活動(dòng)檔案管理細(xì)則一

第一條為規(guī)范全市重大活動(dòng)檔案管理工作,確保重大活動(dòng)檔案的齊全、完整與安全,為全市經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)和生態(tài)文明建設(shè)提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《遼寧省檔案條例》等檔案法律法規(guī),結(jié)合本市實(shí)際,制定本辦法。

第二條本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng)檔案,是指全市重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有利用、保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng),是指符合下列條件之一的活動(dòng):

(一)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人在本市的公務(wù)活動(dòng);

(二)省委、省人大、省政府、省政協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)在本市的重要公務(wù)活動(dòng);

(三)著名外國(guó)友人、國(guó)內(nèi)知名人士(包括各民主黨派和無(wú)黨派民主人士、各領(lǐng)域杰出人士、宗教界知名人士等)、華僑領(lǐng)袖、有名望的外籍華人、港澳臺(tái)同胞在本市的訪問(wèn)、考察、參觀等活動(dòng);

(四)本市副市級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)的重要公務(wù)活動(dòng);

(五)本市重大經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)、文化、體育、外事活動(dòng)或者公益性活動(dòng);

(六)本市發(fā)生的重大自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)性衛(wèi)生和社會(huì)安全等事件的處置活動(dòng);

(七)本市具有重大影響或者較大規(guī)模的其它活動(dòng)。

第四條重大活動(dòng)檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強(qiáng)督導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用的原則。

第五條市、縣兩級(jí)黨委、政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案行政管理部門(mén)納入重大活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組,建立健全檔案行政管理部門(mén)參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制,協(xié)調(diào)解決重大活動(dòng)檔案管理工作中存在的重要問(wèn)題,切實(shí)保障重大活動(dòng)檔案工作所需經(jīng)費(fèi)。

第六條市檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃全市重大活動(dòng)檔案管理工作,負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)市本級(jí)重大活動(dòng)檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交工作;縣級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、移交工作。

第七條組織、承辦重大活動(dòng)的單位(以下簡(jiǎn)稱(chēng)組織承辦單位)負(fù)責(zé)重大活動(dòng)文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。

組織承辦單位在制訂重大活動(dòng)方案或計(jì)劃時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)制訂重大活動(dòng)檔案工作方案或計(jì)劃,明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門(mén)和具體責(zé)任人員,制訂并落實(shí)相應(yīng)的檔案收集、整理、保管、移交等保障措施,并將重大活動(dòng)及重大活動(dòng)檔案工作方案或計(jì)劃及時(shí)報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門(mén),確保重大活動(dòng)檔案工作與重大活動(dòng)同部署、同推進(jìn)。

第八條組織承辦或者組織承辦主要工作單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的檔案工作職業(yè)素養(yǎng),認(rèn)真履行職責(zé),保守工作秘密。

第九條重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍:

(一)關(guān)于重大活動(dòng)的請(qǐng)示、報(bào)告、方案、計(jì)劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題字、題詞、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、通知、信函、請(qǐng)柬、賀信、名冊(cè)、通訊錄、會(huì)議紀(jì)要、宣傳材料、紀(jì)念冊(cè)等各種紙質(zhì)、電子文件;

(二)關(guān)于重大活動(dòng)的照片、音頻、視頻、光盤(pán)、膠片等材料;

(三)新聞媒體關(guān)于重大活動(dòng)的宣傳報(bào)道材料;

(四)關(guān)于重大活動(dòng)的憑證性和標(biāo)志性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗等;

(五)重大活動(dòng)形成的其它具有保存價(jià)值的文件材料。

第十條重大活動(dòng)檔案保管期限界定、整理、編目、鑒定等工作,執(zhí)行國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2015)、《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-20**)等標(biāo)準(zhǔn)。

第十一條重大活動(dòng)檔案的歸屬與移交:

(一)組織承辦單位為一個(gè)單位的,重大活動(dòng)檔案歸入組織承辦單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;

(二)組織承辦單位為兩個(gè)以上單位的,重大活動(dòng)形成的全部檔案歸入牽頭負(fù)責(zé)單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;其它承辦單位形成的重大活動(dòng)檔案,應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束之日起30個(gè)工作日內(nèi)向牽頭負(fù)責(zé)單位移交,本單位可保存重大活動(dòng)檔案復(fù)制件或其他形式的副本;

