學校基建處關于基建工程檔案管理的辦法(暫行)

基建工程檔案管理是基建管理工作的重要內容。基建工程檔案是學校綜合檔案的重要組成部分,是今后進行基建工作和學校管理工作的基礎。

基建部門檔案室業務上受學校綜合檔案室的指導,按規定向校檔案室及**市城建檔案館移交完整的檔案材料。

一、基建類檔案是指學校的基建項目從醞釀、決策到建成交付使用以及改建、擴建、抗震、加固、維修等項目的全過程中形成的、對學校和社會具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。

二、歸檔的基建材料,是國家的寶貴財富,是建設學校的歷史記錄,所有的工程技術人員,都有為建檔、歸檔完善檔案提供資料的義務。

三、各科室把檔案資料的收集、整理、移交工作列進職責范圍,有專人負責,作為年終業績考核內容之一。

四、檔案管理人員應嚴格遵守崗位責任制,忠于職守,刻苦鉆研業務,掌握專業知識,充分利用微機管理,保證檔案管理工作有序、高效進行。

五、歸檔的綜合管理文件:

1)上級有關基建工作的文件。

2)基建工作規章制度。

3)基建工作計劃、總結、簡報、大事記。

4)基建工作總體規劃。

5)基建工作年度、季度總結、統計報表。

6)基建工程財務預決算和上級批復。

7)全校性總體規劃、設計總平面圖。

8)水、電、氣管道分布圖。

9)地質勘察、地形測量材料。

10)綜合性征地文件材料。

11)設計院所、室形成的文件材料。

六、歸檔的工程竣工檔案的內容

(一)工程前期及竣工文件材料

1)可行性研究:項目建議書及上級批復、可行性研究報告、項目評估、環境預測、調查報告、設計任務書。

2)計劃任務書及批復。

3)工程項目申請、批準文件。

4)征地審批文件(包括拆遷、補償等文件)。

5)規劃定點文件(包括建筑紅線圖和道路紅線圖)。

6)工程文字審批(附方案圖)文件。

7)設計文件:初步設計,技術設計,施工圖設計,技術秘密材料,專利文件,設計計算書,關鍵技術實驗,總體規劃設計,設計評價,鑒定及審批。

8)建筑設計的環保、消防、防疫等審批文件。

9)規劃許可證。

10)開工報告表。

11)準予開工通知書。

12)委托監督、工程質量監督員通知書。

13)承發包合同或施工合同、協議書、招標、投標、決標、租賃等到文件、合同會簽單、水、電、氣、暖供應協議書。

14)與工程有關的會議紀要(貫穿全過程)。

15)工程地質和水文地質勘察報告。

16)預決算書及審計文件。

17)竣工報告、及工程竣工驗收證明書、質量評審材料、驗收會議決議文件等。

(二)各種建筑材料合格證、施工試驗報告。

1)鋼材出廠合格證及檢驗報告(鋼筋及型鋼)。

2)鋼材焊接檢驗報告及焊條合格證、焊工操作證。

3)水泥出廠合格證及復驗報告。

4)磚、砂、石出廠合格證及檢驗報告(含保溫材料合格證)、準用證。

5)防水材料合格證及試驗報告。

6)構件出廠合格證及試驗報告。

7)外加劑。

8)采暖衛生與煤氣工程、設備出廠合格證、準用證。

9)電氣工程材料、設備出廠合格證、準用證。

10)通風與空調工程材料、設備出廠合格證、準用證。

11)土壤試驗。

12)砂漿配合比及抗壓強度試驗報告。

13)混凝土配合比及抗壓強度試驗報告。

14)現場預應力混凝土試驗。

15)其他。

(三)工程技術要求、技術交流、設計變更、圖紙會審紀要、施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術、安全措施、施工工藝、定位放線、基礎、結構驗收、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄。

1)圖紙會審。

2)設計變更。

3)定位放線。

4)基礎驗收。

5)結構驗收。

6)地基釬探。

7)樁基施工記錄。

8)結構吊裝、預制混凝土、樓板安裝記錄。

9)現場預應力施工記錄。

10)沉降觀測記錄。

11)施工測溫記錄。

12)施工放線測量記錄。

13)通風道、垃圾道暢通記錄。

14)質量事故處理記錄。

15)地基隱蔽工程驗收記錄。

16)基礎隱蔽工程驗收記錄。

17)主體隱蔽工程驗收記錄。

18)樓地面隱蔽工程驗收記錄。

19)屋面隱蔽工程驗收記錄。

20)采暖衛生與煤氣隱蔽工程驗收記錄。

21)電氣隱蔽工程驗收記錄。

22)通風與空調隱蔽工程驗收記錄。

23)電梯安裝隱蔽工程驗收記錄。

24)工程分項使用功能檢測記錄,包括內容分四個方面共13項:

