E房地產(chǎn)開發(fā)公司公文處理制度

1.0公司文件處理工作,有其自身的規(guī)律和程序,關(guān)鍵在于跟蹤文件的行程,監(jiān)督和發(fā)揮文件本身應(yīng)有的功能,起到完成行政管理的作用。

2.0公司文件處理必須經(jīng)過下列程序:

2.1收文收文是指公文的收進,登記與傳閱。

2.1.1文件入門,無論是郵寄件還是送達件,都必須專人仔細清點,接收。

2.1.2對于專人遞送的機要、掛號及各種函件,要注意把住外查、驗戶、清點三關(guān)。

2.1.2.1外查,即對機要件、函件的信封信套進行外部檢查,查看與發(fā)文薄或回執(zhí)單是否相符。

2.1.2.2驗戶,即核對收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。

2.1.2.3清點,即對投遞清單上的件數(shù)與實收件數(shù)是否一致。簽收時,一般都須注明收件的日期,分清責任。

2.2擬辦擬辦是指對來文進行閱讀后提出初步處理意見,由辦公室經(jīng)理負責。

2.2.1收文登記后,要立即閱讀,弄清文件的性質(zhì)、內(nèi)容、密級、閱讀對象、來文份數(shù)和具體要求,并且考慮公司領(lǐng)導的分工,各部門的職能和其他實際情況,簡明扼要地擬出初步處理意見,簽署在文件處理單的擬辦意見欄內(nèi)。

2.2.2擬辦意見應(yīng)明確批閱對象、部門和閱讀范圍等。

2.2.3送閱(批)后的文件,應(yīng)注意急件先處理。對特急的送批件,可提出處理時限,需送外單位的,應(yīng)在信封上注明“急件”字樣,限時送達或通知來取。

2.3批辦批辦是指按照職權(quán)范圍與分工有權(quán)處理與文件相關(guān)事項的領(lǐng)導,在閱讀文件和擬辦意見后,對處理文件、辦理文件相關(guān)事項提出意見。

屬辦公室受理范圍的文件,可由辦公室主任批辦。批辦意見須明確、具體,要指明承辦的部門,辦法和承辦的期限。需由幾個部門共同完成的,須明確牽頭或為主者。對已有擬辦意見的呈批件,要批明是否同意擬辦意見,有何補充或修正意見。

2.4承辦承辦是指根據(jù)擬辦和批辦意見,具體辦理文件涉及的工作事項。

2.4.1承辦有兩種情況:

2.4.1.1閱知文件精神后,即行貫徹執(zhí)行。

2.4.1.2須具文回復(fù)來文,或者形成文件以及指導具體工作,在接受承辦任務(wù)后,應(yīng)迅速根據(jù)批辦意見,考慮執(zhí)行的方案和計劃(方案和計劃需經(jīng)領(lǐng)導批準同意的,要待批復(fù)后再辦)。

2.4.1.3凡屬幾個部門聯(lián)合承辦的事項,由牽頭部門主動做好協(xié)商工作,爭取協(xié)辦部門的積極配合,對于一段時間內(nèi)的多項批辦的事項,要注意優(yōu)先處理緊要文件及工作事項。

2.5傳閱傳閱是指組織有關(guān)人員閱讀一些不由他們承辦的文件,也包括閱讀單份或份數(shù)有限的文件。

2.5.1傳閱一般采用輪輻式的方式,即依次傳閱,不應(yīng)“橫傳”。

2.5.2傳閱文件須建立嚴格的制度,文件上要貼附文件傳閱單,設(shè)置專用的卷宗或文件夾,屬于機密、緊急的文件應(yīng)在文件夾上加以區(qū)分,以鮮明的標記提醒閱件人。

2.5.3文件傳閱過程中要進行必要的催閱,以防文件滯留。如漏閱、漏簽,應(yīng)及時補辦。

2.6催辦催辦是指對文件承辦工作的督促和檢查,包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩個方面。

2.6.1催辦的文件主要有:需要辦理的收文,要求回復(fù)的發(fā)文,與外單位合辦的文件和送交領(lǐng)導審批的公文。

2.6.2催辦的重點應(yīng)放在對內(nèi)催辦和對急件、要件的催辦上。

2.6.3催辦形式可以視情況,或采用直接面詢、電話問詢、發(fā)函問詢等方法;或采取檢查、匯報、指導等辦法。

2.72.7.1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復(fù)工作是否及時。凡投訴信件,上級或同級以及不相隸單位等需要答復(fù)的材料,承辦完畢后,都要對來文單位或個人作一一答復(fù)。

