采購部工作程序

第一節(jié):采購基本程序

一、采購審批程序:

流程表:使用部門經(jīng)理——倉庫主任——采購部經(jīng)理——財(cái)務(wù)部成本主管——財(cái)務(wù)部經(jīng)理——主管副總——總經(jīng)理

二、采購審批權(quán)限

采購內(nèi)容限制金額批準(zhǔn)人

庫存物品$元至$元

$元至$元

$元至$元

生鮮、食品$元至$元

$元至$元

$元至$元

家私$元至$元

$元至$元

文具$元至$元

$元至$元

$元至$元

辦公設(shè)備$元至$元

$元至$元

$元至$元

日常維修配件$元至$元

$元至$元

$元至$元

工程設(shè)備$元至$元

$元至$元

$元至$元

三、基本程序:

1、使用部門申購;

2、報(bào)價(jià);

3、報(bào)批;

4、訂貨入倉。

四、采購貨品分為:

1、貨倉存貨補(bǔ)充:倉庫管理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化,貨品庫存量到達(dá)最低界線時(shí),填寫“采購申請(qǐng)單”。庫存最低線,也稱采購線,是酒店為保證供應(yīng),減少資金積壓而確定的訂貨點(diǎn)的庫存量,它主要根據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限,進(jìn)貨容易易以及訂貨到進(jìn)貨入庫時(shí)天數(shù)等因素確定。Z#

2、部門新增物料:各部門固業(yè)務(wù)所需要設(shè)備或物料時(shí),由各部門填寫采購申請(qǐng)單,按采購審批程序獲得批準(zhǔn)后,由采購部組織實(shí)施。L1WvH

3、部門更替舊有設(shè)備或物品:當(dāng)酒店的經(jīng)營活動(dòng)至一定周期時(shí),操作設(shè)備、器材、用具、低值易耗品等均要按實(shí)際使用情況更新、補(bǔ)充。&:Q/z

4、食物和飲料以及煙酒供應(yīng):食物和飲料以及煙酒供應(yīng)品性質(zhì)不同,且受客人流量和消費(fèi)高低的影響,故每大都有很大的流量,食物和飲料以及煙酒品質(zhì)方面的選定,需要廚房部門、酒吧、采購部和成本主任、倉庫主任的合作,以便以最佳的食物,產(chǎn)出最好的菜。因此,食物和飲料以及煙酒的采購申請(qǐng)和程序與其他物品不同,除了批量的采購?fù)?每天用料即日采購。

5、燃油和燃料。

6、維修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、辦公用品。

五、物品采購程序

1、貨倉存貨補(bǔ)充采購程序:

倉庫的每種存?zhèn)}物品,均應(yīng)設(shè)定合理的采購線,在存量接近或低于采購線時(shí),即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨,倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)貨“采購申請(qǐng)單”,采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料。[w^*`

(1)貨品名稱,規(guī)格

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數(shù)量;

(4)最近一次訂貨單價(jià);

(5)最近一次訂貨數(shù)量;

(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。

送采購部經(jīng)理初審,采購部經(jīng)理應(yīng)把倉庫交來采購申請(qǐng)單上簽字確認(rèn),并注明到貨時(shí)間,退一份回倉庫。采購部經(jīng)理初審?fù)夂?按倉庫“采購申請(qǐng)單”內(nèi)容要求,選定相應(yīng)供應(yīng)商,提出采購意見,標(biāo)明本次申購單每種商品的價(jià)格,按采購審批程序報(bào)批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,采購部立即組織實(shí)施,一般物品要求之2天內(nèi)完成。有特殊情況,要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

2、部門新增物品采購程序;

若部門欲增置新物料,部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)查閱每年編制計(jì)劃,弄清計(jì)劃是否包括該項(xiàng)目等,如沒有預(yù)算,應(yīng)攢寫有關(guān)報(bào)告,連同“采購申請(qǐng)單”一并送交采購部,采購部按酒店有關(guān)采購程序和審批程序進(jìn)行辦理,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,組織實(shí)施。

3、部門更新替舊設(shè)備和物品采購程序:

如部門欲替換舊有設(shè)備或物品,應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)、物品遺失或損壞報(bào)告”給主管副總及財(cái)務(wù)經(jīng)理審批。經(jīng)審批后,將一份遺失或損壞報(bào)告和采購申請(qǐng)單一并送交采購部,采購部按酒店采購程序和審批程序辦理有關(guān)審批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,組織采購。

4、食品飲料,煙酒的采購程序

酒店中的食品和飲料每天消耗量很大,其中有些食物可以存放較長時(shí)間,但有些食物存放卻不能。例如:海鮮、凍品、三鳥、肉類和蔬菜等就不同,有些物料還有有效使用日期限制。所以采購部需要與各出品部、餐飲部,酒吧和成本會(huì)計(jì)有緊密合作。作出適當(dāng)?shù)牟少?就食物飲料而言。每天都有不同種類和數(shù)量的需求。各出品部的用料因營業(yè)情況變化較大,申請(qǐng)購買的手續(xù)也跟其他方法不盡相同。.

(1)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果及各部門餐飲用料的采購申請(qǐng),由各出品部、酒吧、各餐飲部門總廚或主管,根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況,預(yù)測明天用量,填寫每日市場購貨表,采購部按每月兩次定價(jià)的價(jià)格填上,經(jīng)餐飲部門經(jīng)理及質(zhì)量成本監(jiān)督審核后,便可以電話落單或直接到市場選購。

(2)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果的供應(yīng)商選定:以上貨品購買可采用合約形式固定價(jià)格,并可確保貨源,采購部、出品部、餐飲營業(yè)部和成本會(huì)計(jì)主任必須合作,進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較,選定供應(yīng)商。采購部要邀請(qǐng)供應(yīng)商對(duì)酒店經(jīng)常使用的餐飲用料提供七到十五日的報(bào)價(jià),采購部組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價(jià)格,與供應(yīng)商確定固定的十五日供應(yīng)價(jià),在此確認(rèn)期間內(nèi),供應(yīng)商將按此固定價(jià)提供酒店所需的物料,這些報(bào)價(jià)和供應(yīng)商的選定必須送交主管副總和總經(jīng)理審核方為有效。

(3)選擇供應(yīng)商,除考慮其價(jià)格是否合理外,亦需考慮到其供應(yīng)能力和供貨水平的穩(wěn)定性,需要對(duì)下面幾點(diǎn)進(jìn)行比較:

A、哪一家供應(yīng)商的價(jià)格最低;

B、哪一家的質(zhì)量最高;

C、哪一家具備提供相同水平酒店的供貨經(jīng)驗(yàn)。

D、哪一家供應(yīng)商最誠實(shí)。-

5、燃料和C5采購程序

采購部根據(jù)餐飲部營業(yè)情況與工程部、餐飲部編制每日C5燃油、石油氣、柴油采購申購計(jì)劃,按采購審批程序辦理審批。

6、維修零配件各工程物料采購程序

采購部根據(jù)工程部每月上報(bào)每月用量計(jì)劃,有計(jì)劃辦理審批手續(xù),并組織實(shí)施。

7、部門急用和零星用品、辦公用品的采購程序

采購部按酒店采購工作程序和審批程序辦理。

六、審核采購申請(qǐng)單

1所有的采購申請(qǐng)必須填寫一式四聯(lián),采購申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后,整份共四聯(lián)交給倉庫,經(jīng)倉庫主任復(fù)核送采購部。

2、采購申請(qǐng)單一共四聯(lián),在經(jīng)審批批準(zhǔn)后:第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)主任存檔核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。

3、審定采購申清單:當(dāng)采購部收到采購申請(qǐng)單后、應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。

(1)簽置核對(duì):檢查采購申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置,核對(duì)其是否正確。

(2)數(shù)量核對(duì),復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗,決定采購申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。

4、選定供應(yīng)商。

(1)聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商,可以利用電話。傳真或其他通訊途徑向供應(yīng)商索要資料,報(bào)價(jià)及樣品,供應(yīng)商資料可從以下來源獲得。

A、營業(yè)代表的來訪;