煙道、樓板堵孔情況檢查記錄。

地漏安裝、廁所、衛生間、陽臺地面坡向及滲漏情況檢查記錄。

卷材屋面防水施工檢查記錄。

給水(采暖)管道通水試驗記錄。

(排水)管道通水試驗記錄。

(排水)管道灌水(雨水)靜壓試驗記錄。

散熱器組裝后壓力試驗記錄。

給水(采暖)管道系統壓力試驗記錄。

照明線路絕緣電阻測試記錄。

普通電氣設備安裝動態檢查記錄。

防雷及電器設備接地電阻測試驗收記錄。

防水工程滲漏試驗記錄表。

管道通球檢驗記錄。

(四)單位工程分部、分項工程質量評定表

1)單位工程質量評定表(綜合評定表)。

2)單位工程分部質量評定匯總表。

3)保

證項目技術資料核查表。

4)單位工程觀感質量評定表。

5)地基與基礎工程質量評定表(分部及分項)。

6)主體工程質量評定表(分部及分項)。

7)地面與樓面工程質量評定表(分部及分項)。

8)門窗工程質量評定表(分部及分項)。

9)裝飾工程質量評定表(分部及分項)。

10)屋面工程質量評定表(分部及分項)。

11)采暖衛生與煤氣工程質量評定表(分部及分項)。

12)電氣工程質量評定表(分部及分項)。

13)通風與空調工程工程質量評定表(分部及分項)。

14)電梯安裝工程質量評定表(分部及分項)

(五)竣工圖

1)建筑竣工圖。

2)結構竣工圖。

3)給排水竣工圖。

4)采暖竣工圖。

5)電氣竣工圖。

6)通風與空調竣工圖

(六)與工程有關的各種聲像材料(注明文字說明、工程名稱、地點、時間、施工部位等)及其他材料。

七、資料的移交工作必須建立健全手續,資料的名稱、份數、頁數登記造冊,移交時填寫移交表,一式兩份,雙方簽字。重要材料移交表須經移交部門科長審核簽字確認。各科室及檔案室分別保管備查。

1、單項工程竣工驗收后,三個月內由工地代表將該項工程的檔案材料移交給檔案室,由檔案室按規定組卷,上交校檔案室和上級檔案館。

2、其他應歸檔的資料,必須及時移交,全部資料要在下年度的一月十五日前移交給檔案室。

3、歸檔資料必須是原件,使用復印件必須注明原件存放地點,一般工程前期及竣工圖歸檔兩份,其他一份,重要工程應在施工前確定歸檔份數,一般歸檔兩份以上。

4、歸檔材料移交要全面及時,負責移交人員應對文件內容進行檢查,做到內容真實、無遺漏,單項工程各工地代表負責對由施工單位移交的材料依照前歸檔內容進行檢查。

5、竣工圖必須使用新藍圖繪制,按規定加蓋“竣工圖”標志,并如實填寫內容。

6、歸檔材料必須字跡清晰端正,圖紙清楚,紙張優良,書寫一律用碳素墨水,以利長久保存。

7、檔案管理人員按規定對所收集的檔案資料進行排列、組卷、編目、裝訂。向上級檔案室部門移交的文件,如在日常工作中有查閱利用價值,檔案室應復印存留,以提高利用率。

8、校內外單位或個人,查閱檔案資料時,須經科長以上領導同意方可查閱相關資料,檔案室作好查閱記錄。

9、查閱利用檔案,一般在檔案室內進行,歸檔資料一般不外借。確須借出時,須經科以上領導批準方可辦理借出手續,并規定三日內歸還,檔案室作好借閱登記(注明借閱人姓名、單位、聯系電話等)。

10、對所借檔案資料,要妥善保護,不得轉借、不得拆卷、抽頁、剪裁、涂改、眉批、污損,借閱期間發生的一切問題由借閱人負責。

11、對借還的檔案資料,檔案管理人員要進行認真清點、檢查和驗收,無誤后方可歸檔,如發現問題,及時查明原因,上報領導。

12、對過期不還者,檔案室人員有責任催還,對故意不還者,應上報領導加以解決。

13、按有關規定確定檔案資料密級及保管期限,經鑒定需銷毀的檔案資料,必須編造銷毀清冊,經有關領導批準后方可銷毀。

14、檔案室要作好防盜、防火、防蟲、防曬、防鼠、防塵、防霉、防有害氣體等“八防”工作,嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品。

15、存放檔案櫥俱排列合理整齊,并保持清潔衛生。

16、對保管的全部資料,每半年進行一次清點核對,發現破損檔案應及時修復或復制。

17、檔案室有關人員應經常檢查和清除可能發生事故的隱患。

18、檔案管理人員在調換工作時,對所管檔案要辦理交接手續,離職后對需保密材料內容不得泄露。

19、檔案管理人員應對在冊檔案資料按一定題目選材、加工、排列、組合編制各種參考資料,提高檔案工作管理水平。

20、發揚熱情、主動服務的精神,充分利用微機檢索,提高查全率和查準率,服務于基建工作。

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。

第二章檔案工作機構及職責

第四條?公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系,建立健全檔案工作各項規章制度。

第八條?根據國家集中統一、分級管理的規定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統,準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規定對需歸檔文件材料進行系統、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發文、會議文件、電報、申請、企業章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環境評價方面的文件材料,有關業務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續、初驗等文件材料。

(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-20**)執行;

基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執行;

會計檔案按《鐵路系統會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統會計檔案管理實施細則補充規定》(辦檔〔1999〕22號)執行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規定的范圍歸檔,并根據公文內容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設檔案:業務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據檔案的保存價值,從范圍(政治、經濟、文化)、從時間(現實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

第二十條?工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經公司領導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存備查。

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發布之日起施行。

篇3:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。