寫字樓商務(wù)中心的服務(wù)與管理

大型寫字樓辦公機(jī)構(gòu)集中,商務(wù)繁忙,一般會(huì)議主要提供各種商務(wù)服務(wù)項(xiàng)目的商務(wù)中心(與大型酒店、賓館類似)。

1.商務(wù)中心的設(shè)備配置

商務(wù)中心須配備的主要設(shè)備及用品有中英文處理機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電傳機(jī)、打字機(jī)、電腦、裝訂機(jī)、塑封機(jī)、口述錄音機(jī)、電視、電話、影視設(shè)備、投影儀及屏幕、攝像機(jī)以及其他的辦公用品等。商務(wù)中心設(shè)備的配備可根據(jù)服務(wù)項(xiàng)目的增設(shè)而添置。

商務(wù)中心設(shè)備的正常使用和保養(yǎng),是提供良好服務(wù)的保證。商務(wù)中心人員在使用過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照正常操作程序進(jìn)行操作,定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行必要的保養(yǎng),設(shè)備一旦發(fā)生故障,應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行維修。

2.商務(wù)中心的工作要求和工作程序

商務(wù)中心的服務(wù)是小區(qū)域、多項(xiàng)目的直接服務(wù)。客人對(duì)商務(wù)中心服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)是以服務(wù)的周到與快捷為出發(fā)點(diǎn)的。要做到服務(wù)周到、快捷,必須依靠經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員和一套健全的工作程序。

(1)工作要求。對(duì)商務(wù)中心工作人員要求有:①流利的外語(yǔ)聽說(shuō)讀寫能力;②熟練的中英文打字能力;③熟練操作各種設(shè)備的能力;④熟悉商務(wù)信息知識(shí);⑤熟悉秘書工作知識(shí);⑥具備基本的設(shè)備清潔保養(yǎng)知識(shí)。

(2)工作程序。①服務(wù)前:了解客戶所需服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)時(shí)間及服務(wù)要求;向客戶講明收費(fèi)情況,開據(jù)收費(fèi)通知單并收一定比例的押金。②服務(wù)中:以準(zhǔn)確、快捷為原則,按客人服務(wù)要求準(zhǔn)時(shí)、精確地完成服務(wù)。③服務(wù)后:完成客人所需服務(wù)后,填寫《商務(wù)中心費(fèi)用收據(jù)單》,引導(dǎo)或陪同客人到財(cái)務(wù)部結(jié)賬。《商務(wù)中心費(fèi)用收據(jù)單》一式三份,一聯(lián)交給財(cái)務(wù)部,一聯(lián)交給客人,一聯(lián)由商務(wù)中心存檔。

商務(wù)中心的主要對(duì)象是客人,有時(shí)寫字樓內(nèi)部人員也因工作需要在商務(wù)中心使用設(shè)備,為此制定商務(wù)中心簽單程序;

寫字樓內(nèi)部人員到商務(wù)中心使用設(shè)備,必須是因工作需要;使用前,必須由該員工所在部門經(jīng)理的同意。須在《商務(wù)中心設(shè)備使用申請(qǐng)單》上填清原因、內(nèi)容、使用時(shí)間及批準(zhǔn)人后,在不影響為客人提供服務(wù)的前提下使用。使用后須在《費(fèi)用結(jié)算單》上簽名。

3.商務(wù)中心的服務(wù)項(xiàng)目

寫字樓客戶業(yè)務(wù)類型不同,自身辦公條件不同,對(duì)商務(wù)中心的服務(wù)范圍要求不同。較齊全的商務(wù)中心提供的服務(wù)項(xiàng)目包括:

(1)翻譯服務(wù),包括文件、合同等;

(2)秘書服務(wù),包括各類文件處理;

(3)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化服務(wù);

(4)整套辦公設(shè)備和人員配備服務(wù);

(5)臨時(shí)辦公室租用服務(wù);

(6)長(zhǎng)話、傳真、電信服務(wù);

(7)商務(wù)會(huì)談、會(huì)議安排服務(wù);

(8)商務(wù)咨詢、商務(wù)信息查詢服務(wù);

(9)客戶外出期間保管、代轉(zhuǎn)傳真、信件等;

(10)郵件、郵包、快遞等郵政服務(wù);

