第一條為了規范合同的簽訂和管理,維護公司及用戶合法權益,保障用戶資料及檔案信息的安全,制定本制度。

第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

第三條用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業用戶供氣合同及大用戶照付不議合同,可根據業務調整情況增減合同類別。

第四條符合正常業務流程的零散居民用戶安裝合同由業務人員與用戶簽訂即可,對于商業用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場部經理審核簽字,分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批;供氣合同由業務人員直接辦理,未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字;照付不議合同由經營副總草擬,總經理審核簽訂。

第五條合同內容要按規定填寫,主要條款必須清晰完整,權責要明確。集體用戶必須有聯系人姓名和電話,有工期要求的要經過規劃建設部測算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟,大型用戶涉及產權歸屬爭議的由經營副總審核確定。

第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費,業務人員不得違反公司規定擅自調整收費標準,不得多收或少收任何款項,嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。

第七條業務人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續,簽訂供氣合同。

第八條用戶開戶后,要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等,并打印用戶信息。

第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬立方米或日用氣規模在1萬立方米以上(含)的工業用戶、大型商業用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調)等,照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數據,由經營副總經理草擬,總經理審核、簽訂。

第十條業務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料(包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等)按編號整理,交檔案管理人員存檔,用戶檔案的建立要全面、及時、準確,不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

第十一條各類用戶資料的查詢要履行必要的手續,嚴禁泄漏公司和用戶信息,具體規定由部門制定。

第十二條計算機上的用戶信息由業務人員填寫備份,后臺管理由綜合管理部網絡管理員負責,要嚴格設置分級管理和查詢使用權限,保障信息安全,保全公司利益。

第十三條本制度從二o一一年十月一日起執行。

篇2:工程分公司合同檔案管理員崗位責任

建筑分公司合同檔案管理員崗位責任

一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規。認真學習貫徹公司質量、環境、職業健康安全管理體系文件,協助本部門領導搞好貫標工作。

二、建立健全建設工程合同臺帳,運用微機實現建設工程合同動態管理。分析匯總各時期合同簽訂及經濟指標完成情況,為領導及相關部門提供及時、準確、真實的數據信息。

三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發送建設工程合同文本到相關部門,并做好發送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統一,完備、整潔、規范。

四、建立分包合同及各類經濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經濟合同文本。

五、嚴格保守企業經濟機密。

六、完成領導交辦的其它工作。

篇3:工程合同管理信息及檔案資料管理監理細則

工程監理細則:合同管理、信息及檔案資料管理

(一)合同管理內容

1.協助業主分析合同條款,訂立合同(包括實施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動;

2.熟悉業主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關方面嚴格執行合同;

3.協助業主處理合同執行中存在或出現的問題;

4.及時向業主報告合同的執行情況;

5.獨立、公正地協調解決項目實施過程中的合同糾紛。

(二)合同管理方法和手段

1.建立合同編碼體系,實行分類管理;

2.協助業主和承包商完善合同條款;

3.分析合同背景和缺陷,及時尋求處理方法;

4.掌握合同內容,實行跟蹤管理;

5.進行合同違法預警,及時采取防范措施。

6.認真根據合同條款,處理工程變更

7.工程變更的要求可以由建設單位、監理單位、承包人或設計單位提出。但必須經總監理工程師簽認后才能生效,根據合同條款如監理單位認為確有必要變更工程或部分工程形式,質量或數量,應向承包人發出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致,除承包人應對此負責外,其所引起的附加費用由承包人承擔,不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質量、進度、投資的總監理工程師發出確認發出變更令前,均應征得業主同意。

8.承包人只能而且必須服從監理工程師的工程變更指令或指示。

9.對涉及設計漏項,變更技術方案和技術標準,以及因地質條件各種原因引起的設計的變更等,不論其經費增減情況,均應及時經總監理工程師批準后才能下達。

10.變更的估價由總監理工程師按合同條款有關規定處理并書面通知承包人。

11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應按規定向總監理工程師提出申請,并將分包單位的各種資料、業績、資質及分包內容等報總監理工程師審批。在合同實施過程中,監理工程師不與分包人發生直接關系,建設單位也不直接向分包人付款。

(三)信息與資料檔案管理

1.信息管理:監理工程隨時注意對信息進行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機,對工程逐步實施動態管理,并隨時從網上查詢相關信息法規。

2.信息管理實行監理組織各級人員采取、專業人員整理分析、總監負責的管理體制。

3.監理檔案管理

4.行政檔案。

監理與建設單位之間來往函件。

監理與承包人之間往來函件,書面簽復申請批復,會議記錄。

監理與設計方及其它有關方往來函件。

監理機構內部往來函件,請示報告,報告批復。

監理月報。

5.計量支付檔案。

承包人提出的索賠申請及批示情況。

承包人提出的計日工和單價。

額外或緊急工程費用計算

設計變更批準的費用計算。

各類支付證書

工程進度周、月報表

6.技術檔案

開工及停工指令

額外工程圖紙

變更設計圖紙

現場指令

檢查記錄

施工圖紙

竣工圖紙

7.工程檔案,督促施工單位按規定及時整理工程技術檔案。