B、供應(yīng)商目錄及郵寄小冊子;

C、刊物或電話黃頁,報(bào)刊的廣告;

D、網(wǎng)上查詢。

(2)有關(guān)部門的介紹。選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)是十分重要的環(huán)節(jié),所以要考慮以下條件:

A、穩(wěn)固財(cái)政;最好選擇有穩(wěn)固財(cái)政能力的供應(yīng)商,因這樣對(duì)保持酒店貨品的水準(zhǔn)、數(shù)量及交貨期有一定的保障;

B、品質(zhì)的統(tǒng)一,所選擇的供應(yīng)商必須能供應(yīng)符合酒店要求的物品,令酒店保持一貫穩(wěn)定水平;

C、地區(qū)若品質(zhì)或數(shù)量上可以接受的話,最好選擇本地的供應(yīng)商,從而節(jié)省運(yùn)什費(fèi),且聯(lián)系方便,易于隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行情況;

D、價(jià)格:如所有供應(yīng)商供應(yīng)貨品、品質(zhì)、數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求,選擇供應(yīng)商要選擇價(jià)格最低的一個(gè),若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與申購部門共同考慮,協(xié)商核定最符合酒店要求的供應(yīng)商;

E、維護(hù)保養(yǎng):如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的,選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng),對(duì)設(shè)備等項(xiàng)目的購買,采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時(shí),事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容,以免造成不能配套或無法安裝的情況。I/BV&

七、報(bào)價(jià)單

報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較,但要視采購物品質(zhì)量和種類、貨源供應(yīng)而定。

對(duì)采購價(jià)格的控制是整個(gè)采購控制最重要和最困難的工作,這是因?yàn)槌擞嘘P(guān)采購出品部主管等有關(guān)管理人員與供應(yīng)商密謀串通、收取回扣,致使購買的物品價(jià)格偏高外,酒店所用的物品,與其他行業(yè)相比,價(jià)格變化最大、最快、實(shí)難掌握和控制。特別是那些易于過期變質(zhì)的貨品,其售價(jià)幾乎每天都在變化,有時(shí)上午和下午的價(jià)格就有差別,采購價(jià)格控制的目的是:防止有關(guān)采購人員從中徇私舞弊,保證采購物品價(jià)格的合理性。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo),酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購工作,即在訂貨前,必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià),然后確定選用那家供應(yīng)商的物品,具體做法是:

1、采購部按照采購申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨,簽訂訂單時(shí),著手向有關(guān)供應(yīng)單位詢價(jià)并填制報(bào)價(jià)單,包括:①填寫報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間,郵寄或送交供應(yīng)商(至少選擇3個(gè)供應(yīng)商),要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。②對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商,如果采購期限較短,可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí),應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名,職務(wù)等。③寫個(gè)簡單的報(bào)告,說明詢價(jià)方式及其全部過程,并提出采購部的選擇意見和理由,連同報(bào)價(jià)單一起送交給主管副總和總經(jīng)理審批。

2、采購審定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料,參考采購部的意見,對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來的貨品價(jià)格以及質(zhì)量,信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后,報(bào)主管副總和總經(jīng)理審核,確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商。

3、采購審定小組。

A、餐飲部物品:主管餐飲副總經(jīng)理、采購部副經(jīng)理、質(zhì)量成本監(jiān)督、中西餐經(jīng)理、中西餐總廚、點(diǎn)心主管、燒味主管、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部成本;

B、客房部、康樂城物品:主管客房副總經(jīng)理、客房部經(jīng)理、娛樂部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)成本;

C、工程部、其他部門物品:主管工程副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)成本。

4、供應(yīng)單位確定后,采購部門向供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià),由于酒店物品的價(jià)值和數(shù)量較大時(shí),可以和供應(yīng)商作議價(jià),以進(jìn)一步達(dá)成對(duì)酒店較為有利的協(xié)議。而且議價(jià)方式不僅可以在價(jià)錢方面洽談,甚至物品的質(zhì)量、交貨期或一切細(xì)節(jié)都可以商磋。降低價(jià)格對(duì)酒店有直接的利益。在以下情況下,儀價(jià)是沒有多大作用的,但盡力嘗試。

