公司檔案管理細(xì)則

1.總則

1.1為加強(qiáng)民營企業(yè)檔案工作,規(guī)范民營企業(yè)檔案管理行為,促進(jìn)檔案工作為民營企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《吉林省檔案條例》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,制定本細(xì)則。

1.2本細(xì)則所稱的民營企業(yè)檔案,是指民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的真實(shí)記錄。

1.3民營企業(yè)檔案工作是民營企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)。

民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)信息資源的有機(jī)組成部分,是體現(xiàn)民營企業(yè)歷史真實(shí)面貌、維護(hù)民營企業(yè)合法權(quán)益的有效依據(jù)和憑證。

1.4民營企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,同時也是國家檔案的組成部分之一。

民營企業(yè)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī),依法管理本企業(yè)檔案,提高企業(yè)員工的檔案意識。

2.檔案管理體制

2.1民營企業(yè)應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)管理的議事日程之中,明確管理檔案的部門和人員,保持檔案人員的相對穩(wěn)定。

2.2民營企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門應(yīng)依法履行以下職責(zé):

2.2.1制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

2.2.2統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;

2.2.3指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

2.2.4監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作;

2.3民營企業(yè)應(yīng)建立檔案工作制度,主要包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責(zé)任制等。

2.4民營企業(yè)檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,積極參加檔案部門主辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2.5民營企業(yè)檔案工作接受所在地檔案行政管理部門的依法監(jiān)督和指導(dǎo)。

3.文件材料的形成、整理與歸檔

3.1民營企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍(見附件《民營企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》)。

企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項(xiàng)管理程序,列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項(xiàng)活動的工作計劃。

企業(yè)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)所形成的文件材料的收集、積累、整理,并按時向民營企業(yè)檔案部門歸檔。

3.2民營企業(yè)歸檔文件材料的來源:

3.2.1企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;

3.2.2企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)應(yīng)報本企業(yè)的文件材料;

3.2.3企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;

3.2.4企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;

3.2.5企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;

3.2.6企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。

3.3歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、光盤、錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

3.4歸檔文件材料的整理

3.4.1民營企業(yè)在黨務(wù)工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理等活動中形成的紙質(zhì)文件材料可依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理;

3.4.2民營企業(yè)在產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建等方面形成的文件材料可依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行整理;

3.4.3會計文件材料可依據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求進(jìn)行整理;

3.4.4錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片等載體形式的文件材料可依據(jù)《聲像檔案管理辦法》的要求進(jìn)行整理;

3.4.5民營企業(yè)在0A、CAD、CAM等系統(tǒng)中形成的電子文件材料可依據(jù)或參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等進(jìn)行整理;

3.4.6民營企業(yè)在職工個人管理工作中形成的文件材料可依據(jù)《吉林省企業(yè)職工檔案管理辦法》的要求進(jìn)行整理。

3.5歸檔時間

3.5.1管理性文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔;

3.5.2企業(yè)產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等文件材料應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項(xiàng)或按專業(yè)進(jìn)行歸檔;

3.5.3會計文件材料在會計年度終了一年后歸檔;

3.5.4外購設(shè)備文件材料及引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔;

3.5.5錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔;

3.5.6電子文件邏輯歸檔適時進(jìn)行,物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時間一致;

3.5.7下列文件材料應(yīng)隨時歸檔:

3.5.7.1已歸檔的文件材料出現(xiàn)變更、修改、補(bǔ)充等情況后,新形成的文件材料;

3.5.7.2企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動以及企業(yè)在臨時活動中形成的文件材料;

3.5.7.3企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

3.5.7.4企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

3.6歸檔要求

3.6.1整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律,保持有機(jī)聯(lián)系,做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.6.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件,一般一式一份。

重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

文件材料歸檔后不得更改。

3.6.3民營企業(yè)各部門向檔案部門移交歸檔文件時,應(yīng)編制移交清冊,并由部門負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)。

民營企業(yè)檔案部門接收歸檔文件材料時,應(yīng)認(rèn)真檢查歸檔文件材料的質(zhì)量,核對移交清冊,履行交接手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。

4.檔案的管理,民營企業(yè)檔案部門應(yīng)按時接收應(yīng)歸檔的各類文件材料,通過科學(xué)分類、排列、編目,對全部檔案進(jìn)行有序化管理。

4.1檔案的分類、排列、編目

4.1.1民營企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位檔案內(nèi)容和載體形式等實(shí)際情況,制定統(tǒng)一的分類方案(可參照附件《民營企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》),分類應(yīng)保持前后一致,不能隨意變動。

4.1.2民營企業(yè)檔案應(yīng)按類別分別排列。

案卷排列時應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律,便于保管和利用。

4.1.3按照案卷的排列順序編制卷號,固定案卷位置。

同一門類內(nèi)案卷不能出現(xiàn)重號現(xiàn)象。

4.1.4照片、實(shí)物、磁性載體等文件材料按照分類方案,與紙質(zhì)文件材料一同排列、編號,存放時可根據(jù)保管需要異地保存。

4.2根據(jù)檔案分類情況,編制檔案分類目錄。

4.3檔案的保管

4.3.1民營企業(yè)應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)立必需的專用檔案庫房,采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管。

