公司文檔資料的管理規定

1、公司的文檔是公司的軟性資產,對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規范,確保安全;

2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件,如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

3、公司文件由辦公室起草,發文程序為:擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;

4、對內發文應有統一的結構與編號,要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

5、公司的收文程序為:收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;

6、公司收文由辦公室負責,依據事件大小、緊急程序進行歸類,報送經理閱示或發放各部門處理,重要文件轉辦公室存檔;

7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次,撰稿人應依據機密程度確定報送范圍,秘密文件的報(發)送由專人進行,確保發送未超出報送范圍;

8、機密文件應確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務,造成資料外泄的,公司將依據事件影響追究當事人的責任;

9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔,特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;

10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗,方便調閱;

11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;

12、移交檔案應按規定辦理交接手續,確保檔案資料的完整。

篇2:文檔資料管理制度范本

為了使拌和站資料管理實現正規化,并切實加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收發

1、建立收文登記制度。對上級機關發來的文件和市直有關部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。

2、收文登記主要包括以下內容:收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發文日期及閱文簽字等。

3、文件管理人員要根據領導指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。

4、拌和站對外發出的文件要建立發文登記,發文登記內容包括:發文時間、發文機關、文件名稱、文件字號、發文范圍等。

5、對拌和站擬稿發出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

二、檔案資料管理

1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一,是了解設備狀況、統計數據、建立帳卡表冊和進行經濟技術分析的依據。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。

2、機械設備的數據管理是一項基礎工作,它來源于原始資料。為了提高設備資產的運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數據供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產出效益目標的實現。數據管理包括列表登記、統計分析、上報考核等方面,應做到定期歸類整理。數據要完整準確,報表要及時齊全。

3、機械管理基本數據庫應具備以下內容:1、管理號碼;2、設備名稱;3、型號規格;4、技術狀況;5、保管單位;6、本季運轉小時;7、原值;8、凈值;9、組資日期;10、生產廠家;11、本機編號;12、出廠日期;13、外型尺寸;14、整機重量;15、動力機名稱;16、動力機型號;17、動力機規格;18、動力機生產廠;19、動力機出廠日期;20、動力機編號;21、工點。上述數據4、6、8、21項為動態數據,其它為靜態數據。

4、及時上報的報表:《設備臺帳》(包括自有配屬的設備和內租、外租的設備以及協作隊伍的設備,分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統計表》、《機械保養、修理計劃報表》、《機械保養、修理完成情況報表》。

5、建立檔案目錄,主要分設備文件材料、設備檔案、設備技術資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務。

6、建立和認真執行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。

篇3:機房資料文檔數據安全制度

1、資料、文檔、數據等必須有效組織、整理和歸檔備案。

2、禁止任何人員將機房內的資料、文檔、數據、配置參數等信息擅自以任何形式提供給其它無關人員或向外隨意傳播。

3、對于牽涉到網絡安全、數據安全的重要信息、密碼、資料、文檔等等必須妥善存放。外來工作人員的確需要翻閱文檔、資料或者查詢相關數據的,應由機房相關負責人代為查閱,并只能向其提供與其當前工作內容相關的數據或資料。

4、重要資料、文檔、數據應采取對應的技術手段進行加密、存儲和備份。對于加密的數據應保證其可還原性,防止遺失重要數據。

九、機房財產登記和保護制度

1、機房的日常物品、設備、消耗品等必須有清晰的數量、型號登記記錄,對于公共使用的物品和重要設備,必須建立一套較為完善的借取和歸還制度進行管理。

2、機房工作人員應有義務安全和小心使用機房的任何設備、儀器等物品,在使用完畢后,應將物品歸還并存放于原處,不應隨意擺放。

3、對于使用過程中損壞、消耗、遺失的物品應匯報登記,并對責任人追究相關責任。

4、未經主管領導同意,不允許向他人外借或提供機房設備和物品。