A、小數(shù)額的購買;

B、唯一供應(yīng)的來源;

C、法律規(guī)定的價(jià)格;

D、己定折扣之價(jià)目表;

E、緊俏的市場商品。

當(dāng)一切步驟完成后,采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請(qǐng)單的適當(dāng)欄目內(nèi),連同所有報(bào)價(jià)單和推薦供應(yīng)商的報(bào)價(jià),交給主管副總和總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、定購:采購申請(qǐng)單一經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,交回采購部,采購部便安排分派采購申請(qǐng)單給有關(guān)的部門,而采購員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購單給供應(yīng)商,及時(shí)進(jìn)行采購。采購單是酒店正式給予供應(yīng)商的授權(quán)文件,此份定單一式三份,而其中所列的供應(yīng)商、貨品內(nèi)容質(zhì)量、數(shù)量及價(jià)格必須與己批準(zhǔn)之采購申請(qǐng)單相同。采購單一式三聯(lián):第一聯(lián)供應(yīng)商;第二聯(lián)采購部;第三聯(lián)財(cái)務(wù)應(yīng)付帳款聯(lián)。采購定單要注明資料:

A、貨品供應(yīng)商的名稱、地址及有關(guān)資料

B、采購申請(qǐng)單的號(hào)碼;

C、訂單日期;

D、需求部門;品名、規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地、數(shù)量、單價(jià)、包裝要求、交貨日期、運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn);

F、總值;

G、付款方法。

6、合同:有關(guān)服務(wù)性質(zhì)的需求,工程項(xiàng)目或高總值及數(shù)量大的物品的定購,采購部要以采購合同代替采購訂單。采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件,一經(jīng)簽置,雙方便需遵守合同上的細(xì)則。

(1)、合同的目的:

A、買賣雙方通過合同確認(rèn)雙方的責(zé)任,保障雙方利益;

B、合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后,彼此各執(zhí)一份以作為憑證,完善合同的效力;

C、合同足以約束買賣雙方的行為,減少違約事件發(fā)生,保障合同的有效執(zhí)行。

(2)、工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明

A、工作范圍——物料供應(yīng),安裝家私設(shè)備;

B、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法;

C、其他費(fèi)用——雜項(xiàng)開支、超時(shí)、工人工資、保險(xiǎn)費(fèi)等的承擔(dān);

D、完成工期和工程進(jìn)度界定方法;

E、延期完工的賠償;

F、保養(yǎng)期及維修事項(xiàng)的規(guī)定;

G、工程進(jìn)度款,保證金等的付款方法和規(guī)定。

(3)物品或服務(wù)性采購合同細(xì)則應(yīng)列明:

A、詳細(xì)采購項(xiàng)目標(biāo)明的:名稱、產(chǎn)地、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝的規(guī)定。

B、交貨期限,運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn);

C、付款細(xì)則和驗(yàn)收方法;

D、維修保養(yǎng)辦法及收費(fèi);

E、保修的年限;

F、接受或拒絕貨品程序和處理方法;

G、什么情形下可取消合同;

H、合法的權(quán)利及義務(wù)。

八、其他;

1、采購定單的跟催

當(dāng)定單發(fā)出后,采購部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫。

以下情況采購部需要跟催的:

(1)物品未能依期交貨;

(2)交負(fù)數(shù)量或品質(zhì)與訂單有出入;

(3)新定的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商;

(4)唯一來源但有問題的供應(yīng)商;

(5)供應(yīng)商未能履行合同責(zé)任。

2、采購定單取消

(1)酒店取消定單:

如因某種原因,酒店需要取消己發(fā)出之定單,供應(yīng)商可能提出取消的賠償,故采購部必須預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法,以便報(bào)總經(jīng)理作出決定。

(2)供應(yīng)商取消定單:

如因某種原因,供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益,供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。

(3)違反合同:.