2.7.2對所需辦復(fù)的文件、信件或來訪,要件件有著落,事事有回音。凡是電復(fù)或面復(fù)的,還須注明當事人、時間、情況和答復(fù)意見,以便核查。

2.7.3辦復(fù)之后,有關(guān)文字材料即可歸卷保管。

3.0歸卷程序

3.1編制歸卷類目,包括歸卷類別和歸卷條目。

3.2進行系統(tǒng)的排列,并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上編排代號。

3.3將整理好的案卷移交檔案管理員歸檔,需對案卷按照一定順序進行排列和編號,使卷與卷之間形成一定的聯(lián)系,清晰地反映出公司的工作情況。

3.4案卷排列編號后,填寫《歸檔案卷移交目錄》,雙方認真仔細清點、核對無誤后,再辦理簽收手續(xù)。

篇2:客運專線公司公文處理實施細則

第一章?總則

第一條?為使公司公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化,根據(jù)《鐵道部公文處理辦法》,結(jié)合哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)工作實際,制定本辦法。

第二條?公文(包括電報,下同)是公司在行政管理過程中形成的具有規(guī)范體式的文書,是依法規(guī)范建設(shè)管理行為的重要工具。

第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)

聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條?公文處理應(yīng)當堅持依法合規(guī)、實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條?公司領(lǐng)導和部門負責人應(yīng)當高度重視公文處理工作,加強對公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機構(gòu),指定專人負責公文處理工作。

第六條?公司每一名工作人員都應(yīng)當認真學習掌握公文處理有關(guān)規(guī)定,對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。

第二章?公文種類

第七條?公司使用的公文種類主要有:

(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定。適用于對重要事項作出的決策和部署,獎懲有關(guān)單位和人員,變更或者撤銷下級機構(gòu)不適當?shù)臎Q定事項。

(三)命令(令)。適用于公布行政規(guī)章、宣布施行重大強制性行政措施、嘉獎有關(guān)單位和人員。

(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。

(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(八)通知。適用于發(fā)布傳達要求下級單位周知或執(zhí)行的事項,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文、任免和聘用人員。

(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或告知重要情況。

(十)報告。適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復(fù)上級單位的詢問。

(十一)請示。適用于向上級單位請求指示、批準。

(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位的請示事項。

(十三)函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準和答復(fù)審批事項。

(十四)紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章?公文格式

第八條?公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發(fā)文單位標志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的補充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及紀要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。

第九條?公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等要素組成。?

(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。

(二)秘級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”,電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)發(fā)文單位標志。通用格式公文由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成;聯(lián)合行文時,發(fā)文單位標志中一般并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱,主辦單位排列在前,如發(fā)文單位較多時,也可以單獨用主辦單位名稱。信函格式公文發(fā)文單位標志不加“文件”二字;聯(lián)合行文時,使用主辦單位標志。

(五)發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用只主辦單位的發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人。上行公文應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。上行公文需由公司主要負責人簽發(fā)。

(七)標題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。

(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。

(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。

(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者公司負責人簽發(fā)的日期。

為準,聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)的主辦機構(gòu)負責人簽發(fā)的日期。

(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。

(十四)附注。印發(fā)傳達范圍或公文辦理聯(lián)系人、聯(lián)系電話等需要說明的事項。

(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

(十六)抄送機關(guān)。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位。應(yīng)當使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

(十七)印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。

(十八)頁碼:公文頁數(shù)順序號。

第十條?公文中各要素的編排規(guī)則和公文排版、印制、裝訂等要求,按照鐵道部辦公廳發(fā)布的《鐵道部機關(guān)公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號)執(zhí)行。公文使用的漢字和詞語、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號,按照國家有關(guān)標準和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。

?第四章?行文規(guī)則?

第十一條?行文應(yīng)當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應(yīng)當同時抄送被越過的單位。?