(11)電腦、電視、錄像、攝像、幻燈、BP機(jī)、手機(jī)租賃服務(wù)等;

(12)報(bào)刊、雜志訂閱服務(wù);

(13)客戶電信設(shè)備代辦、代裝服務(wù);

(14)文件、名片等印制服務(wù);

(15)成批發(fā)放商業(yè)信函服務(wù);

(16)報(bào)刊剪報(bào)服務(wù);

(17)秘書培訓(xùn)服務(wù)等。

篇2:酒店商務(wù)中心服務(wù)員工作職責(zé)（2）

酒店商務(wù)中心服務(wù)員崗位職責(zé)(2)

1.嚴(yán)格要求自己,工作積極主動(dòng),文明禮貌服務(wù),努力提高服務(wù)質(zhì)量,忠于職守,講求效率,秉公辦事,不利用工作之便干私活、謀私利;

2.為酒店賓客提供長(zhǎng)途電話、電傳、傳真、打字、復(fù)印等服務(wù)工作;

3.服從上級(jí)指揮、領(lǐng)班安排,努力完成交辦的第一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作,力求保質(zhì)保量提供各項(xiàng)服務(wù);

4.具備外語(yǔ)知識(shí)和打字技術(shù)、熟悉和掌握所用儀器設(shè)備的性能、保養(yǎng)和簡(jiǎn)單維修,以便迅速、準(zhǔn)確地為客人提供服務(wù);

5.熟悉電報(bào)、電傳、復(fù)印等各項(xiàng)業(yè)務(wù),工作中嚴(yán)格按照規(guī)程操作;

6.微笑服務(wù),對(duì)客人熱情有禮,有問(wèn)必答,盡量滿足客人的要求,耐心解釋客人的各種疑問(wèn);

7.刻苦鉆研業(yè)務(wù),對(duì)技術(shù)精益求精,努力提高業(yè)務(wù)工作水平,提高整體的服務(wù)質(zhì)量;

8.自覺(jué)遵守酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度,認(rèn)真做好交接班工作。

篇3:酒店前廳商務(wù)中心崗位服務(wù)細(xì)則

酒店前廳商務(wù)中心崗位的服務(wù)細(xì)則

賓館酒店的客人因?yàn)楣ぷ餍枰?要求提供一些商務(wù)服務(wù),為了滿足客人的需要,一般都設(shè)有商務(wù)中心,其作用是為客人提供打字、傳真、復(fù)印、抄寫、翻譯、會(huì)議記錄、文件核對(duì)及代辦郵件等方面的服務(wù)。

1.商務(wù)中心崗位的工作流程

(1)比規(guī)定的上班時(shí)間提前五分鐘到崗,進(jìn)行交接班并了解上一班的情況。

(2)閱讀交接班簿并在上面簽字。

(3)檢查工作設(shè)施,進(jìn)行清潔維護(hù)。

(4)開始日常工作。

2.商務(wù)中心各崗位的操作細(xì)則

(1)傳真接收操作。

①把傳真機(jī)上收到的傳真件進(jìn)行分類,認(rèn)真閱讀來(lái)件抬頭,根據(jù)收件人的姓名在電腦中查詢。

②查到之后在商務(wù)中心日傳真來(lái)件統(tǒng)計(jì)報(bào)表上登記。

③電話通知客人,如客人在房間,則派行李員送至其房間,同時(shí)開出賬單,交前廳收銀處。如果客人正好不在房間,則進(jìn)行留言,一式三聯(lián),分別請(qǐng)行李員送至房間、留給前廳、與原件放在一起。留言單上必須注明,請(qǐng)客人在回來(lái)之后通知本崗位員工,以便可以派行李員盡快將傳真件送到客人房間。

④如果是店外客人接收的傳真,則根據(jù)傳真上所提供的信息,通知接收人速來(lái)領(lǐng)取,并按酒店規(guī)定收費(fèi)。

⑤對(duì)于找不到收件人的疑難來(lái)件,應(yīng)請(qǐng)示上級(jí),妥善處理。

(2)傳真發(fā)送操作。

①主動(dòng)熱情地接待客人,接過(guò)客人擬好的稿件,問(wèn)明發(fā)往的國(guó)家和地區(qū)。

②仔細(xì)閱讀客人所要發(fā)送的稿件,查看是否有不清楚的地方。

③檢查客人是否已將傳真號(hào)碼、姓名等項(xiàng)內(nèi)容填寫清楚。

④輸入傳真號(hào)碼,與稿件上所寫的進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)無(wú)誤后,按鍵發(fā)送。