并切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

4.3.2民營企業(yè)可設(shè)立綜合檔案室對企業(yè)各類檔案實(shí)體實(shí)行集中統(tǒng)一管理,也可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)立專門檔案室,對會計、產(chǎn)品、科研、人事等檔案實(shí)體實(shí)行分室管理。

4.3.3檔案庫房應(yīng)具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。

4.3.4保管錄音帶、錄像帶等磁性載體文件材料應(yīng)符合防磁要求。

4.3.5檔案人員要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符。

對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

4.4檔案鑒定

4.4.1民營企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,制定本企業(yè)檔案保管期限表,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。

4.4.2要定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對檔案進(jìn)行鑒定。

每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負(fù)責(zé)人簽名,并注明鑒定日期。

4.4.3經(jīng)過鑒定的檔案要達(dá)到保管期限劃定準(zhǔn)確、保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限劃定不準(zhǔn)確、檔案不完整,企業(yè)應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

4.4.4銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報告,經(jīng)企業(yè)法人批準(zhǔn)后,進(jìn)行監(jiān)銷。

銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

4.5檔案統(tǒng)計

4.5.1企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。

4.5.2檔案統(tǒng)計要有檔案管理設(shè)施、設(shè)備統(tǒng)計,檔案人員統(tǒng)計,檔案數(shù)量統(tǒng)計,檔案提供利用及其效果統(tǒng)計等。

4.6民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展。

民營企業(yè)可為檔案部門配備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理設(shè)備和科學(xué)的管理軟件,提供技術(shù)支持,不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

4.7民營企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動,應(yīng)參照國家有關(guān)規(guī)定,做好檔案處置工作。

5.檔案的利用

5.1民營企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,通過開架閱覽、編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、各類專題匯編以及建立企業(yè)專題檔案信息數(shù)據(jù)庫等形式,為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。

5.2企業(yè)檔案開發(fā)與利用,必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

6.1獎勵與處罰

6.1民營企業(yè)應(yīng)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵。

6.2民營企業(yè)應(yīng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。

7.附則

7.1本細(xì)則由吉林省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

7.2本細(xì)則自發(fā)布之日起施行。

篇2:工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本規(guī)定。

2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

二、工程檔案管理規(guī)定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項(xiàng)目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給監(jiān)理項(xiàng)目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國網(wǎng)項(xiàng)目部、集團(tuán)項(xiàng)目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項(xiàng)目部等下發(fā)的各項(xiàng)文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

3.1.5信息管理員應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計算機(jī)進(jìn)行各類文件的查詢檢索。

3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。

3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳;

3.2工程文件資料發(fā)放

3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀(jì)要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。

四、監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)

1、負(fù)責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

2)監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查,對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。

3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項(xiàng)目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷毀

1)對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對被銷毀檔案目錄進(jìn)行清除。

3)檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點(diǎn)。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應(yīng)存檔。

4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號《關(guān)于印發(fā)》規(guī)定執(zhí)行。

(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置;

(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);

(4)使用數(shù)碼相機(jī)拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);

(5)符合國家電網(wǎng)項(xiàng)目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號要求。

篇3:工程公司光盤檔案管理細(xì)則

工程有限公司光盤檔案管理細(xì)則

一、光盤的整理:

1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負(fù)責(zé)。

2、正確標(biāo)注每份預(yù)歸文件的日期、流水號、文號、標(biāo)題、分類、主題詞、密級、頁數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)

3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件,完成計算機(jī)自動歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。

4、自動生成案卷數(shù)據(jù)庫,填寫數(shù)據(jù)庫內(nèi)容,包括編寫卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報表。

5、按計算機(jī)分配的卷號貼制卷皮,按計算機(jī)分配的卷內(nèi)順序號往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。

6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件

二、光盤的管理和保護(hù):

檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無誤,就應(yīng)將數(shù)據(jù)庫和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動。光盤的使用維護(hù)必須遵循以下規(guī)則:

1、光盤說明:錄制完的光盤應(yīng)制作相應(yīng)的盤片標(biāo)簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。

2、光盤檢測:錄制完后,應(yīng)進(jìn)行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測,確認(rèn)無污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。

3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。

4、光盤保護(hù):錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴(yán)禁用手摸擦表面,嚴(yán)禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。

5、數(shù)據(jù)檢查:每年進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時修補(bǔ)、及時復(fù)制。

三、光盤檔案的密級劃分和權(quán)限管理:

光盤的密級按光盤中文書檔案的最高密級確定。具體劃分同文書檔案密級劃分。

辦公室秘書按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤內(nèi)所存最高密級檔案確定。