第十二條?公司內(nèi)設(shè)部門不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他單位制發(fā)公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文種外,還可以選擇與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的其他文種。

第十三條?公司制發(fā)的公文一般發(fā)給相關(guān)省、市、縣、區(qū)有關(guān)部門以及與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位。除重大事項需向中國鐵路總公司行文外,凡屬中國鐵路總公司部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)以函的形式向中國鐵路總公司部門行文,涉及幾個部門的可以抄送,亦不必抄送中國鐵路總公司。

第十四條?“請示”應(yīng)一文一事,一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的可用抄送,但不得抄送下級單位。

“意見”用于上行文時,應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理;用于下行文時,一樣體現(xiàn)出強制性和約束力,下級單位應(yīng)遵照執(zhí)行;用于平行文時,所提意見供對方參考。

除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以公司名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。

?“報告”不得夾帶請示事項。

第十五條?收到參建單位的“請示”或“意見”,公司必須做出處理或答復(fù)。“請示”或“意見”實行“催辦查辦通知書”制度,領(lǐng)導閱示后,綜合部送承辦部門,承辦部門限期反饋,綜合部并負責答復(fù)來文單位,無承辦部門的,由綜合部負責答復(fù)。

第十六條?公文要精簡,注重效用。

(一)凡可一次行文的,不分別行文;可不行文的,不行文。會議已印發(fā)的材料和領(lǐng)導講話材料不再發(fā)文,通過當面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式能解決的事務(wù)性問題不再發(fā)文。

(二)轉(zhuǎn)發(fā)的公文法規(guī)性、指令性較強的,可原文照轉(zhuǎn);需部分貫徹執(zhí)行的,可摘要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部分;需結(jié)合實際細化貫徹的,應(yīng)根據(jù)原文精神另行擬文,原文不再轉(zhuǎn)發(fā)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文不要抄送原發(fā)文單位。

(三)壓縮文件篇幅和印數(shù)。公文內(nèi)容要簡明扼要,一般不超過3000字;控制發(fā)文范圍和印數(shù),除發(fā)給直接辦理公文及其他有關(guān)單位外,無關(guān)單位一律不抄送。

第五章?發(fā)文辦理

第十七條?公司發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程,一般包括:擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、校對、用印、裝訂、封發(fā)等程序。?

第十八條?以公司名義行文的種類及內(nèi)容劃分如下:

(一)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司文件》

1.向上級單位或部門請示、報告重要工作;

2.轉(zhuǎn)發(fā)上級單位或部門文件;

3.部署全局性的重要工作;

4.發(fā)布公司管理辦法;

5.發(fā)布重要獎懲事項;?

6.其它需發(fā)《公司文件》的事項。?

(二)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司函》

1.公司與上級部門商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準和答復(fù)審批事項;

2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路),以及有工作關(guān)聯(lián)的區(qū)、縣(包括縣級市)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)政府及其部門,其他人民團體、企事業(yè)單位,商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項。

(三)《哈佳鐵路客運專線有限責任公司會議紀要》。用于記載公司領(lǐng)導主持或委托召開的會議情況和議定事項。

第十九條擬稿草擬公文要按規(guī)定的發(fā)文稿紙格式逐項標明。草擬公文要做到:

(一)符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;

(二)事由清楚,觀點明確,表述準確,結(jié)構(gòu)嚴謹,字詞規(guī)范,標點正確,書寫整齊,簡潔明了;

(三)公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定;?

(四)擬制緊急公文,應(yīng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度;?

(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)先引發(fā)文單位名稱、標題,后引發(fā)文字號。使用非規(guī)范簡稱時,應(yīng)先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時,應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文含義或規(guī)范的中文全稱。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日;

(六)公文出現(xiàn)結(jié)構(gòu)為兩個層次時,序數(shù)順序為“一”、“1.”;結(jié)構(gòu)為多層次時,序數(shù)順序為“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。

(七)使用國家法定計量單位;

(八)根據(jù)來文擬辦的文稿,來文應(yīng)附在文稿后,以便審核、歸檔;

(九)公文中的數(shù)字,除規(guī)章條目、成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字;

(十)受文單位要寫全稱或規(guī)范的統(tǒng)稱、簡稱;單位名稱不能表明所在地時,要在擬稿紙上注明地址以便及時投送;

(十一)擬寫、修改、簽發(fā)、批示公文,應(yīng)使用碳素墨水、藍黑墨水,禁用純藍墨水和圓珠筆、鉛筆;可使用計算機打印設(shè)備擬寫文稿。

(十二)文件標題字號應(yīng)使用二號宋體,正文標題應(yīng)使用三號黑體,正文應(yīng)使用三號仿宋體;字間距應(yīng)用“標準”,行間距應(yīng)用“單倍行距”,同時根據(jù)需要可用“固定值”調(diào)整行間距。

