地產(chǎn)公司區(qū)域事業(yè)部采購工作實施細則

第一章總則

1.目的

為規(guī)范各項目的采購活動,明確采購工作小組的工作責(zé)任和工作行為,統(tǒng)一采購工作程序,推進《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》的順暢執(zhí)行,特制定本《采購工作實施細則》。

2.適用范圍

2.1本細則適用于各項目公司所有四類費用的采購項目的具體實施。

2.2按《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》第2.3條的約定,必須采用招標(biāo)采購的方式進行的采購項目,按本細則第四章執(zhí)行。

2.3在《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》第2.3條約定的限額以下的采購項目,原則上也應(yīng)以招標(biāo)采購的形式進行采購,但對于標(biāo)的額較小的,可以采用詢價采購的方式進行的采購,具體按本細則第五章執(zhí)行。

2.4以直接采購的方式進行的采購項目,按本細則第六章執(zhí)行。

第二章采購工作計劃編制及實施

3.采購計劃的編制

3.1根據(jù)項目營銷計劃、工程總體進度計劃,由項目公司各個部門應(yīng)在項目正式開工前提出項目整體采購需求,并根據(jù)采購需求內(nèi)容的不同由采購工作小組牽頭部門編制采購計劃,并由項目成本部匯總形成項目整體采購計劃。

3.2各年度初(最遲每年2月末前),各項目應(yīng)根據(jù)項目年度經(jīng)營計劃,調(diào)整年度采購計劃,經(jīng)采購工作小組充分溝通后形成年度采購計劃,經(jīng)采購工作小組組長簽發(fā)后,用于指導(dǎo)本年的各項采購工作安排。

3.3年度采購計劃應(yīng)有明確的時間節(jié)點,包括完成此項采購所需具備的各項前提條件的具體內(nèi)容和最遲完成節(jié)點。

4.采購計劃的實施

4.1采購工作小組依據(jù)項目年度采購計劃,組織各項采購工作的實施。項目成本部應(yīng)在項目實施過程中各個季度、月度依據(jù)工程實際進展情況及各項采購條件的完備性,持續(xù)跟蹤、調(diào)整。并于每季度末月31日前形成《采購實施季報》報采購工作小組組長審批,同時抄報事業(yè)部經(jīng)濟合同部。

4.2《采購實施季報》應(yīng)包括本月采購計劃的執(zhí)行情況、存在的問題、建議解決的方案。

第三章采購工作小組成員及其分工

5.采購工作小組成員及其分工

5.1采購工作小組固定成員為項目總經(jīng)理、主管專業(yè)的副總經(jīng)理、事業(yè)部經(jīng)濟合同部經(jīng)理,項目總經(jīng)理為采購工作小組組長。采購工作小組的臨時性成員視采購內(nèi)容的不同吸納相關(guān)部門及相關(guān)專業(yè)人員加入。具體如下:

5.1.1設(shè)計采購由事業(yè)部設(shè)計中心(或項目設(shè)計部)作為牽頭人,項目成本部參與完成;

5.1.2各類工程施工類、設(shè)備及材料采購、監(jiān)理、地質(zhì)勘察、檢測類采購由項目工程管理部作為牽頭人,項目成本部參與完成;

5.1.3造價咨詢類由項目成本部牽頭,事業(yè)部經(jīng)濟合同部參與完成;

5.2根據(jù)采購事項不同,由主管副總確定相應(yīng)的主責(zé)人,成本部確定商務(wù)配合人,另由其它參與部門明確各項采購的專業(yè)人員,共同組成采購工作小組,完成采購工作小組職責(zé)。

5.3項目的總體采購計劃由各類采購的牽頭部門在編制項目經(jīng)營計劃時分別編制,并由項目成本部整理匯總后,由采購工作小組組長簽發(fā),各類采購工作小組人員須在項目總體招標(biāo)計劃中明確,并由組長簽發(fā)。

第四章招標(biāo)采購操作程序

6.招標(biāo)采購的方式

6.1除非政府等相關(guān)部門有特殊要求采用公開招標(biāo)的方式,為保證投標(biāo)的質(zhì)量,各項目的招標(biāo)采購均采用邀請招標(biāo)的方式。

7.擬投標(biāo)單位的考察及入圍單位的選擇

7.1依據(jù)《供應(yīng)商考察操作指引》,由主責(zé)人負責(zé)組織對擬投標(biāo)單位進行資格審核,初步篩選、實地考察,并匯總采購工作小組成員意見并形成考察報告,明確擬投標(biāo)單位入圍的建議。

7.2采購工作小組在供應(yīng)商考察過程中,不得以不合理的條件限制、排斥潛在投標(biāo)單位;不得對潛在投標(biāo)單位實行歧視待遇。資格審核應(yīng)主要審查投標(biāo)單位是否符合下列條件:

7.2.1具有獨立簽訂合同的資格和權(quán)利;

7.2.2具有履行合同的能力,包括專業(yè)、技術(shù)資格和能力,資金、設(shè)備和其他物質(zhì)設(shè)施狀況,管理能力,經(jīng)驗、信譽和相應(yīng)的從業(yè)人員情況;

7.2.3法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他資格條件。

7.2.4為保證入圍單位的充分競爭,入圍單位原則上不得少于三家。入圍單位少于三家的,須經(jīng)采購工作小組討論確定;按《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》規(guī)定須由采購委員會決策的采購項目,須報采購委員會確認。

8.編制招標(biāo)文件

8.1招標(biāo)文件由主責(zé)人牽頭組織各相關(guān)部門,依據(jù)E地產(chǎn)本部頒發(fā)的招標(biāo)文件示范文本,根據(jù)招標(biāo)項目的特點和需要編制,并按《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》規(guī)定采購決策授權(quán)體系報采購工作小組或采購委員會審批。

