某城建投資公司文件管理制度

為進一步明確工作規(guī)范,強化內(nèi)部管理,落實崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識,認真履職、團結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。

一、文件收發(fā)及文檔管理

1、文件閱讀管理規(guī)范

(一)本規(guī)范所稱文件閱讀管理工作,是指呈送給公司領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)給公司各部門閱讀的,不需進行公文處理的一般性文件的簽收、登記、分發(fā)、存檔工作。

(二)一般性文件的閱讀管理工作在公司主要領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下進行,由公司綜合辦公室具體承擔(dān)。

(三)發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)的文件、資料,由文件管理人員送領(lǐng)導(dǎo)辦公室,并在發(fā)文登記本上作好登記。發(fā)送給各部門的文件、資料由各部門自行到綜合辦公室領(lǐng)取,并做好簽收登記。綜合辦公室設(shè)立分發(fā)清單,對文件的分發(fā)情況進行登記,文件管理人員要按文件規(guī)定的傳達范圍和領(lǐng)導(dǎo)的批示確定閱讀對象,不得隨意擴大和縮小閱讀范圍。

(四)領(lǐng)導(dǎo)在閱讀文件上的批示,由綜合辦公室負責(zé)在登記本中注明并及時轉(zhuǎn)告相關(guān)部門辦理,并將落實情況報告批文領(lǐng)導(dǎo)。

(五)對外接收文件時,要清點檢查所有文件的文號、份數(shù)是否無誤,重要文件要逐頁查點。

(六)綜合辦公室設(shè)立專門的收文(發(fā)文)登記本,登記的主要內(nèi)容包括收文(發(fā)文)日期、來文單位、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、份號。

2、來文處理規(guī)范

(一)本規(guī)范所指來文處理,是指上級機關(guān)、平級機關(guān)(或不相隸屬機關(guān))及下級機關(guān)向公司遞送的需要辦理的文件、函電的處理。

(二)各級機關(guān)送公司需要辦理的公文(含傳真、電子文檔)由綜合辦公室負責(zé)接收,對于明確要求公司辦理的文電,可根據(jù)來文情況轉(zhuǎn)交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。綜合辦公室應(yīng)根據(jù)來文性質(zhì)在來文處理登記本上進行詳細登記。

(二)凡需辦理的來文,首先要進行認真細致的閱讀和分析,對來文作出相應(yīng)處理。來文沒有附與交辦事項或請示事項有關(guān)背景材料或需要補充的相關(guān)材料的,應(yīng)及時告知來文單位提供和補充,交辦事項或請示事項有其他背景資料的,應(yīng)先查閱背景資料,政策性較強的事項,要找齊有關(guān)政策依據(jù)。

(三)上級來文依序從前至后呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,下級、平級(或不相隸屬機關(guān))來文依序從后至前呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,有特殊情況的呈批件,在呈請領(lǐng)導(dǎo)審批時,可視情況靈活掌握。

(四)處理情況登記。文件收發(fā)管理人員要根據(jù)來文性質(zhì)在對應(yīng)的來文處理登記本上對來文處理的各個環(huán)節(jié)進行詳細、準(zhǔn)確的登記。登記內(nèi)容包括擬辦建議、領(lǐng)導(dǎo)批示、送簽去向、催辦記錄、時限要求、交辦單位或來文單位取件時間和取件人姓名等。

(五)來文辦理完畢后,文件收發(fā)管理人員應(yīng)及時收集好來文處理的整套材料(包括來文處理箋、來文及其他資料),按來文序號和時間分類歸檔。

3、文件審核制發(fā)規(guī)范

(一)文稿接收。要求行文的代擬稿應(yīng)由綜合辦公室負責(zé)文件審核制發(fā)的核文人員接收。接收代擬稿時,應(yīng)在稿件上寫清楚接收文稿時間,并囑請送文人員留下聯(lián)系人姓名及電話號碼,同時,將核文人員的電話號碼告知送文單位。材料不全的,應(yīng)暫緩接收,待補齊之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但應(yīng)告知來文單位盡快將材料補齊。

(二)確需公司行文的應(yīng)注意:辦文程序是否規(guī)范;文種、格式是否正確;是否準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)了公司發(fā)文意圖;是否符合領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)批示精神;文稿的結(jié)構(gòu)是否合理,語言文字、印發(fā)傳達范圍、引文、人名、地名、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等是否準(zhǔn)確規(guī)范;文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否符合現(xiàn)行的法律法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定;對涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)事項的表述是否得到了相關(guān)部門的認可;需要協(xié)調(diào)的,列出清單,采取電話聯(lián)系、面談或召開座談會等形式,逐一協(xié)調(diào)到位。

(三)發(fā)文程序如下:擬稿--各級負責(zé)人核準(zhǔn)--統(tǒng)一編號--蓋章(簽字)--發(fā)文--備案存檔。

4、文件傳遞工作規(guī)范

(一)加強文件傳遞工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,進一步保證文件的安全、及時運轉(zhuǎn)與準(zhǔn)確傳遞。

(二)文件管理人員要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和各項保密規(guī)定。不得私看文件,不得更改文件密級和收發(fā)文單位名稱,不得隱匿、扣押文件,不得利用交換公文之機搞違法活動。不準(zhǔn)將機密信件帶到公共場所和住宅,未投遞完的機密信件(急件應(yīng)及時送達),應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)。如發(fā)生信件遺失、傳遞差錯或其他失、泄密事故要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,不得弄虛作假或隱瞞不報。

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標(biāo)準(zhǔn)化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責(zé)

1.項目經(jīng)理負責(zé)本項目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)、安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準(zhǔn)和發(fā)布。

