工程項目辦公文件收發(fā)工作細(xì)則

一、目的:提高文件處理的規(guī)范化,并能存儲電腦以作備查,為將來企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)做出決策時提供重要依據(jù)。

二、范圍:工程系統(tǒng)的打印及辦公文件的控制。

三、職責(zé):負(fù)責(zé)工程系統(tǒng)文件、合同打印存儲工作以及辦公文件收發(fā)、保存、管理工作。

四、質(zhì)量:使文件的打印及時、準(zhǔn)確、美觀,使辦公文件的收發(fā)在

第一時間送至主辦人手中。

五、程序:

1、打印:工程師在寫完稿件后附上一張發(fā)文處理單(見附頁),交由上級領(lǐng)導(dǎo)審批,領(lǐng)導(dǎo)如有意見直接在原稿上進(jìn)行修改,如同意則簽字認(rèn)可,再由工程師交由打字員打印。打字員按日期進(jìn)行編號,按工種進(jìn)行分類打印完畢后,先進(jìn)行校對,再交擬稿人進(jìn)行核對,正確無誤由工程師簽收認(rèn)可,原稿存檔。(特急項目特殊處理)

2、文件的發(fā)放:有兩種主要形式e-mail和fa*。

a.e-mail適用于公司內(nèi)部文件,在打印校對后,先發(fā)至本部門最高層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)理,等待領(lǐng)導(dǎo)的信息反饋,如同意再向其他部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員發(fā)送。

b.fa*適用于外部文件和急件,由工程師們確認(rèn)后直接向外發(fā)放。

3、標(biāo)準(zhǔn)工作程序文件管理:監(jiān)督文件發(fā)放到應(yīng)發(fā)放人手中,并加蓋“受控”章,收件人簽收后,文件編制人負(fù)責(zé)把簽收單返回孫穎處存檔。如所發(fā)放的文件需修改后再次發(fā)放給原文件執(zhí)有人,務(wù)必做到以一換一,以舊換新,并做好簽收工作,原文件交孫穎處立即進(jìn)行銷毀。

4、文件的接收:來文先按日期進(jìn)行登記編號,附來文處理單(見附頁)交主辦人簽收,必要時工程師在簽署處理情況后原件返回存檔備查。

六、本程序文件應(yīng)發(fā)放到工程、預(yù)算全體人員。

編制:校對:審批:發(fā)放號:

篇2:關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定

關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定

1總則。為規(guī)范項目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。

2項目建設(shè)管理文件資料的管理由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)。

3對項目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。

4對項目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進(jìn)行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應(yīng)簽收登記。

5對設(shè)計單位發(fā)出的設(shè)計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監(jiān)理機構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經(jīng)理部在收到文件資料24小時之內(nèi)必須上報業(yè)主。

6項目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)展情況,不定期地主持項目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。

7工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項目建設(shè)管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規(guī)定對項目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評或通報批評;情節(jié)嚴(yán)重的,通報批評并處50-1000元罰款。

篇3:工程工地文件收發(fā)制度（五）

工程工地文件收發(fā)制度(五)

1、工地文件和檔案收文與登記

1)所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期,必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間,最后由項目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字;

2)資料管理人員應(yīng)檢查文件檔案資料的各項內(nèi)容填寫和記錄真實完整,簽字認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員;

2、工地文件檔案資料傳閱與登記

由建設(shè)工程項目監(jiān)理部監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名并注明日期。傳閱完畢后,文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。

3、工地文件資料發(fā)文與登記

1)發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項目監(jiān)理部圖章,對蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項登記。

2)所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進(jìn)行分類編碼,并在發(fā)文登記表上登記。

3)重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。

4)項目監(jiān)理部的信息管理人員應(yīng)及時將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜(夾)中,并在目錄清單中予以記錄。