(三)組織承辦單位為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,重大活動(dòng)形成的全部檔案經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)驗(yàn)收合格后,應(yīng)及時(shí)移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館;檔案移交進(jìn)館前,臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案人員不得撤回原單位。

(四)組織承辦單位委托、指定新聞媒體進(jìn)行錄像、錄音、拍攝照片的,應(yīng)責(zé)成有關(guān)新聞媒體在活動(dòng)結(jié)束之日起30個(gè)工作日內(nèi)向組織承辦單位移交一套原素材聲像檔案。

第十二條組織承辦單位應(yīng)加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案數(shù)字化,提高重大活動(dòng)檔案利用水平。

組織承辦單位向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案必須同步移交與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致的電子檔案。

第十三條其他組織、個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動(dòng)檔案,是國(guó)家檔案的重要組成部分,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。

鼓勵(lì)其他組織、個(gè)人向國(guó)家綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案。

第十四條向國(guó)家綜合檔案館移交、捐贈(zèng)重大活動(dòng)檔案的單位和個(gè)人,可以對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用的意見(jiàn),國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。

第十五條市、縣兩級(jí)國(guó)家綜合檔案館向利用者提供重大活動(dòng)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)逐步用各種形式的復(fù)制件代替檔案原件。

重大活動(dòng)檔案的復(fù)制件由國(guó)家綜合檔案館法定代表人簽字或加蓋檔案館印章的,與原件具有同等效力。

第十六條對(duì)重大活動(dòng)檔案收集工作做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人,由當(dāng)?shù)厝嗣裾o予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十七條有下列行為之一的,由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分:

(一)將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;

(二)拒不按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案的;

(三)違反國(guó)家規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小重大活動(dòng)檔案接收范圍的;

(四)明知所保存的重大活動(dòng)檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的;

(五)檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。

第十八條本辦法由葫蘆島市檔案局負(fù)責(zé)解釋并組織實(shí)施。

第十九條本辦法自發(fā)布之日起施行。

活動(dòng)檔案管理細(xì)則二

第一條為加強(qiáng)自治區(qū)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、移交、保管和利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例》等法律、法規(guī),結(jié)合自治區(qū)實(shí)際,制定本辦法。

第二條本辦法適用于自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)的重大活動(dòng)檔案管理工作。

第三條本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng)檔案,是指在重大活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子文件、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。

第四條本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng),是指下列活動(dòng):

(一)在自治區(qū)內(nèi)召開(kāi)的國(guó)家級(jí)重要會(huì)議;

(二)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人在自治區(qū)內(nèi)的公務(wù)活動(dòng);

(三)外國(guó)元首、政府首腦等高級(jí)政界人士和境外知名人士、友好團(tuán)體在自治區(qū)的考察、訪問(wèn)等重要外事活動(dòng);

(四)自治區(qū)各級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)召開(kāi)的重要會(huì)議;

(五)上級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)主要負(fù)責(zé)人以及知名學(xué)者在本行政區(qū)域內(nèi)參加的重要會(huì)議、考察、調(diào)查研究和工作指導(dǎo)等活動(dòng);

(六)自治區(qū)各級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)主要負(fù)責(zé)人出國(guó)訪問(wèn)、考察等外事公務(wù)活動(dòng);

(七)本行政區(qū)域內(nèi)舉辦或者承辦的重大經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、體育、民族、宗教活動(dòng);

(八)本行政區(qū)域內(nèi)嚴(yán)重自然災(zāi)害和重大責(zé)任事故搶救處置活動(dòng);

(九)本行政區(qū)域內(nèi)其他具有重大影響的活動(dòng)。

第五條重大活動(dòng)檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強(qiáng)督導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、集中管理、有效利用的原則。

第六條旗縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)解決重大活動(dòng)檔案管理工作中的重要問(wèn)題,建立健全檔案行政管理部門(mén)參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制,保障重大活動(dòng)檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)。

第七條旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案管理工作。

第八條重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位在制定重大活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)制定重大活動(dòng)檔案管理工作方案,明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門(mén)和人員,制定并落實(shí)相應(yīng)的檔案管理制度,保證重大活動(dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。

第九條重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位負(fù)責(zé)重大活動(dòng)文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。

第十條重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案管理有關(guān)規(guī)定編制重大活動(dòng)文件材料的歸檔范圍和保管期限表。

重大活動(dòng)文件材料的歸檔范圍包括:

(一)報(bào)告、方案、計(jì)劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題詞、簡(jiǎn)報(bào)、宣傳報(bào)道、總結(jié)、紀(jì)念冊(cè)等各種紙質(zhì)、電子文件;

(二)錄音帶、錄像帶、照片、光盤(pán)、膠片等材料;

(三)具有紀(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗等;

(四)其他具有保存價(jià)值的材料。

重大活動(dòng)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條重大活動(dòng)由指定的新聞媒體進(jìn)行錄像、錄音、拍攝照片的,新聞媒體應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束之日起三十個(gè)工作日內(nèi)向重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位移交一套原素材音像檔案。

第十二條重大活動(dòng)檔案的歸屬與移交:

(一)重大活動(dòng)由一個(gè)單位舉辦、承辦的,重大活動(dòng)檔案歸入本單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;

(二)重大活動(dòng)由兩個(gè)以上單位聯(lián)合舉辦、承辦的,重大活動(dòng)檔案歸入牽頭單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;參加單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理本單位在重大活動(dòng)中形成的文件材料,并在活動(dòng)結(jié)束之日起三十個(gè)工作日內(nèi)向牽頭單位移交重大活動(dòng)檔案,將相應(yīng)的復(fù)制件或者其他形式的副本歸檔;

(三)重大活動(dòng)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、整理重大活動(dòng)中形成的文件材料,并在重大活動(dòng)結(jié)束之日起三個(gè)月內(nèi)或者臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案。

第十三條保管重大活動(dòng)檔案的單位應(yīng)當(dāng)采取有效措施,確保檔案安全。

第十四條其他組織和個(gè)人,應(yīng)當(dāng)妥善保管歸其所有的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動(dòng)檔案,涉及國(guó)家秘密的應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定管理。

未經(jīng)旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn),不得向國(guó)家綜合檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出售、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送重大活動(dòng)檔案,不得私自攜運(yùn)出境。

上述其他組織和個(gè)人因保管條件等其他原因不利于重大活動(dòng)檔案安全保管的,檔案行政管理部門(mén)可以依法采取代為保管、收購(gòu)、征購(gòu)等措施,確保檔案完整與安全。

第十五條鼓勵(lì)其他組織和個(gè)人向國(guó)家綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案。

捐贈(zèng)、寄存者對(duì)所捐贈(zèng)、寄存檔案擁有優(yōu)先利用權(quán)。

國(guó)家綜合檔案館提供利用寄存的重大活動(dòng)檔案時(shí),必須征得寄存者的同意。

第十六條重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位及保存重大活動(dòng)檔案的國(guó)家綜合檔案館,應(yīng)當(dāng)建立重大活動(dòng)檔案專(zhuān)題目錄,運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù),做好重大活動(dòng)檔案的開(kāi)發(fā)利用。

第十七條在重大活動(dòng)檔案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人,旗縣級(jí)以上人民政府或者有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第十八條有下列行為之一的,旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其限期改正;逾期未改正的,給予通報(bào)批評(píng),并由有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分:

(一)重大活動(dòng)舉辦、承辦單位不接受檔案行政管理部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo),并造成重大活動(dòng)檔案資料損失的;

(二)重大活動(dòng)期間未按照規(guī)定開(kāi)展檔案收集、整理工作的;

(三)未按照規(guī)定移交重大活動(dòng)檔案或者檔案移交不完整的;

(四)其他違反本辦法規(guī)定的行為。

第十九條有下列行為之一的,旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)給予通報(bào)批評(píng),并由有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分,同時(shí)根據(jù)有關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量,依法對(duì)個(gè)人處以500元以上5000元以下罰款;造成損失的,依法承擔(dān)賠償責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任:

(一)涂改、偽造、損毀、丟失屬于國(guó)家所有的重大活動(dòng)檔案的;

(二)擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的重大活動(dòng)檔案的;

(三)非法買(mǎi)賣(mài)重大活動(dòng)檔案的;

(四)攜運(yùn)禁止出境的重大活動(dòng)檔案及其復(fù)制件出境的;

(五)有其他違法行為的。

第二十條本辦法自2016年1月1日起施行。

篇2:工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本規(guī)定。

2.各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

二、工程檔案管理規(guī)定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料,對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項(xiàng)目部配備專(zhuān)職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給監(jiān)理項(xiàng)目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國(guó)網(wǎng)項(xiàng)目部、集團(tuán)項(xiàng)目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項(xiàng)目部等下發(fā)的各項(xiàng)文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對(duì)接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