8.2招標(biāo)文件中應(yīng)規(guī)定實質(zhì)性要求和條件,并用醒目的方式標(biāo)明。招標(biāo)文件一般應(yīng)包括下列內(nèi)容:

8.2.1投標(biāo)邀請書;

8.2.2投標(biāo)須知,具體包括但不限于:工程概況,招標(biāo)范圍,資格審查條件,資金來源,標(biāo)段劃分,工期要求,質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),現(xiàn)場踏勘和答疑安排,投標(biāo)文件編制、提交、修改、撤回的要求,投標(biāo)報價要求,投標(biāo)有效期,開標(biāo)方式(公開或非公開)和時間,評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)等;

8.2.3投標(biāo)文件格式、內(nèi)容編制要求、裝訂要求(應(yīng)要求各投標(biāo)單位分別裝訂技術(shù)標(biāo)和經(jīng)濟標(biāo));

8.2.4合同條款;

8.2.5技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及要求,

8.2.6設(shè)計圖紙及相關(guān)地質(zhì)資料;

8.2.7如采用工程量清單招標(biāo),必須提供工程量清單;

8.2.8投標(biāo)輔助材料

8.2.9對于設(shè)計類招標(biāo),其招標(biāo)文件件還應(yīng)包括如下內(nèi)容

A、已批準(zhǔn)的項目建議書或可行性研究報告;

B、工程經(jīng)濟技術(shù)要求(限額設(shè)計);

C、城市規(guī)劃管理部門確定的規(guī)劃控制條件和用地紅線圖;

D、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、工程測量等勘察成果報告;

E、供水、電、氣、熱、環(huán)保、市政道路等方面的基礎(chǔ)資料;

F、未中標(biāo)方案的補償辦法等

8.2.10招標(biāo)文件規(guī)定的各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)不低于國家標(biāo)準(zhǔn)。招標(biāo)文件中規(guī)定的各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)均不得要求或標(biāo)明某一特定的專利、商標(biāo)、名稱、設(shè)計、原產(chǎn)地或生產(chǎn)供應(yīng)者,不得含有傾向或者排斥潛在投標(biāo)單位的其他內(nèi)容。如果必須引用某一生產(chǎn)供應(yīng)者的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)才能準(zhǔn)確或清楚地說明擬招標(biāo)項目的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)時,則應(yīng)當(dāng)在參照后面加上"或相當(dāng)于"的字樣;特殊情況下應(yīng)由采購工作小組討論決定。

8.2.11招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)

確定投標(biāo)單位編制投標(biāo)文件所需要的合理時間。

9.組織招標(biāo)

9.1采購工作小組應(yīng)要求投標(biāo)單位提交投標(biāo)保證金。投標(biāo)保證金根據(jù)采購內(nèi)容決定,標(biāo)準(zhǔn)見附件:招標(biāo)采購相關(guān)費用標(biāo)準(zhǔn)。

9.2采購工作小組根據(jù)招標(biāo)項目的具體情況,可以組織投標(biāo)單位踏勘項目現(xiàn)場,向其介紹工程場地和相關(guān)環(huán)境的有關(guān)情況。

9.3投標(biāo)單位在閱讀招標(biāo)文件和現(xiàn)場踏勘中提出的疑問須以書面形式提交,采購工作小組可以用書面形式或答疑會的方式解答,但需同時將統(tǒng)一的答疑文件以書面方式通知所有投標(biāo)單位。該解答的內(nèi)容為招標(biāo)文件的組成部分。

10.標(biāo)底的編制

10.1采購工作小組可根據(jù)項目特點決定是否編制標(biāo)底。

10.2如需編制標(biāo)底的,標(biāo)底編制過程和標(biāo)底必須保密。標(biāo)底的編制,應(yīng)依據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的工程量計算規(guī)則、計價方法、招標(biāo)范圍和報價要求編制,應(yīng)結(jié)合市場供求狀況,綜合考慮投資、工期和質(zhì)量等方面的因素合理確定。

10.3標(biāo)底由采購工作小組自行編制或委托中介機構(gòu)編制。一個工程只能編制一個標(biāo)底。

11.投標(biāo)程序

11.1采購工作小組負責(zé)接收投標(biāo)文件,各次招標(biāo)采購項目應(yīng)明確具體接收人員。投標(biāo)單位須在招標(biāo)文件要求的提交投標(biāo)文件的截止時間前,將投標(biāo)文件密封送達投標(biāo)地點。開標(biāo)前任何單位和個人不得開啟投標(biāo)文件。

11.2招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間后送達的投標(biāo)文件,應(yīng)當(dāng)拒收。

11.3提交投標(biāo)文件的投標(biāo)單位少于三個時,原則上應(yīng)當(dāng)重新招標(biāo)。但可視具體情況由采購工作小組會議決定具體應(yīng)對措施。

11.4投標(biāo)單位在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間前,可以補充、修改、替代或者撤回已提交的投標(biāo)文件,并書面通知采購工作小組,補充、修改的內(nèi)容為投標(biāo)文件的組成部分。

11.5在提交投標(biāo)文件截止時間后,投標(biāo)單位不得補充、修改、替代或者撤回其投標(biāo)文件。

11.6兩個以上法人或者其他組織可以組成一個聯(lián)合體,以一個投標(biāo)單位的身份共同投標(biāo)。

11.6.1聯(lián)合體各方簽訂共同投標(biāo)協(xié)議后,不得再以自己名義單獨投標(biāo),也不得組成新的聯(lián)合體或參加其他聯(lián)合體在同一項目中投標(biāo)。