第二十條?會簽:會簽公文,主辦部門應(yīng)先簽署意見,然后交協(xié)辦部門依次簽署意見。

凡涉及其他部門職權(quán)范圍的事項,主辦部門必須與之協(xié)商、會簽,取得一致意見后方可行文。如有分歧,主辦部門負責人應(yīng)當出面協(xié)調(diào),協(xié)辦部門負責人應(yīng)參加協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致,主辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)并附協(xié)辦、主辦部門的書面意見,報主管領(lǐng)導審定。

第二十一條?審稿、核稿:對文稿質(zhì)量要層層負責把關(guān)。公司發(fā)文必須先由擬稿部門負責人認真審稿、把關(guān),然后送綜合部核稿后,由綜合部送公司領(lǐng)導審核簽發(fā)。涉及有關(guān)法律事務(wù)的公文,必要時經(jīng)法律顧問核稿。上行公文和重要公文,須經(jīng)綜合部部長復(fù)核后送公司領(lǐng)導審核簽發(fā);文稿改動較大,由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認公文無誤后,應(yīng)簽名并注明日期。

審稿、核稿的重點是:是否需要行文;行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文要求,公文格式是否規(guī)范;文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策規(guī)定;處理意見是否明確具體,切實可行;與其他有關(guān)文件精神有無矛盾、重復(fù);涉及其他部門的問題是否已經(jīng)協(xié)商一致;發(fā)送范圍是否恰當;主題詞標引是否準確。

第二十二條?校對:校對工作是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),應(yīng)認真、細致、準確、及時。公司發(fā)公文由擬稿部門校對,每件公文至少全面校對兩遍,改正較多時,應(yīng)按程序復(fù)校,在確認無誤后方可付印,校對人應(yīng)在文稿上簽名。綜合部在付印前,對文件及格式要全面檢查,如對文稿內(nèi)容有疑問,應(yīng)與核稿人聯(lián)系,不得隨意處理。

第二十三條?簽發(fā):以公司名義制發(fā)的公文,由公司主要負責人簽發(fā)或主管負責人簽發(fā)。簽發(fā)人要署明姓名和日期,并對公文全面負責。經(jīng)負責人簽發(fā)的文稿不得擅自改動,如必須改動,應(yīng)由核稿人報經(jīng)簽發(fā)人同意。

第二十四條?繕印:公司發(fā)文由綜合部統(tǒng)一編號。繕印要符合公文規(guī)定格式,字跡清楚,整潔美觀,印數(shù)準確。發(fā)文中如有非打印設(shè)備能繪制的圖表線條等,由擬稿部門自行繪制。

第二十五條?翻印:上級單位公文除絕密或注明不準翻印的以外,經(jīng)公司領(lǐng)導或綜合部部長批準可以翻印。翻印時,應(yīng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。復(fù)制件作為正式公文使用時,應(yīng)當加蓋復(fù)制單位證明章或公章,視同正式公文妥善保管。

第二十六條?用印:蓋章時,應(yīng)檢查原稿是否經(jīng)過公司領(lǐng)導簽發(fā),打印是否清晰,印數(shù)是否準確,對不符合規(guī)定的公文不予蓋章。

第二十七條?裝訂:裝訂前由擬稿部門對繕印的公文進行檢查。檢查的重點是:密級、發(fā)文單位標識、發(fā)文標題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時要毛天齊地,毛左齊右,切忌多頁、少頁、倒頁,訂釘位置要按規(guī)定辦理,做到整齊美觀。公司發(fā)公文由擬稿部門負責裝訂,會議材料由主辦部門和擬稿部門負責裝訂,其他簡報、材料由擬稿部門裝訂。

第二十八條?封發(fā):綜合部應(yīng)建立發(fā)文登記制度,印發(fā)的公文由擬稿部門進行封發(fā)。公文封發(fā)時,擬稿部門要對公文質(zhì)量進行檢查,重點檢查繕印是否清晰,有無多頁、少頁、倒頁等差錯,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系糾正。

第二十九條?積極推進辦公自動化建設(shè)步伐,逐步實現(xiàn)無紙化辦公,提高公文周轉(zhuǎn)速度和公文處理的效率。

第三十條?嚴格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關(guān)保密規(guī)定,加強秘密公文的管理。秘密公文在運轉(zhuǎn)過程中,均應(yīng)辦理交接并采取相應(yīng)的保密措施,保證公文安全。閱辦機要電報,應(yīng)按保密規(guī)定按時收回,由綜合部保存。轉(zhuǎn)發(fā)秘密公文或密碼電報時,必須貫徹“密來密去”的原則,嚴禁密電明復(fù)或密明混用。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸,其他秘密公文傳輸時,必須采用加密裝置。

