社區物業接管驗收及檔案資料的建立與管理

一、物業接管驗收:

主要分三個方面:

(一)檔案資料的驗收與交接

1、進駐該社區后我們將與該項目負責人進行圖紙資料的詳細交接驗收工作,包括:土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。

2、辦公區各單位負責物業工作的負責人及聯系電話。

(二)公共設備、設施現場驗收與交接

1、我公司選派經驗豐富的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負責人組成現場交接小組,對房屋建筑、設施、設備等進行現場交接驗收。

2、將對現場交接中發現的各類設備、設施、物品等數量及遺留問題記錄在交接單上,交接驗收單一式三份,由物業公司和司法局人民政府負責人簽字確認后,各歸檔保存。

3、對交接驗收中存在的各類問題,由公司各職能部門與相關部門公共協商解決。

4、對已接管驗收的區域,組織相關人員進行,以便盡快熟悉情況,保持環境整潔。

(三)物業管理用房的交接及鑰匙交接驗收

1、公司將派專人與該項目負責人進行物業辦公用房交接。

2、對公共區域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關辦公室的鑰匙逐一進行核對、試用,并填寫鑰匙交接單,同時建立交接檔案備存,以便于鑰匙的統一管理,做到放置穩妥,安全有序。

二、檔案資料的建立

檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為辦公區域及公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。針對司法局機關辦公樓的物業管理形式,我們擬采取系統化、科學化、電腦化的管理手段,引進先進的物業管理軟件,配備專職檔案管理人員,建章建制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種:

(一)委托方提供的資料

1、技術資料

A、竣工圖

B、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

2、竣工驗收證明書

建筑消防驗收合格證

水泵、配電柜變壓器、有線電視系統等設備的定購合同、驗收證明書、產品說明書、竣工圖紙。

3、辦公區域使用資料

各樓層辦公資料(包括主要負責人、聯系電話)

建筑面積計算書

(二)檔案處建立的資料

1、物業資料

A、辦公樓基本資料

B、辦公區域基本資料

2、辦公區域使用資料

各辦公區域主要負責人資料

3、日常管理資料

A、保潔管理記錄

a、日常巡查記錄

b、綠化消殺記錄

c、供水、排水管線檢查記錄

B、保安管理記錄

a、日常巡查記錄

b、交接班記錄

c、值班記錄

d、物資搬運放行記錄

e、緊急事件處理記錄

f、車輛管理記錄

g、夜間查詢記錄

C、裝修管理檔案

D、維修服務檔案

a、維修服務登記表

b、維修服務回訪記錄

E、員工管理檔案

a、員工個人詳細資料

b、員工業績考核記錄

c、員工內務管理檢查記錄

F、培訓檔案

a、各項培訓計劃及實施記錄

b、培訓結果考核及跟查記錄

c、軍事訓練及消防演習記錄

G、行政文件

a、政府部門文件

b、物業公司及集團公司文件

c、管理處規章制度、通知、通報等文件

d、管理處獲得的榮譽

三、檔案、資料管理辦法

1、檔案、資料建立及管理運行流程示意圖

2、檔案資料收、發管理程序:

A、管理處重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能立卷歸檔。

B、管理處日常管理文件(如管理處通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發放及接受手續,并立卷歸檔。

3、檔案資料管理要求:

A、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。

B、盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

C、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類文件管理,并定期清除過期無效文件。

D、原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。

E、檔案的鑒定必須由管理處經理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。

F、檔案組卷按不同業務性質分塊,以內空分類,逐一編號,登記造冊編輯目錄,最好按不同業務部門分柜保存。為工作方便可設置部門開架檔案。

G、檔案保管必須有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案必須由具備資格的人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。

H、檔案室內保管環境要求達到防火、防潮、防變質等要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質用以防潮,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

篇2:工程化驗室檔案資料管理與保密制度

工程公司化驗室檔案資料管理與保密制度

1、目的

使化驗室的檢驗原始記錄,儀器設備檔案,技術書籍處于受控狀態,滿足檢驗、設備的原始資料的保存需要。

2、使用范圍

本制度適用于化驗室的檢測原始資料和儀器設備檔案管理。

3、職責

3.1班長負責對檢測原始記錄進行歸類,按保存期限進行保管。

3.2儀器設備管理人員負責對儀器設備檔案進行管理。

4、工作程序

4.1由班長負責歸檔資料的整理、保管、借閱和銷毀工作。

4.2由班長負責收集日常水質檢測原始記錄,在檢測報告發出后立即歸檔。凡列入固定資產范圍內的各類儀器設備檔案資料于進站開箱驗收后,立即歸檔。

4.3借閱存檔資料應辦理借閱手續。與檢測無關人員不得查閱檢測報告和原始記錄,保密資料需經部長或總經理批準方可查閱,不得帶出資料室,不得復印。

4.4檔案工作人員要嚴格為供貨商保守技術機密,并按照相關保密制度管理,否則以違反紀律處理。

4.5要注銷的技術檔案要造冊登記,經部長和總經理審批,指定監銷人共同處理,以防失密。

4.6妥善保管資料檔案,定期檢查防止霉變和蟲蛀。

5、相關文件

6、相關記錄

化驗室資料檔案清單

篇3:地產公司工程檔案資料管理規定

地產公司工程檔案資料管理規定

為了規范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護和利用,依據檔案管理規范,結合公司工程檔案管理實際情況,特對工程檔案資料管理制度做修訂如下:

第一條總則

為了加強我司工程技術檔案歸檔管理工作,統一工程技術檔案資料的歸檔要求及標準,遵照國家相關技術檔案管理的規定,特制定《工程技術檔案歸檔管理細則》(以下簡稱細則)。

第二條工程技術檔案的范圍

工程技術檔案是指我公司在項目建設過程中形成的、按規定應當歸檔保存的各種載體形式的技術文件材料及相關圖紙。

第三條工程技術檔案管理責任人

1、工程技術檔案管理工作由總經理辦公室負責組織開展并管理保存。

2、各相關部門(指工程部和設計部)要指定專職人員負責本部門的工程技術檔案管理。檔案管理人員應按本細則的相關要求,切實履行各自職責,對工程技術檔案進行規范化管理和合理化利用,按期將歸檔內容移交給總經理辦公室。此項工作應納入各相關部門的工作日程,作為工程項目管理的重要內容和依據。

第四條歸檔范圍

1、對工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。

2、公司工程技術檔案的具體歸檔范圍詳附錄A。

3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結構、水電、暖通等個相關專業),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業;第二類為零星的竣工圖(如:裝修、幕墻等),由預算部會同竣工結算資料一同報公司存檔;第三類為室外管網竣工圖,一式四套,由工程部提交物業及公司檔案室各一份。

第五條歸檔方法和內容

1、公司工程技術檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔,每個項目的檔案內容包括三部分:

A、各相關部門移交給公司的各種載體形式的工程技術文件資料及相關圖紙,主要范圍詳附錄A。

B、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄B。

C、工程部移交物業的竣工資料,主要范圍詳附錄C。

2、為了便于統一管理,工程相關部門負責辦理的有關工程的證件及批文的原件,掃描備份后統一交總經理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。

3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。

第六條歸檔要求

1、歸檔的工程文件應為原件。若為復印件應指名原件存放處,并加蓋部門紅圖章。

2、工程文件的內容必須真實、準確,與工程實際相符合。

3、歸檔的工程文件應采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續完備。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸規格為A4幅面。

5、所有竣工圖均應加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:

竣工圖

施工單位

編制人審核人

技術負責人編制日期

監理單位

總監現場監理

6、竣工圖章應使用不易退色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方的空白處。

7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并標明變更修改依據;凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應當重新繪制竣工圖。

第七條單體工程檔案移交

各單體工程竣工后,所有需要移交物業備案的資料,應統一交給項目部檔案管理員登記,由項目部負責組織移交物業,并做好移交登記手續。移交登記手續應包括移交內容的目錄及交接人員簽字,在移交物業同時將移交手續的登記備份交由總經理辦公室檔案管理人員存檔。

第八條立卷要求

1、組卷

(1)各相關部門名稱及代碼,統一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合而成。例如:設計部為S,工程部為G,以此類推。

(2)各相關部門按上述要求的代碼進行編冊組卷(以卷、冊、盒為主要形式),可據實際情況將歸檔材料和收、發文分開再行細化。卷內要有卷內文件目錄及備考表。卷內所有文件需要裝訂成冊。

(3)待工程階段性竣工完成后,或達到一定時間后由各部門資料員填寫好本部門的卷內目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經理辦公室檔案管理人員。各部門檔案管理人員應對立卷歸檔工作全面負責。

(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱,由本部門資料員統一編寫。

(5)總經理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理,形成系統完整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經理辦公室檔案管理人員統一編制,并通知部門資料員校核。

2、編目

(1)編制卷內文件頁號應符合下列規定:

卷內文件均按有書寫內容的頁面編號,每卷按年度單獨編號,頁號從“1”開始;

頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;

成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內目錄,不必重新編寫頁號。

(2)卷內目錄的編制應符合下列規定:

卷內目錄式樣宜符合本細則附錄D的要求。

序號:以一份文件為單位,用阿拉伯數字從1依次標注。

文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。

文件題名:填寫文件主體全稱。

日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。

頁數:每份文件有幾頁背面有文字的也算一頁)。

頁號:卷內每份文件第1頁所在之頁的編號。

卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。

(3)卷內備考表的編制應符合下列規定:

卷內備考表的式樣宜符合本細則附錄E的要求。

本卷情況說明:填寫卷內文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,案卷立好以后發生或發現的問題,由有關的檔案管理人員填寫并簽名,標注時間。沒有需要說明的事項可不必填

寫說明。

另需標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數(照片張數)。

卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。

(4)案卷總目錄中的編制應符合下列規定:

案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。

案卷號:以一本案卷為單位,內容包括部門、項目、時間、序列號4個要素,如“G-翠竹園-2006-1”。

案卷名稱:包括案卷主要內容,分卷序號等,如“工程聯系單*建筑*第一分冊”。

責任人:提供檔案的部門資料員。

編制人:總經理辦公室檔案管理人員。

(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)

第九條歸檔時間和手續

1、歸檔時間

(1)每一工程項目的立卷歸檔,應在該階段性項目全部竣工結束(移交物業)后兩個月內完成。

(2)具體的文件移交歸檔時間參照附錄A。

2、歸檔手續

各相關部門的檔案管理員在辦理檔案移交時,均需登記并簽收。

附錄10-1:工程技術文件歸檔范圍及移交時間

附錄10-2:工程技術文件歸檔范圍及移交時間

附錄11:報送南京市城建檔案館的竣工資料

附錄12:報送物業的竣工資料