11.6.2聯(lián)合體參加資格預(yù)審并獲得通過的,其組成的任何變化都必須在提交投標(biāo)文件截止之日前征得采購工作小組的同意。如果變化后的聯(lián)合體削弱了競爭,含有事先未經(jīng)過資格預(yù)審或者資格預(yù)審不合格的法人或者其他組織,或者使聯(lián)合體的資質(zhì)降到資格預(yù)審文件中規(guī)定的最低標(biāo)準(zhǔn)以下,采購工作小組有權(quán)拒絕其投標(biāo)。

11.6.3聯(lián)合體各方必須指定牽頭人,授權(quán)其代表所有聯(lián)合體成員負責(zé)投標(biāo)和合同實施階段的主辦、協(xié)調(diào)工作,并應(yīng)當(dāng)向采購工作小組提交由所有聯(lián)合體成員法定代表人簽署的授權(quán)書。

11.6.4聯(lián)合體投標(biāo)的,應(yīng)當(dāng)以聯(lián)合體各方或者聯(lián)合體中牽頭人的名義提交投標(biāo)保證金。以聯(lián)合體中牽頭人名義提交的投標(biāo)保證金,對聯(lián)合體各成員具有約束力。

11.6.5投標(biāo)單位之間不得串通投標(biāo)。下列行為均屬于投標(biāo)單位串通投標(biāo)報價:

A、投標(biāo)單位之間相互約定抬高或壓低投標(biāo)報價;

B、投標(biāo)單位之間相互約定,在招標(biāo)項目中分別以高、中、低價位報價;

C、投標(biāo)單位之間先進行內(nèi)部競價,內(nèi)定中標(biāo)人,然后再參加投標(biāo);

D、投標(biāo)單位之間其他串通投標(biāo)報價的行為。

11.6.6投標(biāo)單位與招標(biāo)組織者之間不得串通投標(biāo)。下列行為均屬于招標(biāo)組織者與投標(biāo)單位串通投標(biāo):

A、招標(biāo)組織者在開標(biāo)前開啟投標(biāo)文件,并將投標(biāo)情況告知其他投標(biāo)單位,或者協(xié)助投標(biāo)單位撤換投標(biāo)文件,更改報價;

B、招標(biāo)組織者向投標(biāo)單位泄露標(biāo)底;

C、招標(biāo)組織者與投標(biāo)單位商定,投標(biāo)時壓低或抬高標(biāo)價,中標(biāo)后再給投標(biāo)單位或招標(biāo)單位或個人額外補償;

D、招標(biāo)組織者預(yù)先內(nèi)定中標(biāo)單位;

E、其他串通投標(biāo)行為。

11.6.7發(fā)現(xiàn)串通投標(biāo)行為時,其他投標(biāo)單位有權(quán)向公司監(jiān)督部門舉報。公司監(jiān)督部門接到舉報后,有責(zé)任進行調(diào)查。如情況屬實,參與串通投標(biāo)的投標(biāo)單位標(biāo)書作廢,并沒收其投標(biāo)保證金。情節(jié)嚴重者,追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。

12.開標(biāo)、評標(biāo)

12.1開標(biāo)應(yīng)當(dāng)按招標(biāo)文件確定的時間和地點進行。由采購工作小組組織按照《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》規(guī)定的程序進行開標(biāo)。原則上,開標(biāo)時間應(yīng)與投標(biāo)截止時間一致。

12.2評標(biāo)小組成員應(yīng)由相關(guān)技術(shù)和經(jīng)濟專業(yè)人員組成;對于技術(shù)組的評標(biāo)人員采購工作小組不予提供商務(wù)標(biāo)文件。評標(biāo)小組由主責(zé)人推薦,組長最終確定。

12.3采購工作小組編制《招標(biāo)計劃》時,須對應(yīng)各項招標(biāo)采購任務(wù),依據(jù)各項技術(shù)和經(jīng)濟專業(yè)負責(zé)人,明確評標(biāo)小組成員、各項評標(biāo)工作完成時間。

12.4評標(biāo)小組負責(zé)對投標(biāo)文件進行清理。清標(biāo)后,評標(biāo)小組對所有標(biāo)書進行分析,并將清標(biāo)情況寫入評標(biāo)報告。清標(biāo)內(nèi)容主要包括:

12.4.1投標(biāo)文件的構(gòu)成是否滿足標(biāo)書的要求;

12.4.2投標(biāo)文件是否響應(yīng)招標(biāo)文件的實質(zhì)性要求和條件;

12.4.3投標(biāo)文件中是否有明顯的文字或計算錯誤;

12.4.4對于投標(biāo)文件中的明顯文字和計算錯誤,除招標(biāo)文件另有約定,應(yīng)按下述原則進行修正:

a)用數(shù)字表示的數(shù)額與用文字表示的數(shù)額不一致時,以文字數(shù)額為準(zhǔn);

b)單價與工程量的乘積與總價之間不一致時,以單價為準(zhǔn)。若單價有明顯的小數(shù)點錯位,應(yīng)以總價為準(zhǔn),并修改單價;

c)按前款規(guī)定調(diào)整后的報價經(jīng)投標(biāo)單位確認后產(chǎn)生約束力。

d)投標(biāo)報價是否明顯偏離市場價。

12.5評標(biāo)可以采用綜合評估法、經(jīng)評審的最低投標(biāo)價法或者法律法規(guī)允許的其他方法,但須與招標(biāo)文件中明確的評標(biāo)方法相一致。

12.5.1采用綜合評估法的,由評標(biāo)小組根據(jù)招標(biāo)文件的要求對投標(biāo)文件技術(shù)部分和經(jīng)濟部分進行綜合評審和比較。

