賽,先進表彰,會員管理,勞保福利,女工工作,文體活動等。

08共青團工作組織建設,政治思想教育,團代會,團員、團費、青少年管理等項工作。

09其他

B行政管理類01行政事務綜合性行政事務工作,機要文件,工作會議,專題會議,辦公會議,文秘工作,信訪、接待工作,調研工作,印信管理等。

02公安保衛治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災害防范,交通管理,戶籍管理等。

03法律事務法律事務,公證工作,專利商標,工商登記管理,政紀監察等。

04審計工作各項審計工作,審計規章制度等。

05人事管理人力資源管理(招聘、調配、勞動合同),勞動工資管理,考核,獎懲,職稱評聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。

06教育工作普通教育,職業教育,高等教育、培訓教育等。

07醫療衛生衛生監督、防疫、職工防病治病,計劃生育工作等。

08公用事業職工生活福利,后勤服務,職工住房等

09外事工作出訪考察、國際會議等企業涉外活動。

10公共事務企業與地方關系、政府協調、公共關系、資質手續辦理等

11其他

C經營管理類01經營決策企業改革,經營戰略決策,企業發展規劃,方針目標管理等。

02企業管理企業整頓和企業升級,責任制管理,企業現代化管理等。

03計劃統計綜合計劃,生產經營計劃,統計報表,經營分析項目審批等。

04財務管理綜合財務管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會計工作,投資融資管理等。

05物資管理物資采購、分配,物資合同協議,物資核算調撥,倉庫管理等。

06合同管理經濟合同管理、審核、備案等。

07知識產權管理企業標識、商標標識、商標侵權等。

08其他

D生產管理類01質量管理全面質量管理,產品質量檢測和質量控制,質量認證等。

02能源管理能源消耗管理,節能消耗工作,資源管理等。

03安全環保安全生產,事故處理,安全教育,環境保護,勞動保護等。

04計量工作計量管理,計量設備、儀器,統計報表等。

05標準化工作企業標準化管理工作。

06科技管理新產品、新技術開發,科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術引進等。

07檔案與信息管理企業檔案工作,各類數據管理,計算機信息,通訊管理等。

08其它

E產品生產類01油氣產品天然氣等。

02化工產品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。

03其它

02民用設施辦公樓,科研設施,文教衛生,體育,商業服務,住宅,環衛,園林綠化工程等。

04其它

G設備儀器類01綜合設備管理規定、辦法、方案、規劃、總結、臺賬等

02公務車輛機動車技術參數檔案、產權證書、完稅憑證、維修保養記錄等

03其它

H會計業務類01會計憑證各種會計憑證。

02會計賬簿各種財務賬薄。

03會計報表各種財務報表。

04財務報告各種財務報告(決算)。

05其他會計移交清冊,會計檔案保管、銷毀清冊,銀行余額調節表、對賬單等。

J特

殊管理類01印章公司各類作廢印章,包括公章、部門印章、法人私章等。

02獎牌上級單位頒發的各類榮譽獎牌。

03獎杯上級單位頒發的各類榮譽獎杯。

04證書上級單位頒發的各類榮譽證書。

05錦旗外部單位授予的各類錦旗。

06題詞上級領導對公司的題詞。

07照片公司舉辦的各類重大會議、活動照片。

08光盤公司舉辦的各類重大會議、活動照片、錄音、視頻等刻制的光盤。

09磁帶公司舉辦各類重大會議、活動現場錄音、錄像等制作的磁帶。

10其他

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。

第二章檔案工作機構及職責

第四條?公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系,建立健全檔案工作各項規章制度。

第八條?根據國家集中統一、分級管理的規定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統,準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規定對需歸檔文件材料進行系統、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發文、會議文件、電報、申請、企業章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環境評價方面的文件材料,有關業務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續、初驗等文件材料。

(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-20**)執行;

基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執行;

會計檔案按《鐵路系統會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統會計檔案管理實施細則補充規定》(辦檔〔1999〕22號)執行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規定的范圍歸檔,并根據公文內容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設檔案:業務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據檔案的保存價值,從范圍(政治、經濟、文化)、從時間(現實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

第二十條?工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經公司領導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存備查。

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發布之日起施行。

篇3:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。