2.分管安全副經(jīng)理負責(zé)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。

3.安全科負責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。

4.各職能部門負責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規(guī)程的編寫與審核。

5.安全科負責(zé)組織標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,結(jié)合本項目實際,組織制定項目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件,經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。

2.各職能部門根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,根據(jù)本公司實際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實施。

(二)發(fā)放管理

1.文件在發(fā)放前,安全科確定發(fā)放范圍。

2.安全科按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)取人簽字。

3.當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時,領(lǐng)取科室、施工隊?wèi)?yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后,到安全科辦理更換手續(xù),交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號。

4.文件丟失,當(dāng)事人應(yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,到安全科辦理補發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現(xiàn)下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化運行過程中出現(xiàn)變動;

1.3與上級有關(guān)規(guī)定、法令、法規(guī)相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產(chǎn)管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經(jīng)理提出書面申請,項目經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能進行修改或修訂。

3.安全生產(chǎn)管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經(jīng)項目經(jīng)理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發(fā)布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

為了加強對文件的控制,樹立文件的嚴(yán)肅性,特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術(shù)類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。

3職責(zé)

3.1公司辦負責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。

3.2各文件使用部門負責(zé)按本制度要求對所使用的文件進行管理。

3.3文件領(lǐng)取人負責(zé)對文件進行妥善保管。

3.4公司辦文件管理員負責(zé)管理體系電子文件的管理。

4管理體系文件管理

4.1本制度是依據(jù)《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進一步細化。

4.2文件編寫

4.2.1文件編號、編制、審批規(guī)定按《文件控制程序》執(zhí)行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1頁邊距規(guī)定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2頁眉、頁腳規(guī)定:頁眉1.6cm,頁腳1.6cm。

4.2.2.3標(biāo)題規(guī)定:標(biāo)題為三號字,字體為黑體。

4.2.2.4正文規(guī)定:正文為小四號、宋體字,正文條款號及一級條款內(nèi)容為黑體,條款號與其后內(nèi)容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時一級條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁內(nèi)容較少,可適當(dāng)縮小行間距,以減少一頁;文字居左對齊;無條款號的段落段前空兩格。

4.2.2.5頁碼規(guī)定:頁碼為五號字,居中。

4.2.2.6文件編號及版次格式:文件編號為五號黑體字。

4.2.2.7內(nèi)容格式及要求

a)一般情況文件分為6個一級條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責(zé)”描述本文件中各相關(guān)部門各自承擔(dān)的職責(zé),“4管理內(nèi)容”描述文件控制的要求,標(biāo)題“管理內(nèi)容”可根據(jù)文件主題更改為其他標(biāo)題,“5相關(guān)文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級條款數(shù)量可根據(jù)文件內(nèi)容具體情況確定。

b)二級條款,如一級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用二級條款,如:4.2、4.3、…;

c)三級條款,如二級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用三級條款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四級條款,如三級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用四級條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號最多為四位。

e)文件頭(含標(biāo)題、文件編號)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時,文件應(yīng)有“編制、校對、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應(yīng)統(tǒng)一;

b)文件封面應(yīng)有文件名稱、文件編號、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實施日期等信息;

c)文件封面應(yīng)有受控狀態(tài)標(biāo)識,發(fā)放時應(yīng)有發(fā)放編號;

d)文件封面應(yīng)有公司辦統(tǒng)一編制。

4.2.4文件類型

所有編寫的文件(含記錄表式)應(yīng)采用“WORD”或“E*CEL”類型。

4.2.5各部門在編寫文件時,文件格式應(yīng)符合要求,文件審核人在審核時,應(yīng)對文件格式進行審查。

4.3文件發(fā)放

4.3.1所有文件由公司辦統(tǒng)一發(fā)放,發(fā)放管理應(yīng)符合《文件控制程序》要求。

4.3.2發(fā)放前,由公司辦確定文件發(fā)放范圍,經(jīng)管理者代表確認后,實施發(fā)放。

4.3.3文件下發(fā)時,應(yīng)收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執(zhí)行。

4.3.4《管理手冊》、《程序文件》發(fā)放至部門級,相關(guān)作業(yè)文件發(fā)放至作業(yè)現(xiàn)場,發(fā)放時應(yīng)在文件封面加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號、標(biāo)明使用部門,如文件無封面,則在文件首頁上加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號、標(biāo)明使用部門。

4.4現(xiàn)場文件管理

4.4.1現(xiàn)場使用的管理體系文件必須是現(xiàn)行有效版本,不得使用無效版本文件,以下情況之一可視為無效版本文件:

a)無批準(zhǔn);

b)無文件編號;

c)無受控狀態(tài);

d)無實施日期。

4.4.2文件領(lǐng)取人不得在非工作時間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復(fù)印。

4.4.3文件領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用文件,因保管不善導(dǎo)致文件丟失,其責(zé)任由文件領(lǐng)取人負責(zé)。

4.4.4公司所有下發(fā)的文件,應(yīng)保持清晰,不得亂涂亂畫。

4.5文件評審

4.5.1文件在執(zhí)行過程中或新文件發(fā)布前,如需進行評審,由公司辦組織相關(guān)部門、確定組織評審人員對文件進行評審。

4.5.2文件評審過程中,評審人員對評審后文件的充分性和適宜性負責(zé),評審后應(yīng)對所評審文件存在的主要問題及隨后應(yīng)采取的措施進行記錄。

4.5.3評審時,由原文件編制部門記錄評審意見,并執(zhí)行評審意見的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取換頁或換版方式更改。

4.6.2文件在執(zhí)行過程中,如需更改,應(yīng)明確更改的文件名稱、編號、更改的條款及更改后條款內(nèi)容。

4.6.3更改應(yīng)詳細說明更改理由,涉及工藝更改的,應(yīng)有更改后工藝驗證的記錄。