合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則,如有違反,便應(yīng)依合同上所載處理。

(4)檔案儲(chǔ)存:

要有完善的采購資料,必須有完善之檔案儲(chǔ)存制度,以便快捷存查資料。為避免資料遺失,借出之資料必須登記及催還。

九、采購交貨延遲檢討表

凡未能按時(shí)、按量采購所需物品,并影響申購部門正常經(jīng)營活動(dòng)的,需填寫《采購交貨延遲檢討表》,說明原因及跟進(jìn)情況。

篇2:星級(jí)酒店采購部工作程序

采購部工作程序

第一節(jié):采購基本程序

一、采購審批程序:

?流程表:使用部門經(jīng)理——倉庫主任——采購部經(jīng)理——財(cái)務(wù)部成本主管——財(cái)務(wù)部經(jīng)理——主管副總——總經(jīng)理

二、采購審批權(quán)限

采購內(nèi)容限制金額批準(zhǔn)人

庫存物品$元至$元

$元至$元

$元至$元

生鮮、食品$元至$元

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家私$元至$元

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文具$元至$元

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辦公設(shè)備$元至$元

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日常維修配件$元至$元

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工程設(shè)備$元至$元

$元至$元

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三、基本程序:

1、使用部門申購;

2、報(bào)價(jià);

3、報(bào)批;

4、訂貨入倉。

四、采購貨品分為:

1、貨倉存貨補(bǔ)充:倉庫管理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化,貨品庫存量到達(dá)最低界線時(shí),填寫“采購申請(qǐng)單”。庫存最低線,也稱采購線,是酒店為保證供應(yīng),減少資金積壓而確定的訂貨點(diǎn)的庫存量,它主要根據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限,進(jìn)貨容易易以及訂貨到進(jìn)貨入庫時(shí)天數(shù)等因素確定。

2、部門新增物料:各部門固業(yè)務(wù)所需要設(shè)備或物料時(shí),由各部門填寫采購申請(qǐng)單,按采購審批程序獲得批準(zhǔn)后,由采購部組織實(shí)施。

3、部門更替舊有設(shè)備或物品:當(dāng)酒店的經(jīng)營活動(dòng)至一定周期時(shí),操作設(shè)備、器材、用具、低值易耗品等均要按實(shí)際使用情況更新、補(bǔ)充。

4、食物和飲料以及煙酒供應(yīng):食物和飲料以及煙酒供應(yīng)品性質(zhì)不同,且受客人流量和消費(fèi)高低的影響,故每大都有很大的流量,食物和飲料以及煙酒品質(zhì)方面的選定,需要廚房部門、酒吧、采購部和成本主任、倉庫主任的合作,以便以最佳的食物,產(chǎn)出最好的菜。因此,食物和飲料以及煙酒的采購申請(qǐng)和程序與其他物品不同,除了批量的采購?fù)?每天用料即日采購。

5、燃油和燃料。

6、維修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、辦公用品。

五、物品采購程序L~

1、貨倉存貨補(bǔ)充采購程序:

倉庫的每種存?zhèn)}物品,均應(yīng)設(shè)定合理的采購線,在存量接近或低于采購線時(shí),即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨,倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)貨“采購申請(qǐng)單”,采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料。

(1)貨品名稱,規(guī)格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數(shù)量;

(4)最近一次訂貨單價(jià);

(5)最近一次訂貨數(shù)量;

(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。

送采購部經(jīng)理初審,采購部經(jīng)理應(yīng)把倉庫交來采購申請(qǐng)單上簽字確認(rèn),并注明到貨時(shí)間,退一份回倉庫。采購部經(jīng)理初審?fù)夂?按倉庫“采購申請(qǐng)單”內(nèi)容要求,選定相應(yīng)供應(yīng)商,提出采購意見,標(biāo)明本次申購單每種商品的價(jià)格,按采購審批程序報(bào)批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,采購部立即組織實(shí)施?一般物品要求之2天內(nèi)完成。有特殊情況,要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

2、部門新增物品采購程序;

若部門欲增置新物料,部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)查閱每年編制計(jì)劃,弄清計(jì)劃是否包括該項(xiàng)目等,如沒有預(yù)算,應(yīng)攢寫有關(guān)報(bào)告,連同“采購申請(qǐng)單”一并送交采購部,采購部按酒店有關(guān)采購程序和審批程序進(jìn)行辦理,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,組織實(shí)施。