12.5.2采用經(jīng)評審的最低投標(biāo)價法的,應(yīng)當(dāng)在投標(biāo)文件能夠滿足招標(biāo)文件實質(zhì)性要求的投標(biāo)單位中,評審出價格最低的投標(biāo)單位。但投標(biāo)價格明顯偏離市場價的除外。

12.6對于投標(biāo)文件中含義不明確、對同類問題表述不一致的內(nèi)容,評標(biāo)小組可以要求投標(biāo)單位作必要的澄清、說明或補正。

12.7投標(biāo)文件中沒有列入的價格和優(yōu)惠條件在評標(biāo)時不予考慮。

12.8招標(biāo)文件設(shè)有標(biāo)底的,標(biāo)底在評標(biāo)中應(yīng)當(dāng)作為參考,但不得作為評標(biāo)的唯一依據(jù)。

12.9評標(biāo)小組完成評標(biāo)后,提出書面評標(biāo)報告,并推薦

中標(biāo)候選單位。中標(biāo)候選單位應(yīng)當(dāng)限定在一至三個,并標(biāo)明排列順序。

13.定標(biāo)

13.1評標(biāo)結(jié)束后,主責(zé)人匯總技術(shù)、經(jīng)濟評標(biāo)資料,編寫《綜合評標(biāo)報告》,并按《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》中所明確的采購決策權(quán)限,進行如下工作:

13.1.1在采購工作小組決策范圍之內(nèi)的,以簽報的形式?jīng)Q定中標(biāo)單位或認價價格及認價單位;

13.1.2在采購委員會決策范圍內(nèi)的,以采購工作簽報的形式進行簽報報批或申請召開采購委員會會議。

13.2原則上采購工作小組在決策中標(biāo)單位(或認價價格及單位時)應(yīng)當(dāng)確定排名第一的中標(biāo)候選單位為中標(biāo)單位(或認價價格及單位時)。排名在前的中標(biāo)候選單位放棄中標(biāo)、因不可抗力提出不能履行合同,或者招標(biāo)文件規(guī)定應(yīng)當(dāng)提交履約保證金/履約保函而在規(guī)定的期限內(nèi)未能提交的,采購工作小組可以按順序確定其他中標(biāo)候選單位為中標(biāo)單位。

13.3采購工作小組認為《綜合評標(biāo)報告》中標(biāo)候選單位的排序明顯不合理,可不按推薦次序推薦中標(biāo)單位,但不得在中標(biāo)候選單位范圍之外選定中標(biāo)單位。

14.合同洽談及簽訂

14.1在非認價招標(biāo)采購中,確定中標(biāo)單位后,由采購工作小組與中標(biāo)單位進行合同談判及簽署等相關(guān)工作,合同簽訂按照公司合同管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。具體如下:

14.1.1合同洽談過程中,技術(shù)組負責(zé)落實相關(guān)技術(shù)合同條款,經(jīng)濟組負責(zé)落實經(jīng)濟相關(guān)合同條款;由主責(zé)人整體校核、匯總、完善整體合同條款后,報公司法務(wù)審批,并按照法務(wù)意見修改、完善合同條款;

14.1.2由采購工作小組中的主責(zé)人組織落實合同對方的確認工作后,按公司合同審批流程辦理審批手續(xù)。合同簽訂后,主責(zé)人負責(zé)下發(fā)至相關(guān)合同單位。

14.1.3招標(biāo)文件要求中標(biāo)單位提交履約保證金或者其他形式履約擔(dān)保的,由主責(zé)人落實中標(biāo)單位提交;拒絕提交的,視為放棄中標(biāo)項目。

14.2在認價招標(biāo)采購中,確定認價價格及認價單位后,由主責(zé)人編制《認價確認單》,完成EIP審批后,下發(fā)至合同單位。

15.保證金退還

15.1招標(biāo)結(jié)束后,由主責(zé)人負責(zé)應(yīng)當(dāng)按招標(biāo)文件中的約定退還投標(biāo)保證金。投標(biāo)單位無正當(dāng)理由不提交、不按時提交投標(biāo)文件的,提交投標(biāo)文件截止時間后撤回投標(biāo)文件的,確定中標(biāo)后無正當(dāng)理由不簽訂合同的,投標(biāo)保證金不予退還。

第五章詢價采購操作程序

16.考察、選擇詢價入圍單位

16.1采購工作小組依據(jù)施工進度和合同內(nèi)容,組織安排相關(guān)廠家考察計劃(如有必要)。具體考察的組織部門同招標(biāo)采購考察。

16.2考察完成后,由主責(zé)人匯同考察人員負責(zé)審查單位的資質(zhì)、材料設(shè)備的品質(zhì),并根據(jù)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)要求,從技術(shù)上進行比選,淘汰不合格廠家,選定入圍單位;由主責(zé)人負責(zé)依據(jù)《供應(yīng)商考察管理制度》的要求編制考察報告,提交采購工作小組審批。

16.3原則上詢價入圍單位不得少于三家,特殊情況須經(jīng)采購工作小組簽報決定。

17.詢價、洽談

17.1詢價采購須以書面形式進行,詢價文件應(yīng)包括采購項目的簡況、相應(yīng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及參數(shù)要求、報價原則等。

17.2必要時可以與廠家進行商務(wù)洽談。

18.確定合作單位

18.1完成上述工作后,通過采購工作小組簽報的形式,對本次詢價采購進行比選、分析并確定合作單位或認價單位。

第六章直接采購操作程序

19.直接采購合作單位的考察

19.1對于因選用專利產(chǎn)品,涉及政府部門、壟斷行業(yè)等原因而確定的合作單位必須進行考察,具體考察的組織部門同招標(biāo)采購考察,考察操作依據(jù)《供應(yīng)商考察操作指引》進行。