3.1.5信息管理員應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類(lèi)文件的查詢檢索。

3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

3.1.7信息管理員僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類(lèi)登記帳;

3.2工程文件資料發(fā)放

3.2.1上級(jí)下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會(huì)議紀(jì)要,由信息管理員按所指定的單位及時(shí)傳遞并建立發(fā)放記錄。

四、監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)

1、負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

2)監(jiān)理各專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查,對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。

3)對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項(xiàng)目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

1)對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門(mén)使用后回收的圖紙資料,先由申請(qǐng)銷(xiāo)毀的部門(mén)登記造冊(cè),再由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),報(bào)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

2)對(duì)各單位修改替代后的檔案,檔案部門(mén)應(yīng)列出銷(xiāo)毀檔案清冊(cè),提出銷(xiāo)毀報(bào)告,經(jīng)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對(duì)被銷(xiāo)毀檔案目錄進(jìn)行清除。

3)檔案銷(xiāo)毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門(mén)確定銷(xiāo)毀地點(diǎn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí),檔案部門(mén)、保安部門(mén)均應(yīng)指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人必須在銷(xiāo)毀清冊(cè)一簽字,檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)存檔。

4)在鑒定銷(xiāo)毀檔案時(shí),處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長(zhǎng)處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類(lèi)、編目、按國(guó)家電網(wǎng)辦[2010]250號(hào)《關(guān)于印發(fā)》規(guī)定執(zhí)行。

(2)檔案、資料、圖書(shū)的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書(shū)借閱規(guī)定執(zhí)行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤(pán)及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。

5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置;

(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片(照片);

(4)使用數(shù)碼相機(jī)拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬(wàn)有效像素(不允許插值);

(5)符合國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過(guò)程控制的通知》基建安全[2007]25號(hào)及《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過(guò)程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國(guó)家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號(hào)要求。

篇3:工程公司光盤(pán)檔案管理細(xì)則

工程有限公司光盤(pán)檔案管理細(xì)則

一、光盤(pán)的整理:

1、光盤(pán)檔案的管理由信息管理員具體負(fù)責(zé)。

2、正確標(biāo)注每份預(yù)歸文件的日期、流水號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、分類(lèi)、主題詞、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入和圖像掃描工作。(見(jiàn)附件五)

3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件,完成計(jì)算機(jī)自動(dòng)歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。

4、自動(dòng)生成案卷數(shù)據(jù)庫(kù),填寫(xiě)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容,包括編寫(xiě)卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報(bào)表。

5、按計(jì)算機(jī)分配的卷號(hào)貼制卷皮,按計(jì)算機(jī)分配的卷內(nèi)順序號(hào)往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。

6、歸檔后,刻制光盤(pán)并填好備份光盤(pán)的備考文件

二、光盤(pán)的管理和保護(hù):

檔案建立初期先保存在硬盤(pán)上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無(wú)誤,就應(yīng)將數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像文件一并刻到光盤(pán)上加以保存。光盤(pán)上的檔案文件不得改動(dòng)。光盤(pán)的使用維護(hù)必須遵循以下規(guī)則:

1、光盤(pán)說(shuō)明:錄制完的光盤(pán)應(yīng)制作相應(yīng)的盤(pán)片標(biāo)簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫(xiě)齊全、清楚,貼放在盤(pán)片盒正面,(見(jiàn)附件九)。

2、光盤(pán)檢測(cè):錄制完后,應(yīng)進(jìn)行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測(cè),確認(rèn)無(wú)污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。

3、光盤(pán)保管:存有檔案的光盤(pán)要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開(kāi)保管。

4、光盤(pán)保護(hù):錄制好的光盤(pán)要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴(yán)禁用手摸擦表面,嚴(yán)禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤(pán)。

5、數(shù)據(jù)檢查:每年進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)修補(bǔ)、及時(shí)復(fù)制。

三、光盤(pán)檔案的密級(jí)劃分和權(quán)限管理:

光盤(pán)的密級(jí)按光盤(pán)中文書(shū)檔案的最高密級(jí)確定。具體劃分同文書(shū)檔案密級(jí)劃分。

辦公室秘書(shū)按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤(pán)內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤(pán)內(nèi)所存最高密級(jí)檔案確定。