3、部門更新替舊設(shè)備和物品采購程序:

如部門欲替換舊有設(shè)備或物品,應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)、物品遺失或損壞報(bào)告”給主管副總及財(cái)務(wù)經(jīng)理審批。經(jīng)審批后,將一份遺失或損壞報(bào)告和采購申請(qǐng)單一并送交采購部,采購部按酒店采購程序和審批程序辦理有關(guān)審批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,組織采購

篇3:酒店采購部工作程序

采購部工作程序

第一節(jié):采購基本程序

一、采購審批程序:

流程表:使用部門經(jīng)理——倉庫主任——采購部經(jīng)理——財(cái)務(wù)部成本主管——財(cái)務(wù)部經(jīng)理——主管副總——總經(jīng)理

二、采購審批權(quán)限

采購內(nèi)容限制金額批準(zhǔn)人

庫存物品$元至$元

$元至$元

$元至$元

生鮮、食品$元至$元

$元至$元

$元至$元

家私$元至$元

$元至$元

$元至$元

文具$元至$元

$元至$元

$元至$元

辦公設(shè)備$元至$元

$元至$元

$元至$元

日常維修配件$元至$元

$元至$元

$元至$元

工程設(shè)備$元至$元

$元至$元

$元至$元

三、基本程序:

1、使用部門申購;

2、報(bào)價(jià);

3、報(bào)批;

4、訂貨入倉。

四、采購貨品分為:

1、貨倉存貨補(bǔ)充:倉庫管理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化,貨品庫存量到達(dá)最低界線時(shí),填寫采購申請(qǐng)單。庫存最低線,也稱采購線,是酒店為保證供應(yīng),減少資金積壓而確定的訂貨點(diǎn)的庫存量,它主要根據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限,進(jìn)貨容易易以及訂貨到進(jìn)貨入庫時(shí)天數(shù)等因素確定。

2、部門新增物料:各部門固業(yè)務(wù)所需要設(shè)備或物料時(shí),由各部門填寫采購申請(qǐng)單,按采購審批程序獲得批準(zhǔn)后,由采購部組織實(shí)施。

3、部門更替舊有設(shè)備或物品:當(dāng)酒店的經(jīng)營活動(dòng)至一定周期時(shí),操作設(shè)備、器材、用具、低值易耗品等均要按實(shí)際使用情況更新、補(bǔ)充。

4、食物和飲料以及煙酒供應(yīng):食物和飲料以及煙酒供應(yīng)品性質(zhì)不同,且受客人流量和消費(fèi)高低的影響,故每大都有很大的流量,食物和飲料以及煙酒品質(zhì)方面的選定,需要廚房部門、酒吧、采購部和成本主任、倉庫主任的合作,以便以最佳的食物,產(chǎn)出最好的菜。因此,食物和飲料以及煙酒的采購申請(qǐng)和程序與其他物品不同,除了批量的采購?fù)?每天用料即日采購。

5、燃油和燃料。

6、維修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、辦公用品。

五、物品采購程序L~

1、貨倉存貨補(bǔ)充采購程序:

倉庫的每種存?zhèn)}物品,均應(yīng)設(shè)定合理的采購線,在存量接近或低于采購線時(shí),即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨,倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)貨采購申請(qǐng)單,采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料。

(1)貨品名稱,規(guī)格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數(shù)量;

(4)最近一次訂貨單價(jià);

(5)最近一次訂貨數(shù)量;

(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。

送采購部經(jīng)理初審,采購部經(jīng)理應(yīng)把倉庫交來采購申請(qǐng)單上簽字確認(rèn),并注明到貨時(shí)間,退一份回倉庫。采購部經(jīng)理初審?fù)夂?按倉庫采購申請(qǐng)單內(nèi)容要求,選定相應(yīng)供應(yīng)商,提出采購意見,標(biāo)明本次申購單每種商品的價(jià)格,按采購審批程序報(bào)批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,采購部立即組織實(shí)施