1、倉庫提出請購單一式兩份,副聯一份存查。

2、請購單正本送采購部門。

3、采購部門發出詢價單,分送至各有關供應商,副聯與請購單一并存查。

4、各個可能供應商返回報價單,各供應商將報價單與詢價單合訂,供應商將報價單送采購部門。

5、在報價截止日期后整理,匯總供應商提供的報價單,采購部門對請購單、詢價單、報價單進行分析審查。

6、選定供應商,開出訂貨單。

7、請購單,詢價單,報價單資料記錄。

8、將訂貨單分送供應商及財務部門,送一份給倉庫存查之用。

9、采購部門將訂貨單存盤。

10、財務部門依據訂貨單準備付款與記錄。

11、供應商準備送貨單兩份,連同貨品辦理交貨。

12、倉庫將請購單及訂貨單與交貨單核對,并辦理驗收,將倉庫的請購但與訂貨單存盤。

13、倉庫登記并簽收送貨單一份給供應商,正本連同驗收報告單送財務部門。

14、倉庫提出驗收報告單,將所收貨品送倉庫儲存,驗收報告單一式三份,分送財務、采購、一份存查。

15、采購部門將驗收報告單與訂貨單一并存查。

16、將驗收報告單一份送供應商存查。

17、財務部門審核驗收報告單,及訂貨單與收貨單并存盤,財務部門登記寸量記錄,財務部門根據訂貨單及驗收報告單等文件辦理進貨及付款,付款存根連同附件存盤,將付款文件,支票或現金送供應商。

篇2:采購工作作業流程

采購作業流程

1.0目的

為規范和完善采購作業程序,確保物料的申購、采購得到合理、有效的管控,特制定本作業流程。

2.0范圍

適合所有物料的采購、采購入庫及不合格品退貨的過程實施。

3.0職責

3.1總經理:負責《采購訂單》與《物料請購單》的最終審核審批工作;

3.2制造總監:負責生產物料《采購訂單》的審核工作;

3.3采購部:負責物料采購經辦、進度跟催及與供方溝通和管理工作;

3.4計劃部:負責《物料需求計劃》的制作、下發,負責《采購訂單》的制作、轉發及物料進度的控制。

3.5倉庫:負責物料數量的驗收、按照指令將不良物料退給供方、對供方的交期、交量進行考核、統計工作。

3.6工程技術部:所有物料的圖紙資料及產品BOM資料與材料定額的及時、準確的提供;對采購過程中新開發物料進行樣板確認與評估。

3.7各職能部門負責《物料請購單》的申請

4.0作業程序

4.1生產物料由物控員以《物料需求計劃》方式提出申購,經物控部經理審批;樣板物料及工、量具、輔助用料等非生產物料由使用部門以《物料請購單》方式提出申購,經部門經理審批(如需采購物品單價在500元-2000元或《采購訂單》總金額在5000元以下的,由經理審核后由中心總監審批。如需采購物品單價在2000元以上或《采購訂單》總金額在5000元以上的,由心總監審批后由報總經理批準。)。所有經過審批的申購指令統一交到物控部,采購員負責簽收、處理。

4.2采購員對接到的《物料需求計劃》(或《物料請購單》進行審核,并結合采購周期、最小訂購量、在途量等資料,進行采購期、量分析,要求在2天內完成。若發現有無達成期、量需求時,采購員與供方進行溝通,如仍無法達成要求的。采購員于30分鐘內反饋給物控員處理。如須更改《物料需求計劃》的,在征得物控部經理同意后,方可更改《物料需求計劃》(物控員須在更改處簽字、確認)。若正常,則按《物料需求計劃》的要求編制《采購訂單》。

4.3采購員根據《物料需求計劃》、《供應商資料》等信息選擇滿足物料要求的供方,并于次日內編制完整、準確的《采購訂單》(必要時,附上樣板或技術文件資料等)交物控部經理審核、制造中心總監或總經理審批。

4.4凡采購物品金額在100元以下的直接采購品、小量補采物料不需編制《采購訂單》,直接以《物料請購單》或外購方式采購,但必須經物控部經理審批后方可進行采購。

4.5《采購訂單》審核、審批規定:

4.5.1凡采購物品單項價值在500元以下或《采購訂單》總金額在1000元以下的,由物控經理審核,即可實施采購,如需采購物品單價在500元-2000元或《采購訂單》總金額在5000元以下的,由物控經理審核后由責任采購員報制造中心總監審批。如需采購物品單價在2000元以上或《采購訂單》總金額在5000元以上的,由制造中心總監審批后由責任采購員報總經理批準。

4.5.2審核、審批、批準時間規定:緊急《采購訂單》于30分鐘內完成,常規《采購訂單》于1小時內完成。

4.6物控經理、制造總監、總經理分別在規定時間內對《采購訂單》進行審核、審批、批準。若發現有誤,則通知責任采購員進行修改(必要時,按公司相關規定進行處理);若無誤,則返交采購員實施采購作業。