第六章?收文辦理

第三十一條?收文辦理指對收到公文的辦理過程,一般包括:簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視,指定專人負責本部門的公文處理工作,收文處理工作歸口綜合部統(tǒng)籌管理。

第三十二條?收文:綜合部應(yīng)執(zhí)行收文登記制度,指定專職人員統(tǒng)一簽收、拆封、分類、編號、登記,加貼《公文處理單》后,送交綜合部部長或主管副部長按照領(lǐng)導分工分別簽署呈批意見;綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見,將公文分送公司領(lǐng)導閱批,待領(lǐng)導批示后由綜合部文電管理人員送其他領(lǐng)導傳閱或送主辦部門辦理;綜合部部長和主管副部長同時因公出差,由綜合部文電管理人員直報領(lǐng)導閱批,并按照領(lǐng)導批示要求辦理;節(jié)假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文,綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內(nèi)容、緊急程度,由綜合部部長或主管副部長向領(lǐng)導匯報后,由綜合部文電管理人員按領(lǐng)導意見辦理。

公司領(lǐng)導、部門負責人參加會議或從其他渠道收到的公文,應(yīng)交綜合部登記后辦理。

收到上報的公文如不符合本實施細則規(guī)定的,經(jīng)綜合部負責人批準后,可退回發(fā)文單位并說明理由。

第三十三條?公文承辦:承辦部門收到交辦的公文后,應(yīng)按照公文事由或領(lǐng)導要求及時辦理,不得延誤、推諉,一般公文應(yīng)在1個工作日內(nèi)辦結(jié),做到日事日畢;內(nèi)容緊急的公文要指定專人,跟蹤處理,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦。各主辦(承辦)部門當日辦理的公文要于17時前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時限的,主辦部門應(yīng)預(yù)先說明理由。對不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應(yīng)及時向交辦領(lǐng)導匯報或與交辦部門聯(lián)系,并退回公文原件。

第三十四條?公文傳閱:領(lǐng)導間傳閱公文,由綜合部文電管理人員根據(jù)實際情況,在領(lǐng)導傳閱后第一時間完成傳遞程序。當領(lǐng)導出差在外不能及時傳閱時,重要文電由綜合部文電管理人員將公文復(fù)印后放在出差領(lǐng)導辦公桌上待閱,原文按照程序繼續(xù)傳閱或承辦;遇有緊急待辦公文,由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時間向外出領(lǐng)導匯報,按領(lǐng)導意見辦理。需要相關(guān)部門傳閱的公文,由綜合部文電管理人員送傳,傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發(fā)生一次閱辦部門或閱辦者的轉(zhuǎn)移,均要經(jīng)綜合部登記,不要直接傳遞和橫傳,以隨時掌握公文去向,避免漏傳或延誤,保證辦理或查詢及時方便。

第三十五條?審批公文:主批人應(yīng)簽署明確意見,并寫全姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間),應(yīng)視為同意。沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。?

第三十六條?公文督辦:凡帶有“請**部門閱辦”、“上報”、“反饋”、“落實”等字樣批示的公文,由綜合部跟蹤督辦,承辦部門要按照時限要求及時上報,同時向綜合部反饋情況,保證工作得到落實。

第七章?公文歸檔、銷毀

第三十七條?立卷歸檔:公文辦結(jié)后,應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定,及時將公文以及公文原稿和有關(guān)材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產(chǎn)生公文以及公文原稿和有關(guān)材料的部門負責;聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本;公司綜合部負責指導和檢查檔案的日常管理工作。

立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映本單位(部門)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按公司有關(guān)檔案管理辦法規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。

(五)實行公文無紙化傳遞后,在電子檔案未推行前,仍按原辦法立卷、歸檔。

(六)各部門要嚴格按照歸檔時間、歸檔范圍和歸檔程序開展公文歸檔工作。

第三十八條?銷毀:沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)本單位(部門)有關(guān)人員鑒別和主管領(lǐng)導人批準,在立卷、歸欄工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第三十九條?單位合并時,全部公文應(yīng)當隨之合并管理;單位撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