19.2對于因長期合作而確定的合作可不進行考察。

20.直接采購的合同洽談

20.1直接采購的合同洽談依據(jù)采購類型的不同,由《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》中規(guī)定的相應(yīng)采購組織牽頭部門完成,采購工作小組共同參與。

21.直接采購決策

21.1直接采購決策依據(jù)《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》中所明確的采購決策權(quán)限進行,并按規(guī)定履行簽報及會議程序。

第七章檔案管理及信息反饋

22.檔案管理

22.1采購工作小組應(yīng)及時進行招標(biāo)過程資料的歸檔工作,招標(biāo)資料歸檔時應(yīng)完整、有序,便于查詢。

22.2采購工作小組負責(zé)收集、匯編各項招標(biāo)、認價檔案資料,按各次招標(biāo)、認價匯編成冊,歸檔資料組成及歸檔順序如下:

22.2.1中標(biāo)通知書(如果有)、《價格確認單》(如果有)

22.2.2評標(biāo)結(jié)果、EIP簽報

22.2.3采購工作小組會議紀(jì)要、評標(biāo)報告、最終報價單、投標(biāo)文件、招標(biāo)文件。

22.2.4答疑文件、開標(biāo)記錄、采購工作小組確定入圍廠家會議紀(jì)要等。

23.信息反饋

23.1采購工作小組須按本細則第二章的要求編制采購計劃,并按季進行信息反饋。

第八章附則

24.支持性文件

**區(qū)域事業(yè)部頒發(fā)的《**區(qū)域事業(yè)部采購管理制度》、《供應(yīng)商考察指引》。

25.《采購工作小組實施細則》自下發(fā)之日起執(zhí)行。由事業(yè)部經(jīng)濟合同部負責(zé)解釋。

篇2:大酒店采購實施細則

某大酒店采購實施細則

采購部是酒店的一個重要的支出部門,為了保證各部門所需物品的品質(zhì)和價格的合理性,結(jié)合集團總部《招標(biāo)管理辦法》制訂采購方式及程序。

本實施細則適用于非招標(biāo)類物品。

總則

第一條為了搞好酒店采購工作,保證采購到優(yōu)質(zhì)廉價的物品,確保經(jīng)濟指標(biāo)的完成,防止一些不正常事情發(fā)生,特制定此細則。

第二條采購部是酒店采購工作的專業(yè)部門,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門有參與監(jiān)督、支持、配合權(quán),但一般不得自行采購。

第三條所有采購活動必須遵守國家有關(guān)法令、法律和法規(guī)。

第四條相關(guān)人員在采購、收貨過程中,必須遵循職業(yè)道德;努力提高業(yè)務(wù)水平,適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展要求;講究文明禮貌;遵守法律、法規(guī);以酒店利益為重,相互監(jiān)督,相互配合,共同把好"糧草"關(guān)。

第一節(jié)采購申請

第五條倉庫保管員要根據(jù)酒店的經(jīng)營情況,掌握定額指標(biāo)和日常使用情況,編制年(季、月)的采購計劃交酒店財務(wù)負責(zé)人和總經(jīng)理審批后報酒店管理班子討論,通過后列入年(季、月)度計劃,由酒店財務(wù)部具體安排執(zhí)行。

第六條凡是倉庫儲備的項目均由其提出采購申請。申請之前須認真檢查庫存量、消耗量及編制的采購計劃,嚴格按照預(yù)算執(zhí)行。

第七條倉庫儲備以外的項目由各使用部門提出采購申請。申請之前須查詢倉庫是否有該項物資,或在倉庫多余物資中是否有代用品。

第八條經(jīng)確認實屬必需購買項目,必須由倉庫或使用部門按照不同情況提前填寫不同類型的申購單,經(jīng)部門授權(quán)主管審批簽字后報送采購部。

1.廚房直接正常消耗食品填寫"廚房每日市場訂單",一式四聯(lián)報送采購部。

2.廚房直接正常消耗食品以外的采購項目填寫"采購申請單",一式五聯(lián)報采購部。

第九條所有申購單必須用中文(或中英文)填寫,并寫清楚其規(guī)格、型號等條件(或特殊要求)等,以便采購員購買。

第十條所有采購項目的申請要加強計劃性,減少盲目性,提前填寫,留有余地。

1.國外進口項目需提前二至三個月提出申請。

2.國內(nèi)加工或訂做的項目需視生產(chǎn)周期提前提出申請。

3.國內(nèi)常用批量項目需在當(dāng)年度底提出下年度全年或半年申請計劃,分批到貨。

4.國內(nèi)市場一般項目需提前兩周提出申請。

5.廚房直接正常消耗食品每天下午提出申請,次日上午進貨。

6.特殊項目或緊急項目按有關(guān)規(guī)定處理。

第二節(jié)采購項目的擇商、確認和報價

第十一條所有"廚房每日市場訂單"以外的采購申請單報送到采購部審批后,由采購部經(jīng)理統(tǒng)一登記后分發(fā)給相應(yīng)采購員,由其具體負責(zé)申請單上采購項目的擇商、確認和報價。

第十二條"廚房每日市場訂單"直接報送采購部經(jīng)理,由其具體負責(zé)落實采購人員報價后,留存第一聯(lián),其余三聯(lián)返送廚房及收貨部。

第十三條采購人員收到自己分管的申請單后要歸納、分類整理,對其中有疑問的內(nèi)容要與主管和申報部門授權(quán)人及時溝通;在確認無誤后,按照要求時限尋找至少三家以上供應(yīng)廠商,進行業(yè)務(wù)洽談;經(jīng)過酒店擇優(yōu)確定報價填入申請單,并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱后上報上級審閱。