4.7若審核、審批、批準通過,由相應采購員將《采購訂單》下達供方,緊急《采購訂單》于30分鐘內完成,常規《采購訂單》于2小時內完成并要求對方書面回簽(緊急《采購訂單》要求供方在半個工作日內回簽,常規《采購訂單》要求1個工作日內回簽)。若《采購訂單》審核、審批、批準不通過時,采購員在30分鐘內回復請購部門負責人。

4.8采購員將審核、審批、批準通過得《采購訂單》相應聯在供應商確認后2個工作小時內分發給倉庫、財務,并保管好所有《物料需求計劃》,《采購訂單》及《物料請購單》,以備對帳時提供給財務人員審查。

4.9責任采購員負責對下達給供方得《采購訂單》進行回簽跟催。

4.10采購員將《采購訂單》內容登錄《采購管制表》,當天將供方確認后得《采購訂單》在《采購管制表》予以標識、記錄,按時與供方保持聯系,要求供方按質、按量、如期交貨。

4.11物控部經理定期、不定期對采購員得跟催情況進行檢查,并對異常情況按公司有關規定進行處理。

4.12如因公司內部原因產生《采購訂單》內容需作變更時,采購員確認須變更后2個工作小時內與供方協商變更事宜,并書面通知變更,盡量減少本公司損失。若因供方原因產生《采購訂單》內容需作變更時,采購員于接到通知后30分鐘內通知物控員,并報物控部經理處理,變更涉及到賠償處理的按《供應商合作協議》執行。

4.13采購員須要求供方按照我司要求填寫規范、完整、準確的《送貨單》,若未生產急料送貨,采購員須于供方送貨到廠前2小時通知倉庫做好收貨準備工作,若為供方晚上送貨,采購員須于供方送貨到廠的當天下午下班前通知倉庫,以便倉庫安排倉管員加班收貨。

4.14供方送貨到廠后,由倉庫倉管員按《進料作業流程》對來料進行數量點收、品管部進料品管員按《進料檢驗報告》采購聯轉交采購員。

4.15采購員需對倉管員或品管員反饋在收料過程中出現的異常問題進行協調與處理,必要時,與供方溝通、處理。

4.16檢驗合格,倉管員填寫《材料/半成品進倉單》,按進倉規定辦理進倉手續,判定不合格,則啟動《進料不合格品處理作業流程》

4.17倉庫將《材料/半成品進倉單》于第二天上午9:00前交物控部,采購員簽收《半成品進倉單》供方聯,并將供方聯傳真貨供方下次送貨時或供方約定的轉交日轉交給供方做結算憑證。

4.18采購員根據《檢驗報告》、《材料/半成品進倉單》,將采購結果列入《采購管制表》。若有異常,則及時反饋給物控員,并報物控部經理處理。

4.19公司財務會計核實《材料/半成品進倉單》內容,在與供方對帳無誤后,將采購金額列入應付款項。

4.20若車間退料,品管員判定為來料不良時,采購員在接到品管員的《檢驗報告》后于規定時間內處理后續工作,具體依《退料作業流程》規定執行。

4.21采購員及時跟進因物料拒收而退貨處理的后續工作;及時跟進因車間退料、需再退供方以及短缺補采等處理工作;向供方反饋不良信息,并要求供方改善及確認退(換)貨、補貨交期。

5.0處罰規定

5.1對未按本流程規定時間內完成作業的,處罰責任人5元/次。

5.2未辦理有效手續進行采購的,處罰采購員50元/單,若因此而給公司造成經濟損失的,按《賠償管理制度》處理,確有特殊先采購后補單的,只限小額、少量物料,且當天必須完成補辦手續,違者處罰20元/天,直至完成補辦手續為止。

5.3對不按照流程規定交上級審核、審批、批準的,處罰責任人20元/單。

5.4《采購訂單》未及時下達給相關部門的,處罰責任采購員5元/單。

5.5《采購訂單》下達給供方后,未要求供方回簽的,處罰責任采購員5元/單。

5.6采購員丟失《材料/半成品進倉單》的,按30元/單處罰。

5.7采購員未按時聯絡退貨的,按5元/單處罰責任采購員。

5.8采購員未按要求當天完成《采購管制表》登錄的,給予5元/單處罰。

5.9財務對帳時審查《采購訂單》或《物料請購單》而采購員不能提供的,處罰采購員5元/單,若該單采購造成呆滯料的,按《賠償管理制度》處理。

5.10凡接受供應商禮品、金錢,一經發現,一律開除,并對責任人進行賠償追溯,嚴重者送交公安機關處理。

6.0相關表格

6.1《物料需求計劃》

6.2《物料請購單》

6.3《采購訂單》

6.4《采購管制單》

6.5《檢驗報告》

6.6《材料/半成品進倉單》