第四十條?工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第四十一條?公司文件主辦部門名稱及代字:綜合部-綜合,工程管理部-工程,計劃財務(wù)部-計財,安全質(zhì)量部-安質(zhì),物資設(shè)備部-物設(shè)。

第四十二條?以《公司文件》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)〔201*〕**號”。

第四十三條?以《公司函》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)函〔201*〕**號”。

第八章?附則

第四十四條?公司公文處理有關(guān)簿冊式樣由綜合部統(tǒng)一規(guī)定。司法、外事文書等特殊公文,依照有關(guān)規(guī)定辦理。

第四十五條?公文被撤消,視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十六條?本辦法由公司綜合部負責解釋。

第四十七條?本辦法自發(fā)布之日起實行。

篇3:工會審計業(yè)務(wù)公文處理規(guī)定

工會審計業(yè)務(wù)公文處理規(guī)定

第一條為規(guī)范審計業(yè)務(wù)公文處理工作,根據(jù)審計署《審計機關(guān)公文處理的規(guī)定》和《全國總工會機關(guān)公文處理辦法》及補充規(guī)定,制定本規(guī)定。

第二條審計業(yè)務(wù)公文種類

1、審計通知適用于工會經(jīng)費審查委員會(以下簡稱經(jīng)審會)及工會經(jīng)費審查委員會辦公室(以下簡稱經(jīng)審會辦公室)在實施審計前向被審計單位通知有關(guān)實施審計的事項。

2、審計報告適用于審計組對審計事項實施審計后,就審計工作情況和審計結(jié)果向派出機構(gòu)提出的書面文書。

3、審計意見適用于經(jīng)審會及經(jīng)審會辦公室審定審計報告后,對審計事項作出評價,向被審計單位提出改進財務(wù)收支管理的意見。

4、審計決定

5、審計建議

6、審計結(jié)果報告

7、復(fù)議受理通知

8、不受理復(fù)議裁定通知

9.復(fù)議決定

第三條公文一般由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、正文、頁號、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送(抄報)等部分組成。

第四條公文用紙一般為16開型(長260毫米、寬184毫米;左側(cè)裝訂)。

第五條審計業(yè)務(wù)文書文頭規(guī)定如下:發(fā)文機關(guān)用全稱,字體為2號宋體,文書名稱字體為0號宋體,發(fā)文字號為3號仿宋體,發(fā)文字號下的細實線長140毫米,寬約1毫米。

發(fā)文機關(guān)、文書名稱字體和細實線均為紅色。

公文管理標識域上下間距為50毫米。

發(fā)文機關(guān)標識域上下間距為30毫米。

發(fā)文字號標識域上下間距為25毫米。

細實線與發(fā)文字號標識域下線重合,距左白邊(訂口)為25毫米,距右白邊(翻口)為19毫米。

第六條文字從左至右橫寫、橫排。文件標題用2號宋體,正文用3號仿宋體。每頁排19行,每行25個字。主題詞按發(fā)文機關(guān)規(guī)定標注。主題詞位于(抄報)抄送機關(guān)上方,用三號黑體字。主題詞、(抄報)抄送下的細實線長度同正文字行長度相等。

第七條審計業(yè)務(wù)公文由審計業(yè)務(wù)公文文頭標明發(fā)文機構(gòu)的領(lǐng)導簽發(fā)并加蓋相應(yīng)的公章。

第八條審計報告征求意見書、審計工作底稿等按審計公文用紙及文本規(guī)定處理。

第九條對已簽發(fā)的公文文稿,不得擅自改動。必須人作改動的,經(jīng)原簽發(fā)領(lǐng)導人同意,并在改動處注明。

第十條印章要指定專人管理,嚴格按簽批手續(xù)用印。

第十一條發(fā)出審計業(yè)務(wù)公文應(yīng)當?shù)怯?認真核對。必須按照規(guī)定程序,在規(guī)定時效內(nèi)送達有關(guān)單位和個人。審計報告;

第十二條公文處理完畢,應(yīng)根據(jù)發(fā)文機關(guān)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

第十三條沒有歸檔和存查價值的公文,要及時銷毀,杜絕外傳。

第十四條本規(guī)定第二條第4款至第9款另行規(guī)定。

第十五條本規(guī)定由全國總工會經(jīng)費審查委員會負責解釋。

第十六條本規(guī)定自發(fā)布之日起試行。