第十四條"國外采購申請單"由采購部經(jīng)理負責(zé)。通常以發(fā)電傳、傳真的方式向香港或國外供應(yīng)廠商詢價;屬國家控制進口的項目在詢價的同時,向酒店集團采購配送部匯報。

第十五條供應(yīng)廠商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明。

第十六條對于特殊要求的或需要加工訂做的項目,申請部門要作詳細說明或提供樣品;供方按要求提供樣品,并經(jīng)管理班子授權(quán)人確認簽字后方可進一步洽談。

第十七條采購部對內(nèi)要主動與使用部門保持密切聯(lián)系,樹立服務(wù)意識,熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況;對外經(jīng)常作好市場調(diào)查研究,掌握市場行情,積極主動向使用部門推薦新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價廉的代用品;積極主動向管理班子提供市場情況所購物品的策略。

第十八條所有采購項目的擇商、報價必須由采購部在充分了解并掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權(quán)了解所需物品的價格并提出質(zhì)疑,采購部在擇商報價中必須認真研究對待,使用部門主動與采購部辦理協(xié)調(diào)配合,對于所掌握的供應(yīng)廠商情況及購貨意向通報采購部,以便由其選定質(zhì)好價廉服務(wù)優(yōu)的供應(yīng)廠商。

第十九條確屬疑難采購項目,采購部和使用部門雙方必須及時聯(lián)系溝通或上報酒店集團采購配送部,研究對策。無力解決的必須及時上報領(lǐng)導(dǎo),不得拖延誤事。

第三節(jié)基準(zhǔn)單價

第二十條基準(zhǔn)單價的確定按集團總部《招標(biāo)管理辦法》進行。

第二十一條基準(zhǔn)單價的適用范圍:蔬菜、肉類、水果、酒水及其它餐飲材料等。

第二十二條基準(zhǔn)單價確定后須報酒店集團采購配送部、審核崗及招標(biāo)中心備案。

第二十三條基準(zhǔn)單價的上浮及下降,均按集團總部《招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行。

第四節(jié)審批程序

第二十四條審批程序按集團總部《招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行。

第五節(jié)購買

第二十五條所有采購項目依據(jù)有效訂單,原則上由采購部統(tǒng)一購買,其他部門一般不得自行購買。

第二十六條經(jīng)審批簽字的采購單返回采購部后,由采購部經(jīng)理統(tǒng)一注冊登記后分到采購部有關(guān)主管等人。

1.國外進口訂單由采購部經(jīng)理直接負責(zé)訂購,通常以郵寄訂單、發(fā)電傳、傳真方式訂購。同時注明相關(guān)單證。

2.國內(nèi)采購訂單由各主管落實到采購員實施購買。所有購買活動必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項目、數(shù)量、價格、時限、供應(yīng)廠、商及其他要求進行。

第二十七條在購買過程中要認真檢查所購物的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。

第二十八條對于期貨或供需雙方認為必須簽約的經(jīng)濟活動,首先要與供應(yīng)廠、商認真洽談有關(guān)業(yè)務(wù)的細節(jié),向財務(wù)總監(jiān)請示匯報;在達成協(xié)議后,按財務(wù)管理規(guī)定簽訂供需合同,經(jīng)雙方法人代表簽字并取得合法公證后方能生效。

第二十九條采購人員在購買中要將采購訂單號碼、所需部門明確告訴送貨到店的供應(yīng)廠商。

第三十條由于當(dāng)?shù)厥袌鲎兓蚱渌蛟斐少徺I時價格高于有效訂單報價或數(shù)量多于有效訂單數(shù)量時,必須按集團總部《招標(biāo)管理辦法》審批后方能購買。

第六節(jié)進口貨物報關(guān)與報驗

進口項目入關(guān)到貨后均需由專職報關(guān)、報驗員按照有關(guān)規(guī)定進行報關(guān)、報驗。

第三十一條進口用品到貨后,首先填寫關(guān)稅征免表向海關(guān)辦理征免審批。然后完整、準(zhǔn)確地填制有關(guān)單證

,附交合法、齊全、有效的報關(guān)單證向海關(guān)辦理報關(guān)手續(xù)。交稅過關(guān)后方能提貨。

第三十二條準(zhǔn)確地填制報關(guān)手續(xù)。交稅過關(guān)后方能提貨,檢疫合格后方能使用。

第三十三條報關(guān)、報驗員必須認真學(xué)習(xí)并切實遵守國家有關(guān)進出口政策、法令、海關(guān)和檢疫的法律、法規(guī)、規(guī)章,依法履行報關(guān)員義務(wù),行使報關(guān)員權(quán)力。

第三十四條與相關(guān)部門的人員搞好關(guān)系,做好報關(guān)、報驗工作。

第七節(jié)貨物運輸

第三十五條所有購買項目必須首先爭取供應(yīng)廠、商送貨到店。采購部的車輛僅對不具備送貨條件的采購項目進行運輸。

第三十六條采購運輸要做到及時、安全、完好、節(jié)約且有效率;禁止食品與其它貨物混裝,保證食品衛(wèi)生。

第三十七條凡是需要酒店提供運輸?shù)牟少忢椖俊⒉少徣藛T外出聯(lián)系業(yè)務(wù)或其他業(yè)務(wù)用車,首先由主辦人向各自主管提出用車申請,并詳細說明所運項目的名稱、數(shù)量、重量、地點、路線、期限及特殊要求。然后由采購部經(jīng)理根據(jù)情況安排運輸、用車計劃,并填寫派車單。

第三十八條司機必須遵守車輛維護保養(yǎng)的各項制度;必須遵守各項交通法規(guī)。司機必須持有采購部經(jīng)理簽字的派車單駕駛車輛外出,并在收車后如實地填寫好派車單的逐項內(nèi)容,上報采購部經(jīng)理。

第三十九條非酒店業(yè)務(wù)用車必須經(jīng)過財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

第八節(jié)貨物驗收

第四十條無論是采購人員自提項目還是供應(yīng)廠、商送貨項目,貨到酒店后,必須首先與收貨部聯(lián)系,說明酒店采購訂單號碼及部門,由收貨部依據(jù)采購訂單或合同過數(shù)檢驗,合格后分送所需部門。不允許采購人員或供應(yīng)廠、商直接交與所需部門。不符合采購訂單內(nèi)容的項目一律拒收。

第四十一條驗收合格并已付款的采購項目由采購人員將發(fā)貨票、支票存根登記后交與收貨部簽收。

第四十二條驗收合格但未付款的采購項目由收貨部開具收貨單經(jīng)交貨人簽字后,將第五聯(lián)給交貨人作為結(jié)算憑證,第一聯(lián)隨同收貨日報上交財務(wù)部,第二聯(lián)收貨部留存?zhèn)溆?第三聯(lián)交使用部門。

第四十三條收貨部在對購入項目的質(zhì)量、規(guī)格、樣式等難以確認的情況下,要主動請示所需部門的授權(quán)人協(xié)助,有關(guān)部門和人員積極幫助解決。

第四十四條在驗收中,收貨部或所需部門均有權(quán)提出退貨要求。經(jīng)確認,實屬不符合要求的項目,由采購部負責(zé)退貨事宜。

第四十五條購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作,共同做好工作。對爭議不決的有關(guān)事宜,其雙方進行協(xié)調(diào)解決。如仍存分歧,由酒店管理班子授權(quán)人裁決。

第九節(jié)結(jié)算工作

所有采購項目的結(jié)算均由采購人員憑該采購訂單到財務(wù)部取得付款憑證后進行。

第四十六條國外進口采購項目憑采購訂單、發(fā)貨票、收貨單證由財務(wù)部辦理付款事宜。

第四十七條國內(nèi)本市采購項目金額在五百元以上的,由采購部人員憑采購申請單、相應(yīng)的收貨記錄及發(fā)票到財務(wù)應(yīng)付款處辦理付款手續(xù)。五百元以下的,按第一章第十五條1.4款處理。

第四十八條供需雙方認可的帶有預(yù)付款的采購項目必須由采購人員填寫"支票申請單"附該項采購訂單、預(yù)付款協(xié)議書報采購部經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理及酒店集團審批簽字后,由采購人員憑采購訂單領(lǐng)取轉(zhuǎn)帳支票后付款。付款后采購人員要及時將發(fā)貨票收貨記錄、支票存根一并登記后交與遞交財務(wù)部。

第十節(jié)特殊采購項目

第四十九條一些技術(shù)性較強,或有特殊要求的采購項目,采購部可以邀請有關(guān)部門相關(guān)人員共同購買或授權(quán)有關(guān)部門相關(guān)人員購買,并與之共同承擔(dān)責(zé)任。有關(guān)部門對此要予以協(xié)助。

第五十條所有緊急采購項目均由所需部門依照有關(guān)規(guī)程自行辦理手續(xù)。采購部要急人所急,以最快速度擇商報價,一經(jīng)收到所需部門已經(jīng)形成的有效訂單取得結(jié)算手續(xù)后,必須千方百計采取緊急購買措施,保證供應(yīng)。采購部人力不足的情況下,可以授權(quán)有關(guān)人員代購,并與之共同承擔(dān)責(zé)任。

第五十一條對采購部、收貨部正常工作時間以外的需求項目,盡可能提前申購。若確有個別緊急需求,須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)后,由所需部門自行購買,在有關(guān)授權(quán)人監(jiān)督下收貨,于次日及時補辦申請、審批、收貨手續(xù)。

第五十二條酒店集團當(dāng)局決定的特殊專項專人采購項目不受此規(guī)程限制。

第十一節(jié)采購業(yè)務(wù)管理

第五十三條為了搞好酒店的采購工作,保證優(yōu)質(zhì)廉價適時的供應(yīng),采購部全體人員必須認真履行各自的職責(zé)規(guī)范。搞好店內(nèi)店外的業(yè)務(wù)合作關(guān)系,樹立良好的企業(yè)及個人形象,廉潔自律。

第五十四條采購人員在招標(biāo)采購過程中必須依法辦事,提高業(yè)務(wù)技能,不斷降低采購成本,按時完成本職工作,講求實效。

第五十五條采購部經(jīng)理主要負責(zé)收集、分析、研究市場信息;按財務(wù)規(guī)定制定采購原則。

第五十六條采購計劃;控制采購成本及采購費用;認真審定各類采購申請單的報價及推薦的供應(yīng)商,提出主導(dǎo)意見上報,督促、檢查各類采購項目的執(zhí)行情況;加強與酒店各部門及供應(yīng)商之間的溝通與協(xié)調(diào)。

第五十七條采購人員按酒店采購項目的分類進行分工負責(zé),采購部經(jīng)理負責(zé)進口物資的訂購,不負責(zé)具體項目的采購,對于一些技術(shù)較強,或有特殊要求的采購項目,采購部可要求有關(guān)部門共同招標(biāo)購買,并共同承擔(dān)此責(zé)任。