⑤傳真發(fā)出之后,將成功發(fā)出報(bào)告單及原件一同交給客人。

⑥按照有關(guān)規(guī)定計(jì)算傳真費(fèi),請(qǐng)客人付款或是簽單,并將傳真號(hào)碼及發(fā)送所用的時(shí)間在賬單上注明,然后把賬單送到前廳收銀處。

⑦因?yàn)榫€路不通等各種原因暫時(shí)發(fā)不出傳真時(shí),應(yīng)該向客人道歉并解釋,另外,如果客人不是很急,可以請(qǐng)其先簽單回房,等發(fā)出之后再通知客人。

⑧填寫日發(fā)送傳真報(bào)表。

(3)復(fù)印服務(wù)操作。

①主動(dòng)跟客人打招呼,歡迎客人,介紹收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

②根據(jù)客人的要求對(duì)復(fù)印紙張的規(guī)格、復(fù)印張數(shù)及色彩濃淡進(jìn)行選擇。需要放大或是縮小的復(fù)印,調(diào)整好比例尺寸。

③將復(fù)印原件定好位置,平鋪,檢查送紙箱是否已準(zhǔn)備好,然后按動(dòng)復(fù)印鍵。

④印出第一張后,查看有無(wú)問(wèn)題,如沒(méi)有,即可連續(xù)復(fù)印。

⑤復(fù)印完畢后,將原件按順序交給客人;問(wèn)明客人是否需要裝訂復(fù)印件,若需要,則替其裝訂。

⑥根據(jù)所復(fù)印的規(guī)格及張數(shù),開出賬單。賬單要一式三聯(lián),一聯(lián)存底,一聯(lián)交財(cái)務(wù)結(jié)賬處,第三聯(lián)交給客人。

⑦將賬單號(hào)碼、金額、付款方式及客人的房號(hào)分項(xiàng)填寫在日復(fù)印報(bào)表上。

(4)打印操作。

①熱情歡迎客人,主動(dòng)向客人介紹打印的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

②拿過(guò)客人要打印的文件,了解客人的要求,瀏覽全文,看是否有不清楚處,若有,則當(dāng)即問(wèn)清。

③估計(jì)大概能完成的時(shí)間并告知客人。

④文件打出之后須請(qǐng)客人校對(duì),然后修改,再校對(duì)。

⑤將打好的文件交給客人,根據(jù)打字張數(shù)計(jì)費(fèi),開出單據(jù),并請(qǐng)客人簽字,然后將賬單轉(zhuǎn)交前廳收銀處。

⑥填寫日復(fù)印、打字報(bào)表。

⑦詢問(wèn)客人的文件是否需要保留,若無(wú)此要求,則刪除掉。

(5)電傳發(fā)送。

①熱情地接待客人,主動(dòng)介紹收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

②接過(guò)客人要發(fā)送的稿件,檢查其手寫字體是否清楚,號(hào)碼是否正確。并請(qǐng)客人填寫電傳發(fā)送表。

③檢查電傳發(fā)送表的內(nèi)容,看姓名、房號(hào)、發(fā)送國(guó)家和地區(qū)等各項(xiàng)內(nèi)容是否準(zhǔn)確。

④輸入電傳機(jī)進(jìn)行發(fā)送。

⑤發(fā)送完畢之后,將電傳機(jī)讀出的打印稿撕毀,一聯(lián)保存,準(zhǔn)備記賬,另一聯(lián)交給客人。

⑥根據(jù)發(fā)送所花時(shí)間,按價(jià)目表規(guī)定計(jì)算電傳費(fèi),并填寫收費(fèi)單一式三聯(lián),兩聯(lián)送前臺(tái)收銀處,另一聯(lián)和發(fā)送底稿放在一起。如果來(lái)發(fā)送的是店外客人,則將收費(fèi)單的兩聯(lián)送前臺(tái)收銀處收取現(xiàn)款,另一聯(lián)送給客人。