第五十八條供應(yīng)商的客史檔案、業(yè)務(wù)信息資料歸酒店所有,歸類存放,未經(jīng)批準(zhǔn)不得私留、借閱。

第十二節(jié)獎懲規(guī)定

第五十九條按集團總部《招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行。

救助站制度

篇3:大學(xué)設(shè)備物資采購招標(biāo)管理監(jiān)督實施細則

大學(xué)設(shè)備、物資采購招標(biāo)管理與監(jiān)督實施細則

第一條為貫徹執(zhí)行《z大學(xué)招標(biāo)管理與監(jiān)督辦法(試行)》,使設(shè)備、物資采購過程規(guī)范化、制度化,提高資金的使用效益,特制定本實施細則。

第二條學(xué)校成立設(shè)備、物資采購招標(biāo)工作小組(以下簡稱招標(biāo)工作小組),小組人員的組成及辦公地點仍按湘大資發(fā)[2000]1號文件執(zhí)行。招標(biāo)工作小組在校招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下負責(zé)組織具體招標(biāo)工作并接受校招標(biāo)辦公室的監(jiān)督檢查。

第三條凡使用學(xué)校預(yù)算資金和單位自籌資金購買的同批號或單臺件價值在5萬元以上的各類設(shè)備和物資(包括教學(xué)科研儀器設(shè)備、行政設(shè)備、實驗器材、辦公和勞保用品、圖書資料、教材、藥品及器械等)均按本細則實行招標(biāo)管理。

第四條價值在5萬元以下的設(shè)備物資采購,由主管部門、使用單位負責(zé)人及有關(guān)代表參照本細則執(zhí)行。

第五條設(shè)備、物資采購可根據(jù)不同情況,分別采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)及議標(biāo)的方式進行。

第六條招標(biāo)工作程序

(一)用戶或執(zhí)行單位(資產(chǎn)管理處)向招標(biāo)工作小組提出經(jīng)主管部門批準(zhǔn)的設(shè)備、物資采購有效計劃,填寫招標(biāo)申請表。

(二)招標(biāo)工作小組擬定招標(biāo)方案,制定招標(biāo)書,組織用戶、執(zhí)行單位、審計處等有關(guān)部門編制合理標(biāo)底,報校招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審核后,向社會公開采購項目,組織供貨商報名參與投標(biāo)。

(三)招標(biāo)工作小組將參與投標(biāo)供貨商的綜合情況報送校招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組,提出入圍建議名單,由校招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組確定3家以上單位作為投標(biāo)入圍單位。

(四)招標(biāo)工作小組對選定入圍的供貨商的資質(zhì)、質(zhì)量、技術(shù)力量、報價與優(yōu)惠條件、售后服務(wù)、信譽等進行考察后,向3家以上供貨商發(fā)出招標(biāo)書。各投標(biāo)者在規(guī)定的投標(biāo)有效期內(nèi),將投標(biāo)書密封并加蓋有效印鑒后交招標(biāo)工作小組。

(五)招標(biāo)工作小組組織集體評標(biāo)。建立校內(nèi)評委庫,每次開標(biāo)前隨機抽取5―7名評委參加評標(biāo),做好評標(biāo)過程的記錄。以方案可行、質(zhì)量可靠、技術(shù)先進、報價合理和售后服務(wù)良好等為依據(jù)進行綜合評價,公布評標(biāo)結(jié)果,擇優(yōu)確定中標(biāo)單位,參加開標(biāo)的評委在開標(biāo)結(jié)果統(tǒng)計表上簽名或蓋章。

第七條招標(biāo)工作小組在發(fā)出中標(biāo)通知書一個月內(nèi),根據(jù)招標(biāo)書和投標(biāo)單位的承諾內(nèi)容,按合同管理與監(jiān)督辦法負責(zé)與中標(biāo)單位簽訂采購合同,并監(jiān)督合同的執(zhí)行。對中標(biāo)簽定合同后無法或不認真履行合同條款的,可廢止本次招標(biāo)和所簽合同,重新組織招標(biāo)。投標(biāo)商的信譽保證金不退還,造成重大損失的應(yīng)依法要求賠償。

第八條對于采購價值在5萬元以上的特殊商品且只有一個供貨商的情況下,采購程序如下:

(一)由招標(biāo)工作小組選擇三家以上用戶進行調(diào)查,了解該供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量、信譽、技術(shù)實力、售后服務(wù)等情況,并向招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組提交對供貨商的調(diào)查報告和詳細的采購方案。

(二)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組對提交的調(diào)查報告和采購方案進行審查,審查批準(zhǔn)后,正式通知招標(biāo)工作小組。

(三)由招標(biāo)工作小組負責(zé)與供貨商進行商務(wù)談判,按本細則第七條規(guī)定簽訂采購合同。

(四)對某些不能進行公開招標(biāo)的項目,用戶單位要寫出具體的書面說明材料,報招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。

第九條對圖書資料和大宗福利物資,或經(jīng)常性消耗而每次又不宜采購過多的物資(如藥品等)采用按年度競標(biāo)、定點供貨的辦法,具體程序按本細則第六條或第八條執(zhí)行。

第十條各單位對大宗物資和成批設(shè)備要制定年度采購計劃,禁止將大宗物資和成批設(shè)備化整為零,分散采購。

第十一條招標(biāo)工作小組在招標(biāo)工作結(jié)束后,將招標(biāo)書、評標(biāo)結(jié)果、合同等備份資料報校招標(biāo)辦備案。

第十二條對違反本細則有關(guān)規(guī)定的人員,按《z大學(xué)招標(biāo)管理與監(jiān)督辦法(試行)》和《z大學(xué)經(jīng)濟合同管理與監(jiān)督辦法(試行)》的相關(guān)條款進行處理。

第十三條本細則由資產(chǎn)管理處負責(zé)解釋。

第十四條本細則自發